Przejdź do treści 
Czy wiesz, że według raportu firmy Randstad koszty związane ze znalezieniem nowego pracownika mogą wynosić aż czterokrotność jego rocznego wynagrodzenia?
Dlatego właściwe przeprowadzanie procesu onboardingu jest niezwykle istotną sprawą, która pozwala zminimalizować te koszty.
Czytaj dalej i sprawdź, jak skutecznie przeprowadzić onboarding pracownika w 7 krokach!
Onboarding co to znaczy?
Onboarding to proces wdrażania nowego pracownika do firmy. Jego celem jest ułatwienie mu adaptacji w nowym środowisku pracy. Onboarding pracownika obejmuje szereg działań, takich jak zapoznanie z kulturą organizacyjną, strukturą firmy, obowiązkami oraz procedurami wewnętrznymi.
Musisz wiedzieć, że dobrze przeprowadzony proces wdrażania pracownika zwiększa efektywność pracy w zespole, poprawia atmosferę i zmniejsza rotację kadry.
Skuteczny onboarding co to jest w praktyce?
Wielu liderów traktuje po macoszemu proces wdrażania. Sama też doświadczyłam zaniedbania w zakresie onboardingu w początkach mojej kariery. Jeden z moich pierwszych menedżerów ograniczył się jedynie do streszczenia, na czym będzie polegała moja praca.
Jednak onboarding pracownika, jak zauważa Monika Olenkiewicz, ceniona eRekruterka, to nie tylko prezentacja i harmonogram spotkań z pracownikami. Jest to przede wszystkim kompleksowy proces adaptacji, który obejmuje zarówno aspekty formalne, jak i integracyjne. Nie może w nim także zabraknąć mentoringu, szkoleń i feedbacku.
Dlaczego onboarding jest ważny?
Moim zdaniem, jest to absolutna podstawa, na której buduje się zaufanie i wartościowe relacje. Niestety, z raportu firmy BambooHR wynika, że tylko 12% pracowników uważa, że proces wdrażania w ich firmie jest odpowiedni lub skuteczny.
Wśród korzyści wynikających z dobrze przeprowadzonego onboardingu pracownika można wymienić:
- wzrost wydajności nowych pracowników,
- poprawa zaangażowania członków teamu,
- zmniejszenie rotacji w zespole.
Zgadzam się także z opinią Leszka Oleksy, doświadczonego doradcy i trenera biznesowego, że o procesie adaptacji należy myśleć, jak o inwestycji w przyszłość firmy:
“[…] gdyż zadowolony pracownik to lojalny pracownik, a to z kolei prowadzi do lepszych wyników i sukcesu całej organizacji.”
Jak przeprowadzić proces onboardingu pracownika? — 7 kroków
Jak już wiesz, onboarding to bardzo ważny proces, który istotnie wpływa na pracę Twojego zespołu. Teraz przedstawię Ci 7 kluczowych kroków dla procesu wdrażania pracownika.
Krok 1: opracuj plan wdrożenia nowego pracownika i przygotuj się na pierwszy dzień
Podobnie jak Jakub Urbańczyk, menedżer działający w branży technologicznej z ponad 6-letnim doświadczeniem, mogę stwierdzić, że sukces onboardingu pracowników zaczyna się jeszcze przed jego pojawieniem się na stanowisku pracy. Dlatego zaplanuj wdrożenie nowego pracownika.
W tym celu:
- określ cele onboardingu,
- przeanalizuj potrzeby stanowiska,
- ustal harmonogram działań.
Następnie zajmij się rzeczami, takimi jak:
- przygotowanie stanowiska pracy,
- zapewnienie niezbędnych narzędzi,
- poinformowanie członków zespołu o pojawieniu się nowego pracownika.
Oprócz tego powinieneś przygotować jeszcze inne materiały, które ułatwią proces wdrażania pracownika.
Dodatkowe materiały — moje sugestie
Podam parę moich pomysłów, którymi możesz się zainspirować:
- welcome pack — może być to fizyczna paczka z np. gadżetami firmowymi. Jeśli natomiast Twój zespół pracuje zdalnie, możesz przesłać nowej osobie wiadomość powitalną, spersonalizowaną wiadomość, e-kartę podarunkową, czy dostęp do platformy e-learningowej (np. Krajowego Centrum Edukacyjnego).
