Przejdź do treści 
Czy wiesz, że według badań, o których wspomina portal pumble.com, aż 86% z 1400 ankietowanych pracowników i liderów wskazuje brak współpracy lub nieskuteczną komunikację jako główną przyczynę niepowodzeń?
Brak umiejętności pracy zespołowej jest zatem palącym problemem wielu firm. Bez efektywnej współpracy nie da się skutecznie realizować powierzonych zespołowi zadań oraz projektów.
Chcesz poznać aż 15 technik, które wpłyną pozytywnie na pracę Twojego zespołu, a co za tym idzie, poprawią wasze wyniki? Przeczytaj ten artykuł!
Jakie są wady i zalety pracy zespołowej?
Praca zespołowa jak każda forma organizacji ma swoje wady i zalety.
Zalety
Zapewne nie raz spotkałeś się ze stwierdzeniem, że umiejętność pracy w zespole to coś, co warto wpisać do swojego CV. Nic dziwnego, według badań opublikowanych przez Elecro IQ 75% pracodawców uważa, że praca zespołowa i współpraca są niezbędne do osiągnięcia sukcesu.
Wśród zalet pracy w grupie znajdziemy, np.:
- poczucie odpowiedzialności — każdy odpowiada za wykonaną przez siebie pracę przed sobą, zespołem i liderem. Każdej z tych osób zależy na jak najlepszej realizacji celu,
- efektywność — praca zespołowa zwykle jest skuteczniejsza, ponieważ jedna osoba nie byłaby w stanie osiągnąć takich rezultatów jak zespół,
- aktywność i zaangażowanie — osoby pracujące w grupie zwykle są bardziej pobudzone i zmotywowane do działania,
- oszczędność czasu — zespół jest w stanie dużo szybciej zrealizować projekt niż jednostka,
- wzrost kompetencji — praca w zespole sprawia, że członkowie grupy uczą się od siebie nawzajem,
- innowacyjność rozwiązań — współpracownicy inspirują siebie nawzajem, dzięki czemu łatwiej znaleźć innowacyjne i oryginalne rozwiązanie problemu.
Wady
Niestety, mimo korzyści, jakie niesie ze sobą teamwork, ta forma organizacji wiąże się również z pewnymi trudnościami takimi, jak:
- problemy z komunikacją — to według mnie jeden z większych problemów. 86% pracowników oraz liderów stwierdza, że brak współpracy lub nieskuteczna komunikacja to główne przyczyny niepowodzeń. Ludzie, którzy ze sobą pracują, mają różne charaktery i temperamenty, co może prowadzić do częstych konfliktów,
- czas podejmowania decyzji — w grupie proces ten może przebiegać wolniej,
- nierówny podział obowiązków — z doświadczenia wiem, że w każdym teamie znajdą się osoby bardziej lub mniej zaangażowane. Zwykle ambitni pracownicy dostają więcej obowiązków, a to prowadzi do nierówności w zespole i obniżenia jego efektywności,
- dominacja jednej osoby — czasami dochodzi do sytuacji, w której jedna osoba w grupie dominuje nad pozostałymi,
- trudność w ocenie indywidualnych osiągnięć — dobry lider powinien umieć ocenić osiągnięcia poszczególnych członków zespołu. W tej formie organizacji pracy może być trudno obiektywnie oszacować wkład każdego członka teamu w realizację projektu.
Jak wzmocnić efektywność pracy zespołowej? — 15 technik
Współpraca w pracy to bardzo ważna umiejętność, jednak nie każdy team jest zgrany, a jego praca przebiega bez przeszkód. Teraz przedstawię 15 technik, które pomogą Ci efektywnie zarządzać pracą zespołu!
1. Kreowanie wizerunku lidera
Jeśli kierujesz pracą zespołu, to od Ciebie w dużej mierze zależy skuteczność jego działań. Dlatego uważam, że w tym momencie dobrze jest dokonać autorefleksji. Zawsze najlepiej zaczynać od siebie.
Zastanów się, jaką rolę powinien pełnić lider zespołu? Jak powinien być postrzegany przez współpracowników? Jaka powinna być jego marka osobista?
Kiedy wyobrażam sobie idealnego lidera, widzę osobę:
- cieszącą się dużym autorytetem,
- obiektywnie oceniającą pracę innych,
- potrafiącą spojrzeć na własne działania z dystansem,
- optymistyczną,
- nadającą kierunek pracy grupy,
- zaangażowaną w swoją pracę.
Oczywiście, tych cech jest dużo więcej (o niektórych z nich wspomnę w kolejnych technikach). Teraz wymieniłem tylko te, które podkreślają Twoją rolę jako przywódcy grupy.
Pamiętaj, że w oczach swoich współpracowników stanowisz pewien wzór do naśladowania. Jeśli jesteś zaangażowany, tryskasz energią, profesjonalnie podchodzisz do problemów oraz potrafisz dostrzec swoje błędy, możesz oczekiwać od współpracowników tego samego.
2. Konstruktywny feedback
Wiele osób czeka na taką informację. Gdybym miał odpowiedzieć na pytanie, czym jest konstruktywny feedback, odpowiedziałbym, że feedback jest to odpowiednio skonstruowana informacja zwrotna. Są w niej uwzględnione elementy pracy zasługujące na pochwałę oraz te, które wymagają poprawy.
Brak feedbacku demotywuje zespół. Pracownicy nie wiedzą, jakie elementy ich pracy są godne pochwały, a jakie wymagają korekty. Co za tym idzie, nie mają z czego wyciągać wniosków na przyszłość.
Z kolei, jeśli team dostaje feedback, ale tylko negatywny, ma poczucie, że wszystko zrobił źle. To także obniża zapał członków grupy do pracy. Po co ludzie mają się starać przy okazji następnych projektów, skoro zawsze wszystko jest źle? Wiele lat pracy w charakterze lidera pokazało mi, że niezmiernie rzadko zdarzają się realizacje zadań niezasługujące na żadną pochwałę.
Jak dawać feedback?
Agnieszka Reich- Burzyńska — ceniona specjalistka zajmująca się strategicznym zarządzaniem zakupami — zauważa, że:
“Dojrzały system feedbacku prowadzi do współtworzenia wartości, gdzie zaufanie staje się kapitałem budującym innowacyjność i stabilną współpracę […]”.
Jednak, aby Twój feedback działał i przynosił korzyści, komunikat musi być dobrze zbudowany.
W tym celu przy okazji pisania czy też podawania informacji zwrotnej powinieneś więc zwrócić uwagę na:
- konstruktywność — dobry feedback powinien być obiektywny i oparty na faktach,
- dostrzeganie wad i zalet — przy ocenie pracy innych należy się skupić, nie tylko na obszarach wymagających poprawy, ale też na jej mocnych stronach,
- jasność — pracownicy powinni wiedzieć, czego dokładnie od nich oczekujesz,
- terminowość — na czas podawaj informacje zwrotne (szczególnie jeśli wymagasz od swojego teamu, by także stosował się do wcześniej ustalonych deadlinów),
- regularność — feedback jest skuteczny tylko wtedy, kiedy dostarcza się go regularnie,
- podejmowanie dialogu — zapytaj grupę o ich poglądy i uwagi związane z realizacją projektu. Dzięki temu będą czuli, że ich zdanie również jest ważne.
3. Rozpoznawanie potrzeb zespołu
Jednym z filarów komunikacji w pracy zespołowej jest empatia. Staraj się zrozumieć swoich pracowników. Każdy z nich jest obciążony jakimś ładunkiem emocjonalnym oraz patrzy na różne sytuacje ze swojej indywidualnej perspektywy. Zrozumienie pracowników pomoże Ci zbudować z nimi lepsze relacje.
Artur Jabłoński — autorytet w dziedzinie marketingu, autor 4 bestsellerów oraz założyciel digitalk.pl — pięknie stwierdza, że:
“Dobry lider nie pyta “co zrobiłeś?”. Pyta “co mogę zrobić, żeby twoja praca była bardziej efektywna?”. Nie kontroluje zadań, tylko dba o warunki do ich wykonania.”
Dlatego regularnie rozmawiaj ze współpracownikami o ich opiniach i odczuciach związanych z realizacją zadań. Pamiętaj o tym, że Twoja postawa powinna zachęcać jednostki do szczerej rozmowy na takie tematy.
4. Aktywne słuchanie
Umiejętność pracy w zespole wymaga kompetencji aktywnego słuchania. Podczas rozmów z teamem samo słyszenie słów nie wystarcza.
