Przejdź do treści 
W świetle aktualnych badań opublikowanych przez PARP, aż 74% pracodawców zgłasza trudności ze znalezieniem pracowników o odpowiednich kwalifikacjach.
W obliczu takich danych można stwierdzić, że inwestowanie w doskonalenie kadry stało się koniecznością.
Poznaj odpowiedzi na najbardziej nurtujące pytania w temacie dofinansowań na szkolenia dla firm i pomóż swoim pracownikom zdobyć najlepsze umiejętności.
Co należy wiedzieć o dofinansowaniach na szkolenia dla firm? — 14 pytań
Dotacje i dofinansowania na szkolenia dla firm to coś, o co warto się postarać. W zależności od warunków programu można otrzymać nawet 80%-100% zwrotu środków.
Regularne zdobywanie dodatkowych pieniędzy, które można przeznaczyć na doskonalenie pracowników, wydaje się szczególnie istotne w świetle aktualnych danych. Z raportu “Rynek pracy, edukacja, kompetencje. Aktualne trendy i wyniki badań (styczeń 2025)” przeprowadzonego przez PARP wynika, że aż 74% pracodawców na całym świecie nie może znaleźć pracowników o satysfakcjonującym poziomie kompetencji. To najwyższy wynik od 17 lat.
Dla wielu firm proces składania wniosków i oczekiwanie na decyzję o przyznaniu środków może być stresujące. Dlatego też wychodząc naprzeciw oczekiwaniom czytelników, odpowiem na 14 pytań na temat uzyskiwania dofinansowań na szkolenia dla firm!
1. Co, jeśli mój wniosek zostanie odrzucony?
Na początek radziłbym Ci zapoznać się z treścią odmowy. Jeśli nie został w niej uwzględniony powód odrzucenia wniosku, dobrym pomysłem będzie poproszenie o pisemne uzasadnienie decyzji.
Kiedy Twoim zdaniem sprawa została niewłaściwie rozpatrzona, a odmowa jest wynikiem, np. błędu urzędnika, możesz złożyć odwołanie. Zwykle masz na to 14 dni od otrzymania decyzji.
Co zrobić, jeśli wniosek został odrzucony z mojej winy?
Natomiast jeśli decyzja wynika z Twojego niedopatrzenia, np. niedostarczenia odpowiednich załączników, możesz (o ile to możliwe) aplikować w następnym naborze.
Rozważ także aplikację do innego programu. Czasami ta opcja wymaga mniej zachodu z poprawianiem poprzednich niedociągnięć.
Ważne jest, żebyś się nie poddawał. Nawet jeśli Twoje przeoczenia sprawiły, że wniosek spotkał się z odmową, potraktuj to jako cenną lekcję na przyszłość.
2. Jak udokumentować ROI ze szkolenia dla firm w księgowości?
W tym celu porównaj zmiany sprzed szkolenia i po nim dotyczące:
- przychodów firmy,
- czasu niezbędnego do wykonywania zadań, w zakresie których doskonalili się pracownicy,
- liczbę reklamacji lub poprawek.
Do tej listy możesz jeszcze dodać porównanie kosztów rekrutacji nowego pracownika z ceną szkolenia.
Co zrobić, żeby wzmocnić wynik wskaźnika ROI ze szkoleń dla firm?
Weź pod uwagę, że sam przebieg szkolenia będzie miał ogromny wpływ na ROI. Dlatego podobnie jak Mauricio Vargas Tapias — doradca strategiczny oraz Business Development z ponad 20-letnim doświadczeniem — uważam, że już w trakcie jego trwania należy kontrolować, czy spełnia ono oczekiwania pracowników. Nuda, zniechęcenie czy opór może przełożyć się na słaby zwrot inwestycji.
Z kolei Maciej Strzelecki — manager projektów biznesowych — twierdzi, że w celu zwiększenia ROI ze szkolenia, warto po jego zakończeniu:
- planować zadania mające na celu utrwalenie zdobytych kwalifikacji,
- stworzyć przestrzeń do próbowania i popełniania błędów,
- zorganizować sesje wymiany doświadczeń,
- wspierać procesy rozwoju zdobytych kompetencji.
