Uzasadnienie Wniosku o Dofinansowanie Szkolenia: Przykład

Dane z gov.pl mówią, że na 133 wnioski złożone w programie „Rozwój kwalifikacji i kompetencji osób dorosłych”, dofinansowanie otrzymały jedynie 34 firmy.

Tak wysoka liczba odrzuceń pokazuje, że jakość dokumentacji wniosków pełni niebagatelną rolę w procesie uzyskiwania dofinansowań.

Poznaj odpowiedź na pytanie, jak skutecznie napisać uzasadnienie wniosku o dofinansowanie szkolenia, i dołącz do grona 26% przedsiębiorców, którzy otrzymali dodatkowe środki.

Jak napisać template uzasadnienia biznesowego o dofinansowanie szkolenia?

Czym jest template? Jest to, inaczej mówiąc, szablon, czyli gotowy układ tekstu o określonej strukturze. Dzięki template jesteś w stanie szybko stworzyć profesjonalny dokument bez konieczności pisania go na nowo.

Takie szablony przydają się również, gdy chcesz starać się o dofinansowanie szkoleń. Programy zwykle wymagają, by zainteresowany przedsiębiorca dostarczył jeszcze inne dokumenty. Jednym z takich dokumentów jest właśnie uzasadnienie biznesowe.

Dlaczego napisanie dobrego szablonu jest kluczowe?

Dobrze napisane uzasadnienie często decyduje o sukcesie Twojego wniosku. Całkowicie zgadzam się w tej kwestii z Krzysztofem Musiałem (specjalistą ds. ubezpieczeń komunikacyjnych oraz pozyskiwania środków unijnych), który na podstawie własnych doświadczeń stwierdza, że innowacyjny produkt to za mało, aby otrzymać dotację.

Napisanie takiego uzasadnienia jest trudne. Potwierdzają to dane mówiące o liczbie odrzuceń wniosków.

Przykładowe dane dotyczące liczby odrzuceń wniosków

Na stronie gov.pl w kontekście oceny wniosków do programu „Rozwój kwalifikacji i kompetencji osób dorosłych”, pojawiła się następująca informacja:

“Komisja Oceny Projektów rozpatrzyła i oceniła łącznie 133 wnioski o przyznanie dofinansowania, z czego 34 wnioski uzyskało ocenę pozytywną i zostało rekomendowane do dofinansowania, a 99 wniosków uzyskało ocenę negatywną”

A więc w przypadku tego projektu aż 74% aplikacji zostało odrzuconych.

To nie jest jedyna taka sytuacja. Roczny raport NCBR opublikowany w 2022 roku wskazuje, że sumaryczny wskaźnik sukcesu wszystkich aplikacji o dofinansowania wynosi 29,5 %.

Nie obawiaj się jednak. Podpowiem, jak skutecznie napisać uzasadnienie wniosku o dofinansowanie szkolenia (z przykładami).

Od czego zacząć pisanie uzasadnienia biznesowego?

Tego rodzaju dokument zaczynasz od przedstawienia podstawowych danych.

Są to:

• nazwa firmy,
• branża, w której działasz,
• liczba pracowników.

Jaka jest obecna sytuacja w firmie?

Następnie scharakteryzuj sytuację firmy. Określ, jakie luki kompetencyjne dostrzegasz w swoim zespole. Zastanów się, ilu pracowników powinno zostać doszkolonych i na jakich stanowiskach. Napisz, jak niedostateczne kompetencje zespołu wpływają na konkretny proces biznesowy oraz w jakich obszarach ograniczają one możliwości firmy.

Nie bagatelizuj tej części wniosku. Dokładnie przeanalizuj obszary, w których firma faktycznie potrzebuje wsparcia. Jak zauważa Monika Staropolska — Project Manager w AY Prime — jednym z najczęstszych powodów odrzucenia aplikacji jest nieodpowiednie uzasadnienie potrzeb przedsiębiorstwa.

Jakie są cele szkolenia?