Co to jest aktywne słuchanie?
Aktywne słuchanie jest to głębokie zrozumienie komunikatów, które wysyła do Ciebie nadawca wypowiedzi. Umiejętność ta stanowi jeden z filarów sprawnej komunikacji w pracy zespołowej.
Aktywne słuchanie stanowi wyraz szacunku wobec drugiej osoby. Co za tym idzie, będzie pozytywnie wpływało na więzi i relacje w grupie.
5. Wysłanie jasnych przekazów
Podobnie jak w przypadku feedbacku, zadbaj o klarowność swoich komunikatów. Upewnij się, że każdy członek grupy wie, czego dokładnie od niego oczekujesz. Z pewnością przełoży się to na jakość pracy teamu.
6. Reakcja na konflikty
Tam, gdzie wiele osób pracuje razem, pojawiają się konflikty. Jako lider nie raz z pewnością będziesz musiał wejść w rolę mediatora. Staraj się zarządzać konfliktami konstruktywnie, dbając o atmosferę w grupie i szukając rozwiązań, które zadowolą wszystkie strony.
Nieustanne wewnętrzne konflikty odbiją się znacząco na efektywności pracy zespołu. Wedle badań opublikowanych przez portal Keevee, nierozwiązane konflikty mogą zmniejszyć wydajność zespołu nawet o 35%.
7. Dbałość o atmosferę
Dużo lepiej pracuje się w grupie, w której panuje przyjazna atmosfera. Dlatego zadbaj o to, by jej członkowie darzyli się wzajemnym szacunkiem i zaufaniem. W budowaniu dobrej atmosfery w zespole pomoże Ci, np. regularne organizowanie spotkań integracyjnych.
Ich szczególną rolę podkreśla w swojej wypowiedzi Sławomir Jagieła — dyrektor Akademii Ekonomiczno-Humanistycznej w Warszawie:
“Integracyjne spotkanie, na którym panuje wyjątkowa atmosfera, jest niezwykłym doświadczeniem, które umacnia więzi i buduje przyjacielską relację w zespole”.
8. Mocne i słabe strony współpracowników
Lider powinien dobrze znać osoby, których pracą zarządza. Znajomość mocnych i słabych stron członków teamu, jest niezwykle ważna. Dzięki temu, kiedy będziesz planował podział pracy, trafnie dobierzesz zadanie do kompetencji danej osoby.
Pamiętaj także, by zadania rozdzielać sprawiedliwie i równomiernie. Zbytnie obciążenie pracą jednej nawet bardzo ambitnej osoby, może okazać się zgubne. Niesprawiedliwy podział obowiązków może prowadzić do spadku efektywności teamu oraz niepotrzebnych konfliktów.
9. Wspieranie innowacyjnego myślenia
Zachęcaj swoich współpracowników do wymiany nieszablonowych pomysłów. Wspólnie szukajcie innowacyjnych rozwiązań. Dzięki temu sprawisz, że działania podejmowane przez team będą owocne.
Pamiętaj, by przy ocenie nowych pomysłów nie kierować się emocjami. Kiedy jesteś sceptyczny wobec zaproponowanego rozwiązania, zastanów się, dlaczego tak jest. Warto rozważyć, z jakich powodów pomysł Ci się nie podoba. Czy dlatego, że będzie, np. trudny do zrealizowania? A może dlatego, że jest niezgodny z Twoją wizją?
Pracownicy nie są Twoim przedłużeniem. Dlatego daj im szansę się wykazać, nawet jeśli mają trochę inne wyobrażenie o danym zadaniu niż Ty.
Z kolei, jeśli chcesz pobudzać kreatywność swojego zespołu, możesz również stosować różne metody takie, jak 6 kapeluszy de Bono lub odwrócona burza mózgów.
10. Akceptacja zmian
Praca w zespole cechuje się zmiennością. Każdy dzień na swój sposób jest inny. Zmiany mogą mieć różny charakter i być mniej lub bardziej znaczące. Niezależne czy chodzi o pracownika, którego rozkojarzenie z powodu trudnej sytuacji życiowej wpływa na efektywność zespołu, czy też o rotację w kadrze, powinieneś umieć szybko dostosować się do sytuacji.