3. Czy szkolenia online są tak samo dofinansowywane jak stacjonarne?
Tak. Stacjonarnie czy online — tutaj forma szkolenia nie ma znaczenia! Ważne jest, byś spełniał warunki formalne programu dofinansowań KFS (Krajowego Funduszu Szkoleniowego), BUR (Bazy Usług Rozwojowych) bądź też RPO (Regionalnego Programu Operacyjnego).
Kursy online mają również takie same wymagania dotyczące rozliczania, jak te w formie stacjonarnej (np. 80% frekwencji, uzyskanie certyfikatu, raportowanie efektów kształcenia).
Nie da się ukryć, że szkolenia online są bardzo wygodną formą doskonalenia, ponieważ:
- nie generują dodatkowych kosztów związanych z dojazdem,
- pozwalają na dostosowanie rytmu nauki do potrzeb pracownika,
- mają mniejszy wpływ na zakłócenia w pracy.
4. Jak wybrać najlepszy program dla mojej wielkości firmy?
To zależy od wielkości Twojego przedsiębiorstwa.
Mikrofirmy
Jeśli jesteś właścicielem mikrofirmy zatrudniającej nie więcej niż 10 osób, to na początku spróbuj złożyć wniosek o dofinansowanie kursów z KFS. Ponieważ dla takich firm program ten przewiduje 100% zwrot ceny kursu. Następnie przejrzyj BUR. Korzystając z tej możliwości, masz szansę otrzymać dofinansowanie 60%-80%. Na koniec zapoznaj się z lokalnymi programami. Wybierz te opcje, które są dla Ciebie najkorzystniejsze.
Średnie firmy
Natomiast jeśli zatrudniasz od 10 do 49 pracowników, możesz skorzystać z kilku źródeł dofinansowań. Dlatego polecam Ci zapoznać się ze wszystkimi wyżej wymienionymi przeze mnie programami.
Duże firmy
Kiedy jesteś właścicielem dużej firmy zatrudniającej od 50 do 249 osób, zainteresuj się także programami unijnymi.
Warto nadmienić, że są też projekty, które oferują konkretne kwoty na szkolenia dla firm. Na przykład, jak zaznacza Piotr Markowicz (doświadczony Key Account Manager), projekt “Akademia HR” oferował środki wysokości od 12 tys. zł do 96 tys. zł w zależności od wielkości przedsiębiorstwa.
5. Jakie dokumenty są wymagane uniwersalnie we wszystkich programach?
Niemal wszystkie programy dofinansowań na szkolenie dla firm wymagają następujących dokumentów:
- zaświadczenia o niezaleganiu z płatnościami z ZUS i US (nie starsze niż sprzed 30 dni),
- aktualnego odpisu KRS/CEIDG,
- uzasadnienia potrzeby szkoleniowej,
- programu szkolenia z kalkulacją kosztów.
6. Jak długo czeka się na decyzję o dofinansowaniu?
To zależy od konkretnego programu. Na dokument potwierdzający przyznanie środków na szkolenia dla firm z KFS średnio czeka się od 30 do 45 dni. Uzyskanie decyzji z BUR zajmuje mniej więcej od 30 do 60 dni, w zależności od operatora. Z kolei dokumentu o dofinansowaniu z RPO ze względu na skomplikowaną ocenę możesz oczekiwać od 60 do 90 dni.
Najdłużej czeka się na programy unijne PARP. Średni czas oczekiwania na decyzję wynosi w ich przypadku od 90 do 180 dni. Te programy jednak są bardzo atrakcyjne ze względu na wysokie kwoty dofinansowania.
Z mojego doświadczenia wynika, że lepiej jest planować czas oczekiwania na decyzję ze znacznie większym zapasem.
7. Co zrobić, jeśli szkolenie kosztuje więcej niż zakładano?
Mogę Ci zasugerować 3 rozwiązania.
