Według 17 corocznego raportu “State of Agile” Kanban jest najchętniej śledzonym modelem Agile.
Czy wiesz, że zespoły korzystające z praktyk metody Kaban odnotowują niesamowite wzrosty produktywności? Z tego względu poznanie Kanban może być dla Ciebie nie tylko samą nauką nowej metody, a odkryciem sposobu na swoją produktywność.
W tym wpisie dowiesz się, czym jest metodyka Kanban, jak z niej korzystać i jak zredukować chaos w pracy zarówno swojej, jak i całego zespołu.
Co to jest Kanban?
Zacznijmy od najważniejszego, czyli tego co to Kanban. Kanban to metoda, która pozwala na wizualne optymalizowanie zadań w swojej pracy. Jej celem jest dostarczanie wartości w sposób ciągły i przede wszystkim efektywny. Ta metodyka Agile zyskała popularność właśnie przez opieranie się na wizualizacji pracy i jej ciągłe doskonalenie.
Co ma wspólnego Kanban i Toyota?
Co ciekawe, powinieneś ją także kojarzyć z marką Toyota. Dlaczego? Ponieważ w latach 50/60 XX wieku w systemie produkcyjnym Toyoty Kanban był narzędziem służącym do wdrożenia koncepcji JIT, czyli “Just-in-Time” – “dokładnie na czas”.
Praktyka użycia Kanban
W praktyce Kanban w Toyocie polegał na używaniu fizycznych kart (Kanban), które sygnalizowały potrzebę uzupełnienia części. Kiedy na danym stanowisku produkcyjnym zużywał się zapas komponentów, pracownik wysyłał kartę do poprzedniego stanowiska, informując, że potrzebuje nowej partii.
Dzięki temu produkcja odbywała się tylko wtedy, gdy była na nią faktyczna potrzeba, co minimalizowało marnotrawstwo w postaci nadprodukcji i zbędnych zapasów.
Pochodzenie słowa kanban
Samo słowo kanban pochodzi z języka japońskiego. Kan oznacza “widoczny” lub “wizualny”, a ban to z kolei “tablica” lub “karta”. Jak ta technika działa w praktyce? Metoda Kanban działa na różnych wizualnych tablicach, do których ma dostęp cały zespół. Dodatkowo takie tablice są interaktywne, dzięki temu można zobaczyć przepływ pracy, a nie tylko zwyczajnie wypisane informacje.
Czym jest push i pull w Kanban?
W metodzie Kanban, kluczowe w tej metodzie jest przejście z systemu “push” (gdzie praca jest Ci narzucana) na system “pull”. System pull to z kolei rozpoczynanie kolejnych etapów pracy dopiero wtedy, kiedy jest na to miejsce, a reszta zadań jest już skończona.
W praktyce oznacza to, że praca w zespole może być elastyczna, ze względu na komunikację pracowników dotyczącą gotowości do przejścia do następnego etapu danego projektu.
System “pull” i “push” w praktyce
System Push można porównać do chaosu. Czyli wtedy, kiedy na Twoje biurko ciągle lądują nowe dokumenty, notatki, prośby.
Ktoś dosłownie “pcha” na Ciebie pracę, nie zważając na to, ile już masz do zrobienia. Efekt? Stosy papierów, poczucie przytłoczenia i praca nad wieloma rzeczami naraz, bez kończenia żadnej z nich.
Z kolei system Pull (czyli metodyka Kanban) cechuje się tym, że zanim weźmiesz nową rzecz na biurko, kończysz tę, nad którą pracujesz. Czyli sam decydujesz, kiedy jesteś gotów “pociągnąć” kolejne zadanie ze stosu “do zrobienia”. Efekt? Masz kontrolę nad przepływem.
Czym jest tablica Kanban?
System Kanban jak wspomniałam, opiera się o wizualizacje. Z tego powodu najbardziej efektywne jest używanie tablic. Taka tablica może być fizyczna (np. możesz użyć zwykłej białej tablicy i samoprzylepnych karteczek) lub cyfrowa (np. narzędzia do zarządzania projektami typu Trello, Asanie, czy Jirze).
