Raport PMI Pulse of the Profession 2025 pokazuje, że 62% ekspertów wiąże rozwój kompetencji biznesowych z lepszym zarządzaniem ryzykiem w projektach.
Odpowiednie zarządzanie projektem to klucz do sukcesu. Większość menedżerów projektów pamięta o harmonogramach, czy budżecie, ale ryzyko w projekcie traktuje ryzyko jako coś pobocznego, dopóki problem faktycznie nie wystąpi.
Z tego wpisu dowiesz się, jak w 7 prostych krokach zarządzać ryzykiem w projekcie i zwiększysz swoje szanse na jego powodzenie.
Czym jest zarządzanie ryzykiem w projekcie?
Zarządzanie ryzykiem w projekcie to proces identyfikacji (sprawdzania), analizy i reagowania na potencjalne zagrożenia, które mogą wpłynąć na cele projektowe.
Tutaj sama kiedyś myliłam te dwa pojęcia – problem i ryzyk w kontekście mówienia o projekcie. Niemniej ryzyko to coś co może się wydarzyć np. ryzyko opóźnienia dostawy produktu, a problem to coś co już się wydarzyło np. produkt faktycznie nie dotarł na czas.
Warto o tym pamiętać, żeby dbać o właściwą komunikację podczas pracy i “bycie na tej samej stronie” powinno być standardem przy projektach.
Jakie jest 7 kroków zarządzania ryzykiem w projekcie?
Dobrze, tutaj wypisałam Ci praktyczne etapy zarządzania ryzykiem, które warto poznać, żeby lepiej radzić sobie z zaskoczeniem podczas projektów.
1. Identyfikacja ryzyk
W tym kroku postaw sobie za cel stworzyć możliwie, jak najbardziej kompletną listę potencjalnych zdarzeń, które mogą uderzyć w:
- zakres projektu,
- jakość,
- czas,
- koszt.
Sposoby identyfikacji ryzyka, których możesz użyć:
- burza mózgów z zespołem (idealna do natychmiastowego udzielania feedbacku)
- analiza SWOT
- warsztat z zespołem,
- wywiady 1:1 z kluczowymi osobami w zespole,
- tworzenie checklist.
Z mojego doświadczenia w projekcie społecznym, w którym brałam udział dzięki analizie SWOT mogliśmy określić mocne i słabe strony projektu oraz od samego początku wiedzieć, jakie są szanse i zagrożenia. Dzięki temu połowę z nich udało się wyeliminować, zanim wystąpiły.
Krok 2: Analiza jakościowa
Twoim celem powinno być szybkie oddzielanie szumu od ryzyk, które są krytyczne i wpłyną na udanie projektu. Tutaj szczególnie przydaje się macierz prawdopodobieństwo i wpływu.
Jak zbudować macierz prawdopodobieństwa i wpływu:
- oceń prawdopodobieństwo – czyli szansę, że to ryzyko się wydarzy. Możesz użyć skali np. od 1 do 5 w której 1 = bardzo mało prawdopodobne (np. meteor uderzy w serwerownię), a 5 = bardzo prawdopodobne (np. opóźnienia w testach, bo zawsze się zdarzają),
- oceń wpływ – jeśli ryzyko się wydarzy, jak bardzo zaszkodzi projektowi? tak samo użyj skali od 1 do 5,
- pomnóż oba wyniki (P × I) i wpisz do tabeli,
- zaznacz kolorem: zielone = niskie ryzyko, tylko je monitorujesz, żółte = średnie ryzyko, masz na nie oko i plan awaryjny, czerwone = wysokie ryzyko, tu działasz w pierwszej kolejności.
W mojej praktyce analiza jakościowa sprawdza się idealnie, żeby przy złożonych projektach w zespole szybko posegregować ryzyko na ważne i mniej ważne.
Krok 3: Analiza ilościowa
Analiza ryzyka w projekcie jest bardzo ważna. W tym kroku sprawdzisz ile może Cię kosztować ryzyko, nie tylko w pieniądzach, ale i czasie. To właśnie dzięki analizie ilościowej możesz oszacować ile potrzebujesz rezerwy.
