10 Kluczowych Obowiązków Działu Kadr w Przedsiębiorstwie

Zadania działu kadr obejmują dbałość o relacje firmy z pracownikami i obowiązki formalne z tym związane, przy czym sposób w jaki zadania są rozkładane w samym dziale zależy w dużej mierze od struktury firmy.

 

Mniejsze firmy zatrudniają w tej roli pojedyncze osoby lub zlecają te zadania na zewnątrz. Natomiast duże przedsiębiorstwa posiadają rozbudowane zespoły kadrowo-płacowe, które odpowiadają za właściwy obieg dokumentów.

Jeżeli interesujesz się tym tematem, możesz rozważyć naukę w tym zakresie np. wybrać kurs kadry i płace. Dzięki temu przygotujesz się do pracy w wymarzonym zawodzie.

Obraz zawierający klawiatura Opis wygenerowany automatycznie

 

Czym się zajmuje dział kadr?

 

Specjaliści ds. kadrowych przede wszystkim prowadzą dokumentację związaną z zatrudnieniem, umowami i listą płac.

Zajmują się dokonywaniem rozliczeń podatkowych i składkowych pracowników oraz przestrzeganiem przepisów BHP w przedsiębiorstwie.

W niektórych organizacjach działy kadr są też odpowiedzialne za procesy rekrutacyjne.

Praca w dziale kadr i płac to szalenie odpowiedzialne i wymagające zadanie. Każdy specjalista w tej dziedzinie wymaga dokładnego przygotowania i określonych kwalifikacji. Duże znaczenie ma znajomość przepisów kodeksu pracy i przepisów podatkowych. Ale to nie wszystko. Praca w kadrach wymaga wiedzy z wielu różnych dziedzin.

Co ważne, pracownik kadrowy musi mieć świadomość odpowiedzialności swojej roli. To na jego barkach ciąży m.in. terminowe i właściwe wynagradzanie pracowników oraz zgodność działań przedsiębiorstwa z obowiązującym prawem.

 

Zadania w dziale kadr

 

Jak mówi art. 100 kodeksu pracy każdy pracownik ma obowiązek wykonywać swoją pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych.

Wykonywanie obowiązków na zajmowanym stanowisku powinno odbywać się w zgodzie z kodeksem pracy, odpowiednimi rozporządzeniami oraz zapisami w umowie o pracę.

Najczęściej kadry zajmują się zarówno obowiązkami związanymi z zatrudnieniem, jak i wynagradzaniem. Do głównych obowiązków kadrowego należy prowadzenie całej dokumentacji pracowniczej zgodnie z wymogami prawnymi oraz standardami ustalonymi u pracodawcy.

Dotyczy to zarówno przygotowywania dokumentów i zbierania danych personalnych jak i ich bezpieczne przechowywanie i archiwizowanie.

 

Przygotowywanie dokumentów

 

Na co dzień specjalista ds. kadr przygotowuje przeróżne dokumenty. Przede wszystkim zajmuje się sporządzaniem umów dla nowych pracowników (umów o pracę lub umów cywilnoprawnych), przygotowuje karty ewidencji czasu pracy i tworzy listy wynagrodzeń.

 

Archiwizowanie dokumentów

 

Mało kto zna wszystkie zasady archiwizowania dokumentów. Ustawodawca nie oszczędził przedsiębiorstwom obowiązków z tym związanych.

 

Jak długo należy przechowywać w firmie dane dotyczące zatrudnionych osób?

Do niedawna obowiązek zabezpieczenia archiwum akt osobowych obejmował okres 50 lat od zwolnienia pracownika. Ten okres został jednak skrócony. Zgodnie ze stanem na dzień 1 stycznia 2020 r. dokumenty kadrowe powinno się archiwizować przez minimum 10 lat.

Należy jednak widzieć, że w odniesieniu do osób zatrudnionych aż do końca 2018 r., pracodawca musi przedstawić do ZUSu specjalny raport informacyjny, by skrócić okres przechowywania dokumentów.

 

Co zrobić z dokumentami kadrowymi, kiedy zakończy się okres ich przechowywania?

