Przejdź do treści 
Według badań opublikowanych przez portal Strefa Menagera zespoły cechujące się wysokim poziomem zaangażowania wykazują o 21% wyższą produktywność oraz o 59% niższą rotację.
Jednym z najważniejszych czynników, który wpływa na zaangażowanie członków zespołu, jest delegowanie zadań. Niestety wielu liderów tego unika.
Jeśli chcesz wiedzieć, jak skutecznie delegować zadania, przeczytaj ten poradnik. Przedstawię w nim, aż 12 technik, dzięki którym pozbędziesz się nadmiaru zadań i pozytywnie wpłyniesz na zaangażowanie swoich pracowników!
Czym jest delegowanie zadań?
Delegowanie zadań to proces przekazywania obowiązków i odpowiedzialności pracownikom, wraz z niezbędnymi uprawnieniami, aby mogli samodzielnie wykonać jakieś zadanie.
Jednak moim zdaniem, delegowanie zadań to nie tylko zlecenie wykonania pracy, ale też odciążające wsparcie wymagające ogromnego zaufania. Ponieważ to Ty, w dalszym ciągu jesteś odpowiedzialny za wyniki.
Nie da się jednak ukryć, że skuteczne delegowanie zadań, to jedna z podstawowych umiejętności menagera, która stanowi klucz do efektywności zespołu. Dzięki temu każda osoba w teamie ma poczucie, że realnie wpływa na osiągnięcie określonego celu.
Niestety, jak zauważa Maciej Schab — menedżer z ponad 20-letnim stażem:
“ […] menedżerowie często postrzegają delegowanie zadań jako odrębny element ich pracy”.
Co więcej, z ankiety przeprowadzonej przez Monikę Skrodzka — cenioną ekspertkę ds. kreowania relacji w biznesie — wynika, że aż 88% liderów uważa, że potrafi skutecznie delegować zadania. Jednak, jak sama autorka badania zauważa, w praktyce przeniesienie odpowiedzialności sprawia wiele problemów.
Jak delegować zadania? — 12 sprawdzonych technik
Już wiesz, czym tak naprawdę jest delegowanie zadań. Jednak, aby ten proces był skuteczny, musisz poznać jeszcze metody jego wdrożenia. Chcę zaproponować Ci 12 sprawdzonych technik, które w tym pomogą.
1. Technika 5W1H (metoda Kiplinga)
Technika ta to jeden z najbardziej efektywnych sposobów delegowania zadań. Jej dość enigmatyczna nazwa nawiązuje do pytań, na których powinieneś oprzeć podział zadań.
5W1H — to skrót od angielskich pytajników:
- what? (co?),
- who? (kto?),
- when?(kiedy?),
- where? (gdzie?),
- why? (dlaczego?).
- how? (jak?)
Kiedy więc zastanawiasz się nad powierzeniem jakiegoś elementu pracy któremuś z członków zespołu, odpowiedz sobie na te pytania.
Pozwolą Ci one:
- zlikwidować wszelkie niejasności,
- zaoszczędzić czas,
- wzmocnić poczucie odpowiedzialności pracownika,
- zbudować jasny przekaz.
2. Mapowanie kompetencji pracownika
Technika ta pozwala zidentyfikować i ocenić kwalifikacje członków zespołu. Nie mam tu na myśli tylko określenia poziomu umiejętności, które są często udokumentowane certyfikowanymi kursami (np. organizowanym przez Krajowe Centrum Edukacyjne). W mapowaniu kompetencji pracownika należy wziąć też pod uwagę jego talenty, charakter i inne indywidualne zdolności.
Zastosowanie tej techniki pozwoli Ci na lepsze dopasowanie zadań do pracowników. To z kolei wpłynie pozytywnie na efektywność pracy w zespole. Dodatkowo członkowie teamu będą mieli poczucie, że wspierasz ich naturalne talenty.
Dokładna znajomość mocnych i słabych stron osób z Twojego teamu, będzie szczególnie przydatna, kiedy zechcesz delegować pracownika do innego działu.
Jak mapować kompetencje pracownika?
Aby Twoja mapa kompetencji była skuteczna:
- określ kluczowe kompetencje dopasowane do konkretnego stanowiska,
- oceń pracowników pod kątem ich umiejętności (mogą Ci w tym pomóc ankiety lub testy),
- stwórz matrycę kompetencji,
- zidentyfikuj umiejętności wymagające rozwoju,
- zaplanuj różnorodne formy szkoleń, które będą wspierać deficytowe kompetencje.
