Zastanawiasz się nad rozpoczęciem nauki w zakresie kadr i płac? A może już zdecydowałeś, że właśnie tym chcesz się zajmować?
Zanim podejmiesz ostateczną decyzję warto zapoznać się z podstawową wiedzą na temat kadr i płac. Im lepiej poznasz główne zagadnienia z branży, tym łatwiej będzie Ci rozpocząć budowanie swojej ścieżki kariery.
Jeśli chcesz zdobyć kompleksową wiedzę i umiejętności, możesz rozważyć nasz kurs kadr i płac, który przygouje cię do wykonywania zawodu od podstaw.
Wymagania na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac
Zacznijmy od tego, że pracując w dziale kadrowo-płacowym będziesz musiał znać wiele przepisów i aspektów prawnych. Możesz to osiągnąć przechodząc profesjonalne szkolenie z zakresu prawa pracy.
Większość z nich zostało unormowanych w obowiązującej obecnie ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (k.p.). Jednak nie znajdziesz w niej wszystkich zagadnień potrzebnych na wspomnianym stanowisku. Wiele regulacji, przydatnych w pracy kadrowej określają pozakodeksowe akty prawne.
Jak odnaleźć się w gąszczu zmieniających się przepisów?
Bez obaw. W praktyce, mało który pracownik działu kadrowo-płacowego zna je wszystkie na pamięć. Najczęściej sięga po nie w konkretnej sytuacji, kiedy ma do zrealizowania konkretne zadanie np. zatrudnienie cudzoziemca lub osoby niepełnosprawnej.
Nie zmienia to faktu, że każdy pracownik w dziale kadr musi wiedzieć gdzie szukać informacji. Powinien też doskonale znać podstawowe pojęcia prawne z zakresu prawa pracy, z którymi będzie miał do czynienia w codziennej pracy.
W tym artykule przeczytasz o 15 najważniejszych pojęciach i zagadnieniach, które są niezbędne rozpoczynając pracę w dziale kadrowo-płacowym.
Najpierw przedstawię ci podstawowe definicje z zakresu prawa pracy a następnie przejdziemy do bardziej złożonych zagadnień.
W celu szybszego odnalezienia się w zmieniających się realiach pracodawca powinien regularnie wysyłać osoby pracujące w jego firmie na szkolenia dla pracowników biurowych. Pozwoli to uniknąć błędów związanych z brakiem aktualnej wiedzy.
15 Najważniejszych pojęć i definicji w dziale kadr i płac
Zacznijmy od najważniejszych pojęć i zasad prawa pracy, które powinieneś znać. Czym dokładnie jest prawo pracy? Kogo możesz uznać za pracownika, a kogo za pracodawcę? Jaka jest definicja pracy samej w sobie i kto ma do niej prawo? Poznasz je oraz wiele więcej zapisując się na kurs kadr i płac.
1. Prawo Pracy
Zgodnie z definicją Encyklopedii Zarządzania, prawo pracy to „jedna z gałęzi prawa obejmująca ogół norm i regulacji w zakresie stosunku pracy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem”.
Innymi słowy jest to zbiór przepisów dotyczących praw I obowiązków pracodawcy I pracownika wnikających z zawarcia stosunku pracy, na które składają się: Kodeks pracy ustawy oraz akty wykonawcze.
Na przedmiot prawa pracy składają się stosunki pracy świadczone na rzecz drugiego podmiotu w sposób dobrowolny, osobiście I za wynagrodzeniem oraz inne stosunki nierozerwalnie związane ze stosunkiem pracy np. zagadnienia związane z poszukiwaniem pracy.
2. Stosunek pracy
Stosunek pracy nawiązywany jest -poprzez zawarcie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru lub zawarcia spółdzielczej umowy o pracę
Stosunek pracy I -zobowiązuje pracownika do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy ,pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym.
3. Praca
Czym jest praca? Myślisz pewnie, że to oczywiste. Wydaje się, że praca jest właściwie każdą czynnością, która generuje jakiś zysk. Jednak potoczne rozumienie tego pojęcia może cię zgubić na stanowisku kadrowego.
Zgodnie z prawem pracy (poznaj je podczas szkolenia z prawa pracy), aby daną działalność uznać za pracę, musi ona spełniać określone cechy:
- Po pierwsze praca musi być podporządkowana (opierać się na wydawaniu poleceń);
- Po drugie – musi być dobrowolna (nawiązanie stosunku pracy jest zgodnym oświadczeniem woli pracownika I pracodawcy);
- Po trzecie – jest czynnością odpłatną czyli wykonywaną w celach zarobkowