Działy human resources (HR) potrafią być bardzo rozbudowane.

W zależności od organizacji będą łączyły różne dziedziny związane z przeróżnymi działaniami dotyczącymi pracowników firmy. HR ze względu na swoją charakterystykę można podzielić na tzw. twardy i miękki.

Praca w tym zawodzie jest niewątpliwe pełna wyznawań, wymaga dokładności ale i również daje dużo satysfakcji. Jeśli rozważasz podjęcie się tego zawodu, możesz szybko zdobyć niezbędną wiedzę, kończąc nasz kurs kadry i płace. Po takim kursie bez problemu poradzisz sobie z każdym wyzwaniem, a także dowiesz się jak wygląda codzienna praca osoby na tym stanowisku.

Twardy HR wiąże się z wszystkimi zadaniami administracyjnymi, kadrowymi i płacowymi. Zadaniem specjalistów na stanowiskach związanych z twardym HR jest m.in. podpisywanie umów i weryfikowanie zgodności działań przedsiębiorstwa z obowiązującym prawem, naliczane i wypłacane wynagrodzeń, prowadzenie ewidencji czasu pracy, urlopów itp.

Do twardego HR będziemy więc zaliczać głównie dział administracyjny, dział wynagrodzeń i benefitów oraz kadry.

Miękki HR to dziedzina skupiająca się na sprawach pracowniczych związanych z jakością pracy. Często opiera się na bezpośrednim kontakcie z pracownikami firmy i rozwojem kompetencji miękkich (umiejętności psychospołecznych, takich jak komunikatywność, kreatywność, przywództwo, elastyczność).

Miękki HR to rekrutacja, rozwój, szkolenia i oceny pracownicze. Zadaniem specjalistów z miękkiego HR jest dopilnowanie, żeby na odpowiednich stanowiskach znalazły się osoby posiadające odpowiednie kompetencje. Głównym elementem tego działania jest planowanie zatrudnienia i prowadzenie procesów rekrutacyjnych od początku do końca.

Pracownicy tego działu dbają o motywację zatrudnionych, ustalają system pracy, a także weryfikują efektywność działań pracowników. HR-owcy tego typu odpowiadają za definiowanie potrzeb szkoleniowych i zapewnianie rozwoju pracownikom firmy.

Osoby specjalizujące się w miękkim HR czasem pełnią rolę pośrednika i mediatora w różnego rodzaju konfliktach pomiędzy: pracownikami, lub między pracownikami a pracodawcą

Czym dokładnie zajmuje się osoba na stanowisku specjalisty ds. HR? Jakie są zadania działu HR w podziale na HR miękki i twardy?

Zadania działów zajmujących się twardym HR

1. Przygotowywanie i archiwizowanie dokumentów

Dział HR zajmuje się sporządzaniem różnych umów dla pracowników, przygotowaniem kart ewidencji czasu pracy i tworzeniem listy wynagrodzeń.

Specjaliści pracujący w tym dziale muszą doskonale znać przepisy prawa i zasady przetwarzania danych osobowych.

Odpowiadają za właściwe przechowywanie i gromadzenie dokumentacji pracowniczej.

2. Prowadzenie akt osobowych

Akta osobowe to zbiór dokumentów pracowniczych, które dotyczą nawiązania, przebiegu i zakończenia stosunku pracy. Pracodawca odpowiada za prowadzenie akt osobowych dla każdego pracownika.

Ale to właśnie na pracownikach działów HR ciąży największa odpowiedzialność związana z właściwym przechowywaniem zamieszczonych w aktach danych osobowych oraz uniemożliwienie wglądu do tych akt osobom nieupoważnionym.

Akta osobowe składają się z czterech części zawierających różne dokumenty:

• dotyczące ubiegania się o pracę
• związane z nawiązaniem stosunku pracy, a także przebiegu zatrudnienia
• wynikające z zakończenia stosunku pracy
• dotyczące nagan dla pracownika lub ponoszenia przez niego odpowiedzialności

3. Prowadzenie ewidencji czasu pracy

Najczęściej na pracownikach działu kadr spoczywa odpowiedzialność za prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy pracowników (tego, ile godzin każdy z pracowników pracuje w firmie każdego dnia).

