Top 12 Narzędzi do Zarządzania Projektami: Porównanie

Jak podaje Proofhub, oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala pracownikom zaoszczędzić średnio 498 godzin rocznie.

Aplikacje do zarządzania zadaniami potrafią znacząco ułatwić i usprawnić pracę. Jednak współczesny rynek oferuje tak wiele tego typu programów, że wybór tych, które będą najlepsze dla Twojego zespołu, może być trudny.

W niniejszym artykule znajdziesz porównanie 12 najpopularniejszych narzędzi do zarządzania projektami.

Czym są narzędzia do zarządzania projektami?

Narzędzia do zarządzania projektami są to oprogramowania wspierające zespoły w planowaniu, realizacji i kontrolowaniu konkretnych projektów.

Za ich pomocą możesz:

• tworzyć harmonogramy,
• zarządzać zadaniami,
• wspierać komunikację i pracę w zespole,
• śledzić wydatki,
• generować raporty,
• automatyzować niektóre działania,
• prezentować postępy (np. za pomocą wykresów).

Te narzędzia pozwolą Ci kontrolować projekty od pomysłu aż do ich zamknięcia. Wykorzystanie ich w praktyce wpłynie na efektywność działań zespołu, podniesie jakość komunikacji oraz pozwoli szybciej zidentyfikować potencjalne problemy.

Co do zarządzania projektami? Programy top 12

Przyjrzę się teraz najbardziej popularnym programom do zarządzania zadaniami, aby pomóc Ci wybrać najlepsze narzędzie.

1. Monday.com

To jeden z najpopularniejszych służących do zarządzania projektami programów. Szczególnie ceniony za intuicyjność obsługi, elastyczność i szeroki wachlarz możliwości automatyzacji. Świetnie sprawdza się zarówno w małych, jak i dużych firmach.

Pozwala on na:

• intuicyjne tworzenie tablic projektowych, dostosowanych do stylu pracy zespołu,
• zaawansowaną automatyzację działań takich jak przypisywanie osób do delegowanych zadań,
• duże możliwości integracji z innymi programami,
• bogatą ofertę gotowych szablonów, projektów,
• kreowanie dashboardów.

Czym jest dashboard?

Jest to wizualny kokpit z wykresami, wskaźnikami i wizualizacją postępów, które świetnie wspierają raportowanie.

Jakie wady ma Monday.com?

Podstawową wadą aplikacji jest brak dostępu do wbudowanego komunikatora. To może nieco utrudniać przekazywanie informacji w zespole. Innym problemem Monday może okazać się wolne ładowanie dużych projektów.

Ile kosztuje Monday.com?

Program ten nie ma jednej ustalonej ceny. Koszt, jaki właściciel firmy będzie musiał ponieść, zależy od liczby pracowników korzystających z narzędzia oraz zakresu funkcji.

Dostęp dla maksymalnie 2 użytkowników jest darmowy. Inne warianty w zależności od potrzeb pracodawcy mogą kosztować od 9$ do 19$ miesięcznie za każdego użytkownika przy wykupieniu rocznej subskrypcji.

2. Clickup

To narzędzie będzie doskonałe dla zespołów, którym zależy na rozwiązaniu typu “all-in-one”.

Co to rozwiązanie all-in-one?

Rozwiązanie all-in-one oznacza, że narzędzie do zarządzania projektami jest kompleksowe i pozwala na zarządzanie różnymi aspektami pracy bez konieczności przełączania się między programami.

Co wyróżnia Clickup?

Według mnie ciekawymi możliwościami tego narzędzia są:

• wideokonferencje,
• możliwość tworzenia whiteboardów i map myśli (znacząco ułatwiających przeprowadzanie spotkań biznesowych online),
• zaawansowana automatyzacja,
• integracja z ponad 1000-cem innych narzędzi.

Jakie wady ma Clickup?

Bogactwo możliwości, które oferuje to narzędzie, niestety przekłada się na trudność użytkowania. Zbyt złożony interfejs może przytłaczać, a ilość funkcji utrudnia skupienie.

