Spotkania Biznesowe – Jak Skutecznie Przygotować i Prowadzić

Dane opublikowane w raporcie Workplace Woes: Meeting Editions dowodzą, że aż 72% spotkań biznesowych jest nieefektywnych.

Niska skuteczność zebrań to palący problem, który negatywnie wpływa na wiele obszarów funkcjonowania firmy, takich jak realizacja celów, jakość pracy zespołu czy relacje z klientami.

Z tego wpisu dowiesz się, co zrobić, by wznieść organizowane przez Ciebie spotkania firmowe na zupełnie nowy poziom!

Czym są spotkania biznesowe i dlaczego są kluczowe dla rozwoju firmy?

Spotkania biznesowe to zorganizowane formy komunikacji w środowisku zawodowym. Ich celem jest wymiana informacji, podejmowanie decyzji, planowanie działań czy też rozwiązywanie pojawiających się problemów.

Regularne przeprowadzanie takich spotkań o charakterze mniej lub bardziej formalnym stanowi jeden z filarów zarówno skutecznej pracy w zespole, jak i efektywnych relacji z partnerami zewnętrznymi. To właśnie na tych spotkaniach rodzą się ciekawe, innowacyjne pomysły oraz wzmacniają się więzi międzyludzkie, które są tak ważne dla rozwoju firmy.

Poza tym spotkania biznesowe pełnią także funkcje czysto strategiczne:

• umożliwiają one szybsze podjęcie decyzji,
• dają wgląd w aktualną sytuację firmy,
• pozwalają na wymianę informacji i doświadczeń,
• pozytywnie wpływają na motywację pracowników.

Mimo że regularnie prowadzone zebrania mają olbrzymi wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstw, to niska skuteczność zebrań jest dość powszechnym problemem. Z raportu Workplace Woes: Meeting Editions z 2024 wynika, że aż 72% spotkań biznesowych jest nieefektywnych.

Jak przygotować skuteczny plan spotkania biznesowego?

Chyba nie znam osoby, która nie chciałaby umieć prowadzić świetnych spotkań biznesowych. Jednak dla większości osób na stanowiskach menedżerskich jest to bardzo trudne.

Częste wyzwanie, z którym borykają się liderzy, stanowi zbaczanie z głównego tematu i marnowanie czasu na sprawy nieistotne w danym momencie. Dlatego moim zdaniem podstawą dobrego spotkania firmowego jest rzetelnie przygotowany plan. Nada on właściwy kierunek spotkaniu i będzie stanowił swojego rodzaju mapę, dzięki której nie zboczysz z głównego tematu meetingu.

W swoim planie powinieneś uwzględnić:

• cel spotkania – zastanów się, po co organizujesz ten konkretny meeting. Ważne, byś, jak sugeruje Justyna Peniowicz — project managerka w firmie PMO — dostosowywał cel spotkania przede wszystkim do potrzeb danej grupy,
• osoby zaproszone na zebranie – zdecyduj, kogo zaprosisz. Wybierz te osoby, które mogą wnieść realną wartość do poruszanych na spotkaniu spraw. Pamiętaj, by wysłać im zaproszenie na spotkanie kilka dni wcześniej (jeśli to możliwe), unikniesz w ten sposób zamieszania. Niestety, według raportu Microsoft Work Trend Index aż 57% spotkań jest rezerwowane w ostatniej chwili,
• przygotuj agendę – zawrzyj w niej listę tematów do omówienia, przewidywany czas trwania meetingu itd. Pamiętaj, że agenda powinna być znana wszystkim uczestnikom spotkania przed jego rozpoczęciem. Nie rozdawaj jej też na ostatnią chwilę. Polecam udostępnić ją najlepiej 2 dni przed spotkaniem, będzie to wyraz szacunku dla osób zaproszonych,
• przygotuj niezbędne materiały – zadbaj, by każda zaproszona osoba miała do nich dostęp (najlepiej również przed spotkaniem),
• zaplanuj logistykę – zdecyduj, czy zebranie będzie stacjonarne, online, a może w alternatywnej formie walking meetingu. Niezależnie od tego, którą z tych możliwości wybierzesz, zadbaj o przygotowanie sali, sprzętu oraz ustalenie ogólnych zasad spotkania,
• przydziel role – zaplanuj, kto, za co będzie odpowiedzialny. Z doświadczenia wiem, że ogólna prośba “niech ktoś zrobi notatki”, nie będzie skuteczna.

Jakie są techniki prowadzenia spotkań firmowych?

Prowadzenie spotkania biznesowego to coś więcej niż odczytywanie agendy. To wbrew pozorom trudne zadanie, wymagające nie tylko wysoko rozwiniętych umiejętności personalnych, ale też pewnej wprawy i doświadczenia. Dlatego oprócz samego planu przyda Ci się jeszcze znajomość technik, dzięki którym sprostasz roli moderatora.

