Statystyki zarządzania czasem Runn pokazują, że pracownik przeciętnie wykonuje efektywnie mniej niż 3 godziny pracy produktywnej dziennie.
Jeśli sam odczuwasz to, że 24 godziny w trakcie dnia to za mało na wszystkie zadania i obowiązki – dobrze trafiłeś.
W tym przewodniku poznasz, czym jest efektywne zarządzanie czasem i jak dobra organizacja czasu pracy wpływa na Twoje samopoczucie i listę ukończonych zadań.
Dlaczego warto zadawać sobie pytanie: „Czemu nie zarządzam czasem lepiej?”
Moim zdaniem efektywne zarządzanie czasem to nie tylko wyświechtane hasło, a fundament Twojej skuteczności. Mój dzień często wygląda jak maraton: spotkania, e-maile, telefony, zadnia i codzienne obowiązki. A co z czasem wolnym? Dzięki tym 12 metodom nauczyłem się, jak połączyć wszystko w spójną całość.
Wspomniane statystyki opublikowane przez Runn, narzędzie online do zarządzania projektami i planowania zasobów, ukazują także, że przeciętny pracownik sprawdza swoją pocztę elektroniczną około 11 razy na godzinę, a spotkania zmniejszają efektywność pracy. Dlatego warto zastanowić się, co zrobić, żeby lepiej zarządzać swoim czasem!
Jakie są najlepsze metody efektywnego zarządzania czasem? 12 sprawdzonych metod
Multitasking to jak granie na kilku instrumentach jednocześnie – brzmi efektownie, ale muzyka wychodzi chaotycznie. Dlatego pokażę Ci 12 skutecznych metod, jak zarządzać czasem, które sam przetestowałem i faktycznie pomagają podczas dnia!
Sprawdź od razu te 12 narzędzi do zarządzania projektami, które również Ci się sprawdzą do efektywnego zarządzania czasem.
1. Metoda Pomodoro – praca w rytmie sprintów
Czym jest metoda Pomodoro? Pomodoro to 25 minut pracy i 5 minut przerwy. Po czterech takich rundach robisz dłuższy odpoczynek.
“To jedna ze skuteczniejszych wg mnie metod pracy blokami. Pozwala na wysoki poziom skupienia i wyznacza odpowiedni czas odpoczynku”.
Komentuje Monika Krajewska, Dyrektor Biura Strategii i Rozwoju w Polskich Portach Lotnicze S.A oraz wieloletnia coach kariery i rozwoju kobiet.
Jak to wygląda w praktyce?
Załóżmy, że masz do napisania raport na 5 stron.
Zamiast myśleć: „muszę siedzieć 3 godziny ciurkiem”, rozbijasz to na 25-minutowe sesje:
- w pierwszej zbierasz dane,
- w drugiej piszesz wstęp,
- w trzeciej analizę,
- w czwartej wnioski.
Raport gotowy, a Ty nie jesteś zmęczony jak po maratonie.
Moja rada: pierwsze dni będą dziwne – ciągle zerkanie na zegar jest męczące, ale po tygodniu zaczynasz traktować timer jak motywatora.
The Economist odkrył, że przeciętny amerykański pracownik umysłowy traci rocznie 151 godzin skupienia na czynnościach osobistych – liczba ta stale rośnie z roku na rok. Dlatego polecam Ci wdrożyć metodę Pomodoro do monitorowania swoich zadań.
2. Macierz Eisenhowera – priorytety w czterech kwadratach
Brzmi strasznie? A takie nie jest.
Macierz Eisenhowera to metoda dzielenia zadań na:
- pilne i ważne – rób teraz,
- ważne, ale niepilne – zaplanuj,
- pilne, ale nieważne – deleguj,
- ani pilne, ani ważne – wyrzuć.
Przykład z życia: dostajesz maila od kolegi z pytaniem o coś, co nie ma terminu – to punkt 2 (zaplanuj). Szef dzwoni, że trzeba dziś wysłać raport do klienta – punkt 1 (działaj teraz).
Ktoś chce, żebyś sprawdził dla niego dokument, ale masz ważniejsze rzeczy – punkt 3 (deleguj). Scrollowanie TikToka w pracy – punkt 4 (wyrzuć).
3. Getting Things Done (GTD) – rób na bieżąco
Metoda GTD polega na tym, że wszystkie sprawy zapisujesz, a nie nosisz w głowie. Potem je porządkujesz: zrób teraz, odłóż, przekaż komuś. Jak to działa w praktyce?
