30 000 zł — zgodnie z Kodeksem Pracy tyle może wynieść kara za błędy w dokumentacji związanej z przyjęciem nowej osoby do zespołu.
Każda rozwijająca się firma prędzej czy później będzie potrzebowała wsparcia. A zatrudnienie pracownika to nie tylko decyzja biznesowa, ale proces, który musi przebiec zgodnie z przepisami prawa.
W tym artykule przedstawię Ci, jak zatrudnić pierwszego pracownika legalnie i bez stresu.
Jak zatrudnić pierwszego pracownika? — 5 kroków
Wraz z rozwojem firmy przychodzi potrzeba zatrudnienia nowych pracowników. Ważne jest, by proces ten przebiegł zgodnie z zasadami prawa pracy. W innym wypadku mogą spotkać Cię nieprzyjemne konsekwencje.
Z tego powodu przygotowałam dla Ciebie 5 kroków, dzięki którym proces zatrudnienia przebiegnie zgodnie z prawem. Pamiętaj jednak, że poniższe informacje nie stanowią porady prawnej.
1. Wybierz formę zatrudnienia i przygotuj umowę
Pracownika można zatrudnić na podstawie umowy o pracę lub jednej z umów cywilnoprawnych — umowy o dzieło lub zlecenie. Te typy umów znacząco różnią się między sobą.
Na potrzeby tego artykułu skupię się głównie na zatrudnieniu opartym na umowie o pracę, ponieważ jest to najpełniejsza forma zatrudnienia i najczęściej wybierana, kiedy szuka się pracowników na stałe.
Przygotowanie umowy — checklista
Kiedy już wybrałeś najlepszego kandydata, musisz sporządzić dla niego umowę.
Aby upewnić się, że zawiera ona wszystkie niezbędne elementy, możesz posłużyć się przygotowaną przeze mnie checklistą:
- dane pracownika i pracodawcy, pozwalające na pełną identyfikację,
- czas trwania umowy,
- datę rozpoczęcia pracy,
- stanowisko i miejsce pracy,
- wymiar czasu pracy,
- wynagrodzenie brutto,
- zakres obowiązków,
- informację o okresie wypowiedzenia.
Oprócz umowy warto też przygotować dodatkowe dokumenty:
- klauzulę RODO,
- regulamin pracy,
- informację o warunkach zatrudnienia.
2. Badania lekarskie i szkolenie BHP
Zatrudnienie na umowę o pracę wymaga upewnienia się, że zdrowie pracownika pozwala mu na wykonywanie powierzonych czynności. A więc zanim pojawi się on na swoim stanowisku, musi przejść wstępne badania lekarskie. W tym celu musisz wystawić skierowanie do lekarza medycyny pracy, w którym określone zostało stanowisko oraz czynniki ryzyka, i pokryć koszty wizyty.
Pracownik, który przyniesie Ci orzeczenie o zdolności do pracy, może uczestniczyć w szkoleniu BHP. Takie szkolenie możesz zlecić firmie zewnętrznej lub jeśli masz ukończony kurs BHP np. organizowany przez Krajowe Centrum Edukacyjne, możesz przeprowadzić je samodzielnie. Niezależnie od tego, kto będzie prowadził szkolenie, pamiętaj, że musi być ono dostosowane do potrzeb stanowiska. Dopiero osoba, która podpisze kartę BHP, jest gotowa, by rozpocząć pracę.
Kara za niewypełnienie obowiązku
Pamiętaj również, że Twoim obowiązkiem jest przechowywanie aktualnego orzeczenia o zdolności do pracy oraz szkolenia BHP w aktach osobowych pracownika. Bez tych dokumentów nie możesz dopuścić osoby zatrudnionej do pracy.
Jeśli nie dopełnisz tych obowiązków, możesz otrzymać dotkliwą grzywnę.
Zgodnie z art. 283 Kodeksu pracy:
“Kto, będąc odpowiedzialnym za stan bezpieczeństwa i higieny pracy albo kierując pracownikami lub innymi osobami fizycznymi, nie przestrzega przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.”
3. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej
W aktach osobowych, oprócz orzeczenia lekarskiego i podpisanej karty BHP, należy umieszczać także inne dokumenty.
Dlatego powinny być one podzielone na 4 części:
- A — umieścisz tu dokumenty związane z rekrutacją, np. CV, czy wspomniane już przeze mnie orzeczenie o zdolności do pracy,
- B — znajdziesz tu dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy, takie jak umowa, zakres obowiązków, informacja o warunkach zatrudnienia,
- C — w tej sekcji umieścisz dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, a więc wnioski urlopowe, odbyte szkolenia, aneksy do umów,
- D — tu włożysz dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia pracownika, np. rozwiązanie umowy, świadectwo pracy, umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy.
Oprócz tego powinieneś prowadzić elektronicznie lub papierowo ewidencję czasu pracy i listę płac.
Czym jest ewidencja czasu pracy?
To dokument, który rejestruje czas pracy pracownika.
