Przejdź do treści 
Badania zebrane w publikacji Communication in the Workplace Statistics z 2025 roku mówią, że aż 86% pracowników i menedżerów uważa słabą komunikację za jedną z głównych przyczyn problemów w pracy.
Brak jakościowej komunikacji to wyzwanie, z którym mierzy się wiele firm. Jednak budować skuteczne komunikaty da się nauczyć.
Teraz poznasz 10 praktycznych zasad, dzięki którym poprawisz efektywność komunikacji w Twoim zespole.
Dlaczego efektywna komunikacja w zespole jest warunkiem sukcesu?
Efektywna praca w zespole wymaga skutecznej komunikacji. To fundament, na którym, jak zauważa Joanna Wojciechowska (menedżerka produktu z wieloletnim doświadczeniem), buduje się nie tylko wydajność każdego teamu, ale też relacje panujące w firmie i satysfakcję z wykonywanej pracy, co przekłada się na sukces firmy.
Bez zadbania o dobrą komunikację nie da się:
- płynnie przekazywać informacji,
- unikać nieporozumień,
- dzielić się wiedzą i doświadczeniem,
- jasno przekazywać informacji dotyczących celów oraz ról,
- szybko reagować na trudności,
- budować zaufania.
Dlatego, jeśli w Twoim zespole często wybuchają konflikty, pojawiają się problemy z realizacją zadań, a jego członkom brakuje kreatywności, to znak, że należy popracować nad komunikacją.
Jak rozmawiać w pracy? 10 zasad skutecznej komunikacji
Wbrew pozorom skuteczna komunikacja w pracy to bolączka wielu firm. Według publikacji Communication in the Workplace Statistics, aż 86% pracowników i menedżerów uważa słabą komunikację oraz nieumiejętność pracy w zespole za główne przyczyny problemów z efektywnością działań.
Dlatego, aby pomóc rozwiązać ten problem, opracowałam zestaw 10 zasad porozumiewania się — swoisty dekalog efektywnej komunikacji.
Zasada 1: aktywnie słuchaj
Brak umiejętności aktywnego słuchania, moim zdaniem, jest jednym z najbardziej palących problemów komunikacyjnych.
Czym jest aktywne słuchanie?
Aktywne słuchanie jest czymś więcej niż słyszeniem tego, co mówi druga osoba. Polega ono na pełnym skupieniu się na odbiorze komunikatu i całkowitym zaangażowaniu się w rozmowę.
Aktywne słuchanie stanowi podstawę zrozumienia, buduje zaufanie, jest cennym narzędziem zapobiegającym konfliktom oraz wspiera kreatywność.
Zasada 2: doskonal umiejętność dobrej komunikacji
Nikt nie rodzi się z wysoko rozwiniętymi umiejętnościami interpersonalnymi. Tego trzeba się nauczyć. Doskonalenie porozumiewania się to długotrwały proces, którego nie wolno zaniedbać.
Dlaczego warto zadbać o naukę skutecznej komunikacji?
Z doświadczenia wiem, że sposoby porozumiewania się w sferach zawodowych zmieniają się. Do Generacji Z mówi się nieco inaczej niż do osób z Generacji X. Mimo że wszyscy mówimy w jednym języku, to widoczne są zmiany, m.in. w zasobie słownictwa, czy podejściu do savoir-vivre’u językowego, u przedstawicieli różnych pokoleń. Za tymi zmianami menedżer powinien nadążyć.
Nie da się ukryć, że każdy zespół jest inny. Co świetnie działa w jednym zespole, w innym zupełnie się nie sprawdzi. Dzięki doskonaleniu umiejętności komunikacyjnych będzie Ci łatwiej dostosować przekaz do Twoich odbiorców.
Jak uczyć się efektywnej komunikacji?
Doskonalić umiejętności efektywnej komunikacji w zespole możesz na wiele sposobów, np.:
- analizując i wyciągając wnioski z przeprowadzanych rozmów,
- uczestnicząc w certyfikowanych kursach Krajowego Centrum Edukacyjnego,
- czytając książki o rozwoju osobistym.
Zasada 3: dobierz odpowiedni kanał przekazu
To jedna z mniej oczywistych zasad efektywnej komunikacji. Mówi ona o tym, by dobrać kanał przekazu (np. e-mail, spotkanie, chat, czy też rozmowę telefoniczną) dostosowany do potrzeb pracownika.
Na przykład, jeśli w Twoim zespole jest osoba, która ma problemy ze słuchem, zapytaj się jej, jaką formę kontaktu preferuje. Być może forma pisana będzie dla niej wygodniejsza. Oczywiście, nie mówię tu o tym, by całkowicie rezygnować z innych form kontaktu, ale w miarę możliwości dostosować się do potrzeb odbiorcy.
Zasada 4: ustal zasady feedbacku
Czym jest feedback? Jest to informacja zwrotna, jednak pamiętaj, że musi ona być odpowiednio skonstruowana. Dobry feedback powinien być regularny oraz konstruktywny, uwzględniać zarówno to, co zostało zrobione dobrze, jak i to, co wymaga poprawy oraz przestrzeń na dialog.
Zasada 5: zadbaj o mowę niewerbalną
To jedna z zasad komunikacji, która pokazuje, że komunikacja to coś więcej niż słowa.
Czym jest mowa niewerbalna?
Mowa niewerbalna to sposób porozumiewania się bez użycia słów.
Mimika, gest, postawa ciała, kontakt wzrokowy, dystans fizyczny, ton głosu czy też tempo mówienia, może sporo powiedzieć o nastroju i emocjach rozmówcy. Mają one olbrzymi wpływ na to, jak komunikat zostanie odebrany.
Z badań “The Influence of Body Language on First Impressions” autorstwa Preeti’ego Tembey-Mahadika i Saada Moosy opublikowanych w czasopiśmie International Journal of Advanced Research in Science, Communication and Technology (IJARSCT) wynika, że od 70% do 93% komunikacji w interakcjach międzyludzkich jest niewerbalna.
Dlatego ważne byś, podczas rozmów utrzymywał kulturę dialogu, biorąc pod uwagę także aspekty niewerbalne.
Co to jest kultura dialogu?
Kultura dialogu to sposób komunikacji oparty na szacunku, otwartości i gotowości do zrozumienia drugiego człowieka. W środowisku zawodowym stanowi fundament konstruktywnych rozmów i zdrowych relacji.
Zasada 6: przyjrzyj się swoim emocjom
Chyba każdemu z nas zdarzyło się pod wpływem emocji powiedzieć coś, czego później żałował. Czasami po takiej sytuacji pozostaje niesmak, nawet mimo szczerych przeprosin.
Dlatego ważne jest, byś umiał panować nad swoimi emocjami. Przyglądanie się im i budowanie samoświadomości z pewnością Ci w tym pomoże.
Pamiętaj, że przemyślany komunikat to nie tylko efektywny przekaz, ale też sposób na wyrażenie szacunku odbiorcy.
Zasada 7: mów jasno i konkretnie
Ta zasada efektywnej komunikacji jest szczególnie ważna przy okazji definiowania celów firmy czy też delegowaniu zadań. Na podstawie swojego doświadczenia Patrycja Sopel, dyrektorka biura organizacyjnego w PKF Polska, stwierdza, że komunikacja to nie tylko formułowanie odpowiedzi, ale też sposób odbioru przekazu przez inne osoby. Z tego powodu powinieneś zadbać, by Twój przekaz był dla wszystkich zrozumiały.
W tym celu:
- używaj prostego języka,
- przemyśl strukturę komunikatu, by uniknąć chaosu,
- unikaj owijania w bawełnę.
To pozwoli Ci uniknąć wieloznaczności i zmniejszyć ryzyko błędów w odbiorze komunikatu.
Zasada 8: zadawaj pytania
Zadawanie pytań to potężne, lecz często bagatelizowane, narzędzie służące dobrej komunikacji. Czasami dopytanie o pewne kwestie, zamiast domyślania się i przypisywania intencji, może zminimalizować ryzyko konfliktu.
