Cold Mailing: Jak Pisać Skuteczne Emaile i Czego Unikać

Według artykułu salesmate, średni wskaźnik odpowiedzi na cold maile waha się zazwyczaj od 1% do 5%, ale może być wyższy lub niższy w zależności od wielu czynników

Mailing i cold mailing to pojęcia stricte związane z marketingiem internetowym. Pomagają w utrzymywaniu i pozyskiwaniu klientów dla swojej firmy.

Czytając ten artykuł uzyskasz wiedzę na temat praktycznego zastosowania obu tych praktyk.

Co to jest mailing i cold mailing? Definicja i zastosowanie

Dowiedz się jak tworzyć treści zależnie od twojego odbiorcy i utrzymać jego uwagę za pomocą konkretnych technik i metod.

Mailing – co to i jak działa?

Mailingiem można nazwać ogół działań dotyczących e-mail marketingu. Ma jedną wyróżniającą cechę – nie jest nastawiony na budowanie relacji z klientem, a jednorazowo zachęca do podjęcia jakiegoś działania przez odbiorcę.

Charakterystyka mailingu:

• jednorazowa forma,
• można go wysłać na masową skalę,
• ma jasno określony cel,
• można go łatwo zautomatyzować,
• ma nieograniczony zasięg,
• pozwala na dokonanie szczegółowej analizy danych liczbowych odnośnie do podjętych akcji przez odbiorców.

Podsumowując, mailing sam w sobie nie ma za cel zbudowania relacji z klientem, a dostarczenie mu konkretnej oferty, zachęcając do kliknięcia w nią, a tym samym podjęcia akcji.

“Maile są skuteczniejsze w pozyskiwaniu klientów niż media społecznościowe”.

Omawia wyniki badań Christopher Benitez.

Cold mailing – skąd nazwa?

W odróżnieniu od samego mailingu, ta forma jest już bardziej spersonalizowana. Odbiorca cold maila to osoba, która nie miała wcześniej żadnego kontaktu z firmą czy jej produktem, więc nie ma do niej zaufania. Mówiąc skrótowo relacja adresata z konsumentem jest chłodna.

Cold email został stworzony po to, aby przełamać pierwsze lody i skutecznie zachęcić do utrzymania kontaktu.

Charakterystyka cold marketingu:

• spersonalizowane podejście,
• wezwanie do działania (CTA),
• inicjowanie i budowanie relacji z klientami,
• skupienie na zainteresowaniu odbiorców,
• tworzenie treści tak, aby uniknąć trafienia do spamu.

Jak pisać maile, które przynoszą efekty?

Pisanie maili, choć początkowo może wydawać się trudne, można łatwo uschematyzować. Ważne jest głównie to, aby być świadomym tego, do kogo jest kierowany i co chcemy w nim zawrzeć.

Pierwszy mail do potencjalnego klienta – od czego zacząć?

Email jak się pisze? Pierwszy mail jest najważniejszy. To dzięki niemu możemy przykuć uwagę odbiorcy, przyciągnąć go ciekawą ofertą i zapoczątkować rozwój dalszej relacji. Istnieje kilka niezbędnych elementów, które ułatwią Ci tę pracę.

Jak zacząć maila do firmy? Profesjonalny temat wiadomości

Już na samym początku musisz zadbać o tytuł wiadomości. To on przyciągnie uwagę twojego odbiorcy w pierwszych kilku sekundach.

Temat cold maila powinien być:

• rzeczowy
• w miarę możliwości krótki
• zachęcający do otwarcia wiadomości

Popatrz na te dwa przykłady:

1. Temat: Możliwość nawiązania wzajemnie korzystnej współpracy, która dzięki zastosowaniu naszych zaawansowanych rozwiązań w obszarze optymalizacji procesów sprzedażowych.
2. Temat: Propozycja współpracy, która zwiększy Twoją sprzedaż o 20%.