- lista “buddy system” — na tej liście wymień członków zespołu i określ ich rolę. Podpowiedz nowemu pracownikowi kogo i o co może zapytać.
- mapa biura lub narzędzi — kolorowa przyciągająca uwagę mapa biura oraz zestawienie funkcji narzędzi w przystępnej formie, pomoże odnaleźć się członkowi teamu w nowym miejscu.
- FAQ nowego pracownika — możesz wraz z zespołem opracować dokument, w którym świeżo upieczony pracownik znajdzie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące jego stanowiska.
Krok 2: zrób dobre wrażenie w pierwszy dzień
Postaraj się sprawić, by nowy pracownik jak najszybciej poczuł się komfortowo w firmie.
Zorganizuj spotkanie powitalne
W celu zrobienia dobrego wrażenia, możesz zorganizować krótkie spotkanie powitalne, na którym przedstawisz nowozatrudnionej osobie członków zespołu. Stwórz także przestrzeń na zadawanie pytań i swobodną rozmowę.
Pokaż firmę
Po spotkaniu oprowadź pracownika po biurze. Pokaż mu nowe miejsce pracy, sale konferencyjne, kuchnię, toaletę, wyjścia ewakuacyjne i inne istotne miejsca. Jeśli masz bardzo napięty harmonogram i nie masz na to czasu, możesz oddelegować to zadanie jednemu z członków zespołu.
Określ podstawy kultury organizacyjnej
Zapoznaj nowego członka teamu z kulturą organizacyjną. Wyjaśnij mu wartości i misję firmy, zdefiniuj zasady współpracy oraz omów tradycje kultywowane przez zespół (np. regularne spotkania integracyjne). Oczywiście, faktyczne zapoznanie z kulturą organizacyjną będzie trwało znacznie dłużej, jednak rozmowa na temat jej podstaw pomoże pracownikowi szybciej się zaaklimatyzować.
Zorganizuj podstawowe szkolenie
Ostatnią kwestią jest szkolenie. Przedstaw pracownikowi, czym będzie się zajmował, jakich narzędzi używał oraz jasno określ rolę, jaką pełni w zespole. Dzięki temu nie tylko wesprzesz pracownika, ale też możesz uniknąć nieporozumień i niepotrzebnych konfliktów.
Krok 3: przydziel mentora
Twój pracownik w następnych dniach będzie się mierzył z nowymi zadaniami. Być może będzie to dla niego trudne i stresujące. Dlatego też przydziel mu mentora.
Wsparcie nie tylko przyśpieszy adaptację, ale też zwiększy efektywność i pozytywnie wpłynie na integrację z zespołem.
Ważne by funkcję mentora pełniła osoba doświadczana, zmotywowana i zaangażowana. Dodatkowo do tej roli wyznacz kogoś, kto ma wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne. Bycie mentorem nie jest najłatwiejszym zadaniem, wymaga bowiem cierpliwości i empatii.
Krok 4: mierz efektywność swoich działań i dawaj feedback
Monitorowanie postępów jest bardzo ważne, ponieważ to właśnie dzięki temu jesteś w stanie określić czy Twoje działania są skuteczne. Dodatkowo zebrane dane przedstawią Ci czarno na białym, w jakim tempie nowy członek zespołu osiąga samodzielność.
Efektywność procesu adaptacyjnego możesz mierzyć na wiele sposobów, np. za pomocą KPI, ankiet, obserwacji i ocen.
Co to jest KPI?
Key Performance Indicators to inaczej kluczowe wskaźniki efektywności, służące do mierzenia skuteczności działań w firmie. Pomagają określić, czy organizacja osiąga swoje cele i jak efektywnie realizuje strategię biznesową. KPI zwykle dotyczy obszarów, takich jak sprzedaż, marketing, HR czy finanse.
Dlaczego warto przeprowadzić ankietę?