Innymi problemami są trudna automatyzacja działań i częste błędy techniczne. W pokonywaniu tych przeciwności nie pomaga również fakt, że Clickup nie oferuje polskiej wersji językowej ani wsparcia telefonicznego.

Ile kosztuje ClickUp?

Ta aplikacja do zarządzania projektami dostępna jest w 3 głównych pakietach rozliczanych miesięcznie za pracownika — free, unlimited (10$), business (19$).

3. Asana

Nazwa “asana” świetnie oddaje ducha tej aplikacji. Słowo to kojarzy mi się z pozycjami w jodze wymagającymi m.in. elastyczności. Właśnie ta cecha jest znamienna dla tej aplikacji.

Dzięki temu prostemu w obsłudze narzędziu można planować, realizować i monitorować pracę zespołu. Pozwala ono śledzić postępy wielu projektów naraz, dzięki opcji portfolio, oraz wspiera automatyzację procesów dzięki Asana AI.

Czym jest Asana AI?

Asana AI jest to zestaw funkcji opartych na sztucznej inteligencji, które pomagają zespołom pracować szybciej, mądrzej i efektywniej. Jest to bardzo wygodna opcja, ponieważ nie wymaga ciągłego przełączania się między wieloma narzędziami.

Pamiętaj, że skuteczność narzędzi AI zależy od jakości pisanych promptów. Dlatego warto rozważyć wcześniejsze przeszkolenie pracowników w tym zakresie. Na przykład w bogatej ofercie Krajowego Centrum Edukacyjnego znajdziesz kompleksowy kurs obsługi AI.

Jakie wady ma Asana?

Najbardziej dotkliwą wadą tego narzędzia do zarządzania projektami jest brak możliwości przypisania więcej niż jednego użytkownika do zadania.

Problem może pojawić się również z eksportowaniem danych. Asana umożliwia to tylko za pomocą plików w formacie CSV lub JSON.

Ile kosztuje Asana?

Asana oferuje wersję free, starter (10.99$ na miesiąc za użytkownika) oraz advanced (24.99$ miesięcznie za każdego pracownika).

4. Trello

Sposób działania Trello przypomina mi tablicę korkową. Jest bardzo proste, intuicyjne i elastyczne. W Trello tworzysz tablice, które reprezentują konkretne projekty. Na nich “przypinasz” listy z np. wypisanymi rzeczami do zrobienia oraz karty z opisem zadań.

Warto nadmienić, że Trello, tuż obok Monday, to program ceniony przez wielu menedżerów. Oba programy polecane są przez np. Annę Górkę (menedżerkę HR z ponad 20-letnim doświadczeniem) oraz Sandrę Płoszaj (menedżerkę ds. social mediów, współzałożycielkę marki Reklamadlabiznesu.pl).

Jakie wady ma Trello?

Trello to bez wątpienia ciekawy program, jednak ma dość ograniczone funkcje w porównaniu do Clickup czy Monday.com. Brak zaawansowanych funkcji raportowania i hierarchii zadań może nieco utrudnić pracę.

Dodatkowo, jeśli zależy Ci na pozyskaniu danych dotyczących ilości czasu poświęconego na zadanie, czy budżetu, musisz korzystać z zewnętrznych dodatków.

Ile kosztuje Trello?

W przypadku tego programu także mamy do wyboru różne zakresy cenowe. Pakiet Standard kosztujący 5$ oraz premium w cenie 10$ miesięcznie za użytkownika. Trello przewiduje także wersję darmową, dającą dostęp do podstawowych funkcji.

5. Jira

Z najnowszego raportu WMTips wynika, że Jira jest najchętniej wybieranym do zarządzania projektami programem. Udział rynkowy tego narzędzia wynosi aż 38,2%. Warto wspomnieć, że drugie miejsce na podium zajmuje Trello — z udziałem rynkowym rysującym się na poziomie 20,4%.

Na tle innych ta aplikacja do zarządzania projektami wyróżnia się:

• możliwością śledzenia błędów,
• wsparciem dla Agile (o tej metodyce niebawem pojawi się osobny wpis na blogu),
• możliwością obsługi dużych organizacji,
• bardzo wysokim poziomem bezpieczeństwa i kontroli.

