Według raportu “Negotiation Statistics: Market Data Report 2025” opublikowanego przez Gitnux aż 86% negocjatorów uważa, że przygotowanie do negocjacji decyduje o sukcesie.
Plan negocjacji to coś więcej niż lista punktów. To realne wsparcie, które doda Ci pewności siebie, zmniejszy stres oraz pozwoli przewidzieć kontrargumenty.
Jak skutecznie przygotować się do negocjacji? Powiem Ci, jak to zrobić krok po kroku.
Jak przygotować się do negocjacji? Krok po kroku
Dobre przygotowanie to jedna z najważniejszych zasad negocjacji. Zdaniem wielu ekspertów, np. Grzegorza Barszacza (doświadczony trener biznesu i CEO GB Business Consulting), czy też Anny Zadrożnej (Senior Consultant z 20-letnim doświadczeniem w branży), stanowi on fundament sukcesu.
Przedstawię Ci teraz 6 praktycznych kroków, dzięki którym będziesz mógł profesjonalnie przygotować się do negocjacji biznesowych.
Krok 1: co chcesz osiągnąć?
Na początku powinieneś określić, czemu mają służyć negocjacje. Realizacja celów ma być odbiciem idealnego wyniku rozmów. Możesz je sobie wypisać zgodnie z ich ważnością. Cele, które mają największy priorytet, powinny być na samej górze.
Następnie polecam Ci poszukać BATNA i WATNA, czyli najlepszej i najgorszej alternatywy, jaką dysponujesz w przypadku, kiedy negocjacje się nie powiodą. Dzięki temu łatwiej będzie Ci określić cel minimalny.
Czym jest cel minimalny?
Cel minimalny jest to granica, poniżej której negocjacje przestają mieć sens. Jeśli druga strona odmawia spełnienia twojego minimum, lepiej będzie wybrać BATNA. To ochroni Cię przed podjęciem niekorzystnych decyzji i pomoże zachować kontrolę nad przebiegiem negocjacji.
Krok 2: z kim będziesz negocjował?
Zrób rzetelny research i zbierz informacje na temat drugiej strony. Co wiesz o rozmówcy? Jakie są jego interesy, ograniczenia? Jakie ma alternatywy? Jaką ma kulturę organizacyjną i jakich decydentów?
Odpowiedzi na te pytania sprawią, że:
- łatwiej będzie Ci znaleźć rozwiązanie satysfakcjonujące obie strony,
- zyskasz przewagę strategiczną,
- unikniesz błędnych założeń, które mogą prowadzić do impasu.
Niestety, wielu negocjatorów bagatelizuje ten punkt. Potwierdza to np. raport Scotwork. Opublikowane w nim dane mówią, że aż 85% negocjatorów sprzedażowych nie ustala na początek, czego oczekuje druga strona.
Krok 3: jaka jest ZOPA?
Na początku warto wyjaśnić, czym jest ZOPA? ZOPA to akronim od angielskich słów Zone of Possible Agreement — a więc strefa, w obrębie której oczekiwania obu stron się pokrywają, a porozumienie jest możliwe.
Aby określić ZOPA, powinieneś porównać swoje cele z interesami rozmówcy. W ten sposób wyznaczysz obszar możliwego porozumienia.
Krok 4: jakich argumentów użyjesz?
Przygotowując się do negocjacji, dobrze przemyśl argumenty, których użyjesz. Postaraj się, by były one w większości oparte na twardych danych, ponieważ są one najbardziej obiektywne i najtrudniejsze do zbicia.
Dlatego też głównie oprzyj swoją argumentację na:
- analizie rynku,
- raportach i faktach,
- interesach,
- szacowanych korzyściach.
Zastanów się także, jakie obiekcje do twoich argumentów może mieć druga strona. Rozważ, w jaki sposób odpowiesz na te kontrargumenty.
Krok 5: jaka jest Twoja strategia?
Teraz przyszła pora, abyś ułożył sobie przykładowy plan negocjacji.
Zdecyduj:
- co możesz dać i czego żądać w zamian,
- jakie są Twoje granice,
- jakie będzie tempo negocjacji,
- jakim stylem negocjacyjnym się posłużysz,
- jakich technik negocjacji użyjesz,
- jaka będzie kolejność argumentacji,
- kiedy ujawnić rozmówcy najważniejsze informacje.
