Przejdź do treści 
Czy wiesz, że według raportu WifiTalents negocjatorzy próbujący spojrzeć na sytuację z perspektywy drugiej strony osiągają lepsze wyniki nawet o 25%?
Zasada kierowania się empatią to tylko jedna z reguł warunkujących sukces negocjacyjny. Czy chciałbyś poznać inne warunki, dzięki którym podniesiesz skuteczność swoich działań?
Przeczytaj ten artykuł i odkryj trzy najważniejsze zasady negocjowania.
Jakie są zasady negocjacji? Trzy warunki prowadzenia skutecznych negocjacji
Udane negocjacje nie są kwestią przypadku. Sukces na tym polu zwykle opiera się na solidnych fundamentach. Przedstawię Ci teraz trzy warunki prowadzenia skutecznych negocjacji.
Zasada 1: przygotuj się
Zanim przystąpisz do negocjacji biznesowych, musisz się porządnie przygotować. Nie wyobrażam sobie zacząć rozmów, nie znając własnych celów i oczekiwań drugiej strony. Ta wiedza stanowi kompas, który kierunkuje cały proces negocjacji.
Checklista
Aby mieć pewność, że dobrze się przygotowałeś, polecam Ci posłużenie się checklistą. Możesz opracować ją samodzielnie lub skorzystać z mojej propozycji.
Na checkliście, której sam używam, znajdują się następujące punkty:
- informacje o drugiej stronie – określ, kim jest twój rozmówca, jakie są jego cele i priorytety, w jakiej sytuacji znajduje się jego firma, jakie są jego mocne oraz słabe strony negocjacyjne.
- cele i granice – zastanów się, co chcesz osiągnąć, jakie jest Twoje akceptowalne minimum, gdzie znajduje się moment, w którym należy się wycofać, jakie fakty świadczą o słuszności Twojego stanowiska.
Jak trafnie zauważa Paweł Kowalewski, ekspert ds. negocjacji, wykładowca akademicki oraz autor książki “Profesjonalne negocjacje”, wiedząc z góry, co chcemy osiągnąć, łatwiej jest precyzyjnie zaplanować przebieg rozmów.
- argumenty i kontrargumenty – opracuj minimum 5 mocnych argumentów wspierających Twoje stanowisko, zastanów się, jakie obiekcje może mieć Twój rozmówca, przygotuj parę kontrargumentów, dzięki którym uda Ci się rozwiać wątpliwości drugiej strony.
- strategia i taktyka — wybierz styl prowadzenia negocjacji i techniki negocjacyjne, określ kolejność argumentów,
- logistyka i przygotowanie mentalne – wyznacz miejsce negocjacji, czas przewidziany na rozmowy, zapoznaj się z technikami, pozwalającymi odzyskać spokój, kiedy zrobi się gorąco.
Dzięki rzetelnemu przygotowaniu dużo łatwiej osiągnąć wynik negocjacji win-win. Czym są negocjacje win-win? Jest to typ negocjacji, w którym dąży się do wyniku wywołującego poczucie sukcesu i satysfakcji u obu stron.
Zamiast rywalizacji stawia się tu na współprace, zrozumienie oraz szukanie rozwiązań zgodnych z interesami wszystkich uczestników rozmów.
Zasada 2: wczuj się w sytuację drugiej strony
Empatia to jedna z najważniejszych cech dobrego negocjatora. Zrozumienie potrzeb, celów, marzeń i obaw rozmówcy jest kluczem do skutecznej komunikacji. Ponadto empatia stanowi fundament, na którym buduje się długotrwałe relacje oparte na zaufaniu.
Wczucie się w sytuację drugiej strony ułatwia także komunikację. Z doświadczenia wiem, że dążenie do wzajemnego zrozumienia potrafi załagodzić nawet najbardziej zażarte konflikty i otwiera drogę do konstruktywnego dialogu.
Konieczność empatycznego podejścia do negocjacji potwierdzają również raporty. Według danych opublikowanych przez Gitnux, aż 82% niepowodzeń w negocjacjach wynika z tzw. rozłąki emocjonalnej, czyli nieumiejętności osiągnięcia porozumienia na poziomie emocji i relacji.