Rozwiązanie 1
Pierwszym z nich jest złożenie wniosku o zwiększenie budżetu. Jednak nie każdy program dopuszcza taką możliwość. Jeśli dofinansowanie, z którego korzystasz, przewiduje ewentualność zwiększenia środków, złóż stosowne dokumenty jeszcze przed rozpoczęciem szkolenia.
Rozwiązanie 2
Drugą możliwością jest dołożenie z własnych środków. To najczęściej wybierana przez przedsiębiorców opcja. Wtedy dofinansowanie zostaje takie samo.
Rozwiązanie 3
Kiedy z jakichś powodów nie jesteś w stanie ani zwiększyć dofinansowania, ani dołożyć do niego z własnego budżetu, możesz zmienić dostawcę szkolenia dla firm na kogoś tańszego. Oczywiście, jeśli nie podpisałeś z nim jeszcze umowy.
Uważam jednak, że najlepiej unikać takich sytuacji. Dlatego polecam Ci przy określaniu pierwotnej kalkulacji, dodawać na wszelki wypadek do kosztów bufor wysokości 10%.
8. Czy mogę aplikować, jeśli mam zaległości podatkowe?
Niestety, nie. Posiadanie zaległości podatkowych jest czymś, co uniemożliwia wzięcie udziału w programach. Wyjątek stanowi jedynie sytuacja, kiedy zaległości są rozłożone na raty i regularnie spłacane. Jednak to, czy dany program respektuje taką możliwość, należy dokładnie sprawdzić przed aplikacją wniosku.
Co zrobić?
Jeśli bardzo zależy Ci na uzyskaniu danego dofinansowania, możesz spróbować zawrzeć stosowną ugodę z odpowiednim urzędem. Nie masz jednak gwarancji, że Twoja prośba zostanie pozytywnie rozpatrzona.
Moim zdaniem najlepiej będzie, jeśli najpierw uregulujesz zaległości, a potem złożysz wniosek.
9. Jak napisać przekonujące uzasadnienie biznesowe?
Napisanie przekonującego uzasadnienia to trudne zadanie. Pomóc Ci w nim może złota formuła 5P.
Czym jest formuła 5P?
Złota formuła 5P jest to bardzo praktyczne narzędzie, pomagające stworzyć przekonujące uzasadnienie. Przydaje się szczególnie, kiedy starasz się np. o dofinansowanie lub chcesz przekonać partnerów biznesowych do inwestycji.
5P oznacza:
- problem — powinien być konkretnie określony i mieć charakter biznesowy (a nie np. edukacyjny),
- pieniądze — przedstaw, ile tracisz z powodu tego problemu,
- plan — zaprezentuj, jak szkolenie rozwiąże problem,
- prognozy — przedstaw mierzalne efekty (np. wzrost sprzedaży o X%),
- pomiar — określ, jak będziesz mierzył sukces szkolenia dla firm.
10. Czy mogę sfinansować szkolenia dla pracowników na umowach cywilnoprawnych?
Większość programów jest przeznaczona dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Do nich zaliczają się dofinansowania i dotacje z KFS czy BUR. Jeśli chciałbyś ubiegać się o pozyskanie środków z PFRON, oprócz umowy o pracę wymagana jest jeszcze dokumentacja potwierdzająca niepełnosprawność osoby u Ciebie zatrudnionej.
Umowa o pracę nie jest wymagana w przypadku niektórych programów unijnych. Jednak trzeba to zweryfikować przed złożeniem wniosków.
Jak rozwiązać problem braku umów?
Możesz także przemyśleć zmianę umów osób, których kwalifikacje chcesz podnieść, tak aby spełniały warunki interesującego Cię programu. Ważne, byś dokonał tych zmian przed aplikacją dokumentów.
11. Jak długo po szkoleniu mogę aplikować o kolejne dofinansowanie?
Pomogą Ci to określić zasady cooldown.
Czym są zasady cooldown?
Zasady cooldown w kontekście dofinansowań to reguły określające czas “odpoczynku” między kolejnymi aplikacjami o wsparcie na szkolenia dla firm w ramach określonego programu. Są one różne dla poszczególnych dofinansowań.
Zwykle przyjmuje się, że:
- o środki z KFS możesz aplikować wielokrotnie w roku,
- BUR przyznaje dofinansowania zwykle raz na rok na tę samą osobę,
- w RPO jest możliwość składania wniosków co 12-24 miesiące między projektami,
- czas przerwy między udziałem w programach unijnych wynosi około 2-3 lata.
Miej na uwadze, że te zasady mogą się zmieniać. Dlatego zawsze sprawdzaj je w aktualnych regulaminach.
12. Czy startup bez historii finansowej może dostać dofinansowanie?
Zacznijmy od tego, czym są startupy? Startup to młoda firma lub tymczasowa organizacja, która powstaje w celu stworzenia innowacyjnego produktu lub usługi i szybkiego wejścia na rynek. Ze względu na krótki czas działania, takie firmy często nie mają historii finansowej.
Jakie są dodatkowe warunki dla startupów?
Większość programów przewiduje możliwość dofinansowywania szkoleń dla takich firm. Jednak muszą one spełnić dodatkowe wymagania.
W przypadku dofinansowań z KFS wystarczy nie mieć zaległości i dobrze uzasadnić potrzebę udziału w szkoleniu. Natomiast, aby startup otrzymał środki z BUR, należy do dokumentacji dołączyć biznesplan rozwoju firmy. Jeśli chodzi o projekty unijne lub RPO, wymaga się bardziej szczegółowej dokumentacji — prognoz finansowych oraz analizy rynku.
Gdybym miał coś doradzić, sugerowałbym zacząć od KFS, dlatego że programy te mają najmniej dodatkowych wymagań formalnych dla startupów.
13. Co, jeśli w trakcie realizacji szkolenia dla firm zmienią się przepisy programu?
Nie musisz się tym przejmować, ponieważ chroni Cię podpisana umowa. Warunki z dnia jej podpisania obowiązują do końca projektu. Wyjątek mogą stanowić zmiany dotyczące rozliczania, ponieważ czasami wymagają one dostosowania.
Pamiętaj, żeby dokładnie czytać umowy i aneksy. To w nich zawsze są określone warunki Twojego dofinansowania na szkolenia dla firm. Nowe przepisy i zmiany prawne zawsze dotyczą świeżych aplikacji.
14. Jak Krajowe Centrum Edukacyjne może mi pomóc w całym procesie?
Tak! Krajowe Centrum Edukacyjne może Ci zapewnić kompleksowe wsparcie na każdym etapie!
Planowanie
KCE oferuje bezpłatne konsultacje w zakresie planowania. Pomożemy Ci podjąć decyzję, który program dofinansowań na szkolenia dla firm będzie najlepszy dla Ciebie.
Przeprowadzimy również profesjonalną analizę potrzeb szkoleniowych przedsiębiorstwa i dopasujemy jej wyniki do umiejętności określonych w listach priorytetów.
Dodatkowo wykalkulujemy, ile możesz zaoszczędzić dzięki udziałowi w każdym z projektów.
Aplikowanie
Możesz liczyć na nasze wsparcie podczas przygotowania dokumentacji. Udostępnimy dla Ciebie wzory i szablony dokumentów. A kiedy je wypełnisz, nasi specjaliści zweryfikują ich poprawność.
Pomożemy również w pisaniu uzasadnień biznesowych, które znacząco zwiększą Twoje szanse na otrzymanie pozytywnej decyzji, oraz kontaktach z urzędami. Mamy w tym doświadczenie i doskonale znamy procedury.
Realizacja
Możemy również zaoferować najwyższej jakości szkolenia dla Twojej firmy, prowadzone przez doświadczonych ekspertów. Nasze kursy są dostępne online, dzięki czemu łatwo dostosujesz ich realizację do harmonogramów. W przypadku problemów technicznych również służymy pomocą.
Po zakończeniu szkolenia dla firm każdy uczestnik otrzymuje imienny certyfikat potwierdzający kwalifikacje.
