Przejdź do treści 
Dział związany z zarządzaniem zasobami ludzkimi, a w szczególności kadry i płace, występuje w praktycznie każdej firmie. Według badania Jetir.org, zadowolenie pracowników i sprawne naliczanie płac przez dział HR są kluczowe dla efektywnego procesu płacowego.
W tym artykule przedstawiamy podstawy kadry i płace w formie 10 praktycznych wskazówek dla początkujących. Specjaliści ds. kadr i płac odgrywają istotną rolę w zarządzaniu ludzkim potencjałem firmy, zajmując się zarówno aspektami formalnymi, jak i tzw. miękkimi kompetencjami związanymi z HR.
Jeśli szukasz zatrudnienia w dziale kadr i płac, lub chcesz rozszerzyć swoje umiejętności w tym zakresie, poniżej przedstawiamy nasze rady.
Co należy do podstawowych zadań działu kadr i płac?
Podstawowe zadania działu kadr i płac obejmują:
- Rozliczanie wynagrodzeń pracowników
- Naliczanie świadczeń chorobowych
- Zarządzanie urlopami pracowniczymi
- Prowadzenie dokumentacji pracowniczej
- Rozliczanie składek ZUS i podatków.
Są to rozliczenia różnego rodzaju. Od wypłaty wynagrodzeń, po rozliczenia chorobowego, czy należnego urlopu. Jest to jedno z najważniejszych zadań w firmie, gdyż od prawidłowości tych rozliczeń, zależy kwota wypłaty dla pracownika albo należny mu urlop.
Podstawową wiedzę na ten temat ugruntujesz m.in. poprzez zapisanie się na kurs kadry i płace. Warto również śledzić bieżące zmiany prawnych w zakresie prawa pracy, czy ubezpieczeń społecznych.
Warto zadbać o to, aby podstawy kadr i płac stały się fundamentem do dalszego pogłębiania kwalifikacji.
“W pracy często spotykałam się z przekonaniami, że Pani z kadr to “ta niemiła”, “mało sympatyczna”, nie ma na nic czasu. Staram się przełamywać te stereotypy i kiedy tylko spotykam się ze znajomymi, obalam mity na temat pracy “kadrowej”.”
Komentuje Karolina Komar-Sowa, managerka Zespołu Kadr i Płac w GoWork.pl
Podstawy prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej – jak zacząć?
Jakie dokumenty są niezbędne w dziale kadr i płac? Do najważniejszych dokumentów w dziale kadr i płac należą:
- Akta osobowe pracowników
- Listy płac
- Karty ewidencji czasu pracy
- Dokumenty dotyczące badań lekarskich
- Dokumenty ZUS i podatkowe.
Nie ma tu miejsca na niedbalstwo, gdyż od prawidłowego przechowywania dokumentów zależy rozliczenie obecnego lub byłego pracownika. Może to wpłynąć na jego uprawnienia co do emerytury lub innych świadczeń społecznych.
Można rozważyć podział takiej teczki na dokumenty związane z zatrudnieniem, rozliczeniami godzinowymi i paskami wypłat, a także na dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy. Z pewnością właściwie prowadzona dokumentacja, pozwoli na lepsze zarządzanie kadrami.
Przepisy prawa pracy – najważniejsze dla działu kadr i płac
Jakie przepisy prawa są kluczowe dla działu kadr i płac? Najważniejsze przepisy dla działu kadr i płac to:
- Kodeks pracy
- Ustawa o ubezpieczeniach społecznych
- Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
- Rozporządzenia dotyczące dokumentacji pracowniczej.
Ważnym jest również aktualizowanie wiedzy na temat obecnych przepisów. Szkolenia online z certyfikatem to świetna opcja dla osób, które chcą rozwijać się w wygodnym tempie dzięki kursom online.
Zapoznaj się z aktualnymi przepisami
Nakłada to na pracowników, obowiązek ciągłego śledzenia zmian legislacyjnych i dokonywania zmian w posiadanej przez siebie dokumentacji. Same przepisy to jednak nie wszystko. Warto również zapoznać się z książkami z dziedziny kadr i płac, uzupełniając w ten sposób swoją wiedzę.