Najprostsza tablica powinna zawierać trzy kolumny:
- do zrobienia – tu trafiają wszystkie zadania, które czekają w kolejce. To Twój magazyn pomysłów i obowiązków,
- w trakcie – tu przenosisz zadanie, nad którym aktualnie pracujesz,
- zrobione – tu z kolei lądują wszystkie ukończone zadania. Dodam z własnego doświadczenia, że nic tak nie daje satysfakcji, jak widok takiej zapełniającej się kolumny z ukończonymi zadaniami.
Jak powinny wyglądać najlepsze karty Kanban?
Każde zadanie to osobna karta (lub karteczka samoprzylepna).
Dobra karta powinna zawierać kluczowe informacje:
- co trzeba zrobić (np. “napisać raport”).
- kto jest za to odpowiedzialny,
- termin realizacji,
- inne ważne szczegóły (np. priorytet, linki do dokumentów).
Dlaczego warto stosować metodę Kanban?
Być może zastanawiasz się, czy warto poświęcać czas na wdrożenie tych wszystkich zasad. Z doświadczenia podpowiem, zdecydowanie tak.
Mateusz Biernacki, współwłaściciel i założyciel RekinySukcesu.pl i twórca kanału Automatyzuj Swój Marketing na YouTube potwierdza:
“Kanban to nie tylko tablice, to metoda, która bardzo pomaga, jeśli całościowo ją zrozumiemy. Od wielu lat korzystamy w firmie z systemu do zarządzania projektami, którego sercem są tablice Kanbanowe. Dzisiaj bez wizualizacji przepływu nie wyobrażam sobie pracy w żadnym projekcie”.
Zwiększenie transparentności procesów
Tablica Kanban sprawi, że Twoja praca staje się widoczna. Każdy w zespole wie, kto, nad czym pracuje, co jest w kolejce i co zostało już zrobione. Kończy się chaos np. mailowy i ciągłe pytania “na jakim to jest etapie?”.
Redukcja marnotrawstwa
Kanban obnaża wszelkiego typu blokery. Jeśli zadania utykają w jednej kolumnie, to jasny sygnał dla zespołu, że coś w tym miejscu procesu szwankuje. Pozwala to eliminować marnotrawstwo czasu, zasobów i energii.
Lepsza komunikacja i motywowanie zespołu
Wspólna tablica staje się Waszym centrum komunikacji. Codzienne, krótkie spotkania przy tablicy (tzw. daily) pozwalają synchronizować działania i szybko reagować na problemy. Widoczne postępy i poczucie “dowożenia” zadań to potężne narzędzie, jeśli chodzi o motywowanie zespołu.
Elastyczność i adaptacyjność
Kanban nie jest sztywnym procesem. Możesz go dostosować do każdego rodzaju pracy. Zmiana priorytetów jest prosta – wystarczy przełożyć kartę w kolumnie “Do zrobienia”. Jak zauważa Harvard Business Review, skupienie na płynnym dostarczaniu wartości jest kluczowe w dzisiejszym dynamicznym świecie, a Kanban to umożliwia.
Jak wdrożyć Kanban krok po kroku?
Przejdźmy do konkretów. Oto 5 kroków, które pozwolą Ci zacząć przygodę z Kanbanem już dziś. Zdecydowanie warto go praktykować, a jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat statystyk związanych z metodą Kanban, sprawdź najnowsze badanie State of Agile 17.
Krok 1: Rozpisz swój typowy proces pracy
Nie musisz niczego wymyślać na siłę. Weź kartkę lub otwórz edytor tekstu i spisz, jak wygląda Twój typowy proces pracy od pomysłu do realizacji.
Krok 2: Stwórz tablicę Kanban
Na podstawie zmapowanego procesu stwórz kolumny na swojej tablicy (fizycznej lub cyfrowej). Na początek wystarczą do zrobienia, w trakcie i zrobione, a z czasem możesz dodawać kolejne, których będziesz potrzebować.