Jira jest szczególnie popularna w branży IT.

Jakie wady ma Jira?

Moim zdaniem, mimo że jest jednym z najatrakcyjniejszych programów do zarządzania zadaniami, które są dostępne na rynku, to dla zespołów, którym zależy na prostocie i szybkości, nie będzie dobrym wyborem. Aplikacja ta może być dla nich zbyt rozbudowana i trudna w obsłudze.

Ile kosztuje Jira?

To narzędzie do zarządzania projektami jest darmowe, jeśli korzysta z niego maksymalnie 10 użytkowników. W opcji Standard cena miesięczna za pracownika wynosi 8$, natomiast pakiet Premium to koszt 14$. Co ciekawe, zarówno wersja Standard, jak i Premium pozwalają na obsługę programu aż 50 000 pracownikom firmy.

6. Notion

To kolejne kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami. Oprócz standardowych funkcji Notion oferuje duży poziom personalizacji, dostęp do Notion AI oraz możliwość publikacji w internecie utworzonych stron.

Notion także, podobnie jak Monday.com, jest dostępne w polskiej wersji językowej. Co znacząco ułatwia pracę osobom nieznającym języka angielskiego.

Jakie wady ma Notion?

Notion jest bardziej odpowiedni dla mniejszych projektów, ponieważ:

• nie ma wbudowanej opcji śledzenia czasu i budżetu,
• brak możliwości podglądania postępów wielu projektów naraz,
• niemożność automatyzacji głębokiego raportowania bez dodatkowych integracji.

Ile kosztuje Notion?

Podobnie jak poprzednie aplikacje do zarządzania zadaniami Notion oferuje 3 standardowe pakiety. Pierwszy z nich jest darmowy i umożliwia korzystanie z programu 5 użytkownikom.

Z kolei następne pakiety (Plus i Business) są płatne, ale wzbogacone o dodatkowe możliwości. Za wersję Plus trzeba zapłacić 8$ miesięcznie za pracownika, z kolei pakiet Business kosztuje 15$.

7. Basecamp

Basecamp będzie doskonałym wyborem dla małych i średnich zespołów. Ten program wyróżnia się wyjątkowo przejrzystym i prostym w obsłudze interfejsem. Basecamp oferuje także unikalny sposób wizualizacji projektów, tzw. Hill Charts, która pozwala na określenie, gdzie znajduje się zespół w drodze do rozwiązania problemu.

Jakie ma wady Basecamp?

Prostota niestety również ma swoje wady. W przypadku Basecamp odbija się ona na przydzielaniu pracy.

Jednymi z największych wad tego narzędzia są:

• brak możliwości ustalenia priorytetów zadań i podzadań,
• ograniczenia wersji mobilnej aplikacji.

Ile kosztuje Basecamp?

W wypadku tej aplikacji koszty rysują się nieco inaczej. Wersja bezpłatna pozwala prowadzić tylko jeden projekt, dlatego jest dobrym rozwiązaniem głównie dla freelancerów. Pakiet Plus to koszt 15$ za użytkownika miesięcznie. Natomiast pakiet Pro Unlimited to wydatek 299$ miesięcznie, bez względu na liczbę osób korzystających z aplikacji.

8. Zoho Project

Ten program do zarządzania projektami będzie idealny dla małych i średnich firm, które nie dysponują dużym budżetem.

Oprócz standardowych opcji, użytkownicy Zoho Project mogą cieszyć się:

• możliwością korzystania z Zoho ZIA,
• świetną integracją z innymi aplikacjami Zoho (CRM, Desk, People, Invoice, Analytics),
• możliwością śledzenia błędów i zgłoszeń,
• może obsługiwać środowiska Agile.

Jakie ma wady Zoho Project?

Bez wątpienia Zoho to solidne narzędzie do zarządzania projektami. Jednak dla osób początkujących może być zbyt złożony. Innym zauważalnym problemem jest powierzchowność raportowania i brak gotowych szablonów w niższych planach.