Na tym etapie tworzenia uzasadnienia biznesowego określasz cele planowanego szkolenia. Przykładowymi celami mogą być podniesienie kompetencji określonej liczby pracowników w danym obszarze lub zwiększenie efektywności konkretnych procesów o X%.

Moim zdaniem warto tutaj także zaznaczyć, że planowana forma doskonalenia umożliwi realizację celów firmy. Ważne jednak, byś jasno zdefiniował ten cel.

Jakie korzyści przyniesie szkolenie?

Korzyści powinny być jak najbardziej sprecyzowane. Staraj się unikać formułowania ogólnych stwierdzeń, takich jak np. wzrost produktywności firmy, zwiększenie przychodów, redukcja błędów czy też obniżenie kosztów.

Zamiast tego napisz:

• wzrost produktywności o X% w ciągu Y czasu,
• zwiększenie przychodów o X% rocznie,
• redukcja błędów o X% w procesie Z,
• obniżenie kosztów o X% rocznie.

Jak to szkolenie wpłynie na rozwój firmy?

Teraz zastanów się, jak ta konkretna forma szkolenia wpisuje się w strategię Twojej firmy. Zwróć uwagę, aby cele strategiczne, o których wspomnisz, były długoterminowe i łączyły się z innymi inicjatywami rozwojowymi.

Jak będziesz mierzył sukces?

Na koniec przedstaw, jak sprawdzisz, czy przeszkolenie kadry przyniosło zamierzone efekty. Pamiętaj, że wszystkie wymienione wyznaczniki sukcesu muszą być mierzalne. Najlepiej podać 3 różne wskaźniki.

Określ także, po jakim czasie sprawdzisz efekty, jaka jest wartość bazowa dla konkretnego wskaźnika, a jaka jest wartość docelowa.

Jak napisać szablon opisu firmy do uzasadnienia wniosku o dofinansowanie szkolenia? Przykłady

Kolejnym elementem uzasadnienia wniosku o dofinansowanie jest opis firmy.

Powinien zawierać informacje o:

• firmie, takie jak pełna nazwa przedsiębiorstwa, NIP, REGON, forma prawna, rok założenia, branża,
• zatrudnionych. W tym punkcie podaj ogólną liczbę pracowników, ilu członków zespołu na umowie o pracę, a ilu na innych typach umów. Podaj również w wartościach procentowych strukturę wiekową pracowników. Polecam podzielić ich np. na 3 grupy — do 30 lat, między 30 a 50 rokiem życia i po ukończeniu 50 lat,
• strukturze finansowej. Tutaj umieść dane dotyczące przychodów w ubiegłym roku, trendów przychodów, statusu płatności składek oraz datę ostatniej kontroli ZUS,
• profilu działalności. Wymień 3-5 najważniejszych obszarów działalności, wskaż kluczowych klientów, określ zasięg działania oraz zdefiniuj 2-3 główne wyzwania biznesowe.
• historii rozwoju i planach. Teraz przedstaw w formie listy swoje najważniejsze osiągnięcia w ciągu ostatnich 2 lat. Następnie zaprezentuj planowane inwestycje i zmiany, które zamierzasz zrealizować w trakcie następnych 12 miesięcy. Na koniec wymień cele strategiczne na przyszłe 2-3 lata.

Jak napisać kalkulację kosztów szkolenia? Przykład

Innym ważnym elementem uzasadnienia wniosku jest kalkulacja kosztów. Ten punkt jest bardzo ważny. Jeśli popełnisz błąd w określaniu kosztów, może okazać się, że dofinansowanie na pracownika będzie niewystarczające.

Od czego zacząć pisać kalkulację kosztów?

Podobnie jak w przypadku dwóch poprzednich dokumentów, zacznij od podstawowych danych. Podaj tutaj nazwę szkolenia, planowaną liczbę uczestników, czas trwania (najlepiej wyrażony za pomocą godzin lub dni) oraz przewidywany termin realizacji.

Jakie będą koszty bezpośrednie?

W tym punkcie uwzględnij wszystkie koszty wynikające ze szkolenia. Wśród nich uwzględnij koszt trenera lub firmy szkoleniowej, koszt materiałów oraz certyfikacji.

