Przejdź do treści 
W 2024 roku wojewodowie wydali 11,4 tys. decyzji o odmowie wydania zezwolenia na pracę cudzoziemca, co oznacza wzrost o 61% w porównaniu do 2023 roku — podaje portal praca.gov.pl.
Dlatego powinieneś zadbać o prawidłowy przebieg procesu zatrudnienia cudzoziemca, jeśli nie chcesz spotkać się z odmową.
W tym artykule przeprowadzę Cię przez cały proces zatrudnienia obcokrajowca. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnych problemów!
Co zrobić, żeby legalnie zatrudnić cudzoziemca?
Niemal z każdym rokiem rośnie szansa na to, że dostaniesz profesjonalne CV od osoby, która nie ma obywatelstwa polskiego.
Biorąc pod uwagę aktualną sytuację w kraju i na świecie, podobnie jak Agnieszka Kosior — właścicielka biura rachunkowego Taxland — uważam, że polski rynek coraz szerzej otwiera się na pracowników z zagranicy. Potwierdzają to również regularnie przeprowadzane badania.
Według raportu Gi group liczba cudzoziemców objętych polskim systemem ubezpieczeń emerytalno-rentowych wzrosła w ciągu ostatnich dziewięciu lat ponad sześciokrotnie. W 2015 roku polskie przedsiębiorstwa ubezpieczały 185 tys. obcokrajowców, natomiast w 2023 roku liczba cudzoziemców zarejestrowanych w ZUS-ie wzrosła do 1,1 mln. Z kolei we wrześniu 2024 roku w ZUS-ie było ubezpieczonych 1 177 452 pracowników posiadających inne obywatelstwo niż polskie.
Jednak, aby móc legalnie zatrudniać cudzoziemców, musisz zadbać o szereg formalności.
Krok 1: sprawdź, czy obcokrajowiec przebywa w kraju legalnie
Przepisy zawarte w ustawie z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom mówią jasno. Twoim podstawowym obowiązkiem jako pracodawcy jest sprawdzenie, czy osoba, którą chcesz zatrudnić, przebywa w Polsce legalnie. To, jakie warunki powinien spełnić obcokrajowiec oraz jakie dokumenty okazać, zależy w dużej mierze od narodowości pracownika.
Jak zatrudnić obywateli UE?
Zatrudnianie cudzoziemców pochodzących z państw należących do Unii Europejskiej jest moim zdaniem stosunkowo proste. Taki pracownik nie musi mieć bowiem ani wizy, ani zezwolenia na pracę.
Co zrobić, żeby zatrudnić cudzoziemców z kraju należącego do EOG (Europejskiego Obszaru Gospodarczego)?
W takim wypadku również unikniesz skomplikowanych procedur związanych z otrzymywaniem zezwolenia na pracę. Zatrudnienie obywatela, np. Islandii, będzie przebiegało podobnie, jak w przypadku osób pochodzących z krajów UE.
Jak zatrudnić cudzoziemców spoza EOG i UE?
Jeśli chcesz zatrudnić taką osobę, musisz uzyskać pewne dokumenty. Potencjalny pracownik powinien okazać Ci dokumenty takie jak, np. wizę, kartę pobytu, paszport. Z własnego doświadczenia wiem, że warto je skontrolować już podczas pierwszego kontaktu z kandydatem.
Pamiętaj, że artykuł 3 wyżej wymienionej ustawy, nakłada na pracodawców obowiązek przechowywania kopii dokumentów przez cały okres zatrudnienia pracownika.
Co więcej, radziłabym Ci odnotować sobie termin ważności dokumentów takiego pracownika. Jeśli ulegną one przedawnieniu, a zatrudniony u Ciebie obcokrajowiec nie uzyska kolejnego tytułu do pobytu, jego zatrudnienie będzie niezgodne z prawem.
Procedura uproszczona
Dodatkowo nie mogłabym nie wspomnieć o procedurze uproszczonej.
Dotyczy ona obywateli państw, takich jak:
- Ukraina,
- Armenia,
- Białoruś,
- Gruzja,
- Mołdawia.
Czym jest procedura uproszczona?
