Statystyki opublikowane przez Science of mind “How Many People Do Procrastination: Latest Stats” mówią, że 86% pracowników odkłada rzeczy na później co najmniej godzinę dziennie.
Choć wiemy, że coś trzeba zrobić, często znajdujemy wymówki, które pozwolą nam stwierdzić “zajmę się tym później”. To prowadzi do nawarstwiania się niezrealizowanych zadań, stresu i poczucia winy.
Przeczytaj ten artykuł, by dowiedzieć się, co to znaczy prokrastynacja oraz jak ją pokonać.
Czym jest prokrastynacja?
Z definicji prokrastynacja oznacza tendencję odkładania zadań, decyzji bądź też działań na później, mimo świadomości konsekwencji. Słowo to pochodzi od łacińskiego wyrazu procrastinatio – “odroczenie, zwłoka”.
Jak wskazuje definicja, prokrastynacja jest zjawiskiem niepożądanym. W skrajnych przypadkach nieumiejętność efektywnego zarządzania czasem lub częste odkładanie wszystkiego na później może prowadzić do znacznego obniżenia jakości życia. Na przykład niezrealizowane na czas ważne projekty mogą skończyć się utratą pracy.
Niestety według badań odkładanie rzeczy na później to powszechny problem. Statystyki opublikowane przez Science of mind mówią, że aż 86% pracowników spędza godzinę dziennie na prokrastynacji.
Dlaczego odkładamy rzeczy na później? Przyczyny prokrastynacji
Przyczyn prokrastynacji może być wiele.
Sławomir Janczewski, specjalista ds. sprzedaży B2B z niemal 30-letnim doświadczeniem, wśród nich wymienia:
- lęk przed porażką – jeśli obawiamy się, że nie sprostamy zadaniu, odłożenie go na później przyniesie chwilową ulgę,
- perfekcjonizm – paradoksalnie potrzeba zrobienia czegoś idealnie, może skutkować stałym przekładaniem terminu rozpoczęcia zadania,
- brak motywacji – trudniej jest realizować zadania, jeśli wydają się one bezsensowne, nudne lub niezgodne z wartościami,
- niewłaściwy czas na zadanie – czasami na realizację nieprzyjemnych zadań wybieramy czas, kiedy nasza produktywność jest niższa lub potrzebujemy odpoczynku,
- przytłoczenie obowiązkami – dokładanie kolejnej rzeczy do długiej listy obowiązków, może skutkować poczuciem przeciążenia i instynktownym unikaniem realizacji zadania.
Jak nie odkładać rzeczy na później? 5 sprawdzonych metod
Już wiesz, co to znaczy prokrastynacja oraz znasz jej przyczyny. Teraz przyszedł czas, byś poznał 5 sprawdzonych metod, które pomogą Ci ją pokonać.
1. Zasada 2 minut
Metoda ta polega na określeniu, czy dana czynność zajmie Ci dłużej niż wskazane w nazwie 2 minuty. Jeśli Twoja odpowiedź brzmi nie, jest to znak, że powinieneś zająć się tym od razu. Może to być np. napisanie e-maila, zapisanie pomysłu, zatytułowanie dokumentu, podlanie kwiatów bądź wyniesienie śmieci.
Regularne stosowanie zasady 2 minut pomoże Ci:
- uniknąć zaległości, drobnostki odkładane na później mają tendencje do nawarstwiania się,
- zmniejszyć opór przed rozpoczynaniem zadań, łatwiej jest zacząć od drobnej czynności niż od dużego projektu,
- zbudować nawyk działania, każda, nawet drobna czynność wykonywana bez chwili zwłoki wzmacnia gotowość do wykonywania zadań od razu,
- rozpocząć pracę nad większym projektem, po wykonaniu 2-minutowego zadania, łatwiej jest rozpocząć bardziej złożoną i czasochłonną czynność.
Zasada 2 minut to jedna z najprostszych i najbardziej skutecznych technik. Wspiera ona nie tylko walkę z prokrastynacją, ale też pomaga kształtować dobre nawyki.