 

Niektóre firmy decydują się w takim przypadku na zniszczenie akt. Inne asekuracyjnie przechowują je nadal. Jeszcze inne archiwizują fotograficznie treść akt, a same dokumenty utylizują. Jednak problem ten dotyczy małego odsetku przedsiębiorstw. Dotychczas obowiązkowy okres przechowywania akt był tak długi, że niewiele firm wyszło poza ten okres.

Za niewłaściwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej przedsiębiorstwu grozi niemała kara. To właśnie kadry dbają o gromadzenie oraz przechowywanie akt zgodnie z obowiązującym prawem, w tym z ustawą o ochronie danych osobowych.

 

Dokonywanie rozliczeń

 

Do zadań kadr należy dokonywanie wszelkich rozliczeń związanych z pracownikami. Osoba zatrudniona w tym dziale zajmuje się obliczaniem wynagrodzeń za pracę, również za czas choroby lub urlopu oraz przygotowuje paski wynagrodzeń.

 

Obraz zawierający siedzi, książka, kobieta, stół Opis wygenerowany automatycznie

 

Specjalista ds. kadr i płac odpowiada za to, żeby każdy pracownik otrzymał swoje wynagrodzenie na czas, bez opóźnień i niezgodności.

 

Ewidencja czasu pracy

 

Specjalista ds. kadr jest obowiązany do dokonywania ewidencji czasu pracy, czyli tego, ile godzin każdy z pracowników pracuje w firmie każdego dnia. Odpowiada też za kontrolowanie wszystkich wyjątkowych sytuacji, takich jak zwolnienia lekarskie, urlopy, nadgodziny i delegacje.

Kontrola tego, jak długo pracownik pracował danego miesiąca, pozwala na prawidłowe określenie wynagrodzenia, które przysługuje mu za tę pracę.

Na szczęście z pomocą przychodzą nowoczesne rozwiązania, takie jak oprogramowanie komputerowe czy systemy rejestracji czasu pracy poprzez i karty zbliżeniowe lub nawet czytniki biometryczne. Rozwiązania te wspomagają szybką i dokładną weryfikację łącznej liczby godzin przepracowanych przez pracownika.

 

Wydawanie skierowań na badania pracownicze

 

Dbałość o to, aby każdy pracownik posiadał aktualne badania lekarskie, to kolejny obowiązek kadrowego.

Zgodnie z prawem, pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika, który nie wykonał wymaganych badań. To zatrudniający jest odpowiedzialny za wydanie skierowania na badania pracownicze, szczególnie w przypadku badań wstępnych dla osób nowo zatrudnionych.

Organizacja szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy

 

Szkolenia BHP to kolejny wymóg prawny i kolejna odpowiedzialność działu kadr. Przeprowadzenie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapewnienie pracownikom dogodnych warunków pracy, jest jednym z głównych obowiązków pracodawcy.

Współpraca z urzędem skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz innymi instytucjami

 

Codziennością kadrowca jest wysyłanie istotnych informacji do różnych instytucji. Pozostaje on w kontakcie nie tylko z Urzędem Skarbowym czy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Odpowiada również za dostarczenie danych do innych instytucji m.in. do Głównego Urzędu Statystycznego czy Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

 

Zgłaszanie pracowników i zleceniobiorców do ubezpieczeń

 

Dział kadr zgłasza pracowników do ubezpieczeń socjalnych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Natomiast w odniesieniu do osób współpracujących na podstawie umów cywilno-prawnych obowiązki te są inne i co ważne – często zmieniane. Dział kadr musi być w tym zakresie zawsze na bieżąco.

Nabór nowych pracowników

 

Czasami dział kadr zajmuje się też rekrutacją i szkoleniami pracowników. Dzieje się tak, kiedy w firmie nie ma oddzielnego działu odpowiadającego za tzw. „miękki HR” czyli w skrócie wszystkie sprawy związane z rekrutacją, kompetencjami, rozwojem i zadowoleniem pracowników.

Do zadań specjalisty ds. kadr może należeć zatem cały proces rekrutacji nowych pracowników. Wiąże się to z szeregiem działań.