Co więcej, jak podaje raport WifiTalents, negocjatorzy, którzy starają się aktywnie wczuć w perspektywę drugiej strony, osiągają o 25% lepsze wyniki.
Jak stosować empatyczne podejście do negocjacji w praktyce?
Według Mikołaja Tarnawskiego, cenionego Negotiation Coach, zrozumienie potrzeb drugiej strony to jedno z największych wyzwań w negocjacjach. Ta trudność wynika z tego, że osoby prowadzące rozmowy wychodzą z błędnego przekonania o znajomości oczekiwań rozmówcy. W rzeczywistości jednak kluczem do autentycznego zrozumienia potrzeb drugiej strony jest dobrze poprowadzony dialog.
Prowadzenie dialogu w empatycznej atmosferze
Takie prowadzenie dialogu wymaga aktywnego słuchania. Być może zastanawiasz się teraz, co to jest aktywne słuchanie. Jest to forma świadomego i zaangażowanego odbioru wszystkich komunikatów (także tych niewerbalnych) wysyłanych przez rozmówcę. Tak naprawdę tylko dzięki aktywnemu słuchaniu jesteśmy w stanie całkowicie zaangażować się w rozmowę.
Oprócz tego postaraj się spojrzeć na problem z perspektywy drugiej strony. Odpowiedz sobie na pytanie: “Jak bym się czuł, gdybym to ja znalazł się w takiej sytuacji?”. To pomoże Ci głębiej zajrzeć w świat rozmówcy.
Nieocenianie
Kolejnym ważnym elementem empatycznego dialogu jest nieocenianie. Zadziwiająco łatwo przychodzi nam ocena drugiej osoby — jej decyzji, postawy, postępowania.
Jednak jako osoby postronne nie znamy wszystkich czynników, które doprowadziły do takiego zachowania. Z tego powodu nawet jeśli nie zgadzasz się z rozmówcą, uszanuj jego decyzję. Pamiętaj, że empatia to także uznanie wolności drugiej osoby.
Zasada 3: stwórz przestrzeń na kreatywność
Podczas negocjacji zdarza się, że rozmowy utkną w martwym punkcie. W takiej sytuacji impas pomoże przełamać kreatywne i elastyczne podejście do sprawy. Może, zamiast dzielić zasoby, można je pomnożyć? A może problem rozwiąże wymiana kompetencji lub wspólny projekt?
Nieszablonowe myślenie pozwala wyjść poza ramy i dostrzec nieoczywiste rozwiązania, co jest kluczowe, kiedy dąży się do rozwiązania negocjacji win-win.
Jak stworzyć przestrzeń na kreatywność w praktyce?
Jak trafnie zauważa Bogumił Wróbel, ekspert negocjacji i psychologii decyzji:
“Negocjacje to sposób rozwiązywania problemów poprzez otwarty dialog i kreatywność”.
Z tego wynika, że rozmowy tego typu wymagają pewnego luzu, otwartości, życzliwości i autentyczności. Bez tego przy negocjacyjnym stole nie będzie miejsca ani na dialog, ani na kreatywność.
By wspierać poszukiwanie niekonwencjonalnych rozwiązań:
- zadbaj o wspierającą atmosferę – podczas negocjacji unikaj wywierania presji, podkreślaj rolę współpracy oraz używaj języka inkluzyjnego.
Co to jest język inkluzyjny? To sposób komunikacji uwzględniający różnorodność społeczną i eliminujący potencjalne uprzedzenia oraz wykluczenia. Ma on na celu stworzenie przestrzeni, w której każdy czuje się zauważony, szanowany, włączony w dialog,
- zamiast narzucać własne zdanie, zaproś do wspólnego poszukiwania rozwiązań,
- nie dąż do idealnego wyniku za wszelką cenę, pozwól sobie i rozmówcy na niedoskonałe pomysły,
- doceniaj każdy wkład w rozmowę – dzięki temu wzmacniasz poczucie bezpieczeństwa i zachęcasz do dzielenia się pomysłami.
Jak stosować zasady skutecznych negocjacji? Pytania i odpowiedzi
Znasz już trzy warunki prowadzenia skutecznych negocjacji. Teraz przyszła pora, bym odpowiedział na 4 najczęściej zadawane pytania dotyczące ich praktycznego zastosowania.
1. Jakie są reguły negocjacji cenowych?
Jeśli chodzi o negocjacje cenowe, wyżej wymienione zasady są dalej aktualne. Niezależnie od typu negocjacji przygotowanie, umiejętność wczucia się w sytuację drugiej strony oraz kreatywne podejście stanowią klucz do sukcesu.
W tym przypadku podczas przygotowania radziłbym pochylić się nad doborem wspierających technik, odpowiednich dla negocjacji cenowych.
2. Czy zasady negocjacji działają w życiu prywatnym?
Tak. Podczas rozwiązywania prywatnych sporów także warto kierować się empatią oraz pozwolić sobie na kreatywność. Sytuacje wymagające negocjacji w życiu poza zawodowym często są spontaniczne, więc trudno się do nich przygotować.
Jednak, jeśli rozmowa jest planowana, warto przeanalizować potrzeby swoje i drugiej strony, ustalić granice, czy też przemyśleć przykładowe argumenty, które potwierdzą Twoje stanowisko.
3. Czego nie robić podczas negocjacji?
Według mnie najczęściej popełniane błędy podczas negocjacji to:
- wychodzenie z założenia, że wie się czego, chce druga strona,
- podejmowanie decyzji pod wpływem emocji,
- przerywanie rozmówcy i lekceważenie go,
- ujawnianie informacji zbyt wcześnie,
- brak przygotowania,
- ignorowanie kontekstu (np. sytuacji firmy lub jakości relacji).
Pamiętaj, że nawet jeśli zdarzyło Ci się popełnić któryś z wyżej wymienionych błędów, nic straconego — umiejętności miękkich da się nauczyć. Możesz to zrobić, np. korzystając z oferty specjalistycznych kursów i szkoleń Krajowego Centrum Edukacyjnego.
4. Jak połączyć zasady negocjacji z własnym stylem komunikacji?
Najlepiej jest, gdy reguły negocjacji wspierają Twoje naturalne predyspozycje. Przeanalizuj swoje mocne i słabe strony, a następnie dopasuj je do siebie.
Na przykład, jeśli musisz poprowadzić twarde negocjacje, ale jesteś osobą ugodową, pełną ciepła i nie czujesz się dobrze w tym stylu, postaw na swoje kompetencje miękkie. Nie musisz udawać nieugiętego negocjatora, możesz zadawać pytania i okazywać zrozumienie. W takim przypadku jednak kluczowy jest dobór odpowiedniej strategii negocjacji.
Co zapamiętać o zasadach prowadzenia negocjacji? – podsumowanie
Aby negocjacje były udane, trzeba spełnić trzy następujące warunki prowadzenia skutecznych negocjacji:
- rzetelne przygotowanie,
- zrozumienie rozmówcy,
- pozwolenie na kreatywność.
Zrealizowanie pierwszej zasady prowadzenia negocjacji ułatwi Ci checklista, obejmująca działania takie, jak:
- analiza dostępnych informacji,
- określenie celów,
- opracowanie strategii negocjacyjnej.
Reguła mówiąca o empatycznym podejściu do rozmówcy wymaga:
- aktywnego słuchania,
- spojrzenia na problem z perspektywy rozmówcy,
- nieoceniania podejmowanych decyzji przez drugą stronę.
Z kolei do stworzenia przestrzeni na kreatywność przy negocjacyjnym stole niezbędne są:
- odpowiednia atmosfera,
- otwartość na poszukiwania nowych rozwiązań,
- akceptacja niedoskonałych pomysłów,
- docenianie wkładu innych.
Jeśli chciałbyś poznać więcej ciekawych regół, metod i reguł, dzięki którym zaczniesz odnosić sukcesy jako negocjator, rozważ zapisanie się na profesjonalne szkolenie z negocjacji.
Natomiast, jeśli dopiero zastanawiasz się nad pojęciem tej ścieżki kariery, zachęcam cię do przeczytania wpisu, w którym odpowiadam na pytanie, jak zostać negocjatorem.
