Aż 90% lęku przed wystąpieniami publicznymi wiąże się z brakiem przygotowania, podaje Cross River Therapy.
Odpowiednie planowanie może znacząco obniżyć poziom stresu i zwiększyć skuteczność przekazu. Dlatego też skuteczny mówca nigdy nie stawia na improwizację.
Jeśli chcesz wiedzieć, jak dobrze przygotować się do wystąpienia publicznego, przeczytaj ten artykuł. Przedstawię Ci, jak to zrobić w 10 prostych krokach.
Jak dobrze przygotować się do wystąpienia publicznego?
Dobre wystąpienia publiczne, podobnie jak skuteczne negocjacje biznesowe, wymagają rzetelnego przygotowania. Trudno jest opierać swoje wystąpienie tylko na improwizacji. Osoba nieprzygotowana może odbiegać od tematu, powtarzać się, mylić i stresować, przez co nie osiągnie celu wystąpienia, a odbiorcy uznają ją za niekompetentną.
Dlatego przed swoim wystąpieniem poświęć chwilę na przygotowanie się w oparciu o następujące 10 kroków.
Krok 1: jaki jest cel wystąpienia?
Zastanów się, co chcesz osiągnąć i jaki ma być charakter Twojej wypowiedzi. Jaki ma być efekt Twojego wystąpienia? Chcesz edukować, przekonywać a może inspirować?
Aby ustalić swój cel, polecam Ci użyć metody SMART. Dzięki niej nauczysz się zarówno jasno zdefiniować, co chcesz dokładnie osiągnąć, jak i określać, czy Twoje założenia zostały zrealizowane.
Krok 2: kim są Twoi odbiorcy?
Do kogo ma trafić Twój przekaz? Określenie, kim są Twoi odbiorcy, jest niezwykle istotne dla powodzenia wystąpienia. Pamiętaj, że musisz dostosować się do swojej publiczności. Aby to zrobić, niezbędna jest wiedza dotycząca m.in. potrzeb, poziomu wiedzy czy oczekiwań odbiorców.
Na przykład, idąc na gościnny wykład na uniwersytecie, użyłabym specjalistycznego słownictwa, formalnego języka, ponieważ wiem, że moja publiczność już dysponuje pewnym poziomem wiedzy. Z kolei, jeśli zostałabym poproszona o zorganizowanie warsztatów w szkole podstawowej, postawiłabym na swobodny ton i nieco luźniejszą atmosferę.
Krok 3: przygotuj się merytorycznie
Każde skuteczne wystąpienie publiczne musi być oparte na rzetelnej wiedzy. Nawet jeśli masz dużą wiedzę na dany temat, nie zaniedbuj przygotowania merytorycznego.
Przygotowanie merytoryczne – co to znaczy?
Przygotowanie merytoryczne oznacza proces gromadzenia, uporządkowywania wiedzy i przemyślenia treści, które mają zostać przekazane podczas wystąpienia. Stanowią one fundament wiarygodności osoby występującej.
Aby skutecznie przygotować się merytorycznie, należy:
- dogłębnie zrozumieć temat,
- zweryfikować źródła, z których czerpiesz informacje,
- przygotować cytaty, opinie ekspertów, statystyki lub dane.
Dzięki takiemu przygotowaniu zyskujesz pewność, że dysponujesz aktualną wiedzą oraz odpowiednimi zasobami, które umożliwią Ci udzielanie odpowiedzi na pytania.
Przygotowaniem merytorycznym najlepiej zająć się trochę wcześniej. Szczególnie jeśli temat, o którym będziesz mówić, wymaga pogłębienia własnej wiedzy.
Przeddzień wystąpienia nie jest dobrym momentem na naukę. Sergiusz Ryczel, ceniony trener wystąpień publicznych — wskazuje na to, że ostatnie chwile powinny służyć temu, by uspokoić się i skoncentrować, np. znajdując jakieś ciekawe zagadnienie z dziedziny związanej z prezentacją.