Rozliczenie
Na koniec będziemy Cię wspierać w:
- rozliczeniu projektu zgodnie z wymaganiami,
- obliczeniu zwrotu inwestycji,
- opracowaniu raportu,
- przygotowaniu kolejnych aplikacji na podstawie osiągniętych rezultatów.
Dlaczego warto jeszcze skorzystać z usług KCE?
Przygotowywane z naszą pomocą wnioski mają ponad 90% akceptowalności. Nasi klienci otrzymują średnie dofinansowanie na poziomie 78%, podczas gdy średnia rynkowa wynosi 65%.
4 bonusowe pytania i odpowiedzi dla żądnych wiedzy
Wiem, że dofinansowania na szkolenia dla firm to temat, który trudno przedstawić wyczerpująco. Dlatego specjalnie dla Ciebie odpowiem na dodatkowe pytania.
1. Czy mogę sam poprowadzić szkolenie w mojej firmie i otrzymać na nie dofinansowanie?
Nie, szkolenia muszą być prowadzone przez zewnętrznych, certyfikowanych dostawców. Szkolenia wewnętrzne nie są dofinansowywane.
2. Co zrobić, gdy nie ma mojego dostawcy szkoleń dla firm w bazie BUR?
Możesz poprosić go o rejestrację w bazie. Taki proces trwa zwykle około 2-4 tygodni. Ewentualnie możesz wybrać innego dostawcę, który już jest zarejestrowany, lub wybrać inny program dofinansowania.
Pamiętaj, że BUR ma bardzo szeroką ofertę. Informacje opublikowane w ramach podsumowania roku 2025 wskazują, że każdego miesiąca w bazie publikowano średnio prawie 9 tys. nowych usług rozwojowych. Wobec tego faktu, myślę, że każdy mógłby znaleźć tam coś dla siebie.
3. Jak rozliczyć szkolenia, jeśli pracownik był obecny tylko na części zajęć?
Wiele programów ma ustaloną z góry wymaganą frekwencję (np. na poziomie 80%). Jeśli taki warunek został wymieniony także w przypadku Twojego programu, może się okazać, że stracisz dofinansowanie lub będziesz musiał zwrócić część środków.
W takiej sytuacji najlepiej skontaktować się z osobą czy instytucją, która koordynuje program.
4. Czy mogę zmienić tematykę szkolenia po otrzymaniu dofinansowania?
Zwykle nie jest to niemożliwe. Pamiętaj jednak, że szkolenie musi być zgodne z wnioskiem. Każda zmiana wymaga zgody instytucji, z której uzyskałeś środki. Poza tym może to wydłużyć proces dofinansowywania szkoleń dla firm, ponieważ informację o zmianie kursu należy zawrzeć w aneksie do umowy.
Co zapamiętać na temat dofinansowań na szkolenia dla firm? — najważniejsze wnioski
O wnioski na dofinansowanie możesz się starać, jeśli:
- jesteś właścicielem mikroprzedsiębiorstwa, średniej lub dużej firmy,
- Twoje przedsiębiorstwo to startup,
- oprócz formy stacjonarnej interesuje Cię również kurs online.
Aby skorzystać z dodatkowych środków na szkolenia dla firm:
- wybierz odpowiedni program,
- rozlicz ewentualne zaległości podatkowe,
- upewnij się, że osoby, których kwalifikacje chcesz podnieść, są zatrudnione na podstawie umowy o pracę,
- dostarcz wymagane dokumenty.
Na koniec rozlicz projekt:
- dostarczając potwierdzenie udziału pracownika w szkoleniu,
- obliczając ROI,
- sporządzając raport.
Pamiętaj, że nie każdy wniosek może zostać pozytywnie rozpatrzony. Jeśli zależy Ci, by wszystko było dopięte na ostatni guzik, zapisz się na darmowe konsultacje ze specjalistą Krajowego Centrum Edukacyjnego i rozważ skorzystanie z oferty kompleksowych szkoleń dla firm.
Na koniec pragnę polecić Ci jeszcze lekturę innego wpisu, z którego dowiesz się więcej o innych dofinansowaniach na pracownika.