Podstawowe dokumenty w kadrach i płacach – niezbędne wzory
Dla ułatwienia prowadzenia kadr i płac zaleca się przygotowanie wzorów często używanych dokumentów. Z łatwością możesz przygotować wzory umowy o pracę wraz z załącznikami do niej, czy inne dokumenty wymagane przy zatrudnieniu.
Zadbaj również o przygotowanie wzoru skierowania na badania lekarskie, zarówno te wstępne jak i okresowe. Jeśli sporządzisz listę, ułatwisz sobie kontrolę dokumentów złożonych przez pracowników.
Ochrona danych w kadrach i płacach – zasady poufności
Wraz z powstaniem stosunku pracy, powstają określone prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracownika, które wiążą się z przetwarzaniem danych pracownika. Wszelkie dane pracownicze są w posiadaniu działu kadr i płac.
Są to informacje, które należy chronić przed ujawnieniem z najwyższą dbałością, bo oprócz danych osobowych pracownika, mogą pojawiać się tam także dane:
- osób z nim spokrewnionych (jeśli korzysta ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy),
- a także dane takie jak wysokość wynagrodzenia, zwolnienia chorobowe, premie, czy pochwały lub nagany.
O ich poufność powinien dbać przede wszystkim dział kadr i płac.
Bezpieczeństwo danych kadrowo-płacowych – praktyczny przewodnik
Kadry i płace cechują się koniecznością dbania o terminowe regulowanie opłat z tytułu zatrudnienia pracowników. Nie powinny być one przekraczalne, zarówno jeśli chodzi o stosunki między pracownikami a pracodawcą, jak i również o stosunki między firmą a urzędami.
Terminowe wypłaty i odprowadzenie składek, są podstawą dla sprawnie działającego przedsiębiorstwa.
Terminy w kadrach i płacach – czego nie możesz przegapić?
Dodatkowo należy mieć na uwadze terminy ważności badań wstępnych, okresowych i kontrolnych pracowników, a także daty przekroczenia przez pracowników 26 roku życia, które to likwiduje uprawnienie z tytułu podatku zerowego.
Przydatne będzie poznanie na podstawach kadr i płac terminów, które związane są z zatrudnieniem lub jego ustaniem i wpisanie ich w procedurę przyjmowania, lub rozwiązywania stosunku pracy z pracownikami.
Dokumentacja kadrowo-płacowa przy zatrudnianiu – kompletny przewodnik
Należy przygotować dla nowego pracownika umowę o pracę wraz ze wszystkimi właściwymi dla niej załącznikami, włączając to informacje na formularzach związanych z dodatkowymi uprawnieniami pracownika. Warto mieć także na uwadze wykonanie wszystkich potrzebnych badań, wymaganych na danym stanowisku, a także posiadać potwierdzenie kwalifikacji pracownika.
Dbaj o kwestie związane z zatrudnieniem
Poprawne skompletowanie dokumentacji przy zatrudnianiu nowej osoby wskaże na przykład jak rozliczać poszczególne składki pracownika, czy jaki wymiar urlopu jest mu należny. Jest to informacja cenna z punktu widzenia kadr i płac, gdyż wpływa na funkcjonowanie pracownika w firmie.
Najlepsze programy kadrowo-płacowe – jak ułatwić pracę HR?
Jakie programy są niezbędne w dziale kadr i płac? Podstawowe programy wykorzystywane w kadrach i płacach to:
- Program Płatnik do rozliczeń z ZUS
- Systemy kadrowo-płacowe
- Arkusze kalkulacyjne do ewidencji
- Programy do elektronicznej dokumentacji pracowniczej
- Systemy do zarządzania czasem pracy.
Do tworzenia zestawień pracowników wraz z ich danymi na temat urlopów, zwolnień lekarskich lub list obecności wystarczy prosty Excel. Poza tym programem warto zapoznać się z innymi, wartościowymi programami, które mogą znacznie usprawnić pracę działu kadr i płac.
Umiejętności miękkie w kadrach i płacach – dlaczego są ważne?
“Myślę, że osoba, która zajmuje się sprawami personalnymi to taka, która posiada umiejętności interpersonalne i komunikacyjne.”
Mówi Małgorzata Pichan, Kierowniczka Działu Administracji i Kadr w Urzędzie w Stargardzie.
Specjalista ds. kadr i płac poza umiejętnościami twardymi, powinien cechować się posiadaniem umiejętności miękkich. Wiele obowiązków kadrowej wymaga właśnie ich posiadania. Wskazane jest, aby monitorowali oni potrzeby pracowników, a także w razie konfliktu pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, byli mediatorem w sporze.
Zadbaj o umiejętności miękkie
Ze względu na ciągły kontakt z pracownikami, w dziale kadr i płac, liczą się umiejętności komunikacyjne, a także cechy takie jak cierpliwość czy umiejętność łagodzenia konfliktów. Mając na uwadze podstawy kadr i płac, skup się także na rozwoju kompetencji miękkich, aby móc sprawniej wykonywać powierzone zadania.
Możesz też podjąć kursy językowe, które w perspektywie rosnącej współpracy z licznymi pracownikami, pochodzącymi z Ukrainy, Białorusi, pozwolą Ci na lepszą komunikację z imigrantami.
Badanie przeprowadzone przez EWL, dotyczące sytuacji uchodźców z Ukrainy, wskazało, że 30% z ankietowanych planuje zostać na dłużej w Polsce, co będzie się wiązało z potrzebą zatrudnienia. Zintegrowanie imigrantów oraz polskich pracowników będzie wymagało wysiłku i przede wszystkim kompetencji miękkich, o których rozwój również powinieneś zadbać.
Jak skutecznie wykorzystać potencjał ludzki w firmie?
Mając bieżący kontakt z pracownikami, możesz zbadać ich potrzeby oraz umiejętności.
“Tej pracy nie można nauczyć się z podręcznika, bo ilu pracowników w firmie, tyle też różnych przypadków.”
Mówi Katarzyna Gębarowska, specjalista ds. kadr i płac w firmie Atlas. Warto więc być czujnym na potrzeby ludzi wokół.
Ważne jest też dobranie odpowiedniego systemu motywacyjnego dla zespołu, aby był on zdopingowany do pracy. Jak wskazują badania przeprowadzone przez ManpowerGroup, pracownicy chcą się rozwijać. Niemal 98% badanych stwierdziło, że zależy im na rozwoju zawodowym przynajmniej w małym stopniu, przy czym w dużym lub bardzo dużym zależy już 57% badanych.
Wykorzystuj potencjał ludzki
Wskazuje to jednoznacznie na to, że dział kadr i płac powinien interesować się oferowanymi szkoleniami i proponować je pracownikom, aby utrzymać ich wysoki poziom motywacji do pracy. Z tego samego raportu wynika, że jedynie 44% pracowników uważa, że pracodawcy dbają o ich rozwój zawodowy.
Rolą działu kadr i płac jest zmiana tej statystyki poprzez aktywne uczestniczenie w relacjach ze współpracownikami. Dodatkowo warto poświęcić czas na badania ich zapotrzebowanie. Zarówno w zakresie wysłania na dodatkowe szkolenia, jak i zwiększaniu współpracy między działami w firmie, aby zintegrować wszystkich pracowników.
Podstawy kadr i płac – kluczowe wnioski dla początkujących
Podstawy kadry i płace stanowią dobrą bazę dla dalszego rozwoju naszych umiejętności w tej dziedzinie. Wskazany jest rozwój umiejętności twardych, związanych z prowadzeniem spraw formalnych.
Niemniej ważny jak rozwój kompetencji miękkich, które wpłyną na jakość współpracy w przedsiębiorstwie. Podstawowe umiejętności kadr i płac możecie zdobyć na różnych szkoleniach lub kursach online. Z kolei, nad kompetencjami miękkimi możecie pracować niezależnie od podstawowych szkoleń z kadr i płac.
Jeśli chcesz kompleksowo poznać zagadnienia kadr i płac oraz zdobyć praktyczne umiejętności w tym zakresie, sprawdź nasz profesjonalny kurs kadr i płac, który przeprowadzi Cię przez wszystkie kluczowe aspekty tej dziedziny.
