Obecnie od pracowników działu kadr wymagane są nie tylko wiedza i doświadczenie z zakresu HR, ale również umiejętność obsługi programów kadrowo-płacowych.
Coraz trudniej spotkać osobę, która wciąż w swojej pracy posługuje się tradycyjnymi metodami zarządzania zasobami ludzkimi przedsiębiorstwa. Rozwojowi metod zarządzania towarzyszy rosnąca oferta szkoleń menadżerskich.
Rozwój technologii znacząco wymusza na nas wykorzystywanie nowoczesnych programów, jednak w ostateczności jest to dobra wiadomość bo zaoszczędzają one sporo czasu.
Programy omówione poniżej znacznie ułatwiają codzienną pracę osobom w branży, i są one omawiane również w naszym kursie kadrowo-płacowym.
Zarówno w małych jak i dużych firmach prowadzenie spraw kadrowych powinno przebiegać sprawnie i możliwie jak najszybciej.
Jednocześnie konieczna jest zgodność działań przedsiębiorstwa z obowiązującymi przepisami prawa. Systemy kadrowo-płacowe zapewniają usprawnienie większości zadań działów kadr odpowiedzialnych za dokonywanie różnego rodzaju rozliczeń w firmie.
Czym się kierować przy wyborze programu kadrowo-płacowego?
Kapitał ludzki jest wskazywany jako najcenniejszy zasób przedsiębiorstwa. Sprawna, kompleksowa i nieomylna obsługa spraw pracowniczych powinna stanowić priorytet dla dzisiejszych organizacji. Odpowiedni program kadrowo-płacowy może okazać się kluczowym rozwiązaniem. Dowiedz się jak podejść do tego tematu w czasie szkolenia z zakresu kadr i płac, które teraz kupisz ze zniżką, dzięki użyciu kodu ARTY70.
Funkcjonalność
Dobry system kadrowo płacowy powinien zarządzać procesami pracowniczymi od samego początku do końca.
Oprogramowanie powinno wspierać przedsiębiorstwo w pełnym wymiarze zadań kadrowo-płacowych, dlatego dobrze jest, jeśli wybrana aplikacja posiada funkcje przydatne już na etapie rekrutacji nowej osoby. Zadbaj o to jak podczas niego wypadniesz – poszerz swoją wiedzę w zakresie autoprezentacji.
Dzięki temu, po zatrudnieniu danej osoby nie jest wymagane ponowne uzupełnianie danych. Osoba zarządzająca w łatwy sposób może przenieść wszystkie dane do bazy pracowników.
Sprawna komunikacja z ZUS i Urzędem Skarbowym
Niemal wszystkie firmy korzystają z rozwiązań informatycznych, które wspomagają komunikację z ZUS i US (np. przy wysyłce deklaracji zgłoszeniowych, rozliczeniowych ZUS i deklaracjach rozliczeniowych PIT).
Warto sprawdzić, czy wybrany program umożliwia integrację z narzędziami obecnie wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie. Dobre oprogramowanie kadrowo-płacowe powinno umożliwiać import i eksport danych z innych systemów np. programu Płatnik ZUS. Przyda się też możliwość wysyłania e-deklaracji z wykorzystaniem podpisu elektronicznego.
Generowanie raportów
Dużym udogodnieniem może okazać się możliwość szybkiego generowania różnego rodzaju raportów.
Dostęp do tego typu dokumentów, uzyskanych na podstawie wcześniej wprowadzonych danych, będzie przydatny przy projektach związanych z oceną pracowniczą, oceną systemu zarządzania zasobami ludzkimi oraz ewaluacją kondycji przedsiębiorstwa.
Interakcja z użytkownikiem
Warto wybierać narzędzia proste w obsłudze, z intuicyjnym oprogramowaniem. Najlepiej, żeby program zapewniał możliwość używania skrótów klawiszowych, posiadał funkcje ułatwiające przechodzenie pomiędzy oknami, a także umożliwiał dostępność pomocy kontekstowej. Kurs excel to świetna inwestycja w usprawnienie Twojej pracy.