Zasada 9: uszanuj różnice
Ta zasada komunikacji interpersonalnej mówi o tym, by unikać uprzedzeń i stereotypów. Zapamiętaj — różnorodność zespołu stanowi jego siłę. To właśnie ona sprzyja innowacyjności i kreatywności.
Zasada 10: daj przestrzeń do wypowiedzi
Ta zasada skutecznej komunikacji wydaje się oczywista. Lecz wiele lat pracy w charakterze liderki pokazało mi, że nie zawsze się o niej pamięta.
Czasami np. podczas spotkań biznesowych, nie daje się tej przestrzeni. Jednak tam, gdzie jest miejsce na swobodną dyskusję, rodzą się najlepsze pomysły. Dlatego upewnij się, że każdy członek Twojego zespołu ma szansę zabrać głos.
Jak wdrażać zasady skutecznej komunikacji? Pytania i odpowiedzi
Znasz już zasady efektywnej komunikacji w zespole. Czasami jednak wdrożenie ich może sprawić nieco kłopotu. Wobec tego postanowiłam odpowiedzieć na 4 pytania z tym związane.
1. Co zrobić, kiedy zespół nie chce stosować nowych zasad dobrej komunikacji?
W takiej sytuacji powinieneś postawić na zrozumienie. To naturalne, że zmiany mogą budzić opór.
Więc nim zaczniesz wymagać zmiany nawyków, wyjaśnij:
- dlaczego wprowadzenie zasad komunikacji jest konieczne,
- przedstaw korzyści z nich płynące,
- daj czas na oswojenie się ze zmianą,
- poproś pracowników o feedback.
Warto także stopniowo wdrażać zasady dobrej komunikacji. Na początek wybierz 1 lub 2 zasady, które Twoim zdaniem są najbardziej potrzebne.
Pamiętaj też, że jako lider musisz świecić przykładem. Pokaż pracownikom, jak Ty stosujesz ustalone zasady. To z pewnością pomoże przełamać pierwsze lody.
2. Co robić, gdy członek zespołu ignoruje zasady komunikacji?
Przede wszystkim nie oceniaj go. Zamiast reprymendy porozmawiaj z nim na osobności, dowiedz się, dlaczego nie chce stosować zasad skutecznej komunikacji i zaoferuj mu wsparcie.
3. Jak dostosować zasady efektywnej komunikacji do zespołu zdalnego?
Moim zdaniem, komunikacja zdalna nie jest trudniejsza, jest po prostu inna. Jeśli obawiasz się problemów, doprecyzuj zasady najbardziej, jak to możliwe, ustal rytuały oraz zadbaj o kontakt niewerbalny, np. podczas rozmów wideo.
Zgadzam się także z Martą Banaszek, doświadczoną menedżerką HR, która doradza używanie emotikon w wiadomościach tekstowych. Według niej nie tylko dodają one kontekst emocjonalny wypowiedzi, ale też pomagają uniknąć niejednoznaczności.
4. Ile czasu potrzeba, aby zobaczyć efekty zasad komunikacji w firmie?
To zależy od zespołu. Zwykle pierwsze zmiany widać już po 2-3 tygodniach od wprowadzenia konkretnej zasady. Jednak pełne efekty takie, jak lepsza atmosfera, wzmocnienie zaufania, mniejsza liczba konfliktów mogą pojawić się dopiero po kilku miesiącach.
Jak poprawić jakość komunikacji w zespole? Podsumowanie 10 zasad komunikacji
Aby poprawić jakość relacji i porozumiewania się w pracy, powinieneś stosować zasady komunikacji interpersonalnej opierającej się na:
- wzajemnym szacunku,
- samoświadomości emocjonalnej,
- dostrzeżeniu wielowymiarowości komunikatów, także tych niewerbalnych,
- ciągłym doskonaleniu umiejętności interpersonalnych.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat efektywnej komunikacji w firmie, tajników skutecznego feedbacku oraz innych kompetencji miękkich, zachęcam Cię do rozważenia zapisania się na kompleksowe szkolenie menedżerskie online.
Na koniec polecam Ci również zajrzeć do artykułu, w którym przedstawiono techniki radzenia sobie z konfliktami w zespole.