Specjaliści tych działów są również odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji zwolnień lekarskich, urlopów, nadgodzin i delegacji.

Kontrola czasu pracy pracownika pozwala na właściwe określenie wynagrodzenia, co jest kolejnym obowiązkiem działów HR.

Współpraca z urzędem skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz innymi instytucjami

Działy HR odpowiedzialne za współpracę z instytucjami spędzają dużo czasu na dostarczaniu istotnych informacji do urzędu skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Głównego Urzędu Statystycznego, Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych i innych instytucji.

Specjaliści tych działów muszą więc cały czas pilnować, żeby wszystkie potrzebne dokumenty zostały wysłane do odpowiednich instytucji w terminach wskazanych w przepisach.

4. Rozliczanie wynagrodzeń

Osoby zajmujące się twardym HR dokonują wszystkich rozliczeń związanych z pracownikami m.in. obliczeniem wynagrodzeń za pracę (w tym za czas choroby lub urlopu). Do obowiązków tego działu należy dopilnowanie, aby każdy pracownik dostał wynagrodzenie na czas.

Zadania działów zajmujących się miękkim HR

1. Prowadzenie procesów rekrutacyjnych i opracowywanie polityki kadrowej

Poza zatrudnianiem nowych pracowników, dział HR powinien również badać zapotrzebowanie na talenty w poszczególnych departamentach.

Oprócz bieżącego reagowania na wyznaczone zadania, HR-owcy powinni badać sytuację kadrową firmy poprzez analizę danych i prognozowanie sytuacji w przyszłości.

Kiedy w firmie pojawi się potrzeba zatrudnienia nowego pracownika, specjalista ds. HR przeprowadza proces rekrutacyjny, na który może składać się kilka etapów:

• Publikacja ogłoszenia o pracy
• Selekcja nadesłanych aplikacji (CV, wypełnionego formularza rekrutacyjnego, czasem też listu motywacyjnego)
• Kontakt telefoniczny z wybranymi kandydatami
• Przeprowadzenie rozmowy rekrutacyjnej (samodzielnie lub wraz z menadżerem potencjalnego nowego pracownika)
• Przeprowadzenie dodatkowych etapów rekrutacji (np. testy wiedzy, weryfikacja znajomości języka obcego, zadania rekrutacyjne)
• Sporządzenie raportu i wydanie rekomendacji

Wybór odpowiedniej osoby w procesie rekrutacyjnym może mieć duży wpływ na efektywność zespołu, a co za tym idzie, wynik finansowy firmy.

2. Zarządzanie ocenami pracowniczymi

Jednym z elementów zarządzania talentami jest okresowa ocena pracowników. W tym zakresie do pracowników działu HR należy przedstawienie pracownikom jasnych elementów i zasad oceny.

HR -owcy powinni też zadbać o to, żeby proces oceny nie był odbierany negatywnie przez pracowników. Niechęć osób ocenianych można złagodzić, komunikując cel takiego badania oraz możliwe konsekwencje, zarówno te pozytywne (nagrody, dalszy rozwój) jak i negatywne (konieczność poprawy wyników).

Po przeanalizowaniu efektów oceny przedstawiciele działu HR najczęściej omawiają wyniki z kadrą kierowniczą i na ich podstawie planują indywidualne lub zespołowe ścieżki rozwoju dla pracowników.

Pracownik HR jest odpowiedzialny również za dobranie szkolenia dla organizacji, w celu poprawienia jakości pracy. To on zna najlepiej efektywność pracowników w danej firmie.