Według mnie do jednych z najbardziej wartościowych należą:

• timeboxing,
• parking lot,
• metoda RACI.

Co to jest timeboxing?

Jest to technika polegająca na przypisaniu każdemu punktowi agendy określonych ram czasowych. Dzięki niej spotkanie nie rozciąga się w nieskończoność. Dodatkowo świadomość limitu czasowego sprawia, że uczestnicy spotkania są bardziej skoncentrowani na meritum sprawy.

Co to jest parking lot?

To technika pozwalająca zarządzać dyskusją podczas spotkania biznesowego. Polega ona na zapisywaniu ciekawych pomysłów, które nie mają związku z tematem zebrania, na flipcharcie albo dokumencie.

Dzięki temu uczestnicy spotkania nie odejdą od głównego tematu meetingu, mając jednocześnie poczucie, że liczysz się z ich zdaniem i doceniasz proponowane przez nich pomysły. Dodatkowo do zapisanych tematów można wrócić później, np. podczas podsumowania lub na innym spotkaniu firmowym.

Co to metoda RACI?

To narzędzie używane do jasnego przypisywania ról i odpowiedzialności. Zwykle wykorzystywane w pracy przy projektach oraz delegowaniu zadań. Jednak uważam, że z powodzeniem można wykorzystać je przy okazji spotkań firmowych.

Ta metoda polega na tym, że wyznaczamy osobę:

• odpowiedzialną za wykonanie (np. agendy),
• decyzyjną (np. zatwierdzającą plan),
• do konsultacji (np. dostarczającą dane)
• informowaną, która wie o postępach, decyzjach i wynikach, ale nie bierze udziału w realizacji zadania (może być to np. członek zarządu).

Uważam, że klarowne rozplanowanie zadań za pomocą RACI, będzie świetnym sposobem na uniknięcie chaosu i usprawnienie komunikacji w zespole.

Jak zrobić efektywny harmonogram firmowych spotkań?

Kolejną cechą skutecznych spotkań firmowych jest regularność. W tym pomoże Ci ustalenie harmonogramu.

Nie traktuj jednak harmonogramu spotkań firmowych jako sposobu na zapełnienie pustych miejsc w kalendarzu. Rozplanowanie zebrań powinno być przemyślanym procesem, który będzie dopasowany do rytmu pracy zespołu oraz będzie realnie wspierał realizację celów firmy.

Aby tak było, musisz uwzględnić w swoim harmonogramie parę istotnych kwestii.

Wybór narzędzia

Bolączką wielu menedżerów jest ustalenie takiej daty meetingu, by pasowała ona wszystkim zaproszonym na zebranie. Dlatego na początek powinieneś wybrać narzędzie, które możesz zintegrować z kalendarzem zespołu. Proponuję użyć ogólnodostępnych aplikacji takich jak, np. Outlook, Google Calendar czy Teams.

Dzięki zintegrowanym harmonogramom spotkań będziesz mógł dobrać optymalną datę spotkań tak, by pasowała ona wszystkim uczestnikom spotkania. W ten sposób unikniesz kolizji i niepotrzebnych przesunięć.

Typy spotkań

Niestety, chaotyczny harmonogram przynosi zwykle więcej szkody niż pożytku. Brak wyraźnego podziału na typy spotkań może sprawić, że będziesz się gubił w swoim planie.

Dlatego podziel zebrania na typy, np.:

• onboardingowe,
• rozmowy 1:1,
• projektowe,
• strategiczne,
• planistyczne,
• operacyjne.

Warto też przypisać poszczególnym typom meetingów konkretne kolory. Dzięki temu Twój harmonogram spotkań będzie jeszcze bardziej przejrzysty.

Dodatkowo, do każdego typu spotkania warto zrobić listę zapraszanych osób i modyfikować ją w razie potrzeby. Pamiętaj, by zamieścić na niej osoby, które faktycznie będą na nim potrzebne. Zaproszenie niewłaściwych osób może sprawić, że spotkanie będzie trwało dłużej, straci na jakości i wywoła poczucie zmarnowanego czasu.

Jeśli obawiasz się, że możesz zaprosić na spotkanie zbyt wiele osób, zainspiruj się Elonem Muskiem — sławnym na całym świecie przedsiębiorcą. W jednym z wywiadów stwierdził, iż kultura organizacyjna jego firmy pozwala pracownikom opuścić spotkanie, jeśli uznają je za bezwartościowe.

Częstotliwość i czas spotkań

Kolejnym niesamowicie ważnym elementem planu zebrań, jest właściwe ustalenie czasu ich trwania oraz częstotliwości, w jakiej mają się odbywać. W dobrze rozplanowanym harmonogramie spotkań, meetingi nie odbywają się ani za rzadko, ani za często.