Ile kosztuje Zoho Projects?

Jak już wspomniałam, Zoho jest dość przystępne cenowo. Małe zespoły (do 3 osób) mogą korzystać z podstawowych funkcji tej aplikacji do zarządzania zadaniami za darmo. Pakiet Premium kosztuje 4$ miesięcznie za osobę, jeśli zdecydujesz się wykupić subskrypcję na rok, a opcja Enterprise jest dostępna w cenie 9$.

9. Teamwork

To narzędzie do zarządzania zadaniami jest szczególnie przydatne dla osób realizujących pracę dla klientów, np. zespołów usługowych. Jedną z najbardziej wyjątkowych zalet tej aplikacji jest możliwość dodania klientów bez dodatkowych opłat oraz z kontrolą dostępu.

Warto też wspomnieć, że użytkownicy Teamwork mają dostęp do poprzednich wersji plików i historii edycji, co jest dość rzadko spotykaną opcją.

Jakie ma wady Teamwork?

To narzędzie, podobnie jak pozostałe, nie zostało pozbawione wad.

Dotyczą one:

• braku polskiej wersji językowej,
• problemów z synchronizacją aplikacji mobilnej,
• złożonego interfejsu.

Ile kosztuje Teamwork?

W porównaniu do pozostałych narzędzi do zarządzania projektami Teamwork jest dość drogi. Ceny pakietów zaczynają się od 10.99$ na miesiąc za użytkownika, a kończą na 54,99$+. Oczywiście i ta aplikacja ma podstawową wersję darmową.

10. Airtable

Ten program do zarządzania projektem cieszy się popularnością wśród zespołów kreatywnych. Praca z aplikacją przypomina nieco pracę w Excelu, dzięki czemu obsługa narzędzia jest prosta. Airtable umożliwia tworzenie mini-aplikacji, które pozwalają kreować własne narzędzia, dashboardy czy systemy pracy.

Jakie wady ma Airtable?

Airtable niestety nie ma natywnego systemu hierarchii zadań. Możesz tworzyć, np. podzadania, ale musisz robić to ręcznie. To narzędzie do zarządzania projektami nie oferuje również zaawansowanego raportowania ani portfolio, umożliwiającego zobaczenie pracy różnych zespołów.

Ile kosztuje Airtable?

Tutaj ponownie mamy 3 pakiety. Pierwszy z nich jest darmowy, opcja Plus w cenie 10$ miesięcznie za użytkownika oraz najbardziej kompleksowy pakiet Pro za 20$.

11. IC Project

Uważam, że ta polska aplikacja do zarządzania projektami jest naprawdę godna uwagi. Będzie ona idealna dla menedżerów, którzy potrzebują pełnej kontroli nad projektami, zadaniami, czasem pracy i finansami.

Program ma do zaoferowania również ciekawe szablony, również takie, które wspierają onboarding i rozwój pracownika — na co zwraca uwagę Katarzyna Błądek-Mikołajczyk (właścicielka cenionej firmy Wdrażamy HR) w jednym z wywiadów. Szczególnie wyróżnia się tutaj moduł finansowy. Pozwala on kontrolować rentowność projektów oraz koszty generowane przez pracowników. Inną zaletą programu jest możliwość uzyskania wsparcia po polsku. Co może być nieocenione w przypadku zespołów, w których pracownicy nie władają innym językiem.

Jakie wady ma IC Project?

Jako potencjalne problemy narzędzia można wskazać:

• brak pełnej funkcjonalności aplikacji mobilnej,
• niemożność tworzenia dashboardów i zaawansowanych wykresów,
• ograniczone możliwości automatyzacji oraz mniejsza liczba integracji w porównaniu z międzynarodowymi programami.

Ile kosztuje IC Project?

IC Project oferuje 4 możliwości dostępu płatne miesięcznie za użytkownika:

• Free,
• Basic (150 zł),
• Premium (200 zł),
• Pro (250 zł).