3. Technika SMART
Jest szczególnie pomocna, kiedy potrzebujesz precyzyjnie określić cel i sposób jego realizacji. Akronim SMART nawiązuje do 5 najważniejszych cech dobrze sformułowanego celu.
Nazwa pochodzi od słów:
- specific (konkretny),
- measurable (mierzalny),
- achievable (osiągalny),
- relevant (istotny),
- time-bound (terminowy).
Szczególnie cenię tę technikę za to, że pozwala ona przekształcić mgliste wyobrażenie o celu w realny i skuteczny plan działania.
Jak określać cele przy pomocy techniki SMART?
Cel określony zgodnie z zasadami techniki SMART:
- spełnia kryterium konkretności, np. “zwiększenie sprzedaży produktu XYZ o 10%”,
- musi być mierzalny. Dla przykładu, jeśli jesteś managerem firmy e-commerce, możesz użyć narzędzi SEO, które pozwolą Ci określić wzrost współczynnika konwersji,
- jest osiągalny. Tutaj weź pod uwagę środki, jakimi dysponujesz, czas, kompetencje zespołu. Jeśli ustalisz sobie, np. wspomniane już przeze mnie zwiększenie sprzedaży, ale nie masz środków na reklamę, trudno będzie Ci zrealizować ten cel,
- powinien być istotny dla firmy w szerszej perspektywie i wspierać jej ogólne założenia,
- mieć konkretny termin realizacji.
4. 6 poziomów delegowania (skala autonomii Shermana)
Na początek chciałabym wyjaśnić, czym są poziomy delegowania. Poziomy delegowania są to, najprościej rzecz ujmując, różne stopnie przekazywania odpowiedzialności i autonomii pracownikom. W zależności od konkretnego poziomu lider może mieć większą lub mniejszą kontrolę nad zadaniem.
Każdy kolejny poziom wymaga mocniejszej wiary w umiejętności pracownika. Pamiętaj jednak, że wraz ze wzrostem autonomii, rośnie także poczucie odpowiedzialności za prawidłowe wykonanie zadania. To z kolei wpływa na poczucie sprawczości. Członek zespołu zaczyna zdawać sobie sprawę, że jego działania mają realny wpływ na rozwój firmy.
Poszczególne stopnie delegowania zadań, obowiązków bądź uprawnień związane są z następującymi działaniami:
- poziom 1 — pracownik zbiera informacje, dokonuje ich selekcji, a następnie przekazuje je liderowi,
- poziom 2 — research oraz analiza danych. Na tym poziomie możesz poprosić pracownika o listę “za i przeciw” oraz przygotowanie planu działania,
- poziom 3 — na tym etapie pracownik tworzy plan działania, który zostaje w całości zaakceptowany przez managera.
- poziom 4 — ten stopień zostaje wzbogacony o realizację planu działań. Członek zespołu pod nadzorem lidera zaczyna samodzielnie wdrażać opracowany przez siebie plan.
- poziom 5 — pracownik zyskuje dużą swobodę działania. Zadania realizuje sam, informując managera jedynie o tym, co już zostało zrobione.
- poziom 6 — to ostatni etap, na którym lider już nie weryfikuje postępu pracy.
Warto mieć w swoim zespole osoby, które możesz sytuować na 5 lub 6 poziomie. Będą one szczególnie cenne, kiedy będziesz musiał delegować pracowników, np. do reprezentowania firmy na spotkaniu.
5. Checklista
To bardzo proste i przydatne narzędzie. Pozwoli Ci ono efektywnie zorganizować pracę zespołu oraz zachować płynność realizowanych zadań.
W celu stworzenia efektywnej checklisty:
- precyzyjnie określ cel,
- ustal, co jest Ci potrzebne do wykonania pracy,
- sprawdź, czy masz wszystko, czego potrzebujesz do realizacji celu,
- podziel zadania członkom zespołu,
- monitoruj i aktualizuj.
W połączeniu z innymi technikami, takimi jak SMART, mapowaniem kompetencji pracownika czy 5W1H, checklista może efektywnie wspierać proces organizacji pracy oraz zwiększyć produktywność zespołu.
6. Timeboxing
Ta technika jest bardzo popularna i skuteczna. Chętnie sięgają po nią ludzie sukcesu tacy jak Bill Gates czy Elon Musk. Służy ona do zarządzania czasem i priorytetami. Polega na stworzeniu harmonogramu w oparciu o pewne bloki czasowe, które przeznaczysz na konkretne czynności.
