Według ankiety American Psychological Association 40% osób codziennie pracuje w trybie wielozadaniowości.
Wokół multitaskingu narosło wiele mitów — jedni widzą w nim sposób na podniesienie efektywności, inni twierdzą, że to pułapka.
Czym właściwie jest wielozadaniowość? Czy naprawdę pomaga, czy jedynie daje złudzenie produktywności? Przeczytaj poniższy artykuł i sprawdź, co mówią fakty.
Multitasking — co to?
Multitasking jest najczęściej rozumiany jako sposób pracy polegający na wykonywaniu kilku zadań niemal równocześnie. W rzeczywistości jednak człowiek nie wykonuje paru rzeczy jednocześnie, ale przełącza uwagę z jednego zadania na drugie.
W rzeczywistości nasz mózg ma ograniczone możliwości, jeśli chodzi o wykonywanie dwóch rzeczy jednocześnie. Potrafi on przetwarzać w ten sposób bodźce sensoryczne, czynności zautomatyzowane lub wyuczone. Natomiast zadania wymagające świadomego myślenia nie mogą być wykonywane jednocześnie.
Multitasking to mit czy sposób na sukces?
Mimo że multitasking cieszy się popularnością, jego efektywność jest mitem. Polega on bowiem na przekierowaniu uwagi z jednego zadania na drugie, z uwzględnieniem kontekstu poznawczego i ponownym odtwarzaniu informacji niezbędnych do wykonania zadania.
Taki proces jednak kosztuje. Każde przełączenie między zadaniami wiąże się nie tylko z większym zużyciem energii czy dłuższym czasem wykonywania zadań, lecz także spadkiem jakości pracy, wzrostem liczby błędów.
Tak naprawdę wielozadaniowość jest możliwa jedynie w przypadku czynności takich jak spacerowanie przy jednoczesnym żuciu gumy lub słuchaniu muzyki i myciu naczyń. Jednak, jeśli chodzi o złożone zadania wymagające skupienia, multitasking przynosi więcej szkody niż pożytku.
Dlaczego zaczęto uważać, że multitasking to przepis na sukces?
Przyczyn popularności multitaskingu można doszukiwać m.in. w dynamicznie zmieniającej się kulturze pracy oraz w rozwoju technologii.
Smartfony, komunikatory, social media często przerywają naszą pracę, wymuszają na nas szybką reakcję oraz uczą mózg przeskakiwania między zadaniami. Szczególnie osoby dotknięte FOMO, mogą mieć duże problemy z koncentracją podczas wykonywania obowiązków zawodowych.
Czym jest FOMO?
FOMO to skrót od słów “fear of missing out”, a więc jest to strach przed tym, że ominie nas coś ważnego. Wiąże się on z nieustanną potrzebą bycia na bieżąco. Niestety, zjawiska takie jak FOMO świetnie wpisują się w mit człowieka XXI wieku.
Czym jest mit człowieka XXI wieku?
Jest to pewnego rodzaju przekonanie utrwalone w kulturze, że człowiek na miarę naszych czasów powinien:
- być zawsze dostępny,
- reagować natychmiast,
- rozwijać się w wielu kierunkach naraz i być gotowy na ewentualne przebranżowienie się,
- robić wszystko naraz,
- pracować bez przerw.
Niestety takie przekonania miały wiele negatywnych skutków. Między innymi doprowadziło to do uznania, że człowiek zajęty jest równocześnie człowiekiem sukcesu, a brak przerw i przeładowanie zadaniami stanowi oznakę zaangażowania.
Co więcej, Maria Gulewicz — ekspertka w zakresie zarządzania operacyjnego oraz strategii kosztowej z 25-letnim doświadczeniem — zauważa również, że presja wielozadaniowości pojawiła się nawet w życiu pozazawodowym. Stało się tak m.in. dlatego, że współczesny człowiek czuje niemal kulturowy wymóg działania w trybie multitaskingu.
Mit więcej zadań = większa efektywność
W społeczeństwie też pojawił się mit, że więcej działań jest równoznaczne z większą efektywnością. Wiele organizacji wpisywało multitasking w kulturę firmy lub nagradzało za niego pracowników. Badania jednak nie potwierdzają skuteczności takiego stylu pracy.
Artykuł autorstwa dr. Kamrula Hasana pt. Digital multitasking and hyperactivity: unveiling the hidden costs to brain health z 2024 opublikowany w Annals Medicyne&Surgery, wskazuje na negatywny wpływ wielozadaniowości w szczególnie w obszarach związanych z nadpobudliwością oraz zdrowiem poznawczym.
Autor tekstu powołuje się także na ankietę przeprowadzoną przez American Psychological Association, z której wynika, że około 40% z przebadanych dorosłych długotrwale pracuje w trybie wielozadaniowości cyfrowej. Te osoby częściej doświadczały m.in. wzmożonego chronicznego stresu oraz obniżenia efektywności swoich działań w porównaniu z osobami pracującymi w trybie jednozadaniowym.