Krok 3: Ustal limity pracy
To kluczowy moment. Zastanów się, nad iloma zadaniami jesteś w stanie realnie i efektywnie pracować w jednym czasie. Ustal tę liczbę i zapisz ją na górze kolumny “w trakcie”. Bądź bezwzględny – nie zaczynaj nowej pracy, jeśli osiągnąłeś limit.
Krok 4: Wprowadź system pull
Od, teraz gdy kończysz zadanie i przenosisz je do kolumny “zrobione”, potem zwalniasz miejsce w kolumnie “w trakcie”. To sygnał, że możesz “pociągnąć” kolejne zadanie o najwyższym priorytecie z kolumny “do zrobienia”.
Krok 5: Optymalizuj swoje działania
Kanban to metoda ciągłego doskonalenia. Regularnie (np. raz w tygodniu) przyglądaj się swojej tablicy. Gdzie zadania utykają? Czy limity są odpowiednie? Czy proces można uprościć? Zbieraj dane, analizuj i wprowadzaj małe zmiany.
Chcesz poznać zaawansowane techniki i narzędzia do optymalizacji procesów w zespole? Sprawdź naszą stronę Krajowego Centrum Edukacyjnego, gdzie mamy różne szkolenia, które pomogą Ci w poprawie efektywności Twoich działań.
Metodyka Kanban w praktyce – najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Wiesz już, co to Kanban, ale dalej masz kilka pytań? Mam nadzieję, że znajdziesz je tutaj!
1. Czy są limity w metodzie Kanban?
Tak. Są tak zwane limity WIP (Work in Progress). Jest to zasada polegająca na świadomym ograniczaniu liczby zadań, nad którymi się pracuje – które pojawiają się w kolumnie “w trakcie”. Po co tak się ograniczać? Z tego względu, żeby skrócić czas realizacji i skupić się na podniesieniu jakości wykonywania zadań, a nie robić wszystko na raz.
2. Jakie są rodzaje kart Kanban?
Współczesna praca na metodyce Kanban nie posiada żadnego konkretnego podziału, ale możesz go wdrożyć. Na przykład różne typy kart (np. oznaczone kolorami) mogą symbolizować różne rodzaje pracy (np. “zadanie”, “błąd do naprawy”, “pomysł”), co poprawia komunikację i umiejętności interpersonalne w zespole.
3. Jakie są różnice między Kanban a Scrum?
Główna różnica pomiędzy tymi metodykami polega na ich strukturze. Scrum działa w stałych cyklach (tzw. sprintach), podczas gdy Kanban opiera się na ciągłym przepływie i jest bardziej elastyczny pod kątem priorytetów.
4. Ile czasu zajmuje wdrożenie systemu Kanban?
Moim zdaniem, jeśli rozumiesz ideę Kanban, to podstawową tablicę i zasady możesz wdrożyć w mniej niż godzinę. Prawdziwe wdrożenie, wypracowanie nawyków w zespole, może zająć od kilku tygodni do kilku miesięcy.
5. Jakie są najczęstsze błędy przy wdrażaniu Kanban?
Najczęstsze błędy to m.in. brak limitów WIP (co prowadzi do chaosu), zbyt skomplikowana tablica na start, brak regularnych spotkań i przeglądów procesu oraz traktowanie Kanban jako narzędzia, a nie metody ciągłego doskonalenia.
Jak używać Kanban? Podsumowanie
Mam nadzieję, że teraz już nie tylko wiesz, co to jest Kanban, ale czujesz, że jego nauka lub chociaż próba wizualizacji swojej pracy zostanie z Tobą na dłużej.
Pamiętaj, że wystarczy zacząć od małych kroków. Stwórz swoją pierwszą tablicę, nawet do zarządzania osobistymi zadaniami. Zobaczysz, jak szybko wizualizacja pracy wprowadzi porządek i spokój do Twojego życia zawodowego i prywatnego.
A jeśli chcesz opanować zaawansowane techniki zarządzania projektami i prowadzenia zespołów, polecam Ci zapisać się na nasz szkolenie z zarządzania projektami, który nauczy Cię nie tylko Kanban, ale i innych skutecznych metodyk organizacji pracy! Poznaj też przykłady metody SMART.
