Według raportu PMI Maximizing Project Success, aż 12 % projektów kończy się fiaskiem, a kolejne 40% przynosi jedynie średnie rezultaty.
Takie statystyki dają jasny sygnał, najważniejsze jest zrozumienie, co to jest projekt i co decyduje o jego powodzeniu.
Jeśli chcesz zacząć myśleć, jako lider lub project manager, przeczytaj ten wpis, a dowiesz się, jak skutecznie zarządzać projektami.
Co to jest projekt i jakie są jego najważniejsze cechy?
Projekt to przedsięwzięcie, które ma na celu stworzenie danego produktu, usługi lub konkretnego rezultatu w określonym czasie. To oznacza, że każdy projekt powinien mieć jasno zapisany początek i koniec, wyznaczony cel, liczbę osób nad nim pracujących oraz ograniczone zasoby.
Jak projekt działa w praktyce? W praktyce projekt mogę porównać do budowy domu. Żeby to zrobić potrzebujesz m.in. planu, zespołu, materiałów i harmonogramu. Niestety, jeśli zabraknie któregoś z tych elementów, konstrukcja się posypie.
Najważniejsze cechy dobrego projektu
Każdy projekt powinien cechować się:
- określeniem w czasie – ma wyraźny początek i koniec,
- unikalnością – każdy projekt różni się od innego,
- celowością – każdy projekt powstaje po to, by coś osiągnąć,
- ograniczeniem budżetu, czasu i zasobów,
- doprecyzowaniem w czasie – zazwyczaj szczegóły projektu wyłaniają się w trakcie realizacji.
Polecam Ci sprawdzić także, jak wygląda skuteczna organizacja pracy, która moim zdaniem jest kluczowym elementem zarządzania projektami.
Czym projekt różni się od procesów i operacji?
W zależności od celu, czasu i konkretnego użycia wykorzystujemy te 3 opcje. Sprawdź, jak to wygląda w praktyce.
Tabela różnic pomiędzy projektem, procesem, a operacją
| Cecha | Projekt | Proces | Operacja |
| Cel | Konkretny rezultat | Standaryzacja | Utrzymanie działań |
| Czas | Ograniczony | Powtarzalny | Ciągły |
| Przykład wykorzystania w praktyce | Stworzenie aplikacji mobilnej | Obsługiwanie zamówień online | Prowadzenie księgowości |
Czyli na przykład, jeśli chcesz zbudować dom, wybierasz projekt, obsługa klientów w call center to przykład procesu, a comiesięczne rozliczenia finansowe to przykład operacji.
Moim zdaniem kluczem do rozróżnienia tych opcji jest także komunikacja interpersonalna, która w projektach wygląda inaczej niż w procesach czy operacjach.
Jakie są kluczowe cechy projektu?
Z własnego doświadczenia potwierdzam, że te 7 elementów naprawdę decyduje o sukcesie. Sprawdź, czy już je znasz i wykorzystujesz w codziennych działaniach.
1. Jasno zdefiniowany cel i zakres
Jak podają statystyki ProProfs Project, 37 % projektów kończy się porażką z powodu braku jasno określonych celów i kamieni milowych. Co to oznacza? Kluczowe cechy projektu to ustalenie jego celu i zakresu. Dzięki temu nie pogubisz się w działaniach i będziesz dokładnie wiedział, gdzie zmierzasz.
2. Szybkie podejmowanie decyzji
Czy wiesz, że decyzje podejmowane szybko zwiększają szansę sukcesu? Plaky, firma oferująca narzędzie do zarządzania projektami omawia w swoim raporcie, że jeśli zespół decyduje w mniej niż godzinę, prawdopodobieństwo sukcesu rośnie do 58%, a jeśli trwa to ponad 5 godzin, spada do 18%.
Warto o tym pamiętać. Z własnego doświadczenia już spotkałam się, z tym że gdy zbyt długo szukam idealnego rozwiązania i tak sięgam po to pierwsze.
3. Odpowiedni budżet i zasoby
Jednym z ważniejszych elementów skutecznego projektu jest ustalenie zgodności pomiędzy celem projektu a zasobami na jego realizację. Pamiętaj, że dobrze zaplanowany budżet daje kontrolę i przewidywalność. Na przykład, jeśli masz 100 zł na projekt szkolny, będziesz w stanie sięgnąć po inne działania niż mając na niego 1000 zł.
4. Kompetentny zespół projektowy
Dobry lider potrafi stworzyć dobrze działający zespół. Pamiętaj, że skutecznie działająca ekipa wymaga odpowiedniego motywowania pracowników oraz umiejętności pracy w zespole. To fundamenty, żeby projekt się rozwijał i nie został zastopowany przez niekompetentnych ludzi.
“Delegowanie obowiązków to kolejny ważny element pracy Project Managera. Ważne jest, aby zaufać swojemu zespołowi i przekazać odpowiedzialność za niektóre zadania. W ten sposób można zaoszczędzić cenny czas i skoncentrować się na priorytetowych zadaniach”.
Radzi Sara Gamrot, freelancerka z kilkuletnim doświadczeniem we współpracy z agencjami marketingowymi i klientami indywidualnymi, która ma doświadczenie w zarządzaniu mediami i projektami.
5. Skuteczna komunikacja
W nawiązaniu do poprzedniego punktu brak komunikacji potrafi naprawdę namieszać podczas czasu trwania projektu. Pamiętaj o tym, żeby jasno komunikować się z zespołem oraz, co uważam za jedną z ważniejszych rzeczy – udzielać i prosić o feedback na temat swojej pracy.