W który klikniesz? W pierwszy, który dla pełnego zrozumienia musisz przeczytać dwukrotnie czy drugi, napisany jasno językiem korzyści?

Personalizacja treści

“Pojedynczy użytkownik skrzynki wysyła i odbiera rocznie 2524 wiadomości. Daje to wynik prawie 50 e-maili tygodniowo i około 7 dziennie”.

Tak wynika z badania przeprowadzonego przez Home.pl.

Z racji tego, że codziennie na swoje skrzynki mailowe dostajemy mnóstwo reklam, ofert czy newsletterów, trudno jest odróżnić przydatność danych wiadomości.  Dlatego, aby zbudować relację z potencjalnym klientem należy skierować swoje słowa bezpośrednio do niego, a nie do bliżej nieokreślonej grupy. Jak to zrobić?

Po pierwsze używać formy imiennej, np. “Pani Magdaleno” czy “Panie Pawle”, aby podkreślić istotę kontaktu właśnie z tą konkretnie osobą. Kolejno, warto użyć wyrażeń, które budują indywidualne odniesienia do danej osoby. Oczywiście wszystko zależy od rodzaju klienta.

Tak więc można użyć sformułowania typu “Z zainteresowaniem śledzę rozwój Twojej firmy w mediach społecznościowych”. To pokazuje, że doceniasz odbiorcę i chcesz dowiedzieć się o nim więcej. Dodatkowo podkreślisz tym samym profesjonalne podejście do sprawy.

Ton wiadomości

Ton wiadomości należy dopasować do odbiorcy. Inaczej pisze się maile do pojedynczych jednostek, a inaczej do dużych korporacji.

Jeśli zależy Ci na dotarciu do mniejszych firm, możesz pozwolić sobie na luźny styl, pokazujący twoją bezpośredniość i chęć nawiązania bardziej przyjacielskich relacji. Z kolei pisząc maila do giganta w swojej dziedzinie warto wybrać bardziej formalny charakter pisma.

W obu przypadkach nie należy być nachalnym i nie używać sprzedażowego języka. Na to przyjdzie pora w późniejszym etapie. Na samym początku należy skupić się na korzyściach dla wybranego klienta.

Jak napisać cold e-mail? Przykładowe e-maile

Znajdziesz tu konkretne przykłady e-maila oficjalnego oraz biznesowego. Zanim jednak przejdziesz do ich analizy, pod spodem wypisaliśmy najważniejsze komponenty, abyś mógł wykorzystać przedstawiony schemat do dalszej pracy.

A jeśli jest to początek twojej przygody z budowaniem sieci kontaktów, zachęcamy do sprawdzenia naszego kursu z marketingu internetowego.

E-mail wzór – przykład skutecznego cold maila

Pisząc maila do klienta, musisz pamiętać o kilku podstawach. Na samym początku warto zastanowić się co chcemy przekazać odbiorcy, a co uzyskać dla siebie czy firmy.

Jak to zrobić? Zapisz przejrzysty temat wiadomości. Ma być on krótki, ale musi zawierać określony cel. Kolejno zastanów się jakiego zwrotu grzecznościowego użyć. Najlepiej spersonalizować wiadomość pisząc bezpośrednio do wybranej osoby.

Następnie, istotna jest struktura e-maila. Jeśli chcesz, aby potencjalny klient nie zgubił się w ciągu znaków, warto stosować akapity wprowadzające konkretne informacje.

Na przykład w pierwszym możesz się przedstawić i objaśnić cel. W drugim opisać swoją ofertę oraz korzyści z niej płynące. W ostatnim zastosować wezwanie do działania, czyli zachętę do dalszego kontaktu.

