76% pracowników doświadcza wypalenia zawodowego, a głównym czynnikiem jest nadmierne obciążenie pracą – pokazują badania Gallupa.
Kiedy do zrobienia jest kilkanaście zadań z pracy, a do tego dochodzą domowe obowiązki, łatwo o chaos.
W tym artykule opisałem aplikacje do planowania zadań, które sprawdziłem i, które pomogą Ci uporządkować priorytety, a co więcej odzyskać kontrolę nad swoim czasem.
Dlaczego warto korzystać z aplikacji do planowania zadań?
Aplikacje do planowania zadań między innymi:
- eliminują ryzyko zapominania o ważnych obowiązkach,
- synchronizują Twoją pracę między wszystkimi urządzeniami,
- pomagają zarządzać chaosem w zadaniach,
- dostarczają danych o Twojej produktywności.
Prawda jest taka, że tradycyjny notatnik i karteczki samoprzylepne, choć mają swój urok, nie nadążają za tempem cyfrowego życia. Moim zdaniem nadają się do prostszych zadań, ale nie przypomną Ci o spotkaniu na czas, nie pozwolą na szybkie przeniesienie zadania na jutro.
Odkąd zacząłem korzystać z aplikacji do planowania dnia w końcu zobaczyłem ile zadań naprawdę realizuję, a ile mi ucieka. Do tego zacząłem skutecznie zarządzać organizacją czasu pracy.
Jakie jest TOP 10 najlepszych aplikacji do planowania zadań?
Na podstawie analizy funkcjonalności, opinii użytkowników i testów praktycznych, wybrałem aplikacje do planowania dnia, które najlepiej odpowiedzą na szerokie potrzeby. Niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem projektu czy studentem – znajdziesz coś dla siebie.
Mam nadzieję, że dzięki temu będziesz bardziej zadowolony z pracy, a jak pokazują statystyki Gallupa, 28% osób twierdzi, że jest wypalonych bardzo często lub zawsze w swojej pracy (również przez brak dobrego rozplanowania obowiązków).
1. Todoist – najlepsza aplikacja do planowania dla fanów prostoty
To mój wybór numer 1, kiedy potrzebuję zaplanować konkrety dzięki możliwości stosowania filtrów, tagów, podzadań czy priorytetów. Todoist możesz mieć w dwóch wersjach – darmowej i płatnej (od 14,50 zł za plan pro czy 25 zł za plan business). Już darmowa wersja jest wystarczająca do codziennego planowania zadań.
Z kolei Todoist w wersji Pro odblokowuje widok kalendarza i Kanban. Idealnie wspiera też komunikację przy projekcie, kiedy chcesz przekazać zadanie komuś z zespołu.
Dlaczego warto wybrać Todoist:
- możesz szybko dodawać zadania,
- ma mnóstwo różnych oznaczeń,
- jest szeroko dostępna (iOS, Android, Windows, Mac, przeglądarki).
2. Notion – idealny do personalizacji
Notion porównałabym bardziej do warsztatu, w którym możesz stworzyć własny system organizacji życia i pracy. Moim zdaniem ta aplikacja idealnie pasuje do osób, które potrzebują łączyć notatki, planowanie projektów, zarządzanie bazą wiedzy i listą zadań w jednym miejscu.
Kluczowe cechy Notion:
- możliwość korzystania z baz danych (tabele, listy, galerie, kalendarze, kanban),
- szeroka dostępność (iOS, Android, Windows, Mac, Web),
- dwie wersja – darmowa i płatna (od ok. 40 zł za plan plus, czy ok. 80 zł za plan business) – dodatkowo nielimitowani goście i zaawansowane uprawnienia dla zespołów),
- elastyczność i możliwość łączenia zadań z dokumentami
3. Trello – idealna aplikacja do wizualnego planowania
Trello jest bardzo przyjemną aplikacją, jeśli jesteś wzrokowcem i lubisz układać zadania naturalnie w proces “do zrobienia”, “w trakcie” i “zrobione”. Polecam to narzędzie do wizualnej współpracy i efektywnej współpracy w projekcie.
Oczywiście posiada wersję darmową oraz płatne (od ok. 18 zł za plan standard do 36 zł za premium), które sprawdzają się, jeśli potrzebujesz nieograniczonej liczby tablic i konkretnych automatyzacji.
Jak jej użyć? Np. kiedy planujesz kampanię marketingową z podziałem na etapy: “pomysł”, “tworzenie grafiki”, “korekta tekstu”, “publikacja” i potrzebujesz podzielić swoją pracę pomiędzy konkretne kolumny, żeby łatwiej było pracować nad kampanią w zespole.