Jak zauważa James Clear w swojej książce “Atomowe nawyki”, tak naprawdę w tej metodzie nie chodzi o to, by dana czynność faktycznie trwała 2 minuty, lecz o samo jej rozpoczęcie. Zamiast rzucać się na głęboką wodę i wymagać od siebie, np. rozpoczęcia dnia od 20-minutowej praktyki jogi, dużo łatwiej zacząć od rozłożenia maty.
2. Technika pomodoro
To jedna z najpopularniejszych technik do zarządzania czasem. Polega ona na pracy w krótkich około 25-minutowych, lecz intensywnych interwałach, co wspiera utrzymanie koncentracji i pomaga zmniejszyć ryzyko odkładania rzeczy na później. Sama chętnie sięgam po nią, przy okazji pracy nad dużymi projektami.
Aby zastosować tę technikę:
- ułóż plan, podziel duże zadanie na mniejsze, które można wykonać w krótkim czasie,
- wstaw timer na 25 minut i wykonuj zadania według planu przez ten czas w pełnym skupieniu,
- zrób 5 minut przerwy po upływnie jednego “pomodoro”. Jest to czas, który możesz poświęcić, np. na zrobienie sobie kawy lub herbaty,
- zaplanuj sobie dłuższą przerwę, po powtórzeniu czterech 25-minutowych cykli. Powinna ona trwać od 30 do 45 minut.
3. Metoda “zjedzenia żaby”
Oczywiście, nie chodzi tu o prawdziwą żabę. Brian Tracy, autor książki “Zjedz tę żabę” i popularyzator tej metody, w ten metaforyczny sposób określił najtrudniejsze lub najmniej przyjemne zadanie do wykonania w ciągu danego dnia.
Może być to na przykład zatelefonowanie do trudnego klienta, opracowanie raportu czy podjęcie próby rozwiązania konfliktu z członkiem zespołu. Natomiast zjedzenie żaby oznacza wykonanie problematycznej czynności jako pierwszej.
Wykonanie najtrudniejszego zadania na samym początku sprawia, że pozostałe wydają się łatwiejsze i przyjemniejsze. Co więcej, metoda ta nie tylko pomaga pokonać potrzebę odkładania wszystkiego na później, ale też zwiększa produktywność oraz poprawia samopoczucie.
4. Technika podziału zadań
Ta metoda walki z prokrastynacją kojarzy mi się z techniką negocjacji o nazwie salami. Aby przekonać drugą stronę do akceptacji warunków, dzieli się ofertę (metaforyczne salami) na mniejsze, łatwiejsze do przełknięcia części. Tutaj jest podobnie, duży projekt staje się mniej przytłaczający, jeśli podzieli się go na etapy lub mikro-zadania.
Wyobraź sobie, że musisz przygotować wystąpienie publiczne. Cały proces możesz podzielić na 10 etapów. Każdy z nich rozbij na mikro-zadania, np. stwórz slajd prezentacji lub wyszukaj trzy cytaty, które możesz przytoczyć. Następnie ustal priorytet elementów, zdecyduj, w jakiej kolejności powinieneś realizować działania. Na koniec realizuj czynności według określonego planu.
5. System nagród
To ostatnia technika, która pomoże Ci przezwyciężyć odkładanie rzeczy na później. Jej celem jest powiązanie wykonania zadania z nagrodą, dzięki czemu nie zawsze przyjemne czynności przestaną kojarzyć się tylko z wysiłkiem.
Zanim zaczniesz zadanie, zastanów się, jak nagrodzisz się za jego wykonanie. Nie chodzi tu o duży i kosztowny prezent, jak np. markowe buty, lecz o drobne przyjemności takie, jak posłuchanie ulubionej piosenki po wykonaniu zadania lub wypicie ciepłej kawy.