11. Balans między swoimi celami a celami zespołu
Twoje cele mogą być nieco inne niż cele zespołu. Z doświadczenia wiem, że zdarzają się sytuacje, kiedy dla dobra teamu trzeba pójść na pewne kompromisy. Pamiętaj, że cele współpracy powinny być jasno ustalone oraz stanowić zachętę wszystkich członków grupy.
12. Motywacja grupy
Aby współpraca w pracy była efektywna, potrzebna jest dobra motywacja. Naucz się pobudzać zespół do działania. W tym celu możesz zastosować już wspomniane techniki takie, jak regularny, konstruktywny feedback, czy też jasno określone cele.
Zwróć także uwagę, że w zależności od typu osobowości pracownika, czynniki motywujące mogą być różne.
13. Technologia
Czym jest komunikacja wewnętrzna? Krótko mówiąc jest to strategia komunikacji, która wspiera porozumiewanie się między sobą pracowników wewnątrz firmy. Aby poprawić jej jakość w zespole, liderzy podejmują różne działania, m.in. używają programów umożliwiających szybką wymianę informacji.
Na przykład, jeśli korzystasz z pakietu Microsoft, możesz wykorzystać komunikator Teams do usprawnienia wymiany informacji lub aplikacji Forms do tworzenia różnych ankiet (m.in. mierzących poziom satysfakcji pracowników z wykonywanych działań).
Współczesny rynek oferuje wiele narzędzi, które wspierają pracę w zespole. Niezależnie jakie programy wybierzesz, ważne jest, by integrowały się one w spójny ekosystem.
Sprawne zarządzanie zespołem wymaga wielu kompetencji. Czasami niezbędne okazują się umiejętności także z innych dziedzin. Dlatego może zechcesz zainwestować w sukces swojego zespołu i zapiszesz się, na któryś z profesjonalnych kursów Krajowego Centrum Edukacyjnego?
14. Decyzyjność grupy
Pozwól swoim współpracownikom wpływać na decyzje dotyczące pracy zespołu. Dzięki temu nie tylko poznasz różne perspektywy, osiągniesz lepsze wyniki, ale również będziesz budować poczucie sprawczości grupy.
15. Postęp wymaga czasu
Zadania powierzone grupie są różne. Niektóre są dla niej łatwiejsze, inne trudniejsze. Nie zawsze wszystko idzie jak po maśle. Zdarzają się projekty, które zajmują grupie więcej czasu, niż planowałeś.
Nie trać jednak cierpliwości. Konsekwentne dążenie do celu i cierpliwość to kluczowe elementy pokonywania trudności we współpracy w pracy. Kiedy zespół napotyka problem, postarajcie się go wspólnie zidentyfikować, a następnie wypracujcie jego rozwiązanie. To pomoże w przyszłości uniknąć podobnych problemów.
Tradycyjne vs nowoczesne podejście do zarządzania zespołem
Zarządzanie zespołem ewoluowało na przestrzeni lat, dostosowując się do zmieniających się wartości organizacyjnych, potrzeb pracowników i wymagań rynku. Poniższa tabela przedstawia kluczowe różnice między tradycyjnym a nowoczesnym podejściem do zarządzania zespołem.
| Aspekt zarządzania | Tradycyjne podejście | Nowoczesne podejście |
|---|---|---|
| Struktura organizacyjna | Hierarchiczna, sztywna | Płaska, elastyczna, sieciowa |
| Styl przywództwa | Autokratyczny, dyrektywny | Partycypacyjny, transformacyjny |
| Podejmowanie decyzji | Scentralizowane, odgórne | Zdecentralizowane, współdecyzyjność |
| Komunikacja | Jednokierunkowa, formalna | Wielokierunkowa, transparentna |
| Motywacja | Głównie zewnętrzna (wynagrodzenie) | Zbalansowana (sens pracy, rozwój) |
| Kontrola pracy | Nadzór bezpośredni, kontrola czasu | Zarządzanie przez cele, autonomia |
| Podejście do błędów | Unikanie, szukanie winnych | Traktowanie jako okazje do nauki |
| Reakcja na zmiany | Opór, powolna adaptacja | Elastyczność, proaktywność |
Jak wspierać umiejętność pracy w zespole? – praktyczne pytania i odpowiedzi
Jako lider teamu, możesz spotkać się z wieloma problemami, które dotyczą współpracy w zespole. Nie zawsze są to kwestie łatwe do rozwiązania.
