Przejdź do treści 
Czy wiesz, że dobra organizacja czasu to jedna z najbardziej pożądanych umiejętności na współczesnym rynku pracy? Przeczytaj ten artykuł i zostań mistrzem efektywnej pracy biurowej.
W niniejszym artykule zwrócimy uwagę na 5 zasad organizacji pracy własnej, które pomogą wam zwiększyć waszą produktywność.
5 Zasad dobrej organizacji pracy
Poniżej przedstawiamy pięć sprawdzonych zasad, które pomogą Ci lepiej zorganizować swoją pracę i osiągnąć więcej przy mniejszym stresie. Zacznijmy od fundamentu dobrej organizacji, czyli efektywnego zarządzania czasem.
Zasada 1: Organizacja czasu pracy
“Jeśli prawidłowo zarządzamy swoim czasem i zadaniami, możemy wykonywać wiele ważnych zajęć każdego dnia. Jeśli odpowiednio zarządzamy naszą koncentracją, możemy działać efektywnie i pracować dużo szybciej. Dzięki temu zyskujemy czas na inne działania”.
Mówi Dagmara Jankowska, która od 2020 roku prowadzi Rozwojowy Portal, na którym motywuje do rozwoju życiowego.
Planowanie swojego dnia jest bardzo ważne. Początek każdego dnia (lub jego koniec) to perfekcyjny czas na przemyślenie i zaplanowanie działań. Niezależnie od typu wykonywanej pracy czy dnia roboczego lub wolnego, określenie zadań pomaga uniknąć chaotycznego działania.
Wpływa także na samopoczucie i zwiększa poczucie własnej wartości, ze względu na działanie zgodnie z wyznaczonymi czynnościami. Jak się do tego zabrać? Najważniejsze jest określenie priorytetów. Pozwala to na skupienie się na najważniejszych zadaniach, co znacząco wpływa na efektywność pracy. Czasami nadmiar czynności, które chcemy połączyć jednego dnia wydają się zbyt dużym wysiłkiem.
Przykładowo, jeśli wiesz, że po pójściu do pracy chcesz jeszcze:
- wyjść ze znajomymi,
- zrobić kolację,
- napisać rozdział książki,
- poćwiczyć
- i posprzątać mieszkanie,
tak duża ilość zadań może przytłoczyć. Mamy jednak na to sposób!
Ustalanie celów i etapów realizacji
Aby nie pogubić się w swoim dniu i dopiąć wszystko na przysłowiowy ostatni guzik, warto ustalić cele. Przykładowo wystarczy jeden bądź dwa cele główne i kilka mniejszych. W ten sposób spośród wyżej wymienionych czynności możemy uznać, że najważniejsze po pracy i spotkaniu ze znajomymi tego dnia jest napisanie rozdziału książki i posprzątanie mieszkania. W takim razie, warto napisać w notatniku bądź na kartce, ile mamy czasu wolnego.
Na przykład będzie to czas od 18.00 – 22.00. Tym sposobem mamy jasno określone 4 godziny na działanie. Następnie przypisujemy zadania konkretnej godzinie. Po przyjściu do domu jemy kolację, później od 19 do 20 sprzątamy mieszkanie, a na koniec przystępujemy do pisania. Jeśli zależy nam jednak na ćwiczeniach możemy je połączyć np. ze sprzątaniem przy muzyce albo przełożyć na następny dzień, aby wtedy stały się naszym priorytetem.
Planowanie
Dobre planowanie wspiera produktywność, zmniejsza stres i daje poczucie kontroli nad obowiązkami. Wiadomo, czasami nie da się zrobić 10 intensywnych rzeczy jednego dnia. Można jednak modyfikować zadania i skracać ich czas. Przykładowo weźmy osobę, która chce przeczytać 2 książki w miesiącu. Przy natłoku różnych zadań wydaje jej się to nierealne. Jednak, jeśli uzna, że codziennie będzie czytać przed snem 40 stron, to przez tydzień przeczyta ich już 280.
Pamiętaj, że lepsza jest jakakolwiek zmiana niż nieustanne narzekanie na brak czasu. To samo oczywiście dotyczy samej pracy biurowej, której efektywność możesz poprawić sprawdzając nasz kurs dotyczący zarządzania projektami.