Z kolei Aurelia Klonowska, ekspertka zajmująca się ERP Comach, KidsApp Pro oraz doradztwem IT, trafnie zauważa, że wbrew pozorom to nie multitasking sprzyja efektywności, ale wdrożenie dobrych nawyków, zadbanie o umysł i ciało oraz świadome zarządzanie uwagą.
Pozytywny aspekt multitaskingu
Aby całkowicie nie demonizować multitaskingu, chcę przywołać wypowiedź Kamili Kabzbińskiej, cenionej HR Managerki, która twierdzi:
“Wielozadaniowość nie jest chaosem. Dobrze prowadzona oznacza elastyczność, szybkie reagowanie na zmiany i umiejętność radzenia sobie z tematami „ad hoc”. W każdej organizacji zdarzają się sytuacje nagłych zastępstw, pilnych potrzeb klienta czy nieplanowanych wyzwań. Osoby o kompetencjach multitaskingowych potrafią trafnie ustalać priorytety i odnaleźć się w dynamicznych sytuacjach.”
Zgadzam się, że elastyczność, umiejętność szybkiego ustalania priorytetów i sprawne podejmowanie decyzji są niezwykle cenne z punktu widzenia organizacji. Jednak by multitasking w takim ujęciu był skuteczny i nieobciążający dla pracownika, musi być dobrze zorganizowany oraz stosowany krótkofalowo.
Jak skutecznie zarządzać wieloma zadaniami bez multitaskingu? — 5 przykładowych metod
Z doświadczenia wiem, że w dniach, kiedy mamy dużo na głowie, multitasking staje się pokusą. Jednak o wiele lepiej jest stosować inne techniki, które wspierają zdrowe i efektywne zarządzanie czasem.
1. Układaj plany i wyznaczaj cele
Na początek dobrze jest ułożyć plan, np. całego tygodnia. W tym celu stwórz listę zadań i oznacz terminy deadlinów. Jeśli pojawią się jakieś dodatkowe obowiązki w ciągu kolejnych dni, po prostu zaktualizuj plan.
Ustal też cel, który chciałbyś osiągnąć przez ten czas. Pamiętaj, że powinien on być jasno zdefiniowany, realny oraz mierzalny. Aby poprawnie określić swój cel, możesz użyć np. metody SMART.
Plan i jasny cel pomogą Ci później m.in. w wyznaczaniu priorytetowych zadań.
2. Macierz Eisenhowera
To metoda, która pomoże podzielić Ci zadania według kryteriów ważności i pilności. Aby ją zastosować, podziel kartkę na 4 części.
W pierwszej ćwiartce wskaż zadania niecierpiące zwłoki, których niewykonanie będzie miało dotkliwe skutki. W drugiej zamieść te czynności, które są ważne dla Ciebie z jakichś powodów, ale jeśli ich szybko nie wykonasz, nie odczujesz negatywnych skutków. W trzeciej części zapisz to, co nie jest ważne, ale jest pilne, może to być np. przepisanie danych do Excela. Czynności przypisane do tego pola zwykle można oddelegować. Ostatnia część to zadania, które można odpuścić, bo nie są ani ważne, ani pilne.
3. Time blocking
Dobrą alternatywą dla multitaskingu jest time blocking. Metoda ta polega na wydzieleniu konkretnych bloków czasowych na wykonywanie konkretnych czynności. Dzięki temu skupisz się na jednym zadaniu przez określony czas i unikniesz rozproszenia.
Na przykład ustal, że od 8:00 do 8:30 odpisujesz na e-maile. W tym czasie nie podejmuj innych działań, chyba że szybciej uda Ci się odpowiedzieć na wszystkie wiadomości.
Pamiętaj, że każdy blok czasowy powinien być ustalany w zależności od specyfiki zadania. Jeśli dostajesz naprawdę dużo e-maili, lepiej wydzielić na tę czynność więcej czasu i najwyżej szybciej przejść do konkretnego zadania.
4. Technika Pomodoro
Technika Pomodoro opiera się na intensywnej pracy przez krótki czas. Zgodnie z jej założeniami zadanie wykonuje się np. przez 25 minut, a następnie przewidziana jest 5-minutowa przerwa. Oczywiście, czas wykonywania zadania można modyfikować, lecz zwróć uwagę, by nie był on za długi. Po kilku cyklach zrób sobie także dłuższą przerwę.
Pamiętaj, że chwile odpoczynku warto wykorzystać mądrze. W tym czasie dobrze jest pochodzić lub wziąć parę głębokich wdechów. To sprawi, że Twój mózg nieco odpocznie.