Dobrym pomysłem jest także poproszenie nowego pracownika o wypełnienie ankiet na temat procesu adaptacji. Dzięki nim, np. możesz określić poziom satysfakcji z pracy ankietowanej osoby oraz dowiesz się, które zadania są dla niej łatwe, a które trudne.
Na co zwrócić uwagę przy ocenie zaangażowania pracownika?
Dodatkowo oceń poziom zaangażowania nowego członka zespołu. Sprawdź, czy chętnie integruje się z zespołem, udziela się na spotkaniach, sumiennie wykonuje powierzone zadania.
Co zrobić po zebraniu danych na temat procesu onboardingu pracownika?
Ze wszystkich swoich obserwacji wyciągnij wnioski. Na koniec zaproś tego członka zespołu na rozmowę i daj mu konstruktywny feedback. Wspólnie postanówcie, co można zrobić, by udoskonalić plan wdrożenia nowego pracownika.
Krok 5: inwestuj w rozwój kompetencji pracownika
Inwestowanie w rozwój kompetencji nowego pracownika także jest bardzo ważne. Nie bez przyczyny finansowanie kursów i szkoleń przez pracodawcę jest jednym z najatrakcyjniejszych benefitów pracowniczych.
Świeżo upieczony członek zespołu będzie czuł się doceniony i ucieszy go możliwość rozwoju, a ty:
- wzmocnisz lojalność pracownika,
- wesprzesz budowanie kultury organizacyjnej,
- przyśpieszysz proces adaptacji,
- zwiększysz efektywność i zaangażowanie nowej osoby.
Krok 6: pozwól na samodzielność
Pamiętaj, że w odpowiednim momencie powinieneś pozwolić nowemu pracownikowi na samodzielność. Nie chodzi o to, by rzucać go na głęboką wodę, ale stopniowo pozwalać mu na coraz większą autonomię.
Jeśli pracownik zbyt długo nie będzie samodzielny, odbije się to na jego poczuciu sprawczości. W konsekwencji może stracić zapał do pracy oraz mieć niskie poczucie odpowiedzialności za wykonywane zadania.
Z kolei, jeśli będziesz wymagał samodzielności zbyt szybko, świeży członek zespołu może poczuć się zbyt przytłoczony nowymi obowiązkami. To natomiast może doprowadzić do jego odejścia z pracy.
Krok 7: dokonaj ewaluacji
Kiedy już pracownik jest samodzielny, dokonaj końcowej ewaluacji. Możesz to zrobić za pomocą metody 360.
Co to jest ocena 360?
Ocena 360 to kompleksowa ocena pracownika. Pozwala ona nie tylko ocenić techniczne kwalifikacje członka teamu, ale też prezentowany przez niego poziom kompetencji miękkich.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej, na temat oceny 360, zajrzyj do jednego z poprzednich wpisów. Dokonanie całościowej oceny pracownika w celu ewaluacji procesu adaptacji, znacząco ułatwi Ci dalsze planowanie jego ścieżki kariery.
Jakie są najczęstsze błędy w procesie onboardingu pracowników?
Adaptacja nowego pracownika to dość delikatny proces. Z doświadczenia wiem, że zaniedbanie go może mieć dotkliwe konsekwencje dla funkcjonowania zespołu.
Według mnie najłatwiej o następujące błędy w onboardingu pracowników:
- brak sprecyzowanego planu wdrażania pracownika,
- przytłoczenie pracownika zbyt wieloma informacjami naraz,
- brak jasnego określenia celów i oczekiwań wobec nowego członka zespołu,
- brak zaangażowania lidera w proces adaptacji,
- zbyt długi lub zbyt krótki czas wdrażania,
- brak indywidualnego podejścia do pracownika,
- zaniedbanie integracji z zespołem,
- brak feedbacku.
Te błędy mogą prowadzić m.in. do chaosu, problemów z zaaklimatyzowaniem się, spadku motywacji do pracy oraz poczucia przytłoczenia. To z kolei może prowadzić do rezygnacji nowego członka zespołu z pracy.
“Red flags detector” – kiedy onboarding idzie źle?