Jak obliczyć koszt trenera?

Aby obliczyć koszt trenera lub firmy szkoleniowej, określ, jaka będzie cena usług w przeliczeniu na osobę. Tę liczbę pomnóż przez liczbę uczestników. W ten sposób otrzymasz całościową kwotę usługi.

Pamiętaj, że zawsze lepiej nieco zawyżyć ponoszone koszty. W ten sposób unikniesz nieprzyjemności związanych z niewystarczającymi środkami dofinansowania.

Jak obliczyć koszt materiałów szkoleniowych?

Zastanów się, czego będą potrzebowali Twoi pracownicy do szkolenia. Może przydadzą im się podręczniki, skrypty albo materiały consumable?

Czym są materiały consumable? Są to treści konsumpcyjne, krótkie i łatwe do przyswojenia, zwykle atrakcyjne wizualnie. Przykładem takich treści może być checklista, mini quiz, grafika interaktywna, krótki e-book.

Określ ceny tych materiałów, a następnie pomnóż je przez liczbę osób, którym będą potrzebne.

Jak obliczyć koszt certyfikatu?

Zwykle za certyfikat nie trzeba dodatkowo płacić. Jednak są firmy szkoleniowe, które za wydanie certyfikatów, np. w formie papierowej, przewidują dodatkowe opłaty. Jeśli szkolenie kończy się egzaminem, organizator także może oczekiwać dodatkowej zapłaty.

Wtedy, podobnie jak w poprzednich przypadkach, pomnóż koszty certyfikacji przez liczbę uczestników.

Jak obliczyć koszty pośrednie?

W przypadku szkoleń online koszty pośrednie zwykle są niewielkie. Natomiast jeśli zależy Ci na szkoleniu stacjonarnym, musisz wiedzieć, że może ono generować dodatkowe koszty. Są one zwykle związane z wynajmem sali, transportem pracowników, cateringiem, zakwaterowaniem. Te koszty również powinieneś uwzględnić w kalkulacji.

Co zawrzeć w podsumowaniu kalkulacji?

Podsumuj koszty bezpośrednie z pośrednimi. W ten sposób uzyskasz całkowity koszt szkolenia brutto. Oblicz środki uzyskane z dofinansowania i określ wkład własny firmy.

Na zakończenie opisz krótko uzasadnienie kosztów. Weź pod uwagę ceny rynkowe szkoleń, opisz oferty innych dostawców i uzasadnij swój wybór.

Jak obliczyć ROI i zwrot z inwestycji? — przykłady prostych kalkulatorów

Kiedy szkolenie się już zakończy, będziesz musiał rozliczyć się z jego efektów. Najlepiej to zrobić za pomocą ROI i wskaźnika kosztów rotacji.

Co to jest ROI?

ROI (Return on Investment) to wskaźnik zwrotu z inwestycji. Dzięki niemu można określić opłacalność danej inwestycji. W tym przypadku będziemy mierzyć, jak przeznaczanie środków na doskonalenie pracowników wpłynęło na funkcjonowanie firmy.

ROI, w podstawowej formule, liczy się za pomocą następującego wzoru: ROI = (zysk ze szkolenia – koszty własne) ÷ koszty własne x 100%.

Jak obliczyć ROI? — 4 proste kroki

Jak widzisz, aby obliczyć ROI, potrzebujesz kilku danych, które trzeba samemu obliczyć. Przedstawię teraz, jak w 4 krokach wyliczyć zwrot inwestycji.

Krok 1: oblicz koszt własny

Aby wyliczyć koszt własny, potrzebujesz odjąć od kosztów szkolenia środki pozyskane z dofinansowania. Pamiętaj, aby w tym punkcie uwzględnić tylko rzeczywiste kwoty.

