Praca zdalna, często nazywana z angielskiego home office, czyli pracą z domu, zaczęła stawać się coraz bardziej popularna podczas pandemii COVID-19. Przejście na taką formę zatrudnienia pozwalało uniknąć przestojów w działaniu firm. Tym samym, praca zdalna stała się nową normalnością dla wielu pracowników na całym świecie.
Pracodawcy zauważyli, że wiele zadań, które tradycyjnie wykonywano w biurze, może być równie efektywnie wykonywanych z domowego zacisza. Podobnie, jak okazało się w przypadku edukacji – wystarczy spojrzeć na szeroką ofertę kursów online czy wachlarzem przedmiotów na uczelniach prowadzonych w trybie zdalnym.
W Polsce praca zdalna była do tej pory dozwolona jako wyjątek, tylko i wyłącznie w okresie stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego oraz 3 miesiące po odwołaniu tych stanów. Teraz doczekaliśmy się ustawy regulującej pracę zdalną w codziennych warunkach. Co się zmieniło?
Spis treści:
-
- Zmiany w pracy zdalnej od 2023 roku
- Praca zdalna – definicja
- Zasady pracy zdalnej w danym zakładzie pracy
- Obowiązek uwzględnienia wniosku o pracę zdalną
- Praca zdalna – prawa i obowiązki
- Możliwość rezygnacji z pracy zdalnej
- Kiedy nie wolno zlecić pracy zdalnej?
- Wypadki w czasie pracy a praca zdalna
- Przyszłość pracy zdalnej
- Bibliografia
Zmiany w pracy zdalnej od 2023 roku
Zgodnie z ustawą podpisaną przez Prezydenta Rzeczpospolitej Polskiej 30 stycznia 2023 roku, nowe zmiany w kodeksie pracy weszły w życie 7 kwietnia br. Zmiany te obejmują przepisy dotyczące pracy zdalnej. Tym samym, jest to pierwsza ustawa wprowadzająca definicję pracy zdalnej oraz regulująca nowe formy pracy – zdalną i hybrydową.
Jeśli interesują Cię kwestie związane ze sprawami kadrowymi i chcesz być na bieżąco z najważniejszymi aktualizacjami, warto rozważyć kurs kadry i płace online, dzięki któremu nie umkną Ci nowe regulacje, także te dotyczące pracy zdalnej.
Do tej pory praca zdalna była rozwiązaniem tymczasowym, które wprowadzone zostało w ustawie z 2020 roku, czyli podczas pandemii koronawirusa. Takie rozwiązanie dotyczyło wyłącznie pracy w warunkach wyjątkowych – w okresie stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego oraz 3 miesiące po ich odwołaniu.
Warto przypomnieć, że choć obecnie nasze życie w większości przypadków wróciło do normalności, w Polsce nadal trwa stan zagrożenia epidemiologicznego, który według słów ministra zdrowia Adama Niedzielskiego z końca kwietnia, wstępnie ma zostać z niesiony pod koniec czerwca tego roku.
Dotychczasowe regulacje będzie można stosować jeszcze przez 6 miesięcy.
Praca zdalna – definicja
Ustawa z 2023 roku definiuje pracę zdalną jako pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika – w tym oczywiście w miejscu zamieszkania – i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Tym samym do wachlarza możliwości wchodzi praca zdalna oraz praca hybrydowa, czyli taka wykonywana częściowo zdalnie, częściowo stacjonarnie w firmie. Praca zdalna może być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. W tym drugim przypadku nie jest wymagana forma pisemna.
W szczególnych okolicznościach pracodawca będzie mógł zlecić pracę zdalną bez uzgodnienia z pracownikiem. Może to mieć miejsce w przypadku:
- stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemiologicznego
- niemożności zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków w miejscu pracy z powodu siły wyższej.
Dodatkowo, według ustawy przewidziane są także maksymalnie 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej. Tym samym ustawodawca daje możliwość pracy zdalnej na wniosek pracownika. Ze względu na szczególny charakter okazjonalnej pracy zdalnej na wniosek pracownika, nie będą tu obowiązywać niektóre zasady pracy zdalnej, jak na przykład obowiązek zapewnienia narzędzi i materiałów do pracy.
Tak więc od 2023 roku istnieją 3 rodzaje pracy zdalnej:
- całkowita praca zdalna – wykonywana w całości poza zakładem pracy,
- Częściowa praca zdalna (hybrydowa) – wykonywana w systemie mieszanym; częściowo zdalnie, częściowo z siedziby firmy,
- okazjonalna praca zdalna – wykonywana zdalnie na wniosek pracownika.