Procedura uproszczona to ułatwiona droga zatrudnienia obcokrajowca. Pozwala ona na przyjęcie do pracy osoby, która pochodzi z wyżej wymienionych państw, bez zezwolenia.
Podstawowym warunkiem, który umożliwia podjęcie aktywności zawodowej przez takiego pracownika, jest wypisanie przez powiatowy urząd pracy odpowiedniego oświadczenia do ewidencji oświadczeń. Pamiętaj jednak, że zatrudnienie w ramach procedury uproszczonej może trwać nie dłużej niż 6 miesięcy w ciągu roku.
Jak zatrudnić obywateli Ukrainy, którzy uciekli przed wojną?
Od lutego 2022, aby zatrudnić obywatela Ukrainy lub jego małżonka, wystarczy w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia pracy powiadomić powiatowy urząd pracy.
Miej na uwadze, że jest to rozwiązanie czasowe. Mam tu na myśli, że ważność tego przepisu jest ograniczona. Na ten moment obowiązuje on do 30 czerwca 2025. Niewykluczone jednak, że okres ten zostanie wydłużony.
Zmienną cechą przepisów prawa jest to, że często ulegają one zmianom i aktualizacjom. Na przykład 1 maja 2025 roku weszła w życie ustawa nowelizująca przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców. Dlatego też polecam Ci, co jakiś czas odświeżać swoją wiedzę z tego zakresu, np. poprzez zapisanie się na kurs online Kadry i Płace.
Krok 2: wybierz typ zezwolenia na pracę
Jeśli decydujesz się zatrudnić obywatela państwa, które nie wchodzi w skład ani UE, ani EOG, musisz uzyskać odpowiednie zezwolenie. Bez niego obcokrajowiec nie może rozpocząć u Ciebie pracy.
Wyróżniamy 6 typów zezwoleń na pracę dla cudzoziemca:
- typu A — dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub cywilnoprawnej,
- typu B — dla członków zarządu firm działających w Polsce,
- typu C — dla cudzoziemców pracujących dla firm zagranicznych, ale delegowanych do Polski na okres przekraczający 30 dni w roku,
- typu D — dla obcokrajowców delegowanych na terytorium Polski w celu realizacji usługi o charakterze tymczasowym i okazjonalnym,
- typu E — dla osób zatrudnionych za granicą, delegowanych na terytorium Polski na okres przekraczający 30 dni w ciągu kolejnych 6 miesięcy w innym celu niż wskazany w zezwoleniach typu B, C, D,
- typu S — dla cudzoziemców wykonujących pracę sezonową w sektorach takich jak: rolnictwo, ogrodnictwo, turystyka.
Ponieważ najczęściej pracodawcy wnioskują o zezwolenia typu A i B, poświecę im nieco więcej miejsca.
Co to jest zezwolenie na pracę typu A?
Zezwolenie na pracę typu A jest to najbardziej standardowy dokument, umożliwiający legalne podjęcie pracy w Polsce przez obcokrajowca. Będzie ono odpowiednie, jeśli cudzoziemiec zostanie zatrudniony w Twojej firmie na terenie kraju. Urząd wojewódzki wydaje je na podstawie pisemnej umowy.
Do tej pory, aby uzyskać zezwolenie typu A, niezbędny był test rynku pracy. Jednak przepisy, które weszły w życie 1 maja 2025, zdejmują obowiązek dostarczenia tego dokumentu. Podobnie jak Barbara Zabiega-Wikowska — współwłaścicielka time2work.pl — uważam, że ta zmiana jest korzystna zarówno dla zagranicznego pracownika, jak i pracodawcy.
Dodatkowo zezwolenie na pracę typu A wydawane jest na okres nie dłuższy niż 3 lata.
Musisz także pamiętać, że niektóre zawody są regulowane. W takich przypadkach uzyskanie zezwolenia na pracę nie jest wystarczające. Pracownik musi spełnić dodatkowe wymogi, które potwierdzą jego kwalifikacje w zawodzie.
Co to jest zezwolenie na pracę typu B?