Masz na głowie: zakupy, telefon do klienta, przygotowanie prezentacji i mail do księgowej. Zamiast trzymać to w pamięci (i bać się, że zapomnisz), wszystko zapisujesz w aplikacji Todoist lub zwykłym notatniku (sam z tego korzystam).
Potem segregujesz:
- prezentacja dziś,
- telefon jutro,
- mail w przerwie,
- zakupy po pracy.
Efekt? Mniej stresu, bo „pamięta” za Ciebie system, a nie Twój mózg.
4. Rezerwuj czas w kalendarzu
To proste: zamiast robić listę zadań, wpisujesz w kalendarz bloki na każde z nich.
Przykład:
- 8:00-9:30 – pisanie artykułu,
- 10:00-10:30 – e-maile,
- 10:30-12:00 – spotkanie z zespołem.
Czemu to działa? Bo zamiast patrzeć na długą listę „to-do”, masz konkretną godzinę i blok. Dodatkowo poprawiasz tym samym komunikację interpersonalną i tego typu zadania traktujesz to jak wizytę u lekarza – nie przesuwasz, bo termin już zarezerwowany.
5. Metoda 80/20 – rób mniej, osiągaj więcej
Metoda 80/20 czyli metoda Pareto mówi: 20% działań daje 80% efektów. Przykład: Jeśli prowadzisz sklep internetowy i widzisz, że 3 produkty generują 70% sprzedaży – skup się na ich promocji, a nie na wszystkim naraz.
W pracy codziennej: może 2 z 10 spotkań tygodniowych naprawdę coś dają. Resztę można skrócić albo wyrzucić. Polecam Ci wdrożyć taką komunikację w zespole – niech każdy pracuje w podobny sposób.
6. Eat That Frog – najtrudniejsze najpierw
Brian Tracy, anadyjski pisarz i twórca poradników z dziedziny rozwoju osobistego i psychologii sukcesu, nazwał to „zjedz żabę” – czyli zacznij dzień od najtrudniejszego zadania.
Przykład: Nie cierpisz pisać ofert, więc robisz to rano, zanim zajmiesz się czymś przyjemnym. Gdy „żaba” zniknie z talerza, reszta dnia jest jak deser. Ja kiedyś odkładałem telefony do klientów – dopiero gdy zacząłem je robić rano, reszta dnia była spokojniejsza. Polecam taki system, bo wtedy zawsze mam już z tyłu głowy, że uporałem się z najtrudniejszym zadaniem.
7. Grupuj podobne zadania
Metoda polegająca na batchingu, czyli grupowaniu zadań, które mają ze sobą coś wspólnego jest jak pranie – nie pierzesz jednego T-shirtu osobno, tylko cały kosz.
Przykład:
- odpowiadasz na maile tylko o 9:00 i 15:00,
- umawiasz wszystkie telefony na godzinę 11:00,
- robisz faktury w piątek po południu.
Efekt: mniej chaosu i mniej przełączania się między zadaniami.
8. Delegowanie zadań – nie musisz robić wszystkiego sam
Delegowanie to oddanie zadań innym. Wiem, że to bardzo trudne, szczególnie kiedy jesteś uporządkowaną i samodzielną osobą, jednak pamiętaj, że wystarczy jasny brief i odpowiedni feedback (co, kiedy, w jakiej formie) do współpracownika i możesz zająć się czym innym.
Żeby stać się takim liderem lub project managerem zajrzyj na naszą stronę Krajowego Centrum Edukacyjnego, gdzie znajdziesz dedykowane kursy.
Przykład z życia: Masz do przygotowania raport z 10 działów. Zamiast robić wszystko sam, prosisz liderów działów o wysyłkę danych i sam tylko składasz całość.
Jak omawia umiejętność delegowania zadań Monika Skrodzka, ekspertka ds. kreowania relacji w biznesie:
“Jeśli jednak jesteś przedsiębiorcą lub managerem, nie dasz rady zarządzać, rozwijać firmy, nie zwariować bez delegowania. Chodzi o to aby mieć czas realnie na rozwój firmy czy działu.”
9. Automatyzacja – niech robot pracuje za Ciebie
Temat AI jest bardzo głośny w ostatnich latach, dlatego Tobie również polecam skorzystać ze sztucznej inteligencji. Pamiętaj, że dzięki niej powtarzalne zadania można zautomatyzować (sama często tak robię).