Koniecznym aspektem może okazać się rozszerzenie funkcjonalności programu, np. poprzez dodanie do wybranych okien odpowiednich pól.
Program powinien być dostępny w kilku wersjach językowych, tak, aby mogli z niego korzystać zagraniczni kontrahenci i obcojęzyczni pracownicy.
Warto też zwrócić uwagę na możliwość personalizacji uprawnień użytkowników dobranych do ich kompetencji. Dzięki temu można zminimalizować ryzyko dostępu osób nieupoważnionych do chronionych danych (np. opcji płacowych).
Wygenerowanie obliczeń to nie wszystko. Warto, żeby program zapewniał możliwość sprawdzenia sposobu otrzymania ostatecznych wyników. A wydruk musi być przejrzysty i łatwy do interpretacji.
Bezpieczeństwo danych
Informacje wprowadzane do bazy programu kadrowo-płacowego należą do kategorii danych o wysokim priorytecie poufności. Program musi więc zapewniać pełną ich ochronę zarówno w kwestii ich przechowywania jak i przetwarzania.
Cenną funkcjonalnością programu kadrowo-płacowego jest opcja samodzielnego wykonywania operacji wspomagających proces ochrony danych przedsiębiorstwa. Opcja ta może okazać się szczególnie przydatna w małych firmach gdyż nie trzeba będzie angażować informatyka.
Kluczowym aspektem programów jest również dostępność aktualizacji. Pracodawca powinien móc zapoznać się z informacją, czego dana aktualizacja dotyczy, a następnie samodzielnie ją pobrać i zainstalować. Dzięki temu będzie miał pewność, że operacje wykonywane w firmie są bezbłędnie i zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Znajomość przepisów to postawa, zadbaj o odpowiedni poziom swojej wiedzy ze szkoleniem z prawa pracy
Najlepsze Programy Kadrowo-Płacowe
1. TETA HR
TETA HR to system, który od lat utrzymuje pozycję lidera na polskim rynku w zakresie zaawansowanego oprogramowania HR.
Ten nowoczesny system oferuje kompleksowe rozwiązania, które wspierają politykę personalną w średnich i dużych przedsiębiorstwach, które posiadają zaawansowane potrzeby związane zarówno z działaniami twardego jak i miękkiego HR.
W systemie TETA HR będziesz mógł w jednym miejscu zarządzać procesami HR od obsługi kadrowej poprzez naliczanie wynagrodzenia, aż po rozwój pracowników. Dzięki temu zarząd będzie miał stały dostęp do danych o pracownikach od momentu ich pozyskania do zakończenia z nimi współpracy.
System TETA HR oferowany jest w 3 modelach dostępu:
- TETA HR On-premise – instalowany i uruchamiany na serwerze Klienta
- TETA HR SaaS
- Usługa outsourcingu kadr i płac
To klient decyduje, które rozwiązanie w aktualnej sytuacji najbardziej odpowiada jego potrzebom, a jeżeli sytuacja klienta ulegnie zmianie, może on zmienić model dostępu.
Więcej o programie możesz przeczytać tutaj.
2. Gratyfikant GT
Gratyfikant GT wchodzi w skład systemu InsERT GT, i jest zintegrowany z innymi programami tego systemu (takimi jak: księgą przychodów i rozchodów – Rachmistrzem GT oraz systemem finansowo-księgowym – Rewizorem GT).
Prawdopodobnie na jego zakup zdecydują się firmy, które już korzystają z powyższych produktów.
Dzięki możliwościom łączenia systemów możliwe jest przeniesienie danych z Gratyfikanta lub mikroGratyfikantaGT do pozostałych programów systemu INSERT. Poza tym Gratyfikant pozwala na eksport danych do programu Płatnik I wysyłki deklaracji np PIT do US.