Czego użyć? Zdecydowanie polecam metodę EMV, czyli Expected Monetary Value. To metoda, w której liczymy szansę x koszt, czyli prawdopodobieństwo, że coś się wydarzy, pomnożone przez to, ile nas to zaboli finansowo.
Przykład z życia: w jednym z projektów widzisz, że jeśli dostawca się spóźni, grozi Ci kara umowna 100 tys. zł. Szansa była na 30%. Razem z zespołem policzyłeś: 0,3 × 100 000 zł = 30 000 zł. To znaczy, że to ryzyko realnie „kosztuje nas” 30 tys., nawet jeśli kara jeszcze nie wystąpiła. Dzięki temu wiesz, jak się przygotować na ewentualną porażkę.
Łatwiejszą opcją, którą często używam jest rysowanie drzewek decyzyjnych. Dzięki temu łatwo wizualnie można porównać czy lepiej np. zapłacić za dodatkowe usługi czy ryzykować ich brak.
Krok 4: Planowanie reakcji
Celem planowania reakcji jest to, żebyś mógł zdecydować, co zrobić z każdym ważnym ryzykiem zarządzania projektem.
Poniżej wypisałam cztery strategie (4T):
- Transfer – oddajesz ryzyko komuś innemu. Np. podpisujesz umowę SLA z dostawcą, i jeśli on się spóźni, to on płaci kary.
- Terminate – eliminujesz ryzyko. Przykład: rezygnujesz z funkcji, która jest zbyt trudna do wdrożenia i generuje duże ryzyko błędów.
- Treat – mitygujesz, czyli zmniejszasz ryzyko. Np. dodatkowe testy, szkolenie zespołu, drugi dostawca.
- Tolerate – akceptujesz i tylko obserwujesz. Ale zawsze z planem B, np. jeśli wyłączy prąd, to przechodzimy na agregat.
Z mojego doświadczenia najtrudniejsze jest odpuszczenie i zaakceptowanie ryzyka. Ale czasem to lepsze niż wydawanie setek tysięcy na coś, co i tak prawie się nie wydarzy.
Krok 5: Wdrożenie działań mitygujących
“Praktyka pokazuje, że wiele ryzyk da się odpowiednio wcześniej zidentyfikować i właściwie nimi zarządzić. Zespoły, które tego nie robią, muszą rozwiązywać o wiele więcej problemów, co istotnie zmniejsza efektywność realizacji projektu”.
Podaje w jednym z wpisów Włodzimierz Makowski, CEO FlexiProject, który od ponad 20 lat pracuje z polskimi i międzynarodowymi firmami realizując różne projekty.
Teraz Twój plan trzeba przełożyć na konkretne zadania.
Przede wszystkim:
- wpisz działania do harmonogramu, żeby nikt z zespołu o nich nie zapomniał,
- po drugie ustal osoby odpowiedzialne za potencjalne ryzyko,
- a na koniec dodaj rezerwy, czyli przestrzeń na ryzyko, które znasz i te, którego już nie przewidzisz.
Podsumowując, działania mitygujące to po prostu konkretne kroki, które możesz podjąć, żeby właśnie zmniejszyć ryzyko. Polecam Ci też przejrzeć nasze szkolenia KCE, które ułatwią Ci zrozumienie tych pojęć i bycie lepszym liderem. Naprawdę warto, szczególnie potwierdzają to badania Pulse of the Profession 2025, w których wykazano, że tylko 18% respondentów określa się jako posiadających wysoki poziom kompetencji biznesowych.
Krok 6: Monitorowanie i kontrola
Ryzyka trzeba stale przeglądać i aktualizować. Ja zawsze umawiam się na szybki przegląd ryzyk raz na tydzień albo raz w miesiącu w klasycznych projektach.
Polecam Ci w tym celu wykorzystać tzw. burn-down ryzyk, czyli narzędzie, w którym sumujesz wszystkie ryzyka i patrzysz, czy ta suma maleje w czasie. To trochę jak wykres spalania zadań – tylko że dla ryzyk. Jeśli suma rośnie, to znaczy, że projekt zaczyna być coraz bardziej niebezpieczny i trzeba działać.