12. Firmao

To ostatnie narzędzie do zarządzania projektami, o którym chciałabym wspomnieć. Tym, co wyróżnia tę aplikację na tle innych, jest silny moduł CRM. Pozwala on na zarządzanie leadami, klientami oraz ofertami.

Firmao pozwala też na automatyzację procesów sprzedażowych i obsługi klienta. Jako jedyna z wymienionych aplikacji oferuje integracje z Allegro, co na pewno będzie pomocne dla menedżerów działających w branży e-commerce. Ten program do zarządzania zadaniami pozwala również na integrację z księgowością. Daje wgląd także do faktur, płatności i magazynu.

Jakie wady ma Firmao?

Największą wadą Firmao jest mało intuicyjny interfejs. Niestety nauka i konfiguracja tej aplikacji do zarządzania zadaniami wymaga czasu.

Innymi istotnymi problemami są:

• jest niewystarczające wsparcie komunikacji,
• mniej rozbudowana aplikacja mobilna niż wersja desktopowa,
• brak rozbudowanego raportowania,
• mimo tego, że Firmao to polski program do zarządzania projektami, nie każdy moduł narzędzia został opatrzony polską wersją językową.

Ile kosztuje Firmao?

Firmao, w przeciwieństwie do pozostałych programów, nie oferuje wersji darmowej. W zależności od pakietu miesięczny dostęp za pracownika do tej aplikacji do zarządzania zadaniami może kosztować: 77 zł, 116 zł, 194 zł, 298zł.

Jakie są aplikacje do zarządzania projektami? — tabela porównawcza

Aby ułatwić Ci porównanie wskazanych programów, zestawiłam je w formie tabeli.

Jak wybrać najlepsze narzędzie do zarządzania zadaniami? — FAQ

Wybór spośród tak wielu programów może budzić wątpliwości, dlatego odpowiem teraz na pytania, które ułatwią Ci podjęcie decyzji.

1. Które narzędzie najlepsze dla zespołów hybrydowych?

Moim zdaniem, jeśli Twój zespół pracuje w tym modelu, powinieneś rozważyć wybór ClickUp, Monday.com lub Asana. Programy te mają dobre aplikacje mobilne i ułatwiają komunikację rozproszonych zespołów. Ja najbardziej lubię pracować na Asanie.

2. Co zrobić, gdy zespół nie chce zmiany narzędzia?

W takiej sytuacji polecam m.in.:

• porozmawiać z zespołem,
• przedstawić korzyści wynikające z wdrożenia nowego programu,
• przeszkolić pracowników z zakresu używania narzędzia.

3. Czy można zarządzać projektami, używając kilku różnych narzędzi jednocześnie?

Tak, o ile każde ma jasny cel i da się je zintegrować. Kiedy każdy zespół ma osobne narzędzie, może pojawić się chaos. Co ciekawe, według badań GetApp Lab w 2023 aż 95% menedżerów korzystało z co najmniej 2 narzędzi do zarządzania pracą.

4. Jaki program do zarządzania projektami po polsku?

Programy oferujące polską wersję językową to:

• Monday.com,
• Notion,
• IC Project.

Które narzędzie do zarządzania zadaniami wybrać? Podsumowanie

Wybór narzędzia przede wszystkim powinien być podyktowany potrzebami Twojego zespołu. Każda aplikacja ma unikalne cechy charakterystyczne, które w jednych grupach się sprawdzą, w innych nie.

Dlatego nim wybierzesz, któreś z przedstawionych narzędzi zastanów się:

• czym zajmuje się Twój zespół,
• ile osób będzie korzystało z programu,
• jakie są kompetencje techniczne pracowników,
• na jakich funkcjach Ci zależy.

Jeśli mimo wszystko dalej nie wiesz, jakie narzędzie wybrać, rozważ zapisanie się na kompleksowe szkolenie menedżerskie. Znajdziesz w nim cały moduł, który został poświęcony temu tematowi. Polecam Ci także zajrzeć do poprzedniego wpisu, w którym znajdziesz odpowiedź na pytanie: jak skutecznie motywować pracowników.