W związku z tym odpowiem teraz na 4 najczęściej zadawane pytania, związane z tymi trudnościami.
1. Czy powinienem być przyjacielem swoich podwładnych?
Dobrze jest mieć dobre relacje z członkami zespołu. Jednak bycie przyjacielem teamu może być trudne. Najważniejsze, byś w kontaktach z członkami zespołu, zachował profesjonalizm i traktował wszystkich sprawiedliwie.
Pamiętaj także, że jako lider będziesz musiał podejmować trudne decyzje, które mogą się nie spodobać grupie.
2. Co robić, gdy nie wszyscy w zespole angażują się równomiernie w pracę?
To bardzo powszechny problem. Niemal naturalne jest, że w każdej grupie są osoby bardzo zaangażowane i te mniej zmotywowane do pracy. Moim zdaniem, najlepiej jest przeprowadzić indywidualne spotkania, z tymi członkami teamu, którzy mają gorsze wyniki.
Takie rozmowy pozwolą Ci:
- zrozumieć przyczyny zachowania pracownika,
- uświadomić mu, jaką rolę pełni w grupie i jakie ma obowiązki,
- wspólnie zastanowić się nad rozwiązaniem problemu słabego zaangażowania, np. możesz poprosić pracownika, by regularnie składał raporty z poczynionych postępów.
3. Jak poradzić sobie z konfliktami między członkami zespołu?
Konflikty najlepiej zdusić w zarodku. Więc gdy widzisz, że w Twoim zespole pojawia się problem z komunikacją, działaj szybko.
Pamiętaj, że skuteczny lider jest także dobrym mediatorem. Aby pomóc pracownikom poradzić sobie z konfliktem, zaproś obie strony konfliktu na indywidualne rozmowy. Dzięki temu będziesz mógł spojrzeć na problem z szerszej perspektywy i dobrze zrozumieć jego przyczynę.
Następnie warto zorganizować wspólne spotkanie w neutralnym miejscu. Ważne jest, byś podczas rozmowy nie faworyzował nikogo oraz skupił się na rozwiązaniu problemu, a nie na winie.
Ustal także jasne granice i zasady, dzięki którym w przyszłości unikniesz podobnych sytuacji. W razie potrzeby rozważ także modyfikację ról albo reorganizację zespołu.
4. Jak wprowadzać nowe osoby do już zgranego zespołu?
Jeśli jesteś liderem zgranego zespołu, możesz mieć trudność z wprowadzaniem do niego nowych pracowników. W celu uniknięcia potencjalnych problemów, warto przygotować plan wprowadzenia nowego członka grupy. Uwzględnij w nim, kto będzie mentorem tej osoby oraz organizację nieformalnego spotkania integracyjnego.
Obserwuj także proces wdrażania się nowego członka teamu. Rozmawiaj z nim i pytaj, jak czuje się w zespole. Weź pod uwagę, że adaptacja nowego pracownika zajmuje czas i będzie wymagała od Ciebie cierpliwości.
Umiejętność pracy w zespole — podsumowanie
Efektywna praca zespołowa wymaga od wszystkich członków grupy posiadania tzw. kompetencji miękkich. Jednak osobą, która ma największy wpływ na komunikację w pracy zespołowej, jest lider.
Na jego barkach spoczywa ciężar:
- zarządzania pracą zespołem,
- dbania o atmosferę,
Dzięki wskazanym przeze mnie 15 technikom:
- sprostasz codziennym wyzwaniom, z którym każdy lider musi się mierzyć,
- poprawisz relacje i atmosferę panującą w zespole,
- pozytywnie wpłyniesz na funkcjonowanie teamu.
Oczywiście, dobry lider powinien posiadać jeszcze wiele innych umiejętności. Zarządzanie zespołem to jedynie część jego pracy. Dlatego, jeśli chcesz nauczyć się efektywnie zarządzać projektami, prowadzić skuteczne spotkania i budować odporną organizację, rozważ zapisanie się na certyfikowane szkolenie menedżerskie!
Aby pogłębić zdobyte teraz informacje, zachęcam Cię do przeczytania wpisu, w którym znajdziesz odpowiedź na pytanie jak zbudować skuteczny zespół sprzedażowy.