Krok 2: oszacuj zysk roczny ze szkolenia

Możesz to zrobić za pomocą różnych metod:

• metoda A — za jej pomocą obliczysz wzrost produktywności. Do obliczeń potrzebujesz danych dotyczących produktywności osoby na miesiąc wyrażonych w złotówkach (X zł) oraz oczekiwany wzrost produktywności w % (Y%). Dodatkowy zysk (Z zł) obliczysz za pomocą wzoru: X zł × Y% = Z zł. Jeśli chcesz obliczyć zysk roczny, pomnóż Z zł przez 12 miesięcy i liczbę osób.
• metoda B — daje ona wgląd w stopień redukcji błędów i kosztów z nimi związanych. Wystarczy, że obecne koszty błędów na miesiąc (X zł) pomnożysz przez oczekiwaną redukcję kosztów wyrażoną w procentach (Y%). Natomiast gdy chcesz obliczyć oszczędności roczne, pomnóż uzyskany wynik przez 12 miesięcy.
• metoda C — pomoże ona określić wzrost sprzedaży. Podobnie jak w poprzednich dwóch przypadkach, obecną miesięczną sprzedaż danej osoby (X zł) mnożymy przez oczekiwany wzrost sprzedaży (Y%), w ten sposób otrzymujemy informacje o dodatkowej miesięcznej sprzedaży na osobę (Z zł). Z kolei roczny zysk obliczysz tutaj za pomocą następującego wzoru: Z zł ×12 miesięcy × [liczba osób] ×[marża %] = zysk roczny wyrażony w złotówkach.

Krok 3: oblicz ROI

Teraz przyszła pora na obliczenie zwrotu inwestycji. Możesz to zrobić za pomocą tego wzoru: ROI = (D – C) ÷ C × 100%

Gdzie:

• D — wartość końcowa inwestycji,
• C — koszt początkowy inwestycji,

Wytłumaczę na przykładzie. Załóżmy, że zainwestowałeś 1000 zł (C), ale po pół roku wartość Twojej inwestycji wzrosła do 1400 zł (D), a więc ROI wynosi 40%.

Krok 4: oblicz czas zwrotu

Na koniec oblicz jeszcze czas zwrotu. W tym celu wykorzystaj wzór: czas zwrotu = C ÷ (D ÷ 12) = [Wynik] miesięcy.

Dzięki tym obliczeniom dowiesz się, po jakim czasie zwróci się inwestycja. Załóżmy, że w szkolenie pracownika zainwestowałeś 2400 zł (C), a Twoja inwestycja przynosi 1200 zł rocznie (D). A więc możesz spodziewać się, że inwestycja zwróci się po 2 latach.

Jak obliczyć koszty rotacji? — kalkulator oszczędności

Tym, co możesz uwzględnić jako zysk ze szkolenia, są koszty także rotacji.

Czym są koszty rotacji pracownika?

Koszty rotacji pracownika to wszystkie wydatki, które firma ponosi w związku z odejściem członka zespołu i zatrudnieniem nowej osoby na jego miejsce. Zwykle mówimy tutaj o dużych kosztach, nawet jeśli są to wydatki nie do końca oczywiste.

Dla przykładu Grzegorz Deszczka — ekspert ds. rekrutacji oraz trener w Szkole Rekrutera — przywołuje przykład firmy, która na wydatki związane z rotacją pracownika wydała:

“Ponad 20 000 zł, nie licząc straty produktywności zespołu w okresie przejściowym.”

Z kolei według raportu SHRM Retaining Talent wynika, że biorąc pod uwagę wszystkie koszty rekrutacji, wdrożenia oraz okresu słabszej produktywności, cena, jaką pracodawca płaci za zastąpienie doświadczonego pracownika nowym, wynosi średnio 90–200% jego rocznego wynagrodzenia.

Inwestowanie w doskonalenie kadry jest jednym ze sposobów na zatrzymanie talentów i ograniczenie wydatków związanych z rotacją.

Jak obliczyć koszty rotacji pracownika?