Timeboxing może być także świetnym narzędziem wspierającym delegowanie zadań. Pozwoli Ci ono określić konkretny czas realizacji całych zadań lub ich konkretnych etapów. Dzięki temu każdy wie, ile ma czasu na wykonanie swoich obowiązków. Dodatkowo technika ta pozwoli Ci szybko skontrolować, co zostało już zrobione, a co nie.
7. Technika “Teach-Back”
To świetny sposób na wsparcie komunikacji, między Tobą a członkiem zespołu. Dzięki tej technice szybko zweryfikujesz skuteczność komunikatów.
Aby ją zastosować, wystarczy, że po przekazaniu instrukcji pracownikowi, poprosisz go o wyjaśnienie tego, co usłyszał, własnymi słowami. Następnie, jeśli w wypowiedzi członka teamu pojawią się jakieś nieścisłości, skoryguj je.
8. Zasada 70% gotowości
Wielu liderów ma problem z delegowaniem zadań, ponieważ uważa, że wykona dane zadanie lepiej. Niestety, jest to zgubne przekonanie, które może prowadzić do zbytniego przeciążenia pracą.
Zasada gotowości mówi o tym, że jeżeli członek teamu ma 70% wymaganych kompetencji, możesz oddelegować obowiązki. Uwierz w kompetencje swoich pracowników. 70% wymaganych kwalifikacji to solidna podstawa do samodzielnego działania (oczywiście przy drobnym wsparciu z Twojej strony).
9. Metoda 30-60-90
Jest to skuteczne narzędzie kontroli. Liczby 30, 60, 90 symbolizują procent wykonanego zadania. Członek zespołu konsultuje z tobą realizację przekazanych obowiązków, kiedy ukończy je kolejno w 30%, 60% i 90%.
Metoda ta pozwoli Ci kontrolować terminowość i jakość delegowanych pracownikowi obowiązków oraz uniknąć mikrozarządzania.
Co to jest mikrozarządzanie?
Mikrozarządzanie to styl zarządzania, w którym lider nadmiernie kontroluje każdy szczegół pracy podwładnych, ograniczając ich autonomię i kreatywność.
Oznacza to, że menedżer, zamiast delegować uprawnienia, obowiązki i zadania, bierze wszystko na siebie oraz chce kontrolować każdy aspekt pracy zespołu. To z kolei może prowadzić do spadku zaangażowania i frustracji pracowników.
Pamiętaj, że według najnowszych badań opublikowanych przez Strefę Managera zespoły odznaczające się wysokim zaangażowaniem wykazują o 21% wyższą produktywność oraz o 59% niższą rotację.
Co więcej, Marta Bara — CEO w Strengths Community z ponad 6-letnim doświadczeniem na stanowisku — wskazuje na niepokojące wyniki badań. Wyciągnięte przez nią wnioski z analizy raportu Gallup State of the Global Workplace 2025 mówią, że polscy pracownicy odznaczają się wyjątkowo niskim poziomem zaangażowania na tle obywateli innych państw Europejskich.
10. Feedback “Start-Stop-Continue”
Każdy dobry manager wie, że udzielanie feedbacku jest niesamowicie ważne dla efektywności działań całego zespołu. Przy okazji omawiania efektów delegowanego pracownikowi zadania, warto zastosować schemat “Start-Stop-Continue”.
Polega on na tym, że feedback powinien zawierać informacje:
- co pracownik powinien poprawić w przyszłości (start),
- jakich działań unikać (stop),
- jakie praktyki warto kontynuować (continue).
11. Pochwała na forum według modelu SBI
Pochwała od przełożonego na forum grupy to mocny czynnik motywujący. Pracownik, który sumiennie wypełnił delegowane obowiązki, powinien zostać doceniony.
Taki komunikat warto skonstruować na podstawie modelu SBI (Situation-Behavior-Impact). Chwaląc pracownika, uwzględnij kontekst sytuacyjny, podkreśl jego godne uznania zachowanie oraz wskaż, jak jego działania wpłynęły na zespół.
12. Analiza “After Action Review”
W każdym nawet najlepszym teamie zdarzają się porażki. Czasami zadania delegowane pracownikom nie zostaną wykonane, jak należy. Ty jako osoba stojąca na czele zespołu musisz umieć reagować na te trudne sytuacje. Pamiętaj, że wedle danych opublikowanych w raporcie State of Global Workplace postawa menedżera aż w 70% wpływa na zaangażowanie zespołu.
