Jak podaje Harvard Business Review “Reducing Information Overload in Your Organization”, ponad 80% pracowników wolałoby pracować w organizacji, która ceni otwartą komunikację, niż takiej, która oferuje jedynie benefity.
Z mojego doświadczenia wiem, że najczęściej nie chodzi o złe intencje – problem stanowią niewidoczne bariery komunikacyjne. W tym artykule pokażę Ci, jakie są 5 najczęstszych barier w komunikacji i jak je przełamać.
Dzięki temu zwiększysz swoją pewność siebie i ludzie będą cenić Twoje umiejętności interpersonalne.
Czym są bariery w komunikacji interpersonalnej?
Bariery komunikacyjne to przeszkody lub zakłócenia, które utrudniają jasne przekazanie informacji, jej zrozumienie lub akceptację.
Bariery komunikacyjne mogą działać na poziomie:
- nadawcy,
- medium,
- odbiorcy
- lub w relacji między nimi.
W modelu Shannon i Weavera, czyli amerykańskiego matematyka i naukowca, komunikacja składa się z: nadawcy – kodowania – medium – dekodowania – odbiorcy. Niestety, w każdym miejscu może pojawić się „szum” (zakłócenie), które zniekształci finalny przekaz.
Dlaczego jest ważne to, żeby pamiętać o tych potencjalnych zakłóceniach?
W organizacji błędy komunikacyjne mogą prowadzić do opóźnień, konfliktów i strat ekonomicznych. Wielokrotnie spotykałem się z tym, że osoby, które czegoś nie rozumieją nie komunikują swoich potrzeb, co wpływa na działanie całego zespołu.
Podsumowując, gdy nadawca i odbiorca nie działają według wspólnych reguł, nawet dobrze przygotowany komunikat może zostać źle odebrany. Świadomość barier to pierwszy krok do ich usunięcia.
Jakie jest 5 najczęstszych barier komunikacyjnych? Przykłady z życia
Poniżej wypisałem szczegółowe bariery wraz z definicjami, przykładami dialogów (błędne vs poprawne), konsekwencjami i rekomendacjami, co poprawić.
Bariera 1: Filtrowanie informacji i selektywne słuchanie
Ludzie nieustannie “przefiltrowują” otrzymywane informacje przez swój światopogląd, doświadczenia, oczekiwania. W skrócie, wybierają, co usłyszeć, co pominąć. To właśnie tzw. filtr percepcyjny. Niejednokrotnie spotkałem się z tym, że pracując w zespole pracownicy nie rozumieli moich komunikatów i intencji.
Przykład (błędny dialog):
- menedżer: „Chciałbym raport do piątku oraz analizę trendów konkurencji.”
- pracownik (filtruje): „Raport do piątku.”
- efekt: w piątek raport jest, ale bez analizy konkurencji.
Przykład (poprawna komunikacja):
- pracownik: „Chciałbym upewnić się: rozumiem, że zależy Ci na raporcie i analizie konkurencji do piątku, czy tak to określiłeś?”
- konsekwencje: straty merytoryczne, poprawki, frustracje.
- rekomendacja: stosuj klaryfikację, pytaj „czy dobrze zrozumiałem?”, używaj parafrazy.
I pamiętaj:
“Bariery komunikacyjne w zarządzaniu nie stanowią listy zakazów – to raczej mapa pomagająca poruszać się w złożonym terenie relacji międzyludzkich”.
Podsumowuje Jakub Skrzypek, CEO i founder Instytutu Zdrowia Psychicznego i Profilaktyki w Biznesie.
Bariera 2: Emocje i uprzedzenia osobiste
Emocje (stres, frustracja, uprzedzenia) kolorują przekaz i odbiór. W szybkiej rozmowie nawet neutralna wypowiedź może być odebrana jako krytyka, jeśli nastrój odbiorcy jest negatywny. Warto zwracać na to uwagę.
Niejednokrotnie byłem świadkiem kiedy w firmach, w których pracowałem jeden z menedżerów miał reputację surowego, więc jego nawet spokojne zdanie o korekcie bywało odczytywane jako atak.
Dialog błędny:
- „Twój raport jest niekompletny, popraw to.”
Takie bariery często wynikają z własnych uprzedzeń. Jak podaje cofounder RMP Polska, wieloletnia ekspertka motywacji wewnętrznej, Katarzyna Janas:
“Bariery psychologiczne – takie jak nieśmiałość czy lęk przed wyrażaniem własnych myśli -mogą prowadzić do błędnych interpretacji i problemów w zespole”.
Dialog poprawny:
- „Czuję frustrację, gdy raport nie zawiera analizy, bo wtedy nie mogę dokończyć mojego etapu. Czy możesz uzupełnić go o ten fragment?”
- konsekwencje: opór, spadek zaufania, eskalacja konfliktu.
- rekomendacja: używaj komunikatów „ja”, miej dystans do emocji i jeśli potrzebujesz rób krótkie przerwy przed trudnymi rozmowami (to rada, którą sam zawsze stosuję).
Bariera 3: Żargon zawodowy i skróty
Pamiętaj, że używanie terminów branżowych, czy skrótów, które nie są zrozumiałe przez wszystkich działa, jak kod, który zna tylko część odbiorców. Nie tylko w komunikacji w formie rozmowy, ale i pisząc.
Kiedyś rozmawiając ze znajomymi podsłyszałem zdanie: „Wrzuć to do Jira, połącz z backlogiem, dorzuć do sprintu i czekam na PO green light”. Dla nowej osoby, która nie jest zaznajomiona z technicznym żargonem jest to chaos.
A jeśli zależy Ci na jak najszerszym opanowaniu wiedzy technicznej z różnych dziedzin sprawdź nasze kursy KCE.
Dialog błędny:
- „Musisz wrzucić to do sprintu i skorelować z backlogiem.”,
- konsekwencje: złe interpretacje, błędy wdrożenia,
- rekomendacja: dopasuj język do rozmówcy, objaśniaj skróty, unikaj “wewnętrznych kodów”.
Dialog poprawny:
- „Proszę: dodaj to zadanie w systemie Jira, powiąż je ze sprintem i listą zadań, a kiedy project manager zatwierdzi zmiany, daj mi znać.”
Bariera 4: Szum informacyjny i przeciążenie komunikatami
Kiedy ilość komunikatów:
- maili,
- wiadomości,
- powiadomień, staje się tak duża, że kluczowe treści giną w natłoku zadań.
Co ciekawe, Harvard Business Review wskazuje, że 38% pracowników uważa, iż otrzymuje nadmiar komunikatów. Natomiast ogólnie dla Stanów Zjednoczonych, jak podaje NewZapp Communications z powodu słabej komunikacji straty są szacowane nawet na 2 biliony dolarów.
Dialog błędny:
- manager wysyła: „zrób to”, potem w grupie na Slacku pisze: „to pilne”, potem wysyła mail: „uwaga, zmiana”.
Dialog poprawny:
- manager: „Wysyłam jedno podsumowanie: [wybrany temat], deadline: piątek. Jeśli ktoś ma pytania, niech pisze do mnie (nie tworzymy oddzielnych wątków).”
Sam staram się właśnie układać listę według priorytetów, a nie wysyłać nadmiar powiadomień, które utrudniają komunikację i feedback, zamiast porządkować.
Bariera 5: Brak aktywnego słuchania
Pewnie znasz to aż za dobrze – odbiorca słyszy, ale nie słucha. Dlaczego? Z mojego doświadczenia ludzie najczęściej myślą o odpowiedzi, przerywają, albo po prostu nie reagują. To najbardziej subtelna bariera, bo wygląda jak “słuchanie”, a tak na prawdę nim nie jest.
Dialog błędny:
- Kasia: „Chciałbym, abyśmy rozważyli zmianę strategii reklamowej na social media.”
- Basia: (przerywa): „Tak, ale co z budżetem?”
W konsekwencji rozmowy się mijają, a ludzie czują, że nikt nie słucha ich pomysłów czy wypowiedzi. Sprawdź nasze techniki aktywnego słuchania, dla lepszego zrozumienia tematu.
Dialog poprawny (z aktywnym słuchaniem):
- Kasia: „Chcesz, byśmy zmienili strategię social media – mogę dopytać: co konkretnie masz na myśli? Jakie cele?”
- Basia: „Chodzi mi o lepsze targetowanie i dopasowany content wideo.
- Kasia: „Rozumiem, czyli możemy stworzyć test A/B dla dwóch grup docelowych. Myślisz o czymś jeszcze?
Jak przełamać bariery komunikacyjne w życiu? FAQ
Poniżej wypisałem 4 odpowiedzi na palące pytania odnośnie do tego tematu.
1. Co zrobić, kiedy druga strona nie słucha?
Mi osobiście sprawdzają się te kroki – parafraza tego, co powiedział rozmówca, znalezienie wspólnego celu w rozmowie i pytanie otwarte – z nastawieniem na to, co chce przekazać druga osoba.
2. Jak przygotować się do trudnej rozmowy?
Orzede wszystkim postaw na sporządzenie planu działania (chociażby w głowie). Pamiętaj o skupianiu się na faktach, ale i na swoich odczuciach oraz potrzebach. Trenuj mówienie przez “ja” np. “Czuję frustrację, gdy raport nie zawiera pełnych danych, proszę następnym razem pomóż mi z tym.” Kolejno, jasno stawiaj swoje granice i proponuj różne opcje.
3. Czy bariery komunikacyjne da się całkowicie wyeliminować?
Obawiam się, że nie. Zawsze będą jakieś “szumy” dookoła np. emocje, presja czasu czy różne style pracy, niemniej dzięki poznanym technikom możesz nauczyć się je eliminować i ograniczać.
4. Jak pracować z barierami komunikacyjnymi w zdalnym zespole?
Obecnie duża część z nas pracuje zdalnie, niemniej dalej jesteśmy narażeni na bariery komunikacyjne. Co robić w takich sytuacjach? Po pierwsze przy sytuacjach wymagających feedbacku miej kamerę włączoną. Postaraj się też o konkretną komunikację i notowanie ustaleń. Sprawdzi się też płynny język i tworzenie krótkich podsumowujących spotkań.
Jakie są bariery komunikacyjne? Najważniejsze wnioski
Komunikacja to most między ludźmi, ale żeby stać się mostem, musisz samego siebie poznać i zacząć likwidować przeszkody. Mam dobrą wiadomość – bariery w komunikacji są elementem, nad którym możesz pracować krok po kroku.
Podsumowując, techniki eliminujące bariery komunikacyjne, które działają od razu:
- używanie parafrazy, czyli zdań typu “Dobrze, rozumiem, że (…)?”
- komunikaty “ja” zamiast oceniania rozmówcy – np. “czuję”, “potrzebuję”
- staranie się wejść w perspektywę rozmówcy,
- udzielenie konkretnego feedbacku.
A jeśli chcesz przećwiczyć te metody w praktyce i na stałe pożegnać bariery komunikacyjne polecam Ci dołączyć do naszego szkolenia z komunikacji. Polecam też sprawdzić nasz wpis o motywowaniu pracowników, który również nawiązuje do tego tematu.