Krok 6: co zrobisz, kiedy emocje sięgną zenitu?
Już wiesz, jak prowadzić negocjacje i masz opracowany przykładowy plan, jednak na tym nie koniec. Przygotowanie do pertraktacji powinno obejmować także sferę mentalną.
Proces negocjacji jest emocjonujący, a dobry negocjator nie może dać się im ponieść ani ulec presji. Z tego powodu przygotuj sobie parę technik, które pomogą Ci zachować spokój.
Aby ostudzić burzę emocji możesz posłużyć się:
- ulubionymi ćwiczeniami oddechowymi,
- ciszą,
- wizualizacjami.
Jak opracować plan negocjacji? Przykład realizacji 6 kroków
Według raportu Gitnux aż 86% twierdzi, że przygotowanie do negocjacji jest głównym czynnikiem sukcesu. Jednak z moich obserwacji wynika, że nieliczne firmy dysponują oprogramowaniem wspierającym ten proces. Niestety, większość negocjatorów musi poradzić sobie sama z przygotowaniami do pertraktacji.
Dobrze jest więc opracować sobie checklistę lub gotowy szablon, który pomoże sprostać temu zadaniu. Aby ułatwić Ci to zadanie, chciałbym zaproponować przykładowy wzór.
Plan negocjacji — przykładowy szablon
W szablonie powinieneś zawrzeć następujące punkty:
- tytuł negocjacji – np. przedłużenie kontraktu z firmą X
- data, uczestnicy, rola każdej osoby – negocjacje odbędą się 10 października 2025, Ty będziesz reprezentował obecną firmę, natomiast przedstawicielem firmy X będzie jej dyrektor finansowy,
- cele optymalne, priorytety i interesy – w tej przykładowej sytuacji Twoim głównym celem będzie przedłużenie kontraktu na 24 miesiące, przy utrzymaniu obecnej stawki godzinowej. Chciałbyś także rozszerzyć zakres usług, które świadczy Twoja firma.
- BATNA i WATNA – BATNA to pozyskanie nowego klienta, natomiast WATNA to zerwanie kontraktu, co spowoduje lukę w przychodach i redukcję etatów,
- cel minimalny – Twoje minimum to przedłużenie kontraktu na 12 miesięcy, utrzymanie obecnego zakresu usług i zmniejszenie stawki godzinowej o 5%.
- sytuacja i interesy drugiej strony – klient działa pod presją cięcia kosztów, jego celem jest redukcja wydatków o 10% rocznie. Jednocześnie jest zadowolony z usług i obawia się zmiany dostawcy.
- przypuszczalna BATNA drugiej strony – znalezienie tańszego dostawcy,
- ZOPA – obniżenie kosztów usług od 0%-5%, zawarcie umowy na okres 12-24 miesiące, zachowanie obecnego zakresu usług lub rozszerzenie go.
- argumenty – aby osiągnąć swoje cele, możesz zbudować argumenty na podstawie danych dotyczących kosztów zmiany dostawcy, raportów wskazujących na wzrost cen usług, itd.
- kluczowe pytania – mogą one dotyczyć, np. priorytetów firmy X (“Co jest ważniejsze dla firmy X — niższa cena czy stabilność?”).
- pierwsza oferta – pierwsza oferta powinna być odbiciem Twojego idealnego rozwiązania. Warto też rozważyć użycie technik, np. anchoringu, które pozwalają ustalić punkt odniesienia. Pamiętaj, że jeżeli zależy Ci na relacjach z klientem, powinieneś wybrać także wspierający je styl negocjowania,
- kolejne techniki negocjacyjne – po anchoringu możesz posłużyć się kolejno np. budowaniem wartości, techniką “jeśli – to”, milczeniem, techniką salami, odwróceniem perspektywy,
- mierniki sukcesu – jeśli uda Ci się wynegocjować kontrakt trwający dłużej niż 12 miesięcy, obniżkę nie większą niż 5% oraz utrzymanie relacji z możliwością rozszerzenia oferty, odniesiesz sukces.
Jak prowadzić negocjacje? Pytania i odpowiedzi
Plan negocjacji jest mapą, która zaprowadzi Cię do sukcesu przy stole negocjacyjnym. Jednak opracowanie dobrej strategii i wcielenie jej w życie nie jest zadaniem łatwym, szczególnie dla osób początkujących.