W takich momentach dobrze jest porozmawiać z pracownikami i wykonać analizę “After Action Review” (AAR).
W tym celu zastanówcie się wspólnie:
- jaki był cel działań zespołu,
- jakie są rzeczywite wyniki,
- z jakiego powodu cel nie został osiągnięty,
- jakie wnioski można wyciągnąć na przyszłość.
Jak delegować zadania w praktyce? — 4 najczęściej zadawane pytania
Poznałeś już 12 technik, które wspierają delegowanie obowiązków. Jednak w Twojej głowie mogły pojawić się pytania, dotyczące praktycznych kwestii przekazywania zadań. Dlatego odpowiem teraz 4 najczęściej zadane pytania.
1. Jak stosować 5W1H?
Podczas wielu lat pracy w charakterze właścicielki firmy przekonałam się, jak ważne jest delegowanie zadań i formułowanie odpowiednich komunikatów. Na przykład, kiedyś potrzebowałam, by ktoś z zespołu przygotował 2 raport sprzedaży.
Bazując na technice 5W1H, stworzyłam taki komunikat:
- przygotuj raport z wyników sprzedaży z pierwszego kwartału tego roku,
- za wykonanie zadania będzie odpowiedzialna Anna, pracująca w dziale analiz,
- zależy mi, by było to zrobione do 20 kwietnia,
- raport ma być wykonany w Excelu i udostępniony na dysku OneDrive,
- ten raport będzie potrzebny do renegocjacji warunków umowy z klientem,
- skonsultuj dane z działem sprzedaży.
2. Co, jeśli pracownik odmawia wykonania zadania?
Porozmawiaj z nim. Dowiedz się, dlaczego nie chce go przyjąć. Może uważa, że nie ma odpowiednich kwalifikacji, by rzetelnie wykonać delegowany obowiązek?
Sprawdź też, czy dobrze skonstruowałeś komunikat. Często opór przed przyjęciem zadania wynika z niepewności i niezrozumienia. Aby dokonać korekty komunikatu, polecam Ci użyć metody 5W1H.
3. Czego nie można delegować?
Nie możesz delegować uprawnień związanych z, np.:
- sprawami personalnymi pracowników,
- sprawami formalnymi (m.in. podpisywania dokumentów),
- podejmowaniem decyzji strategicznych,
- zadań, które wynikają z Twojej roli,
- kwestii poufnych (takich jak bezpieczeństwo danych osobowych),
- spraw wymagających natychmiastowej decyzji.
4. Jak nauczyć zespół wykonywać delegowane zadania?
Moim zdaniem, szkolenie z delegowanych zadań byłoby dobrym rozwiązaniem. Możesz je przeprowadzić samodzielnie.
Podczas takiego szkolenia:
- wytłumacz cele i znaczenie delegowanych zadań,
- przekaż niezbędną wiedzę i narzędzia,
- określ standardy jakości,
- ustal jasne kryteria sukcesu.
Jak efektywnie delegować zadania — podsumowanie
Kluczowym elementem dobrego funkcjonowania zespołu jest delegowanie zadań. Jednak wielu liderom sprawia trudność przeniesienie odpowiedzialności na członka teamu.
W skutecznym delegowaniu zadań pomogą Ci przytoczone przeze mnie techniki, które wspierają:
- skuteczną i zdrową komunikację,
- planowanie zadań i czas ich realizacji,
- określenie mocnych i słabych stron pracownika,
- kontrolowanie wyników bez mikrozarządzania.
Pamiętaj również, że aby skutecznie delegować zadania powinieneś:
- darzyć swoich współpracowników zaufaniem,
- wierzyć w ich kompetencje,
- budować poczucie sprawczości u członków teamu.
Pamiętaj, że w praktyce skuteczne delegowanie zadań, uprawnień lub obowiązków, nie jest najłatwiejszą częścią pracy lidera. Jeśli zależy ci na zdobyciu dodatkowych informacji na temat efektywnego zarządzania zespołem (w tym powierzania zadań), rozważ zapisanie się na kompletne szkolenie menedżerskie pełnym dostępem online!
Natomiast, jeśli dopiero zastanawiasz się nad wyborem ścieżki kształcenia, chcę zaprosić Cię do lektury wpisu, z którego dowiesz się, jak zostać managerem.