Kadrowiec planuje potrzeby kadrowe, a następnie poszukuje kandydatów do pracy, redaguje i zamieszcza ogłoszenia o pracy w mediach, Internecie i urzędach pracy.

Następnie nawiązuje bezpośredni kontakt z kandydatami i przeprowadza z nimi rozmowy kwalifikacyjne.

Specjalista ds. kadr odpowiada za zarządzanie dokumentami rekrutacyjnymi, a nawet kontrolę i organizację procesów rekrutacji od początku tych procesów aż do zatrudnienia nowego pracownika i jego wdrożenia (zapoznania nowej osoby z zakresem obowiązków i kulturą organizacyjną firmy).

Organizowanie szkoleń i realizowanie działań rozwojowych

 

dział kadr zebranie

 

W niektórych firmach do zadań kadrowców należy dbanie o rozwój zawodowy pracowników.

Pracownicy działu kadr badają potrzeby rozwojowe w organizacji i na ich podstawie przygotowują ofertę szkoleniową. Następnie nawiązują współpracę z zewnętrznymi trenerami lub firmami szkoleniowymi.

Zdarza się, że specjaliści działu kadr osobiście przygotowują i przeprowadzają warsztaty dla pracowników zatrudnionych w organizacji lub inicjują szkolenia wewnętrzne.

Jak widzisz, rola pracownika ds. kadr zależy w dużej mierze od tego, w jaki sposób w firmie zorganizowana jest praca różnych działów.

Dlatego jako kadrowa możesz spotkać się z różnym zakresem obowiązków. Warto znać je wszystkie, żeby wiedzieć, czego możesz spodziewać się w organizacjach, gdzie dział kadr przejmuje większość zadań związanych z zarządzaniem kapitałem ludzkim.

Inne obowiązki

 

W wielkich organizacjach często pojawiają się kontrahenci i zleceniobiorcy którzy są związani z firmą różnego rodzaju umowami.

W takich przypadkach, nawet jeśli umowy nie są związane z pracownikami firmy zatrudnionymi na umowę o pracę, to właśnie działowi kadr przypada odpowiedzialność za przetwarzanie i ochronę danych osobowych kontrahentów.

 

W niektórych przypadkach do zadań działu kadr włącza się również:

  • współpracę ze związkami zawodowymi
  • administrowanie systemami motywacyjnymi firmy
  • zarządzanie systemem oceny okresowej pracowników

Prowadzenie akt osobowych

 

Wszystkie powyższe elementy pracy kadrowej wiążą się z dużą ilością dokumentów.

Jak wspomniano, podstawowym obowiązkiem działu kadr jest odpowiedzialność za prowadzenie akt osobowych.

Akta osobowe to zbiór dokumentów pracowniczych, które dotyczą nawiązania, przebiegu i zakończenia stosunku pracy. Zgodnie z prawem pracy pracodawca odpowiada za prowadzenie akt osobowych dla każdego pracownika.

 

Składają się one z trzech części:

Część A stanowią dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie. Mogą to być np. świadectwa ukończenia szkoły, świadectwa pracy lub kwestionariusz osobowy.

W części B znajdują się dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Są to m.in. umowa o pracę, zaświadczenia o ukończeniu obowiązkowych szkoleń (BHP) lub dokumenty związane z wymierzeniem pracownikowi kary porządkowej.

Część C zawiera dokumenty wynikające z zakończenia stosunku pracy, np. oświadczenie o wypowiedzeniu umowy lub kopia świadectwa pracy.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych zawierają dane osobowe.

Dlatego bardzo istotne jest ich właściwe przechowywanie, uniemożliwiające dostęp osób nieupoważnionych. Akta osobowe powinny być ponumerowane i ułożone w sposób chronologiczny. Pracodawca przechowuje w nich odpisy lub kopie składanych przez pracownika dokumentów.

Odpowiedzialność specjalisty ds. kadr

 

Jeżeli zdecydujesz się na pracę w dziale kadr musisz wiedzieć, jaką odpowiedzialność ponosisz przed pracodawcą.