Zezwolenie na pracę typu B to dokument pozywający na zatrudnienie obcokrajowców:
- na stanowiskach w zarządzie spółek kapitałowych w organizacji,
- w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców,
- jako prowadzących sprawy spółek komandytowych lub komandytowo-akcyjnych w roli komplementariuszy albo prokurentów.
Dodatkowo firma, która chce zatrudnić cudzoziemca w roli komplementariusza lub prokurenta, musi spełnić pewne warunki. Pierwszym warunkiem jest odpowiedni zarobek. Spółka musi osiągać dochód dorównujący rocznej średniej pensji województwa, w którym mieści się siedziba.
Drugim warunkiem jest zatrudnienie na pełen etat co najmniej dwóch Polaków na postawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Ważne by te osoby były zatrudnione w firmie minimum rok.
Jeśli z jakiegoś powodu nie spełniasz tych warunków, np. Twoja firma działa krócej niż rok, powinieneś wykazać, że jesteś w stanie spełnić te warunki w przyszłości.
Musisz więc udowodnić, że masz odpowiednie zasoby finansowe, a działalność, którą prowadzisz, jest wartościowa dla polskiej gospodarki. Pamiętaj, że zezwolenie na pracę typu B jest ważne od 3 do 5 lat.
Krok 3: zbierz stosowne dokumenty i złóż wniosek
Kiedy już wybierzesz, o który typ zezwolenia na zatrudnienie obcokrajowca chcesz się starać, musisz przygotować odpowiednie dokumenty, np. umowę, kopie dokumentów przyszłego pracownika, oświadczenie o niekaralności wnioskodawcy, dowód opłaty za zezwolenie na pracę.
Upewnij się, że posiadasz wszystkie wymagane dokumenty. To bardzo ważne. Jak podaje portal praca.gov.pl, w 2024 roku wojewodowie wydali, aż 11,4 tys. decyzji o odmowie wydania zezwoleń. Następnie złóż wniosek do odpowiedniego dla siedziby firmy wojewody. Wedle nowych przepisów, powinieneś to zrobić drogą elektroniczną.
Kiedy złożysz wniosek, musisz uzbroić się w cierpliwość. Wydanie decyzji może zająć od kilku tygodni do kilku miesięcy. Dlatego sugerowałabym Ci, żebyś zaplanował ten proces. Oczywiście, jeśli masz taką możliwość.
Krok 4: dopilnuj obowiązków po zatrudnieniu
Jeżeli już otrzymałeś zezwolenie, musisz dopilnować swoich pozostałych obowiązków. Po pierwsze, musisz zgłosić swojego pracownika do ZUS-u. Masz na to 7 dni od momentu rozpoczęcia przez niego pracy. Wszystkie składki ubezpieczeniowe powinny być opłacane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Kiedy decydujesz się zatrudnić cudzoziemca na podstawie umowy o pracę, musisz pamiętać, że warunki jego zatrudnienia muszą być zgodne z polskimi przepisami prawa pracy.
To znaczy, że Twoim obowiązkiem jest zapewnienie mu:
- minimalnego wynagrodzenia, które wynika z obowiązującej stawki godzinowej,
- warunków zgodnych z zasadami BHP.
Oprócz tego, jak już wspomniałam, powinieneś monitorować ważność dokumentów, które legalizują pobyt i pracę obcokrajowca.
Zezwolenie na pracę dla cudzoziemca A i B można przedłużyć. Wystarczy, że złożysz stosowny wniosek w odpowiednim urzędzie wojewódzkim. Pamiętaj jednak, że należy to zrobić nie wcześniej niż 90 dni i nie później niż 30 dni przed upływem ważności aktualnego zezwolenia.
Jakie konsekwencje można ponieść za niedopełnienie obowiązków?
Prowadzenie firmy wymaga ogromnej wiedzy, którą należy regularnie aktualizować. Zaniedbanie swoich obowiązków i naruszenie aktualnych przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców może mieć poważne konsekwencje. Kary pieniężne w tym przypadku mogą wynosić od 3 000 do 50 000 za każdego nielegalnie pracującego obcokrajowca.