6. Zarządzanie ryzykiem
Co to jest zarządzanie ryzykiem? To umiejętność radzenia sobie z przeciwnościami, które mogą nastąpić podczas trwania projektu. Pamiętaj, że każdy projekt ma ryzyko – od zwykłych opóźnień po utratę sponsorów czy nawet zamknięcia się projektu. Dlatego tak ważne jest rozwiązywanie konfliktów i jasne oczekiwania oraz regularne monitorowanie swojej pracy.
7. Monitorowanie i kontrola
To również element projektu związany z umiejętnościami zarządzania ryzykiem. Z doświadczenia polecam Ci regularne spotkania statusowe i mierzenie KPI, które naprawdę zwiększają przejrzystość pracy.
Dlaczego warto rozwijać się w zarządzaniu projektami?
Zarządzanie projektami, czyli praca project managera jest niezwykle ciekawą profesją. Jeśli lubisz pracę z ludźmi, jesteś osobą zorganizowaną i kreatywną, to ścieżka dla Ciebie. Dodatkowym plusem są zarobki project managera, o których więcej przeczytasz w naszym wpisie na ten temat.
A jeśli nie wiążesz swojej przyszłości z projektami stricte, z pewnością w swoim życiu będziesz miał z nimi styczność, dlatego warto pamiętać o tych kilku elementach, które ułatwią Ci osiągnięcie sukcesów.
Jak najlepiej zacząć karierę w zarządzaniu projektami?
Polecam Ci te kilka kroków:
- zdobądź podstawową wiedzę przez kursy (zapraszamy na naszą stronę KCE po więcej), literaturę, czy blogi,
- zrealizuj pierwszy projekt (choćby mały),
- zbuduj portfolio, w którym pokażesz swoje wyniki,
- rozwijaj umiejętności miękkie – umiejętności negocjacyjne, komunikacyjne, czy przywódcze.
- zdobywaj certyfikaty np. PMP – Project Management Professional.
Jak odnieść sukces w projekcie? FAQ
Poniżej znajdziesz odpowiedzi na 4 najczęściej zadawane pytania odnośnie do tego, czym jest projekt i jak działa.
1. Ile trwa przeciętny projekt?
Przeciętny projekt trwa zazwyczaj od kilku tygodni do kilku lat, zależnie od branży. Przykładowo Twoim projektem w branży marketingowej będzie stworzenie harmonogramu postów na media społecznościowe, który może zająć Ci kilka dni, natomiast stworzenie skutecznego projektu obejmującego partnerstwo ze znanym influencerem może trwać kilka miesięcy.
2. Jakie wykształcenie jest potrzebne do pracy jako project manager?
To nie wykształcenie jest najważniejsze, a umiejętności. Chodzi o to, że uczestnicząc czy prowadząc nawet najmniejsze projekty Twoje wyniki i zadowolenie zespołu jest istotne. Niemniej jeśli chodzi o wykształcenie to najczęściej brane jest pod uwagę zarządzanie, kierunki ekonomiczne czy IT.
3. Czy można zarządzać projektami zdalnie?
Oczywiście, że tak, szczególnie w IT i marketingu. Sama zaczynałam pracę w małych projektach, które dotyczyły różnych tematów edukacyjnych i społecznych, a później miałam szansę rozwinąć swoje skrzydła w szerszej działalności. Poza tym, jak podaje raport Plaky, 61% pracowników projektowych pracuje zdalnie co najmniej 1 dzień w tygodniu.
4. Jakie są najczęstsze przyczyny niepowodzenia projektów?
Do najczęstszych przyczyn moim zdaniem należy brak komunikacji w zespole, niejasny cel projektu, niedoszacowany budżet, brak wsparcia sponsora. Bardzo łatwo o chaos, kiedy pracownicy nie raportują swojej pracy lub nie rozumieją istoty projektu. Wtedy zdarza się, że terminy nie są dotrzymywane i po kolei każdemu przestaje zależeć na projekcie.
Jak stworzyć efektywny projekt? Najważniejsze wnioski
Podsumowując ten wpis poznałeś już:
- jasną definicję projektu,
- różnice między projektem a procesami i operacjami,
- 7 kluczowych elementów, które decydują o sukcesie,
- dane i badania potwierdzające, co naprawdę wpływa na wyniki,
- perspektywy kariery w project managemencie i pierwsze kroki, które możesz podjąć, żeby też zacząć tę ścieżkę kariery.
Ale jest jeszcze coś, co potrafi umykać w podręcznikach i raportach, czyli odpowiedzialność osobista. Z mojego doświadczenia wiem, że skuteczny project manager nie tylko wymaga od zespołu, on wymaga także zaczęcia od siebie.
Co to znaczy w praktyce?
- Jeśli oczekujesz punktualności, bądź zawsze punktualny,
- jeśli chcesz, by zespół komunikował się jasno, Ty też formułuj swoje myśli precyzyjnie,
- jeśli żądasz od zespołu jakości, sam dawaj przykład staranności wykonywania pracy w każdym dokumencie, spotkaniu, czy podjętej decyzji.
To właśnie takie „codzienne drobiazgi” budują autorytet lidera i sprawiają, że zespół naturalnie podąża za Tobą. Chcesz zostać ekspertem w zarządzaniu projektami?
Sprawdź nasze szkolenie z zarządzania projektami i zdobądź certyfikat, który da Ci praktyczne narzędzia i pewność, że nie tylko prowadzisz projekty, ale też rozwijasz siebie jako lidera. Sprawdź również, czym jest ocena 360 stopni odnośnie do wydajności pracownika.