4. Asana – zarządzanie złożonymi projektami
Asana to narzędzie, które może pomóc szczególnie jeśli prowadzisz projekt zespołowy i musisz skoordynować 15 zadań między 5 osobami.
W tym miejscu podrzucam Ci wpis Anny Papiernik, ekspertki od Asany w biznesie, która dokładnie opisuje sposoby korzystania z tej aplikacji. Posiada m.in. funkcję delegowania i widok osi czasu. Dodatkowo możesz przypisywać linki czy używać kalendarza.
Jak używać Asany? Załóżmy, że rozpoczynasz nowy 3-miesięczny projekt. Dzięki Asanie przypiszesz konkretne etapy pracy różnym członkom zespołu i upewnisz się, że żadne zadanie nie zostanie pominięte i terminy są przestrzegane.
Dostępność również jest na iOS, Android czy w przeglądarce. Możesz również korzystać darmowo, czy w wersji płatnej (od ok. 46 zł za plan starter po ok. 106 zł za plan advanced).
5. Google Tasks – idealne dla integracji z e-mailem
Google Tasks to świetna darmowa aplikacja (dostępna na iOS, Android i w przeglądarkach) do planowania zadań dla osób, które potrzebują prostoty i głębokiej integracji z kalendarzem Google.
Co potwierdza ekspert Maciej Sasin, wieloletni właściciel Akademii Rozwoju Kompetencji:
“Wszystkie ważne wydarzenia powinny mieć swoje odzwierciedlenie w kalendarzu, najlepiej elektronicznym, na podstawie którego powinniśmy zaplanować dzień pracy”
Jak Google Task działa w praktyce? Na przykład podczas czytania ważnego e-maila w Gmailu, orientujesz się, że musisz wykonać powiązaną z nim czynność, ale nie chcesz tego robić od razu, możesz otworzyć maila i bezpośrednio przeciągnąć go do panelu Google Tasks.
6. Microsoft To Do – aplikacja dla osób korzystających z pakietu Office
Jak już wspomniałem, jeśli korzystasz z pakietu Office, to ta darmowa aplikacja do planowania dnia jest naturalnym wyborem, ponieważ doskonale synchronizuje się z Outlookiem i Windows.
Jej dostępność również jest na iOS, Android, Windows, Mac, web. Aplikacja ta może być idealnym wsparciem w trakcie dnia, tak jak wiedza z naszej platformy szkoleń online, dzięki której nauczysz się profesjonalnych technik zarządzania.
7. Habit Tracker – aplikacja do kształtowania nawyków
Choć nie jest to stricte aplikacja do planowania zadań, muszę ją opisać, ponieważ produktywność zaczyna się od nawyków. Przykład użycia: chcesz wdrożyć nawyk czytania 30 minut dziennie i picia 2 litrów wody, aby poprawić rozwój umiejętności miękkich i fizyczną energię.
Jak to zrobić: w aplikacji dodajesz nowy nawyk: “czytanie” (codziennie) i “picie wody” (4 razy dziennie). Aplikacja będzie Ci wysyłać powiadomienia i utrzymywać tzw. “łańcuch” (streak). Celem jest nieprzerwanie tego łańcucha.
Darmowa wersja umożliwia śledzenie kilku nawyków, a wersja premium odblokowuje np. nielimitowaną liczbę nawyków, czy statystyki.
8. Productive – proste zarządzanie czasem i zadaniami
Ta apka jest moim najbardziej przyjemna wizualnie. Dostępna jest ograniczona wersja darmowa oraz wersja premium.
Dzięki niej oprócz planowania swojego dnia, możesz:
- tworzyć dobre nawyki,
- osiągać swoje cele,
- podejmować globalne wyzwania (większa motywacja),
- otrzymywać powiadomienia,
- ustawiać pomocne widżety,
- śledzić swój postęp.
9. TickTick – najlepsza do łączenia produktywności z technikami zarządzania czasem
TickTick jest ulubieńcem tych, którzy nie chcą mieć oddzielnych aplikacji do zadań i skupienia oraz, którzy poruszają się zarówno po telefonie, jak i komputerze.
Jeśli potrzebujesz głębokiej koncentracji z techniką Pomodoro, TickTick pomoże Ci z wbudowanym timerem, który doskonale integruje się z Twoimi zadaniami. Oczywiście masz do wyboru wersję darmową oraz premium za ok. 15 zł na miesiąc.