Trudno doradzić, jak dobrać częstotliwość spotkań, ponieważ ich rytm powinien wynikać z potrzeb zespołu i celów firmy. Przeanalizuj, więc sytuację panującą w przedsiębiorstwie, a następnie określ, jakie spotkania powinny się odbywać, np. co tydzień, a jakie co kwartał.

W każdej firmie również się zdarzają sytuacje kryzysowe, które najlepiej jest przedyskutować jak najszybciej. W zbyt napiętym grafiku może być trudno zorganizować zebranie w razie jakiegoś nagłego wypadku. Dlatego też upewnij się, że zostawiłeś w kalendarzu przestrzeń na takie spotkania.

Do każdego spotkania przydziel też czas, który przeznaczysz na omówienie danego tematu. W tym celu wykorzystaj wspomnianą już przeze mnie technikę timeboxingu.

Co jeszcze warto wiedzieć o prowadzeniu spotkań firmowych? — FAQ

Organizacja spotkań firmowych to jeden z najbardziej podstawowych obowiązków menedżera. Każdy, kto zdecydował się na podjęcie tej ścieżki kariery, będzie musiał zmierzyć się z tym wyzwaniem.

Prowadzenie spotkań służbowych dla wielu osób jest też bardzo stresujące. Dlatego, aby pomóc Ci oswoić się z tym obowiązkiem, odpowiem na 4 najczęściej zadawane pytania.

1. Jakie są najczęściej popełniane błędy podczas spotkań służbowych?

Według mnie i wielu innych specjalistów, takich jak Anna Prończuk-Omiotek — doświadczonej konsultantki marketingu i sprzedaży — najczęściej popełniane błędy to:

• brak jasno zdefiniowanego celu meetingu,
• chaotyczna i zbyt rozbudowana agenda,
• częste dygresje oraz odchodzenie od tematu,
• przeciąganie czasu,
• problemy techniczne,
• nieodpowiednie środowisko,
• multitasking,
• nieustalenie działań do wykonania po spotkaniu,
• zbyt duże grono zaproszonych osób.

2. Jak długo powinno trwać efektywne spotkanie biznesowe?

Nie ma jednej odpowiedzi na to pytanie. Na podstawie mojego doświadczenia sugerowałabym, abyś planował spotkania firmowe tak, by trwały one nie krócej niż 15 minut i nie dłużej niż godzinę.

3. Jak radzić sobie z osobami dominującymi podczas spotkań?

Bardzo często w zespole pojawia się osoba, która dominuje nad innymi. Mimo że taki pracownik zwykle jest kreatywny i mocno zaangażowany, może zagłuszyć głos innych członków zespołu. Dobry menedżer powinien prowadzić spotkanie w taki sposób, by do tego nie doszło.

W tym celu może:

• zastosować technikę rundy — polegającą na tym, że każdy z uczestników spotkania musi wypowiedzieć swoją opinię na dany temat.
• ustalić limit czasowy wypowiedzi na początku spotkania,
• przekierowywać uwagę grupy na wypowiedzi innych osób.

Oczywiście, jeśli te sposoby nie przyniosą oczekiwanego efektu, warto porozmawiać z osobą dominującą i wyjaśnić zaistniałą sytuację.

Jeśli czujesz, że prowadzenie spotkań biznesowych lub jakieś inne obowiązki zawodowe sprawiają Ci kłopoty, możesz także rozważyć zapisanie się na specjalistyczne kursy (np. Krajowego Centrum Edukacyjnego), które doskonalą te obszary.

4. Czy spotkania online są równie efektywne jak stacjonarne?

Moim zdaniem, o ile jesteś dobrze przygotowany, nie ma różnicy czy spotkanie odbywa się online, czy offline.

Aby zebranie niestacjonarne było efektywne, zadbaj o:

• dobry sprzęt,
• przygotowanie angażujących technik,
• jasną strukturę spotkania,
• zorganizowanie przerwy (kiedy spotkanie jest długie).

Jak skutecznie przygotować i prowadzić spotkania biznesowe? — najważniejsze wnioski

Efektywne spotkania biznesowe są niezwykle istotne dla pracy zespołu i realizacji celów firmy. Dlatego powinny być odpowiednio zaplanowane.

Aby wzmocnić skuteczność spotkań biznesowych, należy:

• ustalić efektywny harmonogram zebrań uwzględniający m.in. typy spotkań, częstotliwość i czas ich trwania,
• rzetelnie przygotować plan spotkania,
• zapoznać się z technikami wspierającymi prowadzenie meetingów (np. timeboxing, parking lot, RACI).

W dobrze prosperującym przedsiębiorstwie każdy lider powinien umieć prowadzić efektywne spotkania służbowe. Takie umiejętności najlepiej zdobyć, uczestnicząc w certyfikowanych szkoleniach dla firm.

Chcę też zwrócić uwagę na to, że doskonalenie umiejętności, takich jak prowadzenie spotkań firmowych, może być objęte różnymi programami dofinansowań i dotacji.