Krok 4: stwórz plan w oparciu o zasadę PREP
Wystąpienia publiczne mogą mieć bardzo różne formy. Niezależnie jednak czy prowadzisz warsztaty, webinar, czy wygłaszasz przemówienie, powinieneś ułożyć plan.
Moim zdaniem, warto go przygotować na podstawie zasady PREP.
Co to jest zasada PREP?
PREP to akronim od słów point, reason, example i ponownie point. Ta metoda budowania wypowiedzi jest szczególnie korzystna, ponieważ wykorzystuje primacy-recency effect — zjawisko psychologiczne polegające na tym, że najlepiej zapamiętujemy te informacje, które zostały podane na początku i na końcu przekazu.
Dlatego też:
- już we wstępie prezentujemy główną myśl wystąpienia (point),
- następnie wyjaśniamy nasze stanowisko za pomocą argumentów (reason),
- argumenty obrazujemy za pomocą przykładów (example),
- na koniec powtórz swoją tezę, aby wzmocnić przekaz (point).
Dla przykładu załóżmy, że prowadzisz warsztaty z efektywnego zarządzania czasem dla mieszkańców lokalnej gminy. Przedstawiasz tezę, że zarządzanie swoim czasem to umiejętność, którą można opanować. Następnie przedstawiasz krótki wykład, w którym zawierasz kluczowe argumenty potwierdzające Twoje stanowisko.
Później prosisz uczestników o wykonanie ćwiczeń na podstawie ich poprzedniego tygodnia. Wspólnie analizujecie je i omawiacie. Okazuje się, że wykonane zadania świetnie obrazują Twoje argumenty. W ramach podsumowania zapisujesz najważniejsze wnioski i podkreślasz jeszcze raz główną myśl warsztatów.
Krok 5: złap uwagę odbiorcy
Mocny początek jest niezwykle ważny. Tak naprawdę to pierwsze 30 sekund decyduje, o tym czy zdobędziesz uwagę odbiorców. Dlatego zaprojektuj tzw. hook, który zapadnie ludziom w pamięć.
Czym jest hook?
Hook, czyli hak, jest metaforycznym określeniem krótkiego, lecz angażującego wstępu, który ma przyciągnąć uwagę i zbudować napięcie poznawcze.
Co będzie dobrym hookiem? To zależy od sytuacji, może jakaś przemawiająca do wyobraźni odbiorcy statystyka, może ciekawe pytanie, a może nietypowy gest.
Dla przykładu, przytoczenie statystyk opublikowanych przez Cross River Therapy wskazujących na to, że 90% lęku przed wystąpieniami publicznymi pochodzi z braku przygotowania, zainteresuje czytelnika i zachęci go do lektury tego wpisu.
Krok 6: zadbaj o interakcje z publicznością
Wystąpienie publiczne to coś więcej niż recytowanie wyuczonego tekstu, czy czytanie slajdów. Skuteczny mówca w trakcie wystąpienia jest gotowy do podejmowania interakcji z publicznością, potrafi zachęcić do pracy podczas szkolenia czy do zadawania pytań po wykładzie.
Podejmowanie interakcji z publicznością wzmacnia przekaz. Każde pytanie, które padnie ze strony odbiorców, jest feedbackiem, świadczącym o tym, że ktoś słuchał wypowiedzi. Dlatego nim zaczniesz mówić, zastanów się, co zrobisz, by pobudzić publiczność.
Krok 7: przygotuj materiały
Kiedy już masz ułożony plan swojego wystąpienia, warto zastanowić się nad pomocami. Zastanów się nad zrobieniem prezentacji. Pamiętaj jednak, że slajdy nie powinny być przeładowane treścią. Wybierz te informacje, które są kluczowe dla Twojego wystąpienia.
Z doświadczenia wiem, że warto również sprawdzić salę, w której się występuje. Może okazać się, że sprzęt zawiedzie albo po prostu go tam nie ma. Takie sprawy warto zgłosić organizatorom wydarzenia z wyprzedzeniem, by mieli wystarczająco dużo czasu na reakcję.
Oprócz prezentacji może będziesz potrzebował innych pomocy, np. tablicy lub flipchartu. Być może chciałbyś, żeby uczestnicy wykonywali jakieś zadania? Wtedy warto zaopatrzyć ich w kartki i długopisy, jeśli jest szansa, że mogą ich nie mieć.
Krok 8: zarządzaj czasem
Sprawdź, ile czasu zajmie Twoje wystąpienie. Pamiętaj, że nie może ono być ani za długie, ani za krótkie. Co więcej, jeśli Twój występ jest częścią większego eventu, czas jego trwania może być narzucony. Nie zapomnij także o zostawieniu marginesu na pytania publiczności.
Krok 9: przećwicz wystąpienie
Zawsze warto przećwiczyć swoje wystąpienie. W tym celu możesz się nagrać. Nagranie pozwoli Ci ocenić, czy musisz popracować nad głosem i mową ciała. Jeśli zauważysz, że mówisz zbyt szybko, niewyraźnie lub za cicho, a Twoje gesty są zbyt przesadzone albo jesteś zbyt “sztywny”, będziesz miał czas, aby nad tym popracować.
Dzięki próbom, odbytym w zaciszu domowym, nie tylko poprawisz jakość swojego wystąpienia, ale także wzmocnisz pewność siebie.
Krok 10: co zrobisz w sytuacji kryzysowej?
Pamiętaj, że plan wypowiedzi nie jest scenariuszem. Może się okazać, że coś pójdzie nie po Twojej myśli. Zapomniany tekst, pytanie, na które nie zna się odpowiedzi, czy obezwładniająca trema, to sytuacje, z którymi dobry mówca musi sobie radzić.
W takich chwilach przede wszystkim należy zachować spokój. Kiedy pojawi się trema, posłuż się ulubionymi technikami oddechowymi. Jeśli zapomnisz tekstu, możesz go sparafrazować.
W przypadku trudnego pytania lepiej przyznać się do niewiedzy niż zgadywać. Zapisz pytanie, obiecaj uczestnikowi, że zgłębisz temat i wrócisz do niego z odpowiedzią. W ten sposób pokażesz, że traktujesz sprawę poważnie.
Dlaczego należy przygotowywać się do wystąpień publicznych?
Jak trafnie zauważa Adam Rogala, trener wystąpień publicznych z ponad 20-letnim doświadczeniem — wiele osób zaniedbuje rzetelne przygotowanie i ogranicza się do zrobienia jedynie prezentacji, co odbija się na jakości wystąpienia.
Przejście przez wszystkie 10 kroków i świadome budowanie przekazu może być czasochłonne, jednak zapewniam Cię, że jest warte zachodu.
Dzięki temu:
- zbudujesz swój autorytet w oczach odbiorców – przygotowany mówca sprawia wrażenie kompetentnego i godnego zaufania,
- zwiększysz klarowność przekazu – plan porządkuje wypowiedź, przez co unikniesz chaosu oraz dygresji,
- zmniejszysz stres – dobre przygotowanie wzmacnia pewność siebie, pozwala oswoić się z sytuacją i zredukować tremę,
- potrafisz lepiej gospodarować czasem – masz pewność, że Twoje wystąpienie nie będzie ani zbyt długie, ani zbyt krótkie,
- wzmocnisz zaangażowanie publiczności – dobrze dobrany język przekazu i zaplanowane interakcje, sprawią, że Twoje audytorium będzie bardziej aktywne.
Przygotowanie do wystąpienia publicznego w praktyce – FAQ
Aby pomóc Ci jeszcze lepiej przygotować się do wystąpienia, odpowiem teraz na 4 praktyczne pytania.