Na samym końcu, podaj najważniejsze informacje o sobie i swojej firmie. Polecamy stworzyć specjalną stopkę (czyli blok automatycznie dołączany na końcu maila) z Twoim imieniem, nazwiskiem, stanowiskiem w firmie oraz numerem telefonu). To zdecydowanie podkreśli twój profesjonalizm, a klient będzie miał wszelkie dane do kontaktu w przyszłości. A jeśli chcesz więcej dowiedzieć się o nowoczesnym e-mail marketingu, sprawdź książkę.

E-mail oficjalny

Poniżej znajdziesz przykład maila oficjalnego, pisanego do wydawnictwa, z prośbą o nawiązanie współpracy barterowej.

Temat: Propozycja współpracy barterowej – Anna Przybylska
Treść:
Szanowni Państwo,
Nazywam się Anna Przybylska i reprezentuję portal XYZ, w którym zajmuję się pisaniem recenzji książek oraz kanałami w mediach społecznościowych. Zauważyłam, że Wasze wydawnictwo w tym miesiącu ma kilka niezwykle interesujących nowości, dlatego zwracam się z zapytaniem o możliwość współpracy nad ich promocją.
Z mojej strony zapewniam rzetelną recenzję na bloga marki oraz materiał wideo na nasze media społecznościowe.
Będę wdzięczna za przesłanie propozycji książkowych, które chcieliby Państwo szerzej wypromować. Jeśli potrzebne są z mojej strony dodatkowe dane lub próbki tekstów, proszę o informacje.
Z poważaniem,
Anna Przybylska
Recenzentka portalu XYZ
[mail służbowy]
[numer telefonu]

Elementy, które wpływają na profesjonalizm maila:

• jasno określony temat wiadomości,
• uniwersalny i zarazem formalny zwrot grzecznościowy,
• struktura z podziałem na: przedstawienie się, wyraźne sformułowanie prośby oraz propozycja dalszego działania,
• podpis zawierający pełne dane kontaktowe (tak zwana stopka),
• uprzejmy i neutralny ton.

E-mail biznesowy

Jeśli zastanawiasz się jak napisać maila z ofertą współpracy, mamy dla Ciebie konkretny znajdziesz wzór.
Poniżej przeczytasz przykładowy e-mail biznesowy dotyczący propozycji współpracy ze strony mniejszej firmy specjalizującej się w branży IT.

Temat: Propozycja współpracy – nowoczesne rozwiązania dla branży IT.
Treść:
Szanowny Panie Pawle,
Nazywam się Mariusz Kędzielewski i reprezentuję firmę XYZ, która specjalizuje się w nowoczesnych rozwiązaniach technologicznych dla firm z sektora IT. Z zainteresowaniem śledzę rozwój Państwa przedsiębiorstwa, szczególnie w obszarze automatyzacji procesów.
Chciałabym zaproponować współpracę, aby wesprzeć Państwa działania w zakresie zwiększenia efektywności [określona działalność]. Przykładowo, użycie naszego narzędzia [nazwa produktu lub usługi] pozwoliło firmom takim jak [przykłady firm] zwiększyć skuteczność operacyjną o 35% w ciągu 5 miesięcy.
Jeśli jest Pan zainteresowany, proponuję wstępną rozmowę w przyszłym tygodniu, w dowolnym dla Pana terminie. Proszę o informację zwrotną.
Pozdrawiam serdecznie,
Mariusz Kędzielewski
[stanowisko w firmie]
[nazwa firmy]
[mail służbowy]
[numer telefonu]

Elementy, które należy zawrzeć, aby stworzyć e-mail biznesowy:

• jasno określony cel (np. pełne przedstawienie propozycji współpracy)
• używanie języka korzyści
• zastosowanie mechaniki CTA – zaproszenie do rozmowy i ustalenia jej terminu
• bezpośrednia, imienna forma zwrotu do odbiorcy
• przejrzysta struktura
• neutralny ton
• charakter biznesowy – nastawienie na budowanie relacji handlowej oraz realizację wspólnych założeń
• położenie nacisku na możliwości wspólnego rozwoju

Czego unikać w cold mailingu?