Aby uniknąć niepotrzebnych problemów, na bieżąco doszkalaj siebie oraz swoich pracowników. Pomogą Ci w tym kursy organizowane przez Krajowe Centrum Edukacyjne! Grzywny to jednak nie wszystko.
Katarzyna Grzybowska-Jagódka — adwokatka z wieloletnim stażem i ceniona ekspertka specjalizująca się w prawie pracy — mówi jeszcze o innych konsekwencjach:
“[…] pracodawcy łamiący przepisy mogą również zostać objęci dodatkowymi sankcjami, takimi jak zakaz korzystania z programów wsparcia finansowego z funduszy publicznych czy wykluczenie z możliwości uczestniczenia w przetargach publicznych przez określony czas.”
Jak legalnie zatrudnić cudzoziemca? – FAQ
W tej sekcji odpowiem na 5 najczęściej zadawanych pytań, związanych z legalnym zatrudnianiem cudzoziemca.
1. Ile kosztuje zezwolenie na pracę dla cudzoziemca?
To zależy od typu zezwolenia. Według rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 roku powinieneś liczyć się z kosztem do 30 zł do 200 zł.
Musisz jednak wziąć pod uwagę, że może zajść potrzeba opłacenia tłumaczenia jakichś dokumentów. Wtedy poniesione przez Ciebie koszty będą wyższe.
2. Co się stanie, jeśli zatrudnię cudzoziemca bez zezwolenia?
Jak już wspomniałam, za każdego nielegalnie pracującego obcokrajowca możesz dostać dotkliwą karę pieniężną. Oprócz tej kary możesz zostać również wykluczony z programów wsparcia finansowego lub udziału w przetargach publicznych.
3. Czy obywatel Czech potrzebuje zezwolenia na pracę w Polsce?
Czechy są członkiem UE i EOG, a więc obywatel tego kraju nie potrzebuje zezwolenia na pracę w Polsce.
4. Chcę zatrudnić cudzoziemca na stanowisku nauczyciela języka obcego. Co dodatkowo muszę sprawdzić?
Nauczyciel jest zawodem regulowanym, a więc samo zezwolenie na pracę nie wystarczy. Twój kandydat na to stanowisko musi uzyskać także uznanie kwalifikacji.
5. Czy cudzoziemiec może pracować zdalnie z Polski dla mojej firmy?
To zależy od typu zezwolenia, które uzyskałeś i charakteru wykonywanej przez obcokrajowca pracy. Jeśli masz zezwolenie typu A, to pracownik może wykonywać swoje obowiązki w trybie zdalnym.
Pamiętaj jednak, że zezwolenie jest wydawane dla konkretnego stanowiska. Jeśli więc przejście na tryb zdalny oznacza zmianę stanowiska, może zajść potrzeba uzyskania nowego zezwolenia.
Legalne zatrudnienie cudzoziemca — podsumowanie
To jak będzie przebiegało zatrudnianie cudzoziemców, zależy m.in. od ich narodowości. Jeśli pochodzą oni z kraju wchodzącego w skład UE lub EOG, sprawa jest mniej skomplikowana.
Jako pracodawca musisz zwrócić uwagę na:
- legalność pobytu potencjalnego pracownika,
- potrzebę uzyskania zezwoleń,
- typ zezwolenia, którego potrzebujesz.
Pamiętaj, że na samym zatrudnieniu się nie kończy.
Trzeba jeszcze dopilnować innych formalności, np.
- zgłoszenia pracownika do ZUS-u w odpowiednim terminie,
- zapoznania pracownika z zasadami BHP,
- kontrolowania ważności jego dokumentów.
Dodatkowo ważną kwestią jest także zadbanie o odnalezienie się pracownika w nowym środowisku i jego integrację z zespołem. Kompetencje, pozwalające Ci skutecznie zarządzać zespołem międzynarodowym, zdobędziesz na naszych praktycznych szkoleniach dla firm z pełnym dostępem online!
Polecam Ci także przeczytać jeden z niedawno zamieszczonych wpisów, w którym znajdziesz aż 15 technik, które będą wspierać Twoje umiejętności pracy w zespole.