Oprogramowanie jest polecane przede wszystkim małym i średnim przedsiębiorstwom. Gratyfikant GT oferuje m.in. możliwość wystawiania różnego rodzaju umów, ewidencjonowania czasu pracy, generowania listy płac, prowadzenia kartotek pracowników od początku zatrudnienia aż do rozwiązania umowy o pracę.
Program pozwala na zarządzanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych oraz wystawianie deklaracji do US i ZUS. Co więcej, już na stronie głównej programu pojawiają się sumaryczne podsumowania miesiąca oraz alerty na temat zaległych lub niewykonanych czynności.
Więcej szczegółów znajdziesz na stronie.
3. R2płatnik
Program R2platnik składa się z kilku modułów pozwalających na prowadzenie ewidencji czasu pracy, zarządzanie umowami z pracownikami oraz naliczanie wynagrodzenia.
Dodatkowo, program sam przypomina o mijających terminach badań lekarskich i szkoleń BHP.
Istnieje możliwość dodania w programie niestandardowych składników płacowych, zgodnych z regulaminem wynagrodzenia w konkretnej firmie. Aplikacja pozwala na generowanie kilku różnych list płac, dzięki czemu sprawdzi się także w biurach rachunkowych.
System jest dostępny w kilku wersjach, które możesz wybrać w zależności od ilości pracowników. Warianty można rozbudowywać o dodatkowe moduły:
- koszty – pozwalające na szczegółowe rozliczenie poniesionych kosztów z podziałem na zlecenia i działy
- akord – umożliwiający rozliczanie zatrudnionych pracowników na akord, naliczenia są generowane z uwzględnieniem wykazu wyrobów i czynności
Więcej informacji o programie znajdziesz tutaj.
4. LeftHand Kadry i Płace
“LeftHand Kadry i Płace” to kompleksowy program, który jest wykorzystywany nawet w przypadku specyficznych zagadnień kadrowo-płacowych.
System jest kierowany dla różnych organizacji, zarówno jednostek budżetowych jak i biur rachunkowych lub stowarzyszeń.
Kompleksową obsługę procesów zapewnia współpraca z programem Płatnik. ‘LeftHand’ pozwala na obsługę Zakładowego Funduszu Świadczeń oraz generowanie e-deklaracji skarbowych i deklaracji ZUS.
Co więcej, w programie można sporządzić różnego rodzaju naliczenia, m.in. listy płac i absencji. Pozwala on na dokonywanie rozliczeń osób pracujących lub współpracujących z firmą na podstawie różnych rodzajów umów. Tu ponownie warto przemyśleć kwestie przeszkolenia się w zakresie prawa pracy
LeftHand Kadry i Płace oferuje możliwość prowadzenia kartoteki osobowej oraz indywidualnych i grupowych kalendarzy. Program zapewnia opcję wydruku poszczególnych dokumentów kadrowych, możliwość prowadzenia ewidencji czasu pracy poszczególnych pracowników oraz kontrolowanie liczby dni urlopowych.
Jeżeli zajdzie taka potrzeba, firma może wykupić szkolenie, które pomoże zaznajomić się z obsługą oprogramowania.
Szczegóły na temat programu możesz znaleźć tutaj.
5. Pakiet Przedsiębiorcy Kadry i Płace
Kadry i płace to aplikacja przeznaczona do pracy na komputerach z systemem operacyjnym Windows.
Znajdziesz w niej standardowy zakres funkcjonalności. Przy pomocy tego programu można np. dokonać rozliczeń pracowników oraz osób współpracujących z przedsiębiorstwem na podstawie umów cywilnoprawnych.
Program jest prosty i przejrzysty. Umożliwia generowanie różnorodnych zestawień. Można znaleźć w nim opcję eksportowania stworzonych wydruków do formatu PDF oraz funkcję automatycznego księgowania listy płac do książki przychodów i rozchodów.
Oprogramowanie umożliwia korzystanie z własnych szablonów umów oraz dostosowanie wyglądu interfejsu według upodobania.