Jako że cold mailing stosujemy, aby przyciągnąć i zainteresować potencjalnych klientów istnieje szereg błędów, które mogą się w niego wkraść. Poniżej znajdziesz wskazówki, jak ich uniknąć.

Najczęstsze błędy w mailach biznesowych

Można ich popełnić kilka, jednak doradzimy, jak je wyeliminować.

Brak osobistego charakteru

Na pierwszy ogień idzie brak personalizacji. Czy chciałbyś, aby ktoś pisząc maila z ofertą do Ciebie użył formy wieloosobowej lub przedawnionych danych? Raczej nie.

Przed napisaniem maila, należy sprawdzić dane potencjalnego klienta. Wystarczy zapisać jego imię i nazwisko oraz stanowisko w firmie. Kolejnym krokiem będzie odmiana imion przez przypadki.

Obecnie mamy niemal nieograniczoną ilość źródeł (na przykład stronę freshmail.pl), z których możemy korzystać, aby zautomatyzować ten proces, jednak warto poświęcić więcej czasu i upewnić się czy forma jest odpowiednia.

Niejasny cel

“Pisząc służbowy mail, nie zasypujmy się wielosłowiem. Szanujmy czas współpracowników”.

Radzi Mateusz Adamczyk, polonista, popularyzator wiedzy o języku, współautor „Słownika neologizmów polskich”.

Brak klarownego celu, to kolejna pułapka, w którą można wpaść nie mając dużego doświadczenia. Jak temu zaradzić?
Pisząc mail z ofertą, należy zwięźle opisać swoją propozycję. Co proponujemy, dlaczego, jakie korzyści przyniesie to naszemu odbiorcy. Do tego dopisujemy jasne CTA, czyli wspomniane wyżej wezwanie do działania, w celu np. ustalenia terminu rozmowy i gotowe!

Nachalność

Jak zrazić potencjalnego klienta? Bardzo prosto, wystarczy pisać zawiłe maile z nastawieniem na swoje korzyści i kilkukrotnie przekonując o słuszności naszej oferty.

Pisząc maila pamiętaj o tym, że chcesz przede wszystkim wywrzeć profesjonalne oraz niezobowiązujące wrażenie. Dasz tym samym przestrzeń klientowi do namysłu, a sobie większe szanse na pozytywną odpowiedź.

Czy można wysyłać maile z ofertą do firm?

Od 2016 roku obowiązuje nas Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.
Do dnia dzisiejszego wywołuje ono sporo kontrowersji i zamieszania, szczególnie u przedsiębiorców. Jak to wygląda w komunikacji drogą mailową?

Aspekty prawne cold mailingu – RODO a wysyłanie maili

RODO ma chronić dane osobowe. Dlatego możesz zabezpieczyć się i jeśli wysyłasz maila pierwszy raz dodać klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych.

Przykładowo może ona brzmieć tak:

“Informujemy, że Pani dane kontaktowe zostały pozyskane ze źródeł publicznych, a konkretnie ze strony internetowej Pańskiej firmy i są przetwarzane wyłącznie w celu przedstawienia naszej oferty współpracy. W każdej chwili może Pani zażądać usunięcia danych, odpowiadając na tę wiadomość”.

Ważna w tej wiadomości jest intencja adresata oraz zapewnienie możliwości rezygnacji odbiorcy z przetwarzania jego danych. Odpowiadając na pytanie, można wysyłać maile z ofertą do firm, jednak należy to robić uważnie.

Tym bardziej, że możesz natrafić na osoby, których mail nie jest w żaden sposób powiązany z ich osobą np. “baletnica_w_kapturze@wp.pl”, ale i takie, które wypisują o sobie wszelkie dane np. “Ania.Kowalska1990@wp.pl”, która posługuje się tym mailem do załatwiania wszystkich swoich spraw, a więc podlega pełnej ochronie RODO. Ta sama zasada tyczy się również Ciebie. Ustawę o RODO przeczytasz online.