Zawiera informacje o:
- godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie przepracowanych godzin,
- odbytych nadgodzinach,
- dyżurach,
- pracy w niedzielę i święta,
- urlopach,
- zwolnieniach lekarskich,
- innych nieobecnościach.
Dzięki rzetelnemu prowadzeniu ewidencji nie tylko prawidłowo naliczysz wynagrodzenie, ale też unikniesz nieprzyjemności podczas kontroli.
Czym jest lista płac?
Lista płac to dokument, który pokazuje szczegółowe rozliczenie pracownika za dany okres, np. za miesiąc. Stanowi podstawę do rozliczeń z ZUS i Urzędem Skarbowym oraz stanowi dowód wypłaty wynagrodzenia.
Taka lista powinna zawierać:
- dane pracownika,
- okres rozliczeniowy,
- wynagrodzenie brutto,
- składki ZUS,
- zaliczkę na podatek dochodowy (PIT),
- ewentualne potrącenia,
- wynagrodzenie netto.
Jak przechowywać dokumenty zgodnie z RODO?
Wszystkie dokumenty pracownika muszą być przechowywane bezpiecznie i zgodnie z zasadą minimalizacji danych.
Co to jest zasada minimalizacji danych? To jedna z podstawowych zasad przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z nią pracodawca powinien zbierać i przechowywać tylko takie dane, które są konieczne do realizacji konkretnych celów.
Wszystkie dokumenty należy przechowywać nawet po ustaniu zatrudnienia pracownika. Według przepisów nim zniszczysz, dokumentację musi upłynąć 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązano stosunek pracy.
Pamiętaj także, że pracownik zawsze ma prawo dostępu do swoich danych i możliwość sprostowania ich.
4. Zgłoszenie pracownika do urzędów
Obowiązkiem każdego pracodawcy jest zgłoszenie pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Aby to zrobić w przypadku zatrudnienia na umowę o pracę, należy wypełnić formularz ZUS ZUA.
Zgłoszenie możesz złożyć:
- przez internet za pomocą platformy PUE ZUS,
- za pomocą programu Płatnik,
- osobiście, składając dokument w formie papierowej w oddziale ZUS.
Zgłoszenie miejsca pracy do PIP (Państwowej Inspekcji Pracy) nie jest obowiązkowe przy zatrudnianiu pierwszego pracownika, jednak polecam Ci to zrobić. W ten sposób unikniesz ewentualnych nieporozumień.
W niektórych branżach związanych z m.in. usługami kosmetycznymi czy produkcją żywności, wymagane jest zgłoszenie pracownika do sanepidu. W tym celu skontaktuj się z lokalną stacją sanitarno-epidemiologiczną i przygotuj stosowną dokumentację.
5. Rozliczenia podatkowe i składki
Po pierwszym przepracowanym przez pracownika miesiącu musisz nie tylko wypłacić mu wynagrodzenie, lecz także przekazać środki na składki oraz zaliczkę na podatek dochodowy.
Składki ZUS
Jeśli zatrudniasz pracownika na umowę o pracę, obowiązkowe składki z ZUS, to ubezpieczenia:
- emerytalne,
- rentowne,
- chorobowe,
- wypadkowe,
- zdrowotne.
ZUS należy rozliczyć do 15 dnia miesiąca za poprzedni miesiąc. Pamiętaj jednak, że nie wszystkie środki na składki są pobierane od pracownika. Część z nich musi pokryć pracodawca.
Zaliczka na podatek dochodowy
Pracodawca musi także obliczyć i pobrać zaliczkę PIT od wynagrodzenia zatrudnianego pracownika. Należy ją wpłacić do urzędu skarbowego do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty wynagrodzenia.
A więc, jeśli w styczniu zatrudniłeś pierwszego pracownika i na początku lutego dostaje on pierwszą wypłatę, to składkę ZUS musisz opłacić do 15 lutego, natomiast środki na zaliczkę PIT musisz przekazać do 20 lutego.
Jak nie popełnić błędów przy zatrudnianiu pracownika?
Z doświadczenia wiem, że zatrudnienie pracownika na umowę o pracę to nie tylko formalności. Z tym procesem wiążą się koszty, ryzyka i obowiązki, o których łatwo zapomnieć pod natłokiem obowiązków.
Dlatego, aby uniknąć błędów i ich konsekwencji, zwróć uwagę na to, że m.in.:
- pensja to nie jedyny koszt zatrudnienia pracownika — do tego musisz doliczyć m.in. składki ZUS, badania lekarskie, szkolenie BHP, obsługę kadrową oraz ewentualne koszty księgowe,
- praca zdalna wymaga dodatkowych ustaleń — w takim przypadku musisz uwzględnić przepisy regulujące pracę zdalną. Zachęcam Cię tutaj do śledzenia naszego bloga, ponieważ za jakiś czas pojawi się na nim artykuł dotyczący tej formy zatrudnienia,
- proces zatrudniania obcokrajowca wygląda inaczej — jeśli chcesz zatrudnić cudzoziemca, musisz dopilnować dodatkowych formalności, takich jak np. ważność zezwolenia na pracę,
- dokumentacja musi być kompletna i zgodna z RODO — brak jednego dokumentu lub zaniedbanie RODO może wiązać się z dotkliwą grzywną,
- musisz dotrzymać terminów — zaniedbywanie terminów wypłat bądź rozliczania składek będzie niosło ze sobą poważne konsekwencje.