Zasady pracy zdalnej w danym zakładzie pracy
Pracodawca jest zobowiązany do określenia zasad pracy zdalnej na pewnych zasadach.
Jeśli w zakładzie pracy istnieje zakładowa organizacja zawodowa, pracodawca jest zobligowany do ustalenia reguł z taką organizacją. W przypadku istnienia więcej niż jedna tego typu jednostka, należy je ustalić z nimi wszystkimi.
Kiedy w zakładzie nie ma organizacji związkowych lub jeśli przez 30 dni nie dojdzie do porozumienia, pracodawca powinien określić zasady pracy zdalnej w regulaminie.
Ostatnią opcją jest ustalenie reguł pracy zdalnej w porozumieniu zawartym z pracownikiem lub w poleceniu pracy zdalnej na wniosek pracownika, jeśli nie zostało zawarte porozumienie ani nie wydano regulaminu.
Obowiązek uwzględnienia wniosku o pracę zdalną
W ustawie przedstawiono także grupę pracowników uprzywilejowanych, których wniosek o pracę zdalną będzie musiał zostać uwzględniony przez pracodawcę.
W tym przypadku odmowa może nastąpić tylko jeśli jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na rodzaj lub organizację pracy. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o przyczynie odmowy.
Oto lista pracowników ze szczególnymi przywilejami w kwestii przyznawania pracy zdalnej:
- pracownica w ciąży
- rodzic sprawujący opiekę nad dzieckiem do 4. roku życia
- pracownik sprawujący opiekę nad najbliższym członkiem rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności lub o znacznym stopniu niepełnosprawności,
- rodzic, którego dziecko posiada:
- zaświadczenie o ciężkim lub nieodwracalnym upośledzeniu lub nieodwracalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstawały w okresie prenatalnym lub podczas porodu,
- orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
- opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju,
- orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego,
- orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.
Praca zdalna – prawa i obowiązki
Ustawa reguluje obowiązki pracodawcy dotyczące zapewnienia materiałów potrzebnych do wykonywania pracy, bezpiecznych warunków oraz pokrycia niektórych kosztów. W ustawie znajdziemy także przepisy dotyczące obowiązków pracownika.
Prawa i obowiązki pracodawcy
Lista obowiązków pracodawcy przedstawia się następująco:
- Pracodawca musi zapewnić pracownikowi pracującemu zdalnie warunki zgodne z BHP:
- pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia szkolenia wstępnego BHP, takie szkolenie może przebiegać poprzez komunikację elektroniczną,
- wszyscy pracownicy zdalni będą podlegali okresowym szkoleniom BHP,
- narzędzia i materiały wykorzystywane przez pracownika będą musiały spełniać warunki określone w IV rozdziale działu X Kodeksu Pracy (dot. Maszyn i urządzeń technicznych).
- Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia potrzebne do pracy (komputer, łącze internetowe, papier, tusz, oprogramowanie):
- o ile obie strony zgadzają się na takie rozwiązanie, a sprzęt spełnia warunki zapewniające bezpieczeństwo pracy, możliwe jest używanie przez pracownika prywatnego sprzętu; w takim przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
- Pracodawca ma obowiązek zapewnienia instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy oraz pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. Nie dotyczy to kosztów zużycia wody ani użytkowania lokalu.
- Pracodawca ma obowiązek pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.
- Pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi zdalnemu niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej szkoleń i pomocy technicznej.
- Pracodawca ma obowiązek umożliwienia pracownikowi zdalnemu przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami, korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej na tych samych zasadach, które obowiązują pracowników stacjonarnych.
- Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej, pracodawca będzie musiał przygotować ocenę ryzyka zawodowego. Może być to ocena dla konkretnego pracownika lub uniwersalna ocena ryzyka dla danego stanowiska lub grupy stanowisk. Pracodawca jest zobowiązany do przedstawienia pracownikowi informacji dotyczących zasad bezpieczeństwa wykonywania pracy zdalnej zawierające:
- zasady i sposoby organizacji stanowiska pracy zdalnej,
- zasady wykonywania pracy zdalnej zgodnie z zasadami BHP,
- zasady postępowania w przypadku sytuacji awaryjnych, w tym zagrożenia zdrowia lub życia,
- czynności, które należy wykonać po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej, oraz uzyskać zobowiązanie się pracownika do ich przestrzegania.
- Ponadto, może się okazać, że trzeba będzie uaktualnić procedury dotyczące ochrony danych osobowych oraz – jeśli będzie to konieczne – przeprowadzić instruktaż z tego zagadnienia.