1. Ile czasu potrzebuję, aby przygotować się do wystąpienia?
To zależy od wielu czynników. Długości wystąpienia, jego rangi oraz formy, Twojej wiedzy na dany temat itd. Zgadzam się z Lidią Buksak, trenerką wystąpień publicznych i prezentacji dla menedżerów — przygotowanie to proces, który należy rozłożyć w czasie.
Na przykład, przemyślenie krótkiego wykładu w dziedzinie, w której jesteś ekspertem, może zająć Ci kilka godzin. Natomiast na opracowanie warsztatów warto przeznaczyć kilka dni, szczególnie jeśli musisz zaktualizować swoją wiedzę na dany temat.
2. Jak poradzić sobie z pustką w głowie podczas prezentacji?
Przede wszystkim nie daj się ponieść emocjom. Zrób pauzę, weź głęboki wdech i wydech. Takie zatrzymanie może być odebrane przez audytorium jako celowy zabieg retoryczny.
Jeśli pamiętasz sens wypowiedzi, użyj parafrazy. Publiczność nie wie, jak pierwotnie miały brzmieć te słowa, więc nie dostrzeże tego zabiegu. Z kolei, kiedy masz całkowitą pustkę w głowie, możesz pominąć ten punkt i przejść do następnego. Dobrym pomysłem też może być zerknięcie do notatek, by przypomnieć sobie to, na czym skończyłeś.
3. Czy warto zainwestować w profesjonalny trening wystąpień publicznych?
Myślę, że nie tylko profesjonalny trening będzie dobrą inwestycją. Świetnym pomysłem będzie także zapisanie się na kurs lub szkolenie w preferowanej formie. Jeśli interesują Cię kursy online, rozważ skorzystanie z bogatej oferty Krajowego Centrum Edukacyjnego.
Dodatkowo warto nadmienić, że umiejętność prowadzenia wystąpień publicznych to jedna z najbardziej cenionych umiejętności na współczesnym rynku pracy. Według danych opublikowanych przez Novoresume aż 60% pracodawców uważa tę kompetencję za kluczową.
4. Czy podczas wystąpienia publicznego można czytać z kartki?
Moim zdaniem można, ale z umiarem. Notatki mogą być świetną pomocą, dzięki której o niczym nie zapomnisz, nie pomylisz danych ani nie przekręcisz cytatów. Jednak mechaniczne czytanie z kartki, sprawi, że stracisz na autentyczności i kontakcie z publicznością.
Jak przygotować się do wystąpienia? Kilka najważniejszych wniosków
Rzetelne przygotowanie do prezentacji, może zadecydować o jej sukcesie, ponieważ:
- zmniejsza poziom stresu,
- zwiększa jasność i przejrzystość przekazu,
- pomaga budować autorytet oraz relacje z audytorium,
- pozwala lepiej rozłożyć poszczególne elementy wystąpienia w czasie.
Ważne jest, byś do tej kwestii podszedł kompleksowo. Dobre przygotowanie to coś więcej niż zrobienie prezentacji.
Obejmuje ono:
- określenie celu wystąpienia,
- zebranie informacji na temat swoich odbiorców i dostosowanie się do ich potrzeb,
- przygotowanie merytoryczne oraz opracowanie szczegółowego planu uwzględniającego m.in. mocne rozpoczęcie, interakcje z audytorium, czas trwania poszczególnych części prezentacji, materiały dodatkowe,
- przećwiczenie prezentacji,
- znalezienie odpowiedzi na pytanie: “Co zrobię, kiedy znajdę się w trudnej sytuacji?”.
Oczywiście, dobre przygotowanie to tylko jeden z elementów, które mają wpływ na sukces wystąpienia. Oprócz tego dobry mówca powinien m.in. skutecznie kreować wizerunek osobisty oraz reprezentować wysoki poziom kompetencji społecznych. A tego można się nauczyć, biorąc udział w kompleksowym szkoleniu z wystąpień publicznych.