W tej sekcji odpowiem na 4 najczęściej zadawane pytania, dzięki którym prowadzenie negocjacji będzie nieco łatwiejsze.
1. Co, jeśli nie znajdę ZOPA?
W trakcie przygotowań może się okazać, że ZOPA nie istnieje. Oznacza to, że na obecnych warunkach porozumienie jest niemożliwe, a negocjacje prawdopodobnie zakończą się impasem.
W takiej sytuacji możesz:
- zrewidować swoje cele, np. wydłużyć czas realizacji usługi, obniżyć cenę itd.
- poszukać nowych innowacyjnych rozwiązań, korzystnych dla obu stron,
- zakończyć negocjacje i wybrać swoją BATNA.
2. Jak uspokoić się podczas negocjacji?
Z doświadczenia wiem, że przy stole negocjacyjnym czasami trudno zachować spokój. Mnie w takich sytuacjach pomagają głębokie oddechy. Kiedy poczujesz, że emocje biorą górę, zacznij głęboko oddychać, najlepiej tak, żeby zarówno wdech, jak i wydech trwały 4 sekundy.
Innymi dobrymi sposobami są, np. poproszenie o krótką przerwę, czy też kotwiczenie emocjonalne.
Czym jest kotwiczenie emocjonalne?
Kotwiczenie emocjonalne to technika psychologiczna, polegająca na stworzeniu trwałego połączenia między konkretnym bodźcem a określonym stanem emocjonalnym. Dzięki temu, późniejsze użycie tego bodźca może automatycznie wywołać pożądane emocje, np. spokój, pewność siebie, radość.
Pamiętaj, że stosowanie tego typu technik w sytuacji kryzysowej to nie wszystko. Aby panować nad emocjami nawet podczas trudnych rozmów, należy rozwijać umiejętności związane z komunikacją interpersonalną. W tym mogą pomóc Ci kursy Krajowego Centrum Edukacyjnego.
3. Co zrobić, jeśli negocjacje nie przebiegają zgodnie z moim planem?
Nie traktuj swojego planu jak scenariusza. Powinien być on dla ciebie raczej mapą, która sugeruje, w którym kierunku podążać.
Paweł Kowalewski, ekspert w dziedzinie negocjacji, wykładowca akademicki, autor książki “Profesjonalne negocjacje” – słusznie zauważa, że:
“Nasza strategia powinna być prosta i elastyczna. Po przeprowadzeniu otwarcia (które najczęściej udaje się zrobić w niezmienionej formie), powinniśmy elastycznie reagować na wydarzenia”.
Pamiętaj, że pertraktacje obfitują w nagłe zmiany sytuacji i nieprzewidziane wydarzenia. Dlatego traktuj swój plan z rezerwą oraz bądź gotowy na to, że może się on zmienić w trakcie rozmów. Bardzo ważne, abyś nie tracił pewności siebie, nawet jeśli coś idzie nie po Twojej myśli. Osobą wystraszoną, niepewną dużo łatwiej jest manipulować.
4. Jakie narzędzia wspierają przygotowanie się do negocjacji?
Możesz użyć aplikacji takich, jak:
- MindMenager,
- Notion,
- Negotiation 360,
- VirtualNegotiator,
- ChatGPT lub inny preferowany przez Ciebie program oparty na sztucznej inteligencji.
Jeśli z jakichś powodów nie dysponujesz dostępem do tych programów, możesz samodzielnie stworzyć szablon albo checklistę w Excelu lub też skorzystać z mojej propozycji.
Skuteczne przygotowanie do negocjacji – podsumowanie
Przygotowanie do negocjacji jest fundamentem sukcesu przy stole pertraktacyjnym.
Jeśli chcesz skutecznie zaplanować przebieg rozmowy:
- określ swoje cele, priorytety, alternatywy,
- zbierz informacje o drugiej stronie,
- wyznacz ZOPA,
- spisz argumenty,
- opracuj strategię,
- przygotuj się mentalnie.
Pamiętaj, że plan negocjacji nie jest sztywnym scenariuszem. Może ulegać zmianie w czasie rozmów. Jeśli chcesz się dowiedzieć, jak prowadzić negocjacje oraz co robić, gdy sytuacja wymyka się spod kontroli, rozważ zapisanie się na praktyczne szkolenie z negocjacji.
Zachęcam Cię również do lektury artykułu, w którym opisuje 10 cech dobrego negocjatora.