Najlepiej używać adresów ogólnych takich jak np. kontakt@firma.pl. Jak to mówią, przezorny zawsze ubezpieczony.

Jak zrobić mailing krok po kroku?

Znajdziesz tutaj konkretne informacje, które pomogą ci budować swoją strategię mailową, oraz zachować profesjonalizm.

Przygotowanie bazy klientów

Ten krok zapewni Ci porządek w kontaktach oraz stały dostęp do bazy klientów np. platforma do e-mail, aby efektywnie rozwijać swoją firmę. Najważniejsze jest to, abyś pamiętał o zgodności z przepisami.

Chodzi tu o wspomniane wyżej RODO czy korzystanie z legalnych i publicznych źródeł w celu zebrania potrzebnych informacji na temat klientów. Ważne jest również, aby w miarę możliwości wybierać dane związane wyłącznie z działalnością firmy, a nie prywatne maile.

Personalizacja i segmentacja w cold marketingu

Ten krok służy dostosowaniu treści maila do różnej grupy odbiorców. Warto przygotować sobie wzory maili, bazując na informacjach i szablonach, które podaliśmy wyżej. To pozwoli na szybki wybór odpowiedniej formy oraz treści.

Jak już wiesz, cold mailing będzie najskuteczniejszy właśnie wtedy, kiedy jego odbiorca poczuje, że wiadomość jest skierowana właśnie do niego. Pamiętaj o używaniu jego imienia, wskazywaniu korzyści jakie może zdobyć oraz tego, dlaczego i jego usługi są dla Ciebie wyjątkowe.

Optymalizacja i analiza wyników mailingu

Mimo, że jest to ostatni krok, nie powinieneś o nim zapominać. Monitorowanie skuteczności Twoich działań jest niezwykle istotne, w celu optymalizacji kampanii na przyszłość.

Zastosuj odpowiednie narzędzia, aby śledzić, ile osób otwarło, kliknęło czy odpowiedziało na twoją wiadomość. Takie opcje są najczęściej płatne, ale znajdziesz również darmowe strony, które także pomagają w szerzeniu grona odbiorców.

Jeśli mowa o optymalizacji, to zwróć uwagę na tak zwane wskaźniki sukcesu:

• Ile osób otwarło Twój e-mail;
• Ile osób odpowiedziało na Twój e-mail;
• Ilu odbiorców podjęło konkretne działanie.

Sprawdzając te dane dowiesz się między innymi, jakie tematy wiadomości są najczęściej otwierane, w jakie dni i godziny warto wysyłać maile.

A jeśli interesujesz się tym tematem w bardziej zaawansowanym stopniu, polecamy przejrzeć kursy i szkolenia online, wśród których znajdziesz również te dotyczące marketingu, pozycjonowania stron czy sprzedaży.

Skuteczny cold mailing – podsumowanie

Podsumowując, zebrałeś już kluczowe informacje na temat tego czym jest mailing oraz cold mailing. Jak napisać maile zależnie od odbiorcy i komunikatu jaki chcesz przekazać. Rozumiesz jak działa Rodo a mailing, a także wiesz co należy zrobić, aby nieustannie rozwijać swoje zasięgi.

Mamy nadzieję, że dzięki temu artykułowi znajdziesz odpowiednią strategię dla siebie. A jeśli interesują Cię tematy z zakresu szeroko pojętego marketingu zachęcamy do przeczytania naszego bloga. Znajdziesz na nim esencjonalny wpis o skutecznym networkingu, w którym dowiesz się jak budować sieć kontaktów, w celu rozwoju swojej kariery. Jeśli chcesz podnieść swoje umiejętności komunikacyjne i sprzedażowe na jeszcze wyższy poziom, sprawdź nasze profesjonalne szkolenie sprzedażowe, które pomoże Ci znacząco zwiększyć skuteczność Twoich kampanii mailingowych.