10. ChatGPT – idealny asystent do zadań w dobie AI
Choć ChatGPT nie jest typową aplikacją do planowania zadań, to w Twoim cyfrowym warsztacie możesz wykorzystać go jako osobistego asystenta. Sztuczna inteligencja od dłuższego czasu pomaga mi w organizacji i realizacji.
Sposoby wykorzystania ChataGPT, jako aplikacji do planowania dnia:
- możesz prosić go do wygenerowania listy zadań z podziałem na priorytety,
- posortujesz nim najważniejsze informacje ze spotkań,
- możesz wykorzystać go do tworzenia szablonów pracy tygodniowej,
- pomoże Ci w tworzeniu maili czy briefów.
Możesz z niego korzystać w wersji darmowej, jednak do zaawansowanego użytku polecam wersję płatną, Plus, która kosztuje ok. 100 zł za miesiąc.
Czym wyróżniają się najskuteczniejsze aplikacje do planowania dnia?
Czy wiesz, że organizacje marnują prawie 12% swoich zasobów z powodu nieefektywnego zarządzania zadaniami? Tak podają badania Pulse of the Profession. Dlatego dzięki tym aplikacjom możesz już dziś zacząć nadążać nad pracą!
| Aplikacja do planowania zadań | Co robi? | Czym się wyróżnia? | Cena (miesięczna, szacunkowa) |
| Todoist | Zarządzanie zadaniami, projektami i podzadaniami z datami, priorytetami i etykietami. | Naturalny język (np. „Odpisać na maila jutro rano”), prosta priorytetyzacja. | Za darmo, plan płatny od 14,50 zł |
| Notion | Wszechstronny workspace: notatki, bazy danych, zarządzanie projektami i listy zadań. | Maksymalna elastyczność, widoki baz danych (Kanban, tabela, kalendarz). | Za darmo, plan płatny od 40 zł |
| Trello | Wizualne zarządzanie projektami i zadaniami, oparte na systemie tablic, list i kart. | Interfejs tablicowy typu Kanban, łatwość obsługi, dobra wizualizacja postępu, liczne integracje. | Za darmo, plan płatny od 18 zł |
| Asana | Zaawansowane zarządzanie projektami, zadaniami, celami i portfelem projektów. | Widok osi czasu, śledzenie celów, rozbudowane funkcje raportowania. | Za darmo, plan płatny od 46 zł |
| Google Tasks | Proste listy zadań, przypomnienia i integracja z ekosystemem Google. | Płynna integracja z Gmail-em i Kalendarzem Google, możliwość tworzenia zadań z e-maili. | Za darmo |
| Microsoft To Do | Listy zadań i zarządzanie obowiązkami. | Integracja z Outlookiem i Microsoft 365, inteligentne sugestie. | Za darmo |
| TickTick | Lista zadań i zarządzanie czasem. | Wbudowany timer Pomodoro, śledzenie nawyków oraz funkcje białego szumu dla skupienia. | Za darmo, plan płatny od 15 zł |
| Productive | Śledzenie nawyków i budowanie rutyny. | Skupienie na nawykach, tworzenie ciągów i wyzwań, motywujący interfejs. | Za darmo, plan płatny od 60 zł |
| ChatGPT | Generowanie tekstu, podsumowań, tworzenie list zadań, planów i e-maili. | Asystent AI do szybkiego przetwarzania informacji i automatyzacji zadań. | Za darmo, plan płatny od 100 zł |
Jak znaleźć idealną aplikację do planowania dnia? Najważniejsze wnioski
Pamiętaj, najlepsza aplikacja to ta, której faktycznie będziesz konsekwentnie używać.
Podrzucam Ci również kluczowe wnioski z tego wpisu:
- wybór aplikacji zależy od Twoich indywidualnych potrzeb, stylu pracy i budżetu,
- warto najpierw wypróbować darmowe wersje, a dopiero później sięgać po płatne opcje,
- kluczem jest konsekwencja,
- integracja z kalendarzem, e-mailem i innymi narzędziami pracy znacząco zwiększa produktywność,
- najlepsze aplikacje łączą prostotę obsługi (szybkie dodawanie zadań) z zaawansowanymi funkcjami (np. Kanban, filtry).
Sprawdź nasze profesjonalne szkolenie z zarządzania czasem, które nauczy Cię sprawdzonych metod produktywności, priorytetyzacji i organizacji pracy. A jeśli chcesz jeszcze pogłębić swoją wiedzę przeczytaj również nasz artykuł o metodzie wyznaczania celów SMART.