Co jakiś czas w firmie może zostać przeprowadzona kontrola zorganizowana przez Państwową Inspekcję Pracy. Jeżeli podczas tej kontroli wyjdą na jaw jakiekolwiek nieprawidłowości, pracodawca ponosi za nie pełną odpowiedzialność.

Z kolei dział kadrowy odpowiada za niedopełnienie obowiązków pracowniczych i szkodę powstałą wskutek swojego działania przed pracodawcą.

Na przykład jeśli jako kadrowy popełnisz błąd przy naliczeniu wynagrodzenia dla pracownika firmy, twój pracodawca popełni wykroczenie przeciw prawom pracownika. Ty natomiast będziesz ponosić odpowiedzialność względem pracodawcy.

 

Osoba odpowiedzialna za kadry w firmie ponosi trzy rodzaje odpowiedzialności:

  • Odpowiedzialność służbowa – można ją ponieść w przypadku niedopilnowania terminu wypłaty wynagrodzenia lub nieprowadzenia akt osobowych. Może się wiązać np. ze wstrzymaniem premii uznaniowej.
  • Odpowiedzialność porządkowa – dotyczy nieprzestrzegania organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych lub nieprzestrzegania czasu pracy.
  • Odpowiedzialność materialna – specjalista ds. kadr może otrzymać karę upomnienia, naganę, a nawet karę pieniężną. Odpowiedzialność materialna jest nakładana na kadrowca w przypadku konieczności naprawienia szkody wyrządzonej jego działaniem lub zaniechaniem. Odszkodowanie za takie działanie obejmuje rzeczywistą stratę i może wynieść maksymalnie wysokość trzymiesięcznego wynagrodzenia. Jednak, w przypadku działania umyślnego należy liczyć się nawet z pełną zapłatą wysokości tej szkody.

Jednak w zawiązku z ilością obowiązków i odpowiedzialnością, pracownicy działu kadr i płac mogą liczyć na atrakcyjne wynagrodzenia i możliwości awansu. Jest to bardzo zawód, który wymaga niezwykłej pracyji, ale też daje dużo możliwości i satysfakcji.

Jak nie popełniać błędów i ustrzec się przed odpowiedzialnością?

 

Mamy nadzieję, że nie przestraszyliśmy cię zanadto zakresem odpowiedzialności kadrowca.

Bez obaw! Obecnie działy kadr mogą korzystać z wielu rozwiązań ułatwiających pracę.

Przede wszystkim możesz liczyć na urządzenia i oprogramowanie ułatwiające organizację pracy i utrzymanie ładu w zbiorach dokumentów. Warto zaopatrzyć się we wszystko, co pomoże utrzymać porządek w biurze w zakresie dokumentów przechowywanych w formie papierowej.

Pomogą też rozwiązania IT dedykowane branży. Poniżej znajdziesz wiele różnych programów kadrowo-płacowych, które w dużym stopniu poprawią komfort i tempo pracy. Dzięki nim zminimalizujesz ryzyko popełniania błędów.

O rozwiązaniach tego typu przeczytasz więcej w artykule 10 najlepszych programów kadrowo-płacowych.

Dominika Sobieraj

Dominika Sobieraj

Dominika Sobieraj jest absolwentką Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu oraz Wyższej Szkoły Bankowej. Ukończyła prawo oraz filologię włoską w ramach Międzyobszarowych Indywidualnych Studiów Humanistycznych i Społecznych, podczas których realizowała półroczny program na uniwersytecie w Genui. Następnie kontynuowała swoją edukację na kierunku Zarządzanie ze specjalnością marketingową, a także ukończyła studia podyplomowe z zakresu psychologii biznesu. Pracowała w cenionych kancelariach prawniczych w Poznaniu oraz w polsko-włoskich przedsiębiorstwach. Ma doświadczenie w pisaniu tekstów branżowych i publicystycznych z wielu dziedzin, tłumaczeniach pisemnych oraz symultanicznych. Prywatnie interesuje się między innymi dietetyką, biznesem, psychologią, fitnessem oraz trendami w branży beauty.
Share on facebook
Udostępnij na Facebooku
Share on twitter
Udostępnij na Twitterze
Share on linkedin
Udostępnij na Linkedin

Podobne artykuły