Kwestie etyczne
Pamiętaj także, że zatrudnienie pierwszego pracownika nie powinno być podyktowane chwilową potrzebą, co podkreśla Adam Steć — adwokat i właściciel kancelarii. Dlatego nim podejmiesz decyzję, dokładnie przeanalizuj sytuację firmy. Zatrudniając pracownika na umowę o pracę, bierzesz za niego odpowiedzialność, także w sensie etycznym, ponieważ to od Ciebie w dużej mierze zależy jakość jego życia.
Jak sugeruje Sebastian Miśniakiewicz — doradca marketingowy i założyciel Reservante, Tadam, Medovity — jeśli potrzebujesz chwilowej pomocy przy codziennych obowiązkach, zawsze możesz skorzystać z usług wirtualnego asystenta lub skorzystać z usług firmy zewnętrznej.
Na co jeszcze zwrócić uwagę przy zatrudnianiu pracownika? FAQ
Z doświadczenia wiem, że zatrudnianie pierwszego pracownika może być stresujące. Aby jeszcze bardziej rozjaśnić Ci ten proces, podam odpowiedzi na 4 najczęściej zadawane pytania w tym temacie.
1. Ile kosztuje zatrudnienie pracownika?
To zależy. Jak już wspomniałam, oprócz wynagrodzenia trzeba wziąć pod uwagę dodatkowe koszty. Dlatego, jeśli przewidujesz dla swojego pracownika pensję w wysokości, np. 6 000 zł brutto, musisz się liczyć z tym, że koszt jego zatrudnienia może wynieść ok. 7500 zł.
Pamiętaj także, że samo zatrudnienie to dopiero początek drogi. W nowego pracownika trzeba zainwestować nie tylko środki, ale też czas, na co wskazuje Piotr Piasecki — CEO biura rachunkowego Piasecki Gągała.
Nowy pracownik nie zacznie od razu generować zadowalających przychodów i odciążać pracodawcę. Na początku będziesz musiał poświęcić mu czas oraz stworzyć przestrzeń na wdrożenie się. Mimo to uważam, że warto potraktować zatrudnienie jako inwestycję w rozwój firmy i jej lepszą efektywność w przyszłości.
2. Jakie kary są przewidziane za błędy w dokumentacji?
Jako pracodawca nie możesz dopuścić osoby zatrudnionej do pracy bez kompletu prawidłowo sporządzonych dokumentów.
Oprócz wskazanej przeze mnie grzywny ustalonej w Kodeksie pracy, konsekwencje wybrakowanej lub źle sporządzonej dokumentacji to:
- kontrole z ZUS lub PIP,
- problemy prawne w razie wypadku,
- problemy prawne w razie sporu z pracownikiem.
3. Ile czasu zajmuje zatrudnienie pierwszego pracownika?
Nie licząc procesu rekrutacji, proces zatrudniania pracownika może zająć kilka dni, o ile dobrze się zorganizujesz. Pamiętaj, że od momentu podpisania umowy masz 7 dni, by zgłosić pracownika do ZUS. Dlatego cały proces nie powinien trwać dłużej niż tydzień.
4. Czy muszę mieć biuro, by zatrudnić pracownika?
Nie. Twój pracownik może pracować zdalnie lub w miejscu innym niż biuro, np. lokal usługowy. Jeśli zdecydujesz się zatrudnić pracownika zdalnie, pamiętaj o przepisach dotyczących ergonomii i zwrotu kosztów pracy zdalnej z 2023 roku.
Zatrudnienie pierwszego pracownika — podsumowanie
Aby zatrudnić nowego członka zespołu zgodnie z prawem na umowę o pracę, musisz:
- przygotować umowę,
- wystawić imienne skierowanie na badania lekarskie oraz przeprowadzić szkolenie BHP,
- rzetelnie prowadzić dokumentację,
- zgłosić pracownika do stosownych urzędów,
- przekazywać środki na składki i zaliczkę na PIT.
Pamiętaj, że jako pracodawca powinieneś znać prawo pracy, przynajmniej w stopniu, który umożliwi Ci prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej, zarządzanie urlopami czy sporządzanie poprawnych umów. Dlatego też rozważ zapisanie się na profesjonalne szkolenie z prawa pracy, które wyposaży Cię w niezbędną wiedzę i umiejętności.
Na koniec, ponieważ zatrudnienie pracownika wymaga także umiejętności napisania dobrego ogłoszenia o pracę, polecam Ci także zerknąć do jednego z naszych poprzednich wpisów.