Aby obliczyć swoje oszczędności, określ:

• A — koszt rozstania z pracownikiem (suma odprawy, niewykorzystanego urlopu, procedur HR),
• B — koszt rekrutacji (suma wydatków na ogłoszenia, agencję, czas HR, czas menedżerów przeznaczony na rozmowy rekrutacyjne),
• C — koszty onboardingu nowej osoby (suma środków przeznaczonych na szkolenia wprowadzające, czas mentora lub buddy’ego, obniżona produktywność przez pierwsze 3 miesiące)

Kiedy już wyliczyłeś wszystkie koszty, zsumuj je. W ten sposób uzyskasz informacje o wydatkach, które generuje rotacja jednego pracownika. Aby natomiast obliczyć, ile zaoszczędzisz dzięki szkoleniom, określ jeszcze, o ile szkolenia zmniejszą rotację (X%). A następnie użyj wzoru: roczne oszczędności = koszt rotacji × liczba pracowników × obecna stopa rotacji × X%.

Zakładając, że Twój koszt rotacji wynosi 15 000 zł, zatrudniasz 100 pracowników, obecna stopa rotacji w firmie wynosi 10% i uważasz, że dzięki szkoleniom stopę redukcji (X%) jesteś w stanie zmniejszyć jeszcze o 20%, możesz zaoszczędzić 30 000 zł rocznie.

Jak uzasadnić wniosek dofinansowania na szkolenie? — pytania i odpowiedzi

W tej sekcji odpowiem na 4 najczęściej zadawane pytania.

1. Ile kosztuje napisanie wniosku?

Niektórzy przedsiębiorcy decydują się zlecić firmom zewnętrznym napisanie wniosku. Jednak przewidzenie kosztów tego typu usługi jest dość trudne, ponieważ zależy ona od wielu czynników. Musisz liczyć się jednak z tym, że napisanie wniosku może generować koszty od 500 do 5 000 zł.

2. Czy pisanie wniosków o dotację jest trudne?

Nie ukrywam, że dla osoby początkującej samodzielne napisanie takiego wniosku może być wyzwaniem. Jeśli obawiasz się, że nie podołasz temu zadaniu, możesz skontaktować się z Krajowym Centrum Edukacyjnym w sprawie bezpłatnych konsultacji.

3. Jaka jest prowizja za pozyskanie dotacji?

To zależy od Twojego usługodawcy. Jedne firmy mają ustalone z góry kwoty za wniosek. Inne przewidują płatność tylko wtedy, gdy decyzja o pozyskaniu środków będzie pozytywna. Te firmy wyceniają swoje usługi zwykle na poziomie od 5% do 15% kwoty uzyskanego dofinansowania.

4. Jak napisać uzasadnienie trudnej sytuacji finansowej?

Ten fragment powinien być szczególnie jasny, konkretny i przede wszystkim oparty na faktach.

Przedstaw:

• spadek przychodów, np. wyrażony w procentach,
• czynniki zewnętrzne, które do niego doprowadziły,
• konsekwencje słabszych przychodów,
• szkolenia jako element planu naprawczego.

Uzasadnienie wniosku o dofinansowanie szkolenia — podsumowanie

Napisanie skutecznego uzasadnienia wniosku może być trudne szczególnie dla osób początkujących.

Pamiętaj, że taki dokument powinien zawierać informacje o:

• celach formy doskonalenia,
• korzyściach płynących ze szkolenia,
• wpływie ukończenia kursu na rozwój firmy,
• sposobach mierzenia sukcesu.

Punkty te siłą rzeczy wymagają, byś:

• napisał opis firmy,
• przedstawił kalkulację kosztów,
• potrafił obliczyć ROI oraz oszczędności wynikające ze zmniejszenia rotacji.

Chcę zwrócić uwagę, że niezwykle ważny dla satysfakcjonującego poziomu zwrotu inwestycji jest sam przebieg szkolenia. Jeśli wybierzesz kurs w formie monotonnego wykładu, prawdopodobnie dla Twoich pracowników będzie on nudny, a to odbije się na procesie zapamiętywania. Dlatego też polecam skorzystać z angażujących szkoleń dla firm w wygodnej formie mikrolearningu.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o innych polecanych platformach e-learningowych, zachęcam Cię do przeczytania jednego z poprzednich wpisów.