Organizacja pracy własnej i technika pracy biurowej
W pracy biurowej organizacja pracy jest równie ważna. Na pewno zderzasz się z mnóstwem zadań, które muszą być oznaczone jako ukończone w krótkim okresie czasowym. Tutaj także istotne jest, aby organizować zadania od najważniejszego, tym samym tego, które wymaga największego wkładu twojej pracy i ma najszybszy termin wykonania. Przydatne będzie zaznaczanie takich zadań w kalendarzu.
Drugą radą jest automatyzacja powtarzalnych czynności. W dobie Internetu warto zapoznać się z technikami, które pomogą upłynnić i uprzyjemnić pracę. Ustawianie cyklicznych zadań w kalendarzu czy automatyczne generowanie raportów, korzystanie z szablonów dokumentów, może znacznie przyspieszyć twoją pracę i poczucie organizacji. Nie zapominaj również o zarządzaniu swoją energią, a co za tym idzie o przerwach. (raport o skupieniu mózgu).
To właśnie dzięki oderwaniu się na kilka minut od ciężkiego zadania, możesz do niego powrócić ze zwiększoną efektywnością i świeżością umysłu.
“Choć badania pokazują, że dorosły człowiek może skupić się nawet 90 minut to praktyka pokazuje, że w dzisiejszym świecie pracy w open space, z telefonem, mailem u boku jesteśmy w stanie względnie efektywnie popracować/pouczyć się 30-45 minut!”
Pisze na swoim blogu andragog i neuroentuzjastka Milena Cieśla.
Zasada 2: Odpowiednia organizacja stanowiska prac
Kolejnym krokiem jest dostosowanie miejsca do najefektywniejszego wykonywania pracy biurowej. Przede wszystkim chodzi tu o dbałość o swoje stanowisko. Możemy wymienić kilka zasad organizacji przestrzeni biurowej.
Wybór ergonomicznego fotela
Fotel, na którym siedzisz przez kilka godzin każdego dnia to niemal najważniejszy element wyposażenia przestrzeni biurowej. Jeśli masz taką możliwość i pracujesz np. z domu, warto w niego zainwestować. Przede wszystkim odpłaci się to w przyszłości zmniejszonymi problemami zdrowotnymi, brakiem problemów z bólem pleców czy karku oraz co najważniejsze brakiem wad w postawie.
Przy wyborze takie fotela trzeba jednak pamiętać o kilku aspektach. Po pierwsze o możliwości regulacji jego wysokości, aby stopy opierały się na podłodze, a kolana na poziomie bioder lub nieco niżej.
Kolejno, należy zwrócić uwagę na podparcie lędźwiowe. Są fotele, które mają wbudowane odpowiednie wsparcie dla tego miejsca, jednak warto zainwestować w specjalistyczną poduszkę i umieścić ją za oparciem. Podłokietniki są równie istotne i powinny być ustawione w takiej pozycji, aby zapobiegały napinaniu ramion oraz karku.
Ostatecznie trzeba także zwrócić uwagę na samą wygodę siedziska, aby było szerokie i głębokie, jednak utrzymujące nasz kręgosłup w pionie, tak, żeby zapewnić komfort przez długie godziny wykonywania pracy.
Dzięki dobremu miejscu do siedzenia wykonywanie pracy biurowej będzie znacznie przyjemniejsze. Oczywiście przyda się, kiedy ogólnie spędzasz dużo czasu w domu, na przykład na nauce nowych umiejętności czy odbywanie kursów online, dlatego odpowiednio dopasowane stanowisko pomoże ci w skupieniu i poczuciu komfortu.
Miejsce na biurku, czyli odpowiednia organizacja przestrzeni
Miejsce na biurku znacznie wpływa nie tylko na ergonomię twojej pracy, ale i na poziom skupienia. Przy biurku spędzamy w dzisiejszych czasach o wiele więcej czasu niż miało to miejsce jeszcze kilka lat temu. Dlatego należy je dobrze zaplanować. Jeśli macie możliwość pracy z domu, wtedy również warto zadbać o stworzenie przestrzeni, która będzie kojarzyła się z wykonywaniem pracy, a nie rozrywką.
Psychoterapeutka Daria Jezierska-Geburczyk zaznacza:
“Dla mnie biuro to – w pierwszej kolejności – przestrzeń koncentracji, w drugiej – akcji, realizacji zadań”.
Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na wybór odpowiedniego modelu biurka. Ponownie, jeśli masz możliwość pracy z domu, warto zainwestować w biurko z regulacją wysokości. To pozwoli ci na odciążenie pleców i możliwość pracowania także na stojąco. Sprawdzi się również dla ludzi, którzy w trakcie pracy chcą zadbać o dzienną dawkę kroków i chodzić na bieżni.
