Badania obejmujące ponad 5400 projektów informatycznych – McKinsey i BT Centre for Major Programme Management wskazują, że wybór odpowiedniej metodyki może zwiększyć szanse sukcesu projektu nawet o 40% i zaoszczędzić setki godzin pracy zespołu.
Dobór metodyki często decyduje o tym, czy projekt kończy się sukcesem, czy ląduje w szufladzie, bo mamy już dość pracy nad nim.
W tym przewodniku spisałam najpopularniejsze metodyki zarządzania projektami, ich praktyczne zastosowania. Dowiesz się, jak wybrać najlepszą dla Twojej pracy.
Czym są metodyki zarządzania projektami?
Metodyki zarządzania projektami to zestawy zasad, procesów i narzędzi.
To właśnie one służą do:
- planowania,
- realizacji
- kontroli projektów.
Dzięki nim masz uporządkowany sposób pracy, to o wiele lepszy start niż poleganie wyłącznie na swojej intuicji. Dlaczego warto z nich korzystać?
Ciekawym wydaje mi się badanie McKinsey, w którym pokazano, że duże projekty informatyczne średnio przekraczają budżet o 45% i czas realizacji o 7%. a niestety dostarczają o 56% mniej wartości niż zakładano. To właśnie dlatego warto nauczyć się organizacji projektów w praktyce.
Jak działa metodyka Waterfall i kiedy ją stosować?
Metodyka Waterfall (z ang. wodospad), czyli inaczej model kaskadowy, zakłada, że zakłada, że projekt realizuje się etapami – jeden po drugim, bez powrotu do wcześniejszych faz. To jak praca w architekturze – najpierw rozrysowujesz projekt i szkic, a później budujesz dom.
Etapy projektu w modelu kaskadowym to:
- analiza wymagań – zebranie oczekiwań klienta.
- projektowanie – przygotowanie dokumentacji.
- implementacja – wykonanie.
- testowanie – sprawdzenie jakości.
- utrzymanie – obsługa po wdrożeniu.
Jakie są wady i zalety metodyki Waterfall?
Jak opisuje Dominik Wrzosek, manager zarządzający w FlexiProject, specjalista od raportowania i współpracy z analitykami:
“Metodyka Waterfall to tradycyjne podejście do zarządzania projektami, oparte na sekwencyjnym planowaniu”.
Do zalet Waterfall należy:
- przewidywalność,
- jasna struktura,
- łatwość w rozliczaniu kolejnych etapów.
Do wad można zaliczyć:
- brak elastyczności,
- ryzyko, że projekt końcowy nie spełni oczekiwań klienta.
Moim zdaniem metodyka Waterfall sprawdzi się do specyficznych projektów, na przykład projektów inżynieryjnych, budowlanych czy związanych ogólnie z powstawaniem infrastruktury. Niemniej, kiedy wymagania klienta mogą ulec zmianie, warto mieć tego świadomość i wybrać inną opcję.
Agile, SCRUM i Kanban – jak naprawdę działają w praktyce?
To dwie metodyki, które mamy szerzej opisane w tych wpisach: Metoda Kanban i Agile.
Agile to podejście, które świetnie działa tam, gdzie wszystko może się zmieniać. Natomiast Kanban to tablica (fizyczna lub w narzędziu online), na której widzisz zadania w przepływie: do zrobienia – w trakcie i zrobione.
Agile w życiu codziennym
Przykład: remont mieszkania.
W Waterfall zrobiłbyś pełny projekt, kupił wszystko i realizował krok po kroku. Natomiast w Agile zaczynasz od jednego pokoju, później testujesz rozwiązania (np. farby, meble), a na końcu przenosisz wnioski na resztę mieszkania. Wniosek? Agile to nauka na bieżąco, minimalizujesz ryzyko, że na końcu okaże się, że całość nie odpowiada Twoim potrzebom.
Kanban w codziennej pracy
Przykład: organizacja wesela.
Rozpisujesz sobie na tablicy wspomniane kolumny:
- „do zrobienia”: sala, zespół, sukienka,
- „w trakcie”: zaproszenia, dekoracje,
- „zrobione”: fotograf, obrączki.
Sama tak robiłam, stąd wiem, że to świetna opcja do posiadania wszystkich ważnych elementów w jednym miejscu. Dlaczego to działa? Kanban działa świetnie przy zadaniach powtarzalnych i pozwala uniknąć przytłoczenia. Widzisz, co blokuje Twój projekt.
SCRUM – najpopularniejszy framework
SCRUM to praca w sprintach (1-4 tygodnie), gdzie zespół regularnie dostarcza działające elementy projektu. Z mojego doświadczenia Scrum sprawdza się świetnie w projektach IT – pozwala na szybkie testowanie hipotez i reagowanie na zmiany wymagań klienta.
Jak najlepiej organizować swoją pracę dzięki metodykom zarządzania projektami?
Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z zarządzaniem projektami, nie musisz od razu wdrażać pełnych metodyk, a spróbować każdej.
Niemniej polecam Ci zajrzeć na stronę naszego Krajowego Centrum Edukacyjnego, tam znajdziesz kursy, które pomogą Ci zorganizować Twoją pracę.
Zacznij od prostych kroków:
- wyznacz cel projektu – np. użyj metody SMART. Przykład: „Przygotować sklep online i uruchomić sprzedaż do końca kwartału”,
- podziel projekt na etapy 0 nawet prosta lista „analiza – plan – wykonanie – testy” to już namiastka Waterfall,
- stwórz tablicę z zadaniami – może to być Kanban w Trello, Asanie czy nawet na zwykłej kartce papieru. Z doświadczenia podpowiem, że warto początkowo spisać wszystko w notatniku, a dopiero potem rozpisać w formie tablicy z dedykowanymi kolumnami.
Poza tym, kiedy zaczynałam pracę w marketingu, prosta tablica Kanban na ścianie z karteczkami „do zrobienia/w trakcie /zrobione” była pierwszym realnym narzędziem, które uporządkowało moją pracę,
- ustal rytm pracy – np. codziennie 10 minut na podsumowanie (mini-daily), raz w tygodniu sprawdzenie postępów. To namiastka Agile,
- analizuj i wyciągaj wnioski – po zakończeniu projektu zrób krótkie podsumowanie: co poszło dobrze, co można poprawić.
Podpowiedź: Nawet w małych zespołach (2–3 osoby) takie zasady zrobią kolosalną różnicę. Z czasem możesz przejść do bardziej rozbudowanych frameworków.
Jak działają hybrydowe metodologie zarządzania projektami?
Podejście hybrydowe polega na łączeniu elementów różnych metodyk – zazwyczaj klasycznego Waterfall z elastycznym Agile.
W praktyce oznacza to, że:
- Na poziomie strategii, projekt jest planowany kaskadowo (budżet, harmonogram, kluczowe kamienie milowe).
- Na poziomie operacji, praca zespołu jest prowadzona zwinne – w sprintach (SCRUM) albo w przepływie (Kanban).
Co ciekawe, raport PMI pokazuje wzrost stosowania hybrydowych metod: od 20 % w 2020 do 31,5 % w 2023 roku, co pokazuje, że łączenie tych metodyk jest coraz częściej obserwowany.
Przykład z życia: firma technologiczna
Firma tworzy aplikację mobilną. Korzysta z metodyki Waterfall na początku, czyli definiuje zakres, budżet, architekturę systemu.
Później dokłada Agile w trakcie, czyli zespół programistów dostarcza kolejne funkcjonalności w sprintach.
Po raz kolejny projekt uzupełniany jest o Waterfall na końcu, oznacza to, że testy integracyjne i wdrożenie muszą być zrobione „po kolei”. Dzięki temu inwestor ma poczucie kontroli, a zespół ma elastyczność.
Przykład z życia: marketing i e-commerce
Prowadzisz kampanię promującą sklep online przed Black Friday. Waterfall planujesz harmonogram (start kampanii, wysyłka newslettera, publikacja reklam).
Agile – codziennie testujesz kreacje reklamowe i wprowadzisz poprawki w social mediach na podstawie wyników.
Z mojego doświadczenia: w kampaniach marketingowych planuję budżet i deadline’y z góry (Waterfall), ale codziennie optymalizuję reklamy (Agile). To pozwala uniknąć chaosu i jednocześnie wykorzystać potencjał testowania moich projektów.
Jakie błędy popełniają początkujący Project Managerowie przy wyborze metodyki?
Wybór metodyki to jedno z pierwszych i najważniejszych zadań Project Managera. Niestety, jako osoba początkująca możesz wpaść w kilka pułapek.
Zbyt sztywne trzymanie się jednej metodyki
Wielu nowych PM-ów uważa, że istnieje „jedyna słuszna” metodyka, np. Agile jako remedium na wszystkie problemy.
Tymczasem każdy projekt ma inne potrzeby. Z mojego doświadczenia w marketingu: próba wdrożenia SCRUM-a „książkowo” w małym zespole kończyła się frustracją. Dopiero zmiksowanie Kanbanu z prostym planowaniem Waterfall dało efekt.
Rada: traktuj metodyki jak zestaw narzędzi, a nie dogmat.
Brak dopasowania do kultury organizacyjnej
Metodyka musi pasować nie tylko do projektu, ale i do ludzi. W startupie Agile będzie naturalny, ale w urzędzie – bez elementów klasycznego planowania – może się nie przyjąć.
Rada: oceń dojrzałość zespołu i otoczenia, zanim narzucisz podejście.
Niedocenianie roli komunikacji w projekcie
Nawet najlepsza metodyka upadnie, jeśli zespół nie rozumie celu i swoich ról. Początkujący PM-owie skupiają się na narzędziach, a zapominają o rozmowach i feedbacku. Rada: każda metodyka to w gruncie rzeczy narzędzie do lepszej komunikacji.
Jak metodyki wpływają na motywację i zaangażowanie zespołu?
To, jaką metodykę wybierzesz, bezpośrednio przełoży się na atmosferę w zespole. Warto o tym pamiętać i testować najlepsze rozwiązania, żeby uniknąć konfliktów w pracy.
Jak ciekawie podsumowuje Janusz Pieklik, Dyrektor Konsultingu w Business Global Consulting Polska z ponad 30 letnim doświadczeniem w zarządzaniu ludźmi i projektami:
“Jeżeli poszukujesz skuteczności, w działaniach projektowych, powinieneś sam sobie odpowiedzieć jak chciałbyś być zarządzanym, motywowanym i weryfikowanym z wykonania przydzielonych zadań. W jaki sposób pogodzić obowiązki projektowe z normalnymi obowiązkami w pracy. Jaki poziom biurokracji jest dla ciebie akceptowalny tak aby dysponować pełna wiedza o tym co dzieje się na projekcie”.
Transparentność jako element Agile
Agile (szczególnie SCRUM) bazuje na przejrzystości – każdy wie, co robi, i jakie są priorytety. To często podnosi motywację, bo zespół czuje wpływ na projekt.
Przykład: codzienne „daily”, czyli 10 minut rozmowy – w moim zespole marketingowym eliminowało chaos i podnosiło poczucie wspólnoty. Dzięki takim spotkaniom zespół zawsze wie na czym stoi oraz można na bieżąco rozwiązywać poszczególne problemy.
Stres i przeciążenie w Waterfall
W modelu kaskadowym presja często rośnie pod koniec projektu, bo wtedy okazuje się, że coś nie działa. To powoduje stres i wypalenie.
Przykład: przy projekcie szkoleniowym planowanym Waterfall-em większość poprawek „spadła” na ostatni tydzień, co kosztowało zespół wiele nerwów.
Współodpowiedzialność w podejściu hybrydowym
Hybryda pozwala zespołowi czuć kontrolę (bo są ramy budżetowe i terminy) i elastyczność (bo codzienna praca jest iteracyjna). To równowaga między bezpieczeństwem a kreatywnością. Dla mnie to najlepsza opcja dla początkujących.
Jakie narzędzia wspierają wdrożenie metodyk zarządzania projektami w praktyce?
Metodyka to jedno, ale wiadomo, bez narzędzi do zarządzania projektami trudno ją wdrożyć na co dzień.
Trello, Asana i Jira dla Agile i Kanban
Poniżej znajdziesz kilka świetnych programów:
- Trello – świetne na start, dzięki niemu stworzysz intuicyjne tablice Kanban (Trello posiada nawet dedykowane szablony),
- Asana – rozbudowane zarządzanie zadaniami, dobre dla marketingu. Jest to przydatne narzędzie, jeśli masz spory zespół i potrzebujesz gdzieś podłączyć kalendarz oraz przydzielać konkretne zadania,
- Jira – standard w zespołach IT i SCRUM.
Przykład z życia: w jednym z projektów zaczęliśmy od Trello, ale kiedy liczba zadań urosła, przenieśliśmy się na Asanę, żeby móc lepiej raportować postępy. Pamiętaj o tym, żeby być elastycznym!
MS Project i Gantt dla Waterfall
Oto czym się wyróżniają:
- MS Project czy klasyczne wykresy Gantta są niezastąpione, gdy trzeba planować harmonogram w długiej perspektywie,
- sprawdzają się np. w projektach budowlanych, gdzie każdy dzień ma znaczenie finansowe.
ClickUp, Notion i hybrydowe rozwiązania
ClickUp uwielbiam, jest przejrzysty i oferuje wiele ciekawych zastosowań:
- ClickUp – łączy funkcje tablic Agile i harmonogramów Waterfall. Dodatkowo możesz w nim przydzielać zespoły, tworzyć konkretne deadline projektów czy raportować i edytować dane zadania,
- Notion – elastyczne bazy danych i tablice, które można dopasować do hybrydy.
Jakie są najlepsze praktyki metodyk zarządzania projektami? FAQ
W tej sekcji znajdziesz odpowiedzi na pytania, które najczęściej zadają początkujący i średniozaawansowani project managerowie, dzięki nim szybciej dopasujesz metodykę do swojego projektu i unikniesz najczęstszych błędów.
1. Jaka jest różnica między metodyką a metodologią zarządzania projektami?
Poznaj definicje:
- metodyka to konkretne podejście, np. Waterfall, Agile, Kanban.
- metodologia to szerszy zbiór zasad, badań i teorii.
- metoda to pojedyncze narzędzie, np. tablica Kanban czy burza mózgów.
W praktyce menedżerowie najczęściej używają słowa „metodyka”, gdy myślą o sposobie pracy. Natomiast metodologia odnosi się do teoretycznych zasad, które są uzupełniane o narzędzia – metody.
2. Czy można łączyć różne metodyki w jednym projekcie?
HalfDouble Institute podaje, że 78% badanych wykorzystuje metody hybrydowe w swoich projektach; 70 % potwierdza wzrost efektywności zespołów; 88 % uznaje wzrost zwinności organizacji. Generalnie warto łączyć kilka metoodyk. Z mojego doświadczenia szczególnie przydaje się to, jeśli pracujesz w marketingu i potrzebujesz mieć jasne terminy, ale też czas na poprawki.
3. Która metodyka jest najlepsza dla małych zespołów?
Nie ma jednej idealnej metodyki zarządzania projektami, za to możesz wybrać:
- Agile – świetny w małych zespołach IT i marketingowych – każdy zna swoją rolę, decyzje zapadają szybko,
- Kanban – doskonały dla kilkuosobowych zespołów obsługi klienta czy contentowych – pozwala nie pogubić się w zadaniach.
- Waterfall – sprawdzi się przy krótkich, prostych projektach (np. stworzenie strony wizytówki).
4. Czy metodyka Waterfall jest już przestarzała?
Nie, nie jest, choć przyznaję, że Agile jest dziś popularniejszy. Waterfall wciąż jest niezastąpiony tam, gdzie projekt musi być przewidywalny i dokładnie zaplanowany, czyli np. w budownictwie produkcji przemysłowej, projektach infrastrukturalnych nadal dominuje Waterfall.
To tak, jak z mapą i GPS-em – czasem bardziej przydaje się jedno, czasem (szczególnie, jeśli zależy Ci na optymalnej trasie) drugie.
Jak działają metody zarządzania zespołami? Kluczowe wnioski
Już wiesz, że nie ma jednej uniwersalnej metodyki. Najlepsza to taka, która pasuje do charakteru projektu, kultury organizacyjnej i dojrzałości zespołu.
Pamiętaj, że:
- zbyt sztywne trzymanie się jednej metodyki często kończy się frustracją – elastyczność i dostosowanie to ważne atuty,
- metodyki mają wpływ na motywację zespołu,
- Agile buduje transparentność i poczucie wpływu,
- Waterfall może generować stres przy końcowych etapach,
- hybryda pozwala łączyć strukturę z elastycznością.
- wybór narzędzi (Trello, Jira, MS Project, ClickUp itp.) musi być dopasowany do metodyki i skali projektu.
Chcesz skutecznie rozwijać się jako Project Manager? Zapisz się na certyfikowane szkolenie z zarządzania projektami, który dostarczy Ci praktycznych narzędzi i wiedzy potrzebnej do prowadzenia projektów w każdej branży.
A jeśli chcesz dowiedzieć się, jak zrobić krok dalej, wejść na poziom managera, koniecznie przeczytaj nasz artykuł, jak zostać managerem w 2025.
