Przejdź do treści 
Czy wiesz, że zgodnie z informacjami podanymi na stronie gov.pl możesz otrzymać nawet 100% dofinansowania na szkolenia z KFS?
Często pracodawcom brakuje środków na podnoszenie kwalifikacji swoich pracowników. Problem ten może rozwiązać zdobycie dofinansowań na szkolenia z KFS.
W tym artykule powiem Ci, co możesz zrobić i jakie warunki musisz spełnić, by otrzymać taką pomoc!
Co to jest KFS?
KFS, inaczej, Krajowy Fundusz Szkoleniowy, to specjalna część Funduszu Pracy. Środki finansowe tego funduszu przeznaczone zostają na dofinansowanie usług, które rozwijają kwalifikacje pracowników i pracodawców (np. różne formy szkoleń).
Współcześnie, by zachować konkurencyjność na rynku pracy, konieczne stało się regularne dokształcenie się, np. z zakresu obsługi popularnych aplikacji AI. Dlatego głównym celem KFS jest zapobieganie utracie zatrudnienia oraz wspomaganie rozwoju przedsiębiorstw, działających na terenie Polski, dzięki dofinansowywaniu szkoleń.
Jak podkreśla Agnieszka Dębińska — koordynatorka projektów rozwojowych z wieloletnim doświadczaniem — dotacje z KFS są bezzwrotne.
Kto może się starać o dofinansowanie do kursu?
O dofinansowania na szkolenia nie mogą się starać wszyscy przedsiębiorcy. Warunkiem koniecznym, który pozwala otrzymać wsparcie finansowe, jest zatrudnianie przynajmniej jednego pracownika na umowę o pracę.
Z kolei osoby samozatrudnione i niemające żadnych pracowników lub zatrudniające ich na podstawie innych typów umowy (np. umowy zlecenie), niestety nie otrzymają wsparcia finansowego.
Dofinansowanie do kursów należy się nie tylko mikroprzedsiębiorstwom, małym, średnim i dużym firmom, ale też organizacjom pozarządowym oraz instytucjom publicznym.
Na co można przeznaczyć środki?
To, na jakie formy doskonalenia można przeznaczyć pozyskane środki, reguluje ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
Zgodnie z jej treścią dofinansowanie można przeznaczyć na m.in.:
- szkolenia i kursy (np. organizowane przez Krajowe Centrum Edukacyjne),
- studia podyplomowe,
- egzaminy potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
- ubezpieczenie NNW (Następstw Nieszczęśliwych Wypadków).
Musisz także wiedzieć, że nie wszystkie formy doskonalenia są objęte wsparciem.
Dotacji nie otrzymasz na:
- studia wyższe (licencjackie, magisterskie),
- staże i praktyki zawodowe,
- konferencje branżowe i naukowe,
- kursy językowe od podstaw,
- szkolenia realizowane poza granicami Polski,
- szkolenia w formie e-learningu (z wyjątkiem obszarów wpisanych na listę priorytetów i sytuacji uzasadnionych),
- szkolenia realizowane przez firmę powiązaną z Tobą kapitałowo lub osobowo.
Lista priorytetów 2025
Aby Twój wniosek o dofinansowanie na szkolenie miał szansę na pozytywne rozpatrzenie, musi odnosić się do co najmniej jednego priorytetu. Aktualną listę tzw. “Priorytetów wydatkowania” znajdziesz na oficjalnej stronie rządowej.
Pamiętaj, że taka lista co roku może się zmieniać i obejmować inne obszary. Dlatego też przed złożeniem odpowiednich dokumentów, radziłbym Ci się z nią dokładnie zapoznać. Środki przeznaczone na finansowanie szkoleń zostały podzielone na dwie części — Pulę Ministra oraz Pulę Rady Rynku Pracy.
Co to jest Pula Ministra?
Pula Ministra to część środków finansowych KFS przeznaczonych na dofinansowanie szkoleń, która jest zarządzana bezpośrednio przez Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
W tym roku na liście priorytetów w Puli Ministra znajdują się:
- szkolenia podnoszące kwalifikacje w zawodach określonych jako deficytowe,
- formy doskonalenia związane z zastosowaniem w firmach nowych technologii,
- wsparcie kształcenia ustawicznego zgodnego z potrzebami firmy dla przedsiębiorstw z terenów dotkniętych powodzią we wrześniu 2024 roku,
- szkolenia wspierające umiejętność pracy w zespole, np. dotyczące przeciwdziałania mobbingowi, rozwoju dialogu społecznego oraz integracji zespołu,
- kursy, które mają na celu promowanie zdrowia psychicznego oraz tworzenia przyjaznych środowisk pracy (np. szkolenie dotyczące radzenia sobie ze stresem),
- wsparcie zatrudnionych w Polsce cudzoziemców, szczególnie w zakresie znajomości prawa pracy oraz integracji na rynku pracy,
- różne formy podnoszenia kompetencji w zawodach medycznych i opiekuńczych,
- doskonalenie umiejętności cyfrowych, np. obsługi aplikacji ChatGPT,
- kursy podnoszące kwalifikacje związane z transformacją energetyczną.
Priorytety z Puli Ministra a potrzeby rynku pracy
Lista priorytetów jest tak skonstruowana, by odzwierciedlać aktualne potrzeby rynku pracy. Moim zdaniem warto rozważyć szczególnie udział w formach doszkalania, które wspierają umiejętności miękkie oraz cyfrowe.
Współczesny rynek pracy wymaga umiejętności korzystania z nowych technologii. Mówi o tym m.in. Katarzyna Winczewska-Latoszek, doświadczona specjalista ds. Marketingu.
Ekspertka komentuje najnowszy raport Work Trend Index 2025 opublikowany przez firmę Microsoft w następujący sposób:
“To sygnał, że rozwój kompetencji AI to nie przyszłość — to teraźniejszość”.
Co więcej, w związku z coraz dynamiczniejszym rozwojem technologii, kompetencje miękkie są coraz bardziej cenione przez pracodawców.
Według raportu Kompetencje Przyszłości 2025 opracowanego przez specjalistów z firmy CERTES.:
“[…] drugą grupę pożądanych na rynku pracy, pracowników stanowią osoby posiadające wysoko rozwinięte umiejętności miękkie, których z kolei nie posiadają roboty i maszyny. Wygrywają na rynku pracy ci, którzy potrafią być innowacyjni i elastyczni w działaniu”.
Co to jest Pula Rady Rynku Pracy?
Natomiast Pula Rady Rynku Pracy to część środków KFS, która jest przeznaczona na wsparcie na rynku pracy konkretnych grup osób. Środki te są rozdysponowywane zgodnie z priorytetami ustalonymi przez Radę Rynku Pracy.
W tym roku pieniądze z Puli Rady Rynku Pracy przeznaczone są na wsparcie osób:
- po 50 roku życia,
- z niepełnosprawnościami,
- z niskim wykształceniem.
Z takiego dofinansowania na szkolenia mogą również skorzystać branże i zawody określone przez lokalny Urząd Pracy jako strategiczne.
Co zrobić, żeby otrzymać dofinansowania na szkolenia?
Aby otrzymać wsparcie z funduszu KFS, powinieneś kolejno:
- sprawdzić, czy spełniasz warunki dofinansowania,
- wybrać odpowiedni kurs,
- pobrać stosowne dokumenty z odpowiedniej dla siedziby firmy strony Powiatowego Urzędu Pracy,
- wypełnić formularz i dołączyć do niego wymagane dokumenty,
- dostarczyć kompletny wniosek do PUP-u w wersji papierowej lub elektronicznej,
- poczekać na decyzję.
Pamiętaj, że po zrealizowaniu wsparcia będziesz musiał rozliczyć się z Urzędem Pracy. Dlatego zadbaj o stosowne udokumentowanie udziału pracownika w szkoleniu z dofinansowania.
Dofinansowania na szkolenia — najczęściej zadawane pytania
W tej sekcji odpowiem na 4 najczęściej zadawane pytania, które są związane dofinansowywaniem szkoleń.
1. Jaka jest kwota dofinansowania do kursów?
W zależności od wielkości przedsiębiorstwa wysokość refundacji może być różna. Jeśli prowadzisz mikroprzedsiębiorstwo, w którym zatrudniasz nie więcej niż 10 osób, możesz starać się o 100% dofinansowanie.
Natomiast jeśli jesteś właścicielem małej, średniej bądź dużej firmy, dotacja pokryje do 80% ceny formy doskonalenia.