Kolejnym krokiem jest wybór rozmiaru blatu, powinien on pomieścić najważniejsze sprzęty oraz akcesoria. Pamiętaj też, że posiadanie ogromnego biurka też nie jest wskazane, ponieważ skłania ono do odkładania na nim mnóstwa niepotrzebnych rzeczy.
Oczywiście należy zadbać o odpowiednie ułożenie monitora, tak aby dbać o oczy i napięcie w szyi. To samo tyczy się korzystania z klawiatury i myszy, do których warto zakupić podkładki, aby nie dorobić się bólu nadgarstków. Porządek w dokumentach To coś z czym wielu z nas ma problem. Utrzymanie porządku w dokumentach i materiałach, na których pracujemy znacznie poprawi jakość i efektywność pracy, także podczas nauki online.
Warto wymyślić system segregacji dokumentów, w którym zadbamy o odpowiednie:
- teczki,
- półki na dokumenty,
- spinacze,
- czy segregatory.
Warto je także podpisać wg. ustalonych przez siebie kategorii np. względem daty czy ważności. Kolejnym krokiem jest dbanie o cyfrową organizację, czyli przechowywanie plików w odpowiednich folderach czy w chmurze. Sprawi to, że praca będzie przyjemna i nie będzie stresować potencjalnym usunięciem jakiegoś pliku. Pamiętaj, że dobra organizacja pracy biurowej zaczyna się od podstaw, takich jak organizacja przestrzeni roboczej.
Zasada 3: Używanie aplikacji i narzędzi ułatwiających priorytetyzację zadań
Na pewno nie raz zastanawialiście się jak to jest, że inni ludzie są tacy zorganizowani. Istnieje na to proste i konkretne metody organizacji pracy – używanie technik i narzędzi, które pozwalają zwiększyć produktywność.
Technika Pomodoro, czyli jak maksymalnie wykorzystać skupienie umysłu
To metoda zarządzania czasem, która działa na zasadzie 25 minutowych blokach, w których skupiamy się na naszym zadaniu, po których mamy krótkie przerwy. Ważna w tej metodzie jest regularność przerw oraz maksymalna koncentracja na wykonywanej czynności podczas tych 25 minut.
Technika ta dostosowana jest do każdego z nas, szczególnie w obecnych czasach, gdzie skupienie uwagi drastycznie spada. Podsumowując technikę Pomodoro możecie potraktować jako swoisty program do organizacji pracy, który da wam przestrzeń na myślenie jak i relaks.
Trello
Trello to jedno z łatwiejszych narzędzi, które pomaga w organizacji czasu. Jest to strona internetowa bądź aplikacja, która polega na tworzeniu listy zadań w oparciu o wizualne tablice. Przykładowo w jednej kolumnie mamy rzeczy “pilne”, w drugiej “w trakcie” w trzeciej “zakończone”. Oczywiście sami przypisujemy nazwy do naszych kolumn, tak aby były dla nas jak najbardziej użyteczne.
Warto wspomnieć, że z Trello można korzystać samodzielnie, ale i w pracy zespołowej, ze względu na możliwość udostępniania tablic i wzajemnego przypisywania zadań. Podsumowując, organizacja pracy z Trello może być czystą przyjemnością w atrakcyjnym wizualnie wydaniu.
Asana
Asana jest odrobinę bardziej zaawansowanym narzędziem, jednak również sprawdzi się do organizacji czasu i zadań. Dostępne w niej jest ustawianie priorytetów, wykresów, kalendarzy czy także pracy w formie tablic. Dodatkowo można ustawić powiadomienia o nadchodzących terminach. W Asanie również organizacja pracy w zespole jest o wiele łatwiejsza, dzięki możliwości komentowania zadań i postępów współpracowników.
Zasada 4: Wyeliminowanie rozpraszaczy
Co jest najważniejsze w pracy? Oczywiście praca! Jednak jak już wspominaliśmy, łatwo w niej o rozproszenie, ze względu na coraz krótsze skupienie uwagi. Jednak mamy na to sposób – eliminowanie rozpraszających nas rzeczy.
Poznajcie zasadę czwartą, czyli zasadę efektywności. Z pewnością zdarza Ci się używanie telefonu podczas pracy. Nie mówimy tutaj o śledzeniu ważnych zadań czy uczestniczeniu w spotkaniach, a przykładowo scrollowaniu Instagrama. Mimo, że, tak jak wyżej wspomnieliśmy, warto robić częste przerwy, to nadmierne korzystanie z cyfrowych urządzeń wpływa negatywnie na naszą efektywność.
Jak je ograniczyć?
Po pierwsze, warto wyłączyć powiadomienia przychodzące z aplikacji. Obecnie w większości telefonów można włączyć tryb “nie przeszkadzać”, który blokuje dostęp do rozpraszających nas stron w godzinach pracy. Istnieje też drugie, bardziej drastyczne rozwiązanie, czyli odłożenie telefonu poza zasięgiem wzroku na czas pracy. Wpłynie to na zachowanie czystości oraz nie będzie niepotrzebnie przyciągać uwagi.
Jednak, jeśli jest to dla ciebie zbyt radykalne rozwiązanie, zawsze możesz skorzystać z wyżej wymienionej techniki Pomodoro i przeplatać intensywną pracę z krótkimi przerwami. Twój mózg odpocznie, a co najważniejsze zmniejszysz także potrzebę zaglądnięcia do telefonu. Oczywiście twoja specyfikacja pracy może wymagać ciągłego użytkowania komórki, jednak warto dbać o swój czas i zdrowie w tym zakresie.
Zasada 5: Regularna ocena własnych postępów
Na koniec, forma organizacji pracy, która pozwoli wam na budowanie świadomości tego jak efektywnie pracujecie. Mowa tu o regularnej ocenie własnych postępów. Co istotne, systematyczne kontrolowanie swojej pracy pozwoli na zwiększenie motywacji do wykonywania określonych zadań, a długoterminowo na produktywność. Jak oceniać swoje postępy? Jest na to kilka sposobów.
Określanie celów
Niezależnie od wykonywanej pracy, warto stworzyć listę kamieni milowych, które chcemy pokonać. Jeśli w danym tygodniu masz mnóstwo dokumentów do sprawdzenia, pod jego koniec warto zaznaczyć czy nasza praca przebiegała zgodnie z planem. Jeśli nie, można wtedy skorygować rozkład priorytetów i w ten sposób monitorować nasze działania.
“Można samemu wymyśleć i ustalić sobie, że dzisiaj coś spróbuję zrobić inaczej, coś spróbuję zrobić szybciej, albo coś uproszczę”.
Mówi Katarzyna Lorenc, prezes BIZYOU, ekspertka ds. rynku pracy oraz zarządzania i efektywności pracy.
Prowadzenie dziennika, czyli niezastąpiona pomoc w organizacji dnia
Przydaje się nie tylko do pracy biurowej, ale głównie do codziennych spraw. Warto rano lub wieczorem stworzyć sobie listę zadań do zrobienia. W ten sposób nawet w najbardziej zabiegany dzień możemy odznaczyć kilka punktów i poczuć zadowolenie z naszej pracy.
Taka lista motywuje także do lepszego planowania i stosowania dyscypliny w codziennych działaniach.
Feedback
Jeśli pracujesz z kimś ustalenie informacji zwrotnych po wykonaniu zadania, jest niezwykle istotne i przydatne. Zewnętrzny feedback od szefa czy współpracownika może pokazać twoje mocne strony oraz obszary, nad którymi warto popracować, aby w przyszłości lepiej poradzić sobie z przypisanymi zadaniami. To także dodatkowa motywacja do działania.
Podsumowanie – podstawa to dobra organizacja pracy
Pamiętajcie, że niewiele potrzeba, aby sprawić, że wasza praca będzie znacznie bardziej przyjemna. Od eliminacji rozpraszaczy, przez odpowiednią organizację miejsca pracy, używanie przydatnych aplikacji, po regularną ocenę postępów. Nie musicie wdrażać tych wszystkich postanowień na raz, wystarczy, że skupicie się na obszarze, który sprawia wam najwięcej problemów, albo chcecie go ulepszyć (jak np. zakup innego fotela).
Mamy nadzieję, że wykorzystacie nasze porady oraz przykłady organizacji harmonogramu pracy i terminów, a także zbudujecie samodyscyplinie, która przyczyni się do waszego rozwoju niezależnie od dziedziny, w której pracujecie.
A jeśli interesujesz się tematami związanymi z efektywnym przyswajaniem wiedzy i chcesz poznać nasze sposoby na szybką naukę, sprawdź nasz artykuł. A jeśli kiedykolwiek myśleliście o internetowym kursie, który poszerzy zasób waszej wiedzy i konkurencyjności na linku pracy, zajrzyjcie na stronę z kursami i szkoleniami online.