- Ekwiwalent za narzędzia i materiały do pracy można zastąpić ryczałtem dziennym lub miesięcznym. Przy ustalaniu ekwiwalentu lub ryczałtu, należy wziąć pod uwagę normy zużycia materiałów i narzędzi pracy (w tym tych technicznych), ich udokumentowanych cen rynkowych oraz ilości materiałów zużytych na potrzeby pracodawcy i ich cen rynkowych.
- Pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek o pracę zdalną pracowników z grupy uprzywilejowanej.
Dodatkowo, pracodawca ma możliwość wprowadzenia kontroli trzeźwości pracowników pracujących zdalnie. Wiąże się to także z obowiązkiem niedopuszczenia do pracy pracowników zdalnych pod wpływem alkoholu lub innych środków o działaniu podobnym do alkoholu. Taką kontrolę może także przeprowadzić policja.
Prawa i obowiązki pracownika
Pracownik pracujący zdalnie powinien każdorazowo uzgodnić miejsce wykonywanej pracy ze swoim pracodawcą. Praca może być wykonywana z domu pracownika lub innego miejsca, jednak pracownik powinien poinformować pracodawcę o miejscu jej wykonywania oraz o ewentualnych zmianach.
Pracownik ma obowiązek zorganizowania stanowiska pracy zgodnie z zasadami BHP oraz wymaganiami ergonomii. Pracownik powinien złożyć oświadczenie zapewniające o zapewnieniu odpowiednich warunków w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
Możliwość rezygnacji z pracy zdalnej
Zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą wystąpić z wnioskiem o powrót do tradycyjnej formy pracy, czyli pracy stacjonarnej w zakładzie pracy. Taki wniosek jest wiążący, nieważne od tego która strona go złoży.
Strony wspólnie ustalają termin powrotu do pracy w tradycyjnej formie, jednak w przypadku braku porozumienia, następuje ona po 30 dniach od złożenia wniosku przez którąkolwiek ze stron.
Kiedy nie wolno zlecić pracy zdalnej?
W ustawie zostały także określone przypadki, w których polecenie pracy zdalnej jest kategorycznie zabronione.
Pracy zdalnej nie można zlecić w przypadku:
- pracy szczególnie niebezpiecznej,
- pracy, w wyniku której przekroczone zostają dopuszczalne normy czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych,
- pracy ze stwarzającymi zagrożenie czynnikami chemicznymi,
- pracy z zastosowaniem substancji szkodliwych dla zdrowia, żrących, drażniących, promieniotwórczych, uczulających, pylących, intensywnie brudzących lub o nieprzyjemnym zapachu.
Wypadki w czasie pracy a praca zdalna
Przypadki wypadków przy pracy zdalnej objęte będą takimi samymi przepisami, jak w przypadku innych wypadków, a więc pracodawca jest zobowiązany do zbadania okoliczności wypadku.
Należy jednak zaznaczyć, że w tych badaniach należy bezwzględnie uwzględnić konstytucyjne prawo pracownika do ochrony prywatności oraz niezakłócania miru domowego.
Pracodawca jest zobowiązany między innymi do powołania zespołu powypadkowego. Zespół ten ma za zadanie ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku oraz przeprowadzić oględziny miejsca wypadku. Takie oględziny odbędą się po ustaleniu terminu z pracownikiem. Zespół powypadkowy ma jednak prawo odstąpić od oględzin miejsca wypadku, jeśli uzna dokumentację medyczną, wyjaśnienia i relacje lub inne zgromadzone dowody za wystarczające.
Przyszłość pracy zdalnej
Praca zdalna nie jest już tylko trendem. Wiele firm, które z powodzeniem przeszły na pracę zdalną podczas pandemii, planuje kontynuować ten model pracy w przyszłości, a niektóre z nich zamierzają stworzyć struktury pracy całkowicie zdalnej. Biorąc pod uwagę korzyści związane z pracą zdalną, jak również wyzwania, które wiążą się z jej wprowadzaniem, nie ma wątpliwości, że przyszłość pracy jest zdalna. Wprowadzone przepisy powinny pomóc unormować ten model pracy w trosce zarówno o pracowników, jak i pracodawców.
Bibliografia:
https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna
https://kadry.infor.pl/5719342,praca-zdalna-zmiany-w-kodeksie-pracy.html
https://samorzad.pap.pl/kategoria/praca/nowy-kodeks-pracy-10-najwazniejszych-zmian
https://kadry.infor.pl/zatrudnienie/telepraca/5697682,wprowadzenie-pracy-zdalnej-w-firmie.html
https://capitallegal.pl/praca-zdalna-obowiazki-pracodawcy/
https://www.pwc.pl/pl/publikacje/przyszlosc-rynku-pracy-polska-perspektywa-badanie-2021.html