3. Planowanie oraz prowadzenie szkoleń i kursów

Kompetentni pracownicy działów HR angażują się w zarządzanie talentami i wypracowywanie indywidualnych ścieżek rozwoju np na określaniu kalendarza szkoleń. Zadaniem HR jest taki dobór kursów dla pracowników, aby wprowadzały one realne i pozytywne zmiany w zespołach.

Szkolenia obejmują również tzw. onboarding, czyli wdrażanie nowego pracownika do firmy, zapoznanie go ze specyfiką pracy i nowym stanowiskiem oraz integrację z zespołem.

Czasami organizacja szkoleń może zastąpić potrzebę rekrutacji nowej osoby. Dzięki rozwojowi umiejętności obecnych pracowników rozwiniemy ich kompetencje, co pozwoli im na wykonywanie trudniejszych i bardziej skomplikowanych zadań. Dzięki szkoleniom mogą też zastąpić innego pracownika lub zapewnić pomoc innym działom w przedsiębiorstwie.

Odpowiednio dobrana oferta szkoleniowa może pozytywnie wpłynąć na motywację pracowników i ich zadowolenie z pracy u obecnego pracodawcy.

4. Zarządzanie systemami motywacyjnymi

Motywacja pracowników przekłada się na ich zadowolenie i integrację z firmą, co znacząco wpływa na efektywność pracy. Dział HR odpowiada za badanie motywacji pracowników oraz proponowanie odpowiednich rozwiązań mających na celu poprawę zadowolenia.

Najważniejszą rolę we wdrażaniu systemów motywacyjnych pełnią bezpośredni menedżerowie. Żeby ułatwić im zadanie, HR-owcy powinni wyposażyć kadrę kierowniczą w odpowiednią wiedzę, umiejętności i narzędzia.

Do zadań działów HR należy również dbanie o przyjemną atmosferę w pracy, rozwiązywanie konfliktów oraz integracja pracowników, a także udzielanie wsparcia zatrudnionym w innych sytuacjach problemowych.

5. Dbanie o wizerunek pracodawcy

Wizerunek jest bardzo ważnym aspektem zarządzania przedsiębiorstwem. Budowanie marki pracodawcy (eng. employer branding) ma ogromny wpływ na powodzenie firmy na rynku, jednak w dalszym ciągu nie jest dobrze rozwinięty wśród polskich przedsiębiorców.

Dzięki działaniom employer brandingowym, pracodawca może stworzyć miejsce pracy pierwszego wyboru, a w konsekwencji m.in. przyciągnąć najlepszych kandydatów.

Co prawda, za działania wizerunkowe odpowiada dział HR, dział marketingu lub specjalnie powołany do tego celu dział employer branding, niemniej jednak, o wizerunek firmy powinni dbać wszyscy pracownicy, także kadra kierownicza.

Pracownicy zajmujący się budowaniem wizerunku pracodawcy mają za zadanie współpracę ze wszystkimi działami w firmie oraz dbać o spójność przekazywanych komunikatów zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy.

Dział HR jest jednym z najistotniejszych elementów struktury organizacyjnej firmy

Niestety, szczególnie w mniejszych firmach, zdarza się, że dział HR jest pomijany, a działania pracownicze zlecane są członkom innych zespołów. Jest to mało korzystne rozwiązanie. Działy personalne są odpowiedzialne za najważniejszy aspekt organizacji – pracowników.

W związku z tym, wymagają ogromnego zaangażowania i dużego nakładu czasu pracy.

HR nie tylko dba o odpowiednie prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej, ale też koordynuje wypłacanie odpowiednich kwot wynagrodzeń w odpowiednim czasie. Ponadto, działy HR dbają o morale pracowników, politykę kadrową i szkolenia. To dzięki HR-owcom firma może się rozwijać dzięki ciągłemu wzmacnianiu kompetencji i motywacji swojej kadry.

Jednocześnie praca specjalisty ds. HR wiąże się z ciągłym doskonaleniem jego własnych umiejętności oraz śledzeniem nowinek biznesowych i przekazywaniem ich kadrze zarządzającej.