W pierwszym roku użytkowania firma gwarantuje wsparcie techniczne i serwisowe wsparcie online, a także automatyczne i bezpłatne aktualizacje oprogramowania. Przy zakupie produktu oferowana jest dożywotnia licencja. Niestety, aktualizacje w następnych latach wiążą się z dodatkowym kosztem.
Więcej o programie dowiesz się na tej stronie.
6. Kadry, Płace i ZUS PRO
Program komputerowy „Kadry, Płace i ZUS PRO” umożliwia kontrolowanie i zbieranie informacji kadrowych, a także wyliczanie płac oraz rozliczanie pracowników i zleceniobiorców z ZUS i US.
Program jest aktualizowany na bieżąco. Zdaniem twórców jest on tak przyjazny w obsłudze, że nie powinien sprawiać problemu nawet początkującemu użytkownikowi.
Aplikacja występuje w różnych wersjach skierowanych do organizacji różnych wielkości. Ta najbardziej rozbudowana pozwala na zarządzanie zespołem ponad 500 osób.
Istnieje możliwość obsługiwania wielu firm na raz, dzięki czemu program spełnia także potrzeby biur rachunkowych. Posiada przejrzyste menu pozwalające na przełączanie się między różnymi widokami.
Dzięki programowi „Kadry, Płace i ZUS PRO” można zgromadzić najważniejsze informacje o pracownikach. Oprogramowanie ułatwia prowadzenie ewidencji kadrowej oraz rozliczanie zleceniobiorców. System pomaga w naliczaniu wynagrodzenia i zasiłku chorobowego, a także ułatwia rozliczenia z US i ZUS. Ponadto, program współpracuje z Płatnikiem.
Więcej informacji znajdziesz na tej stronie.
7. Comarch ERP Optima Płace i Kadry
“Comarch ERP Optima Płace i Kadry” zapewnia regularne aktualizacje, a więc szybką reakcję na zmieniające się wymogi prawne. Program posiada starannie zaprojektowane funkcjonalności, zapewniające automatyzację pracy i minimalizację niebezpieczeństwa pojawienia się błędu.
Co więcej, jest on w pełni zintegrowany z programem Płatnik i systemem e-Deklaracje, dzięki czemu umożliwia sprawne prowadzenie rozliczeń z ZUS oraz automatyczne wysyłanie deklaracji podatkowych do Urzędu Skarbowego.
Comarch oferuje dwa warianty oprogramowania, które można wybrać w zależności od potrzeb. Są to „Płace i Kadry” oraz „Płace i Kadry Plus”. W przypadku problemów z użytkowaniem programu pomocne okażą się filmy instruktażowe dostępne za darmo na platformie YouTube.
Szczegóły na temat programu znajdziesz na stronie Comarch.
8. Sage Symfonia 2.0 Kadry i Płace
Program może się pochwalić kilkoma istotnymi funkcjonalnościami.
Po pierwsze, pozwala na ewidencję danych pracowników od momentu zatrudnienia. Dane przechowywane w programie są zgodne z przepisami oraz wymogami instytucji m.in. ZUS i US. Program umożliwia również tworzenie własnych pól do ewidencji danych.
Po drugie program zapewnia wygodne wydruki na każdym etapie stosunku pracy, które można dostosować do wymogów przedsiębiorstwa (dodać logo, znak wodny itp.).
Po trzecie program umożliwia prowadzenie ewidencji wszystkich danych na jednym rekordzie pracownika. Można tam archiwizować dane pracowników, a także je anonimizować – jeśli złożą stosowną prośbę. Program jest dedykowany małym i średnim przedsiębiorstwom.
Ze szczegółami dotyczącymi programu można zapoznać się tutaj.
9. Moduł Enova365 Kadry Płace
Moduł „Kadry i Płace” systemu Enova oferuje pomoc w kilku istotnych elementach działań kadrowo-płacowych.
W zakresie kadr pozwala na zapis różnych informacji (m.in. dane personalne pracowników lub zleceniobiorców, dane o członkach rodzin pracowników, zasady wynagradzania, dane podatkowe).
W zakresie płac program gwarantuje rozliczanie etatów i różnego rodzaju umów. Pozwala też na udzielanie długoterminowych pożyczek lub zaliczek akonto. Można w nim dowolnie definiować składniki wynagrodzenia.
Co więcej, moduł „Kadry i Płace” pozwala na definiowanie indywidualnych rozkładów czasu pracy (m.in. wielozmianowej), odnotowuje odstępstwa od założonego grafiku (obecność/nieobecność), a także prowadzi bezpośrednią współpracę z automatycznymi rejestratorami czasu pracy.
Program ułatwia składanie wielu rodzajów deklaracji (np. podatkowych, zgłoszeniowych oraz rozliczeniowych ZUS). Istnieje możliwość wyeksportowania w systemie deklaracji ZUS do programu Płatnik.
To nie wszystko. Program oferuje pomoc w zakresie miękkiego HR poprzez usprawnianie procesu ocen pracowniczych, ewidencjonowanie szkoleń oraz pomoc w zaplanowaniu procesu rekrutacyjnego aż po zatrudnienie kandydata. Pozwala też przeprowadzić analizę zapotrzebowania na pracowników w firmie.
Więcej o różnych modułach Enova dowiesz się tutaj.
10. Promax Płatnik
W naszym zestawieniu nie może zabraknąć programu Płatnik. Posiada on wbudowane składniki płacy, ale także pozwala na zdefiniowanie własnych parametrów. W programie można automatycznie przygotowywać listy płac, a także je przeliczać, w przypadku wprowadzenia nowego parametru.
„Płatnik” umożliwia przechowywanie danych osobowych oraz prowadzenie archiwum kadrowego. Poprowadzisz w nim ewidencję czasu pracy i obsłużysz harmonogramy.
Program można zainstalować na kilku różnych komputerach bez dodatkowych opłat. Istnieje również opcja dostępu do rozbudowanej pomocy ułatwiającej wdrożenie i obsługę oprogramowania. System umożliwia wprowadzanie własnych zmiennych, reguł i parametrów.
Więcej info o Promax Płatnik znajdziesz tutaj.
Rynek programów kadrowo-płacowych w 2024 roku
W 2024 roku największą popularnością cieszą się nadal najwięksi gracze. Większość firm wciąż korzysta z programów Gratyfikant lub Optima, jednak na popularności zyskują również rozwiązania proponowane przez start-upy.
Dużą zaletą wybrania mniej popularnego rozwiązania jest z pewnością cena. Nowi gracze na rynku właśnie tym czynnikiem chcą skusić nowych użytkowników.
Bardzo często też wsparcie techniczne jest bardziej responsywne, ponieważ dział wsparcia ma do obsłużenia mniejszą liczbę zapytań.
Przed wyborem programu najlepiej skonsultować dostępne opcje z zespołem, który najlepiej zna potrzeby przedsiębiorstwa i doskonale wie, które funkcje są najważniejsze w codziennej pracy.
Podsumowanie
Praca w działach kadrowo-płacowych jest niezwykle odpowiedzialna. Na szczęście z pomocą przychodzi szeroka gama dostępnych programów. Te najnowsze są bardzo intuicyjne i znacznie ułatwiają pracę. Najlepsze programy gwarantują bezpieczeństwo danych dzięki systemom bezpieczeństwa i częstym aktualizacjom.
Pamiętaj o sprawdzeniu, czy twoje przedsiębiorstwo korzysta ze szkolenia dla zakładów pracy oraz, czy możesz korzystać z benefitów z tym związanych.
Jeśli wciąż nie zdecydowałeś, który z nich jest dla ciebie najlepszy, przeanalizuj potrzeby przedsiębiorstwa, jeszcze raz zapoznaj się z naszym zestawieniem i wypróbuj wersje testowe. To na pewno ułatwi wybór najbardziej odpowiedniego programu kadrowo-płacowego dla twojej firmy!