Poznaj praktyczne narzędzie samooceny dla menedżerów.
7 Sygnałów ostrzegawczych
- Nie zadaje pytań przez pierwsze 48 godzin
- Po tygodniu wciąż pyta o podstawowe rzeczy (toaleta, logowanie)
- Ciągle porównuje do poprzedniej pracy: “U nas tak nie robimy”
- Pierwsze zadanie trwa 2x dłużej niż przewidywano
- Nie robi notatek podczas szkoleń
- Izoluje się – unika nieformalnych rozmów z zespołem
- Reaguje defensywnie na każdą uwagę
Co robić?
- 1-2 flagi: częstsze check-iny + mentor
- 3-4 flagi: szczera rozmowa: “Jak możemy Ci pomóc?”
- 5+ flag: plan naprawczy na 30 dni
Jak zaplanować wdrażanie pracownika? — FAQ
W tej sekcji odpowiem na 4 najczęściej zadawane pytania.
1. Ile trwa onboarding pracownika?
To zależy od stanowiska. Ten proces zwykle powinien trwać od miesiąca do nawet roku (kiedy stanowisko wymaga dużej odpowiedzialności). Oczywiście, im dłużej członek zespołu pracuje, tym ten proces jest coraz mniej intensywny.
Niestety, w wielu polskich firmach onboarding jest ograniczany do pierwszego tygodnia pracy, a w skrajnych przypadkach do pierwszego dnia.
2. Ile kosztuje onboarding?
Szacuje się, że onboarding kosztuje około 7-krotność średniego krajowego wynagrodzenia. Mogę jednak Cię zapewnić, że brak tego procesu generuje znacznie wyższe koszty.
Ponieważ wpływa to na:
- wysoką rotację,
- spadek efektywności,
- zwiększenie problemów komunikacyjnych,
- dodatkowe koszty związane z częstymi rekrutacjami.
Według raportu firmy Randstad same koszty związane z zatrudnieniem nowego pracownika mogą wynosić aż czterokrotność jego rocznego wynagrodzenia.
3. Jak przeprowadzić onboarding zdalny?
Onboarding w formie zdalnej wymaga szczególnego nacisku na integrację z zespołem. Uwzględnij w swoim planie wdrożenia pracownika częste check-iny i wirtualne spotkania kawowe z zespołem. W pierwszym tygodniu takie spotkania integracyjne powinny odbywać się codziennie.
Dodatkowo pierwszego dnia możesz dostarczyć pracownikowi cyfrowy welcome pack, o którym już wspomniałam.
4. Kto powinien być odpowiedzialny za onboarding w firmie?
Za plan wdrożenia nowego pracownika odpowiada lider zespołu we współpracy z działem HR. Zdarza się, że menedżerowie obciążają tym procesem buddy’ego, jednak nie jest to właściwe posunięcie.
Gdybym miała przedstawić odpowiedzialność za onboarding za pomocą procentów, powiedziałabym, że na liderze ciąży 60% odpowiedzialności, 30% na osobie z HR oraz 10% na buddy’im.
Onboarding: co to i jak go wdrożyć? — wnioski
Onboarding to, ogólnie mówiąc, proces wdrożenia nowego pracownika. W tym celu powinieneś opracować plan wdrożenia nowego pracownika.
Możesz to zrobić za pomocą 7 kroków, które skupiają się na obszarach związanych z:
- integracji z zespołem,
- stopniowym przekazywaniu mu odpowiedzialności za określone zadania,
- doskonaleniu kwalifikacji nowego pracownika.
Pamiętaj, że brak odpowiednio przeprowadzonego onboardingu może skutkować:
- zwiększeniem rotacji w zespole,
- chaosem,
- problemami z komunikacją,
- spadkiem efektywności.
Aby skutecznie zarządzać zespołem, dobry menedżer stale doskonali swoje umiejętności. W tym może pomóc Ci kompleksowe szkolenie menedżerskie online!
Oprócz onboardingu, dla wielu liderów problematyczne jest również delegowanie zadań, o którym znajdziesz więcej w jednym z poprzednich wpisów.