Weź też pod uwagę, że nagroda powinna być adekwatna do czynności. Dla przykładu, po wykonaniu 25 minut intensywnej pracy, zjedz ulubione ciastko, natomiast po skończeniu całego projektu, pójdź do kina na interesujący film.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące prokrastynacji
Prokrastynacja to trudny stan, z którym należy walczyć. Niestety w społeczeństwie funkcjonuje wiele mitów z nim związanych, utrudniających skuteczne działanie. Aby więc rozwiać, chociaż część wątpliwości związanych z tym terminem, odpowiem na 4 najczęściej zadawane pytania.
1. Czym się różni prokrastynacja od odpoczynku?
To zupełnie dwa różne pojęcia. Z definicji prokrastynacja to stan niemal nałogowego odkładania rzeczy na później. Zwykle jest niekontrolowany. Osoba, która się z nim zmaga, ma świadomość potrzeby wykonania zadania, co wiąże się ze stresem.
Czym jest odpoczynek?
Z kolei odpoczynek jest zwykle zaplanowany i celowy. Osoba świadomie wybiera czas, który chce poświęcić na regenerację. Odpoczynek poprawia samopoczucie, wzmacnia koncentrację oraz zwiększa produktywność.
2. Czy prokrastynacja to lenistwo?
Oba te stany są bardzo często mylone. Mają one jednak inne motywacje, wiążą się z innymi emocjami oraz zachowaniami.
Prokrastynacja zgodnie z definicją powodowana jest przez czynniki takie, jak lęk czy perfekcjonizm. Cechuje się wysokim poziomem świadomości, że zadanie należy wykonać, przy jednoczesnym poczuciu niemocy na myśl o rozpoczęciu go. Osoby dotknięte prokrastynacją często szukają czynności zastępczej, by sprawiać wrażenie produktywności.
Czym jest lenistwo?
Lenistwo jest to stan wynikający z braku motywacji oraz niskiego zainteresowania zadaniem do wykonania. Czasem może także wiązać się z zadowoleniem wynikającym z braku wysiłku.
3. Jakie są skutki prokrastynacji?
Mimo chwilowego poczucia ulgi prokrastynacja może mieć wiele skutków ubocznych, np.:
- stres i napięcie,
- poczucie przytłoczenia,
- wyrzuty sumienia oraz frustracja,
- obniżenie samooceny,
- zaburzenia nastroju,
- spadek jakości pracy,
- trudność w osiąganiu celów, planowaniu i organizacji.
Co więcej, według danych opublikowanych przez Worldmetrics ludzie, którzy odkładają wszystko na później, są 2,5 razy bardziej narażeni na poczucie lęku, co bez wątpienia ma znaczący wpływ na dobrobyt psychiczny.
4. Jakie jest przeciwieństwo prokrastynacji?
Przeciwieństwem prokrastynacji może być proaktywność. Jest to stan świadomego oraz samodzielnego wykonywania czynności z wyprzedzeniem.
Takie osoby skłonne są do inicjowania zmian i wykazują gotowość do odpowiedzialności za własne decyzje. Aktywnie kształtują rzeczywistość, zamiast tylko reagować na to, co dzieje się wokół.
Dla przykładu człowiek proaktywny wiedząc, że będzie musiał nabyć nową umiejętność, zawczasu zgłębia temat, przegląda dostępne kursy (m.in. szkolenia online organizowane przez Krajowe Centrum Edukacyjne), by być dobrze przygotowanym na czas.
Jak pokonać prokrastynację? Najważniejsze wnioski
Prokrastynacja, jak wskazuje definicja, jest to tendencja do odkładania rzeczy na później, która może być spowodowana, np.:
- lękiem przed porażką,
- perfekcjonizmem,
- niewłaściwym rozplanowaniem zadań,
- brakiem motywacji,
- poczuciem przytłoczenia.
Aby wyjść z tego niekorzystnego stanu, posłuż się następującymi metodami:
- zasadą 2 minut,
- techniką pomodoro,
- metodą “zjedzenia żaby”,
- techniką podziału zadań,
- systemem nagród.
Niezależnie od tego, czy prokrastynacja obniża efektywność pracy biurowej, czy dotyka życia prywatnego, w jej przezwyciężeniu pomoże też kompleksowe szkolenie z zarządzania czasem dostępne 24/7.