Przykład:
- mail z fakturą automatycznie trafia do folderu w Google Drive.
- spotkania zapisują się same w kalendarzu po kliknięciu linku.
- raporty Excel generują się w kilka minut.
To jak mieć niewidzialnego asystenta, który nigdy nie bierze urlopu. Dla najlepszych efektów sama korzystam z Gemini, które, jako Googlowskie narzędzie lepiej działa z kalendarzem czy Google Drivem.
10. Zasada 2 minut – szybkie decyzje
Kolejną zasadę również bardzo polecam, ustal, że jeśli coś zajmie Ci mniej niż 2 minuty, robisz to od razu.
Przykład:
- odpowiedź „tak/nie” na maila.
- wpisanie spotkania do kalendarza.
- skanowanie faktury do folderu.
Takie małe rzeczy, zamiast się piętrzyć, znikają od ręki.
11. Deep Work – głęboka praca bez rozproszeń
Praca głęboka (z ang. deep work) to metoda pracy, w której skupiasz się w 100% na jednym trudnym zadaniu.
Sam Cal Newport, autor metody deep work opisanej w książce Deep Work: Rules Focused in a Distracred World, podaje, że:
“Praca głęboka to również aktywność, która daje poczucie sensu i spełnienia w życiu zawodowym. Niewielu wraca do domu z energią po popołudniu wypełnionym gorączkowymi odpowiedziami na e-maile, ale ten sam czas spędzony na rozwiązywaniu trudnego problemu w cichym miejscu może być niezwykle satysfakcjonujący”.
Przykład: 2 godziny na pisanie ważnej prezentacji = efekt lepszy niż cały dzień przerywany telefonami i mailami. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, dużo książek o rozwoju osobistym (które znajdziesz w tym wpisie) porusza to, w jaki sposób zacząć.
Jak to zrobić:
- wyłącz powiadomienia,
- zablokuj social media,
- zamknij drzwi albo pójdź w ciche miejsce.
12. Wykorzystanie Agile – trzy priorytety dziennie
W tej metodzie chodzi o to, że ustalasz 3 rzeczy na tydzień i 3 na dzień.
Przykład – na dziś:
- przygotować prezentację,
- zadzwonić do klienta,
- sprawdzić raport sprzedaży.
Reszta? Bonus, jeśli się uda.Takie podejście pozwala nie czuć się przeładowanym listą zadań. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o metodyce Agile, sprawdź nasz kompleksowy wpis na ten temat!
Jakie są najskuteczniejsze praktyki zarządzania zadaniami? FAQ
Poniżej zebrałam krótkie odpowiedzi na najistotniejsze pytania.
1. Od której metody zarządznia czasem zacząć?
Najłatwiej od Pomodoro albo zasady 2 minut – obie metody dają szybkie efekty i nie wymagają skomplikowanego planowania.
2. Ile czasu potrzeba, żeby nowe nawyki zadziałały?
To oczywiście zależy od Twojego nastawienia i wytrwałości, ale tak około 2-3 tygodni minimum wystarczy, żeby wyrobić w sobie nawyk nowego sposobu pracy.
3. Czy można łączyć różne metody zarządzania czasem?
Tak, nawet lepiej je łączyć. Sczególnie jeśli masz dużo różnorodnych obowiązków. Wybierz te, które są dla Ciebie najbardziej intuicyjne np. Połącz automatyzację zadań z deep workiem.
4. Czy te metody sprawdzają się przy pracy zdalnej?
Tak, sprawdzą się nawet bardziej w domu, gdzie jesteś w stanie łatwiej się rozproszyć telefonem i przerwami. Bloki czasu i deep work to zdecydowanie moi faworyci podczas pracy zdalnej.
Jak efektywnie zarządzać czasem? Najważniejsze wnioski
Moim zdaniem na samym początku wybierz jedną metodę i wdrażaj ją przez minimum 3 tygodnie, zanim dorzucisz kolejne.
Co jeszcze możesz robić:
- mierz przed/po – zobaczysz, ile czasu “odzyskujesz”,
- popraw komunikację w zespole,
- naucz się delegować zadania,
- postaraj się ustalać współpracę przy projektach.
Jeśli chcesz kompleksowo nauczyć się tych metod, zapraszam na szkolenie z zarządzania czasem. A jeśli chcesz pogłębić temat stawiania celów – zajrzyj do kolejnego wpisu o metodzie SMART.