Raporty powinny być krótkie:
- zarząd zazwyczaj chce widzieć tylko „Top 5 ryzyk” i trend, a nie 10 różnych opcji, które są gorzej dopracowane,
- zespół potrzebuje szczegółów działań i terminów, nie zostawiaj wszystkiego wyłącznie “do zrobienia”, jeśli potrzebujesz pomocy, przeczytaj wpis o skutecznym motywowaniu pracowników.
Krok 7: Dokumentacja i wyciąganie wniosków
Na koniec projektu nie wolno zamknąć tematu ryzyk w szufladzie. Trzeba spisać lekcje – co zadziałało, co nie, jakie były największe błędy w szacowaniu. U mnie w jednym projekcie problemem było brak dowożenia terminów. Zanotowałam to i następny projekt rozpoczęliśmy od szkolenia na temat współpracy przy palących deadline’ach.
Jak ułatwić zarządzanie ryzykiem w projektach? FAQ
Poniżej znajdziesz odpowiedzi na 4 często zadawane pytania, które dadzą Ci jasne wskazówki, co robić.
1. Ile czasu poświęcić na zarządzanie ryzykiem w projekcie?
Nie ma jednej idealnej odpowiedzi ile czasu należy poświęcić. Najważniejsze jest to, żeby rozpisać to, jakie rzeczy mogą się wydarzyć i posiadać plan zapasowy, w razie niepowodzenia. Warto to robić, bo jak widać w statystykach Plaky, aż 40% projektów dostarcza jedynie mieszanych rezultatów.
2. Kto odpowiada za zarządzanie ryzykiem w zespole?
Zazwyczaj za zarządzanie ryzykiem podczas projektu odpowiada project manager, ale nie jest tak zawsze. Może to być też prawa ręka PM’a lub osoba, która ma duże doświadczenie. Niemniej każdy członek zespołu powinien zgłaszać ryzyka, żeby móc wypracować konretny plan działania.
Potwierdzają to słowa Pawła Gwóźdźa, właściciela firmy w USPI WORK & DOCUMENTS:
”Czy zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego jedne firmy dynamicznie rosną mimo kryzysów, a inne – mimo świetnego produktu – znikają z rynku? Odpowiedź brzmi: STRATEGIA”.
3. Czy każdy projekt wymaga formalnego planu ryzyka?
Tak. Szczególnie jeśli pracujesz z klientami lub masz duży budżet do rozplanowania. Nawet mały projekt powinien mieć prosty rejestr, żeby śledzić postępy. Możesz o tym więcej przeczytać w książkach o marketingu.
4. Dlaczego zarządzanie ryzykiem jest kluczowe?
W mojej praktyce widziałam już jak projekty rozlatywały się po kilku tygodniach, bo ktoś nie przewidział podstawowego ryzyka.
Do korzyści z proaktywnego podejścia odnośnie do zarządzania ryzykiem w projektach należą:
- lepsze planowanie budżetu (nie musisz nagle „łatać dziur”)
- większe zaufanie klientów,
- spokojniejsza praca zespołu (bo ryzyko jest znane i opisane).
Jak najlepiej zarządzać ryzykiem? Najważniejsze wnioski
Chcesz najlepszej rady? Potraktuj zarządzanie ryzykiem jak grę w szachy – przewidujesz kilka ruchów naprzód i układasz strategię, zamiast reagować dopiero wtedy, gdy przeciwnik zbije Ci króla.
Unikaj najczęściej popełnianych błędów:
- braku zaplanowanego procesu – omawiaj ryzyko systematycznie,
- traktowanie ryzyka jako problemu – reaguj wcześniej, a nie jak już się coś wydarzyło,
- brak właścicieli ryzyk – rozdziel odpowiedzialność,
- za mała rezerwa – posiadaj większy budżet z zapasem na nieprzewidziane wydarzenia,
- zbyt techniczna komunikacja – twórz proste raport, żeby każdy członek zespołu je zrozumiał,
- brak lekcji na przyszłość – analiza i spisanie wniosków to podstawa przy prowadzeniu kolejnych projektów.
Chcesz przećwiczyć to w praktyce? Dołącz do naszego szkolenia z zarządzania projektami. A jeśli jesteś nowy w temacie sprawdź też zarobki project managera, a w tym co na nie wpływa.