Pamiętaj jednak, że zwykle maksymalna kwota takiego dofinansowania na jednego pracownika w danym roku nie może przekroczyć 300% przeciętnego wynagrodzenia.
2. Kiedy można złożyć wniosek?
To zależy, bo Powiatowe Urzędy Pracy mają różne terminy składania takich wniosków. Dlatego też najlepiej będzie, jeśli zapytasz o to bezpośrednio w urzędzie lub poszukasz informacji na stronie internetowej PUP-u odpowiedniego dla siedziby Twojej firmy.
3. Jak długo trwa proces rozpatrywania wniosku o dofinansowanie przez Powiatowy Urząd Pracy?
W zależności od lokalizacji urzędu oraz liczby złożonych wniosków czas oczekiwania na decyzję może być dłuższy lub krótszy. Z mojego doświadczenia wynika, że wynosi on od 2 do 4 tygodni.
4. Co się dzieje w przypadku, gdy pracownik nie ukończy szkolenia lub nie zda egzaminu, na który otrzymał dofinansowanie?
To bardzo dobre pytanie. Wszystko zależy od okoliczności, w których do tego doszło. Jeśli kurs został przerwany z winy pracownika, może się okazać, że będziesz musiał zwrócić otrzymane środki.
W momencie, kiedy szkolenie z dofinansowania nie zostało ukończone z przyczyn niezależnych od pracownika, np. z powodu choroby, prawdopodobnie nie będziesz zobowiązany do zwrotu dotacji.
Z kolei, jeśli Twój pracownik nie zda egzaminu, ale ukończył dofinansowaną formę doskonalenia, być może nie będziesz musiał zwracać otrzymanych pieniędzy. Jednak w tym przypadku niepowodzenie zwykle negatywnie wpływa na ocenę efektywności projektu oraz na rozpatrzenie kolejnych wniosków.
Moim zdaniem, jeśli znalazłeś się w takiej sytuacji, powinieneś dokładnie przestudiować zawarte w umowie informacje. Prawdopodobnie znajdziesz w niej konkretną odpowiedź na nurtujące Cię pytanie.
Oprócz tego możesz skontaktować się również z odpowiednim Urzędem Pracy, w celu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji.
Jak zdobyć dofinansowanie na szkolenia? — podsumowanie
W obliczu dynamicznie zmieniającego się świata, doskonalenie umiejętności kadry jest wyjątkowo ważne. Dlatego warto złożyć odpowiedni wniosek w Powiatowym Urzędzie Pracy i skorzystać z dofinansowania na kurs.
Dzięki takiej dotacji możesz wspierać rozwój kompetencji pracowników poprzez m.in.:
- szkolenia,
- kursy,
- studia podyplomowe,
- egzaminy zawodowe.
Jednak, aby uzyskać takie dofinansowanie na szkolenie lub inną formę doskonalenia, musisz spełniać określone warunki:
- musisz zatrudniać pracowników (samozatrudnionym nie należy się ten typ dofinansowania),
- co najmniej jedna osoba powinna pracować u Ciebie na podstawie umowy o pracę,
- wybrane szkolenie musi dotyczyć obszaru wpisanego na listę priorytetów.
Pamiętaj, że listy priorytetów się zmieniają. Każdego roku obszary objęte dofinansowaniem mogą być inne.
W tym roku Urzędy Pracy będą wspierać osoby chcące rozwijać swoje umiejętności w zakresie, np.:
- nowych technologii,
- kompetencji miękkich,
- wsparcia zdrowia psychicznego,
- zawodów deficytowych.
Dofinansowanie na kursy z KFS może być cennym wsparciem dla Ciebie i Twoich pracowników. Dzięki dobrze wykwalifikowanej kadrze możesz wzmocnić swoją konkurencyjność na rynku. Dlatego zachęcam cię do regularnego inwestowania w rozwój zatrudnionych u Ciebie osób. Możesz to zrobić, np. korzystając z oferty specjalistycznych szkoleń dla firm.
Chciałbym jeszcze zaznaczyć, że dofinansowania na kursy i szkolenia to nie jedyne bezzwrotne dotacje, które możesz otrzymać z Powiatowego Urzędu Pracy. Zachęcam Cię więc do lektury jeszcze jednego artykułu, w którym zostały opisane inne typy dofinansowań na pracownika.