5. Batching
Batching polega na łączeniu podobnych zadań w grupy i wykonywaniu ich “hurtowo”. W ten sposób unikniesz skakania po czynnościach o różnej specyfice.
Na przykład przy okazji tworzenia materiałów edukacyjnych dla uczestników szkoleń Krajowego Centrum Edukacyjnego, dzielę całość na pakiety tematyczne i według tego porządkuję swoją pracę. Dzięki temu cały proces przebiega sprawnie, a opracowane przez mnie materiały mają wysoką jakość. Co więcej, batching dobrze połączyć z time blockingiem i wyznaczyć określony blok czasu, w którym planuje się wykonać dane zadania.
O co najczęściej pytają osoby w związku z wielozadaniowością? — FAQ
Mimo że wielozadaniowość nie sprzyja efektywności, wciąż pojawia się wiele wątpliwości związanych z takim trybem pracy. W tej sekcji odpowiem na 4 najczęściej zadawane pytania dotyczące multitaskingu.
1. Czy są zawody wymagające multitaskingu?
Zgodnie z definicją, multitasking jest możliwy tylko w przypadku przetwarzania bodźców sensorycznych, z automatyzowanych lub wyuczonych czynności. Biorąc pod uwagę takie rozumienie wielozadaniowości, można stwierdzić, że jest wiele zawodów, które wymagają multitaskingu. Jedną z nich może być np. zawód kierowcy. Prowadzenie pojazdów to złożona czynność, często wymagająca skupienia się na kilku rzeczach jednocześnie.
Jednak, jeśli chodzi o bardziej powszechne rozumienie wielozadaniowości, trudno powiedzieć, że jest ona niezbędna. W wielu profesjach, nawet tych, które wymagają szybkiego przełączania uwagi, np. ratownik medyczny czy kucharz, nie chodzi stricte o wielozadaniowość, ale raczej o umiejętność ustalania priorytetów.
2. Jak multitasking wpływa na zdrowie psychiczne?
Multitasking jest bardzo obciążający psychicznie. Przede wszystkim nadwyręża pamięć roboczą, co przyczynia się do większego zmęczenia i wzrostu poziomu stresu.
W dłuższej perspektywie może wiązać się z:
- poczuciem przytłoczenia,
- pojawieniem się problemów z koncentracją,
- trudnościami z efektywnym odpoczynkiem,
- obniżeniu satysfakcji z pracy.
3. Jakie aplikacje najlepiej wspierają pracę bez multitaskingu?
Aplikacje, które wspierają pracę bez multitaskingu to np.:
- Todoist — wspiera planowanie,
- Forest — program do pracy w cyklach Pomodoro,
- Google Calendar — idealny do time blockingu,
- Evernote — ułatwia przechowywanie materiałów i zmniejsza chaos informacyjny.
4. Czy wielozadaniowość niszczy mózg?
Badania Anthony’ego W. Sali opublikowane w artykule The location independence of learned attentional flexibility z 2022 potwierdzają, że w sensie fizycznym wielozadaniowość nie niszczy mózgu, ale znacząco obciąża system uwagi. Multitasking wymusza częste przełączanie kontekstu, co zwiększa koszty poznawcze.
To z kolei przekłada się na:
- zwiększenie zużycia energii,
- osłabienie koncentracji,
- trudności z zapamiętywaniem,
- spadek jakości wykonywanej pracy,
- chroniczne zmęczenie.
Podsumowując, multitasking to mit czy sposób na sukces?
Multitasking to sposób pracy opierający się na wykonywaniu kilku zadań równocześnie.
Pozornie świetnie wpisuje się we współczesny tryb życia współczesnych ludzi, ponieważ:
- jest zgodny z tempem życia współczesnego człowieka w dobie social mediów,
- odpowiada wyobrażeniu o człowieku sukcesu w XXI w.,
- łączy się z umiejętnościami cenionymi przez wiele organizacji,
- stanowi iluzję większej produktywności.
- W rzeczywistości jednak wielozadaniowość:
- prowadzi do chronicznego stresu,
- osłabia koncentrację,
- wzmacnia trudności z zapamiętywaniem,
- obniża efektywność wykonywanej pracy,
- zwiększa zużycie energii.
Dlatego, zamiast zajmować się wieloma sprawami naraz, postaw na dobrą organizację czasu pracy:
- tworząc np. tygodniowe plany pracy,
- ustalając priorytety z matrycą Eisenhowera,
- wyznaczając bloki czasowe poświęcone konkretnym czynnościom lub grupom podobnych czynności,
- stosując interwały zgodnie z założeniami techniki Pomodoro.
Aby nauczyć się skutecznie walczyć m.in. z pokusą multitaskingu, FOMO czy prokrastynacją oraz zbudować dobre nawyki, które podniosą efektywność Twojej pracy, możesz także zapisać się na specjalistyczne szkolenie z zarządzania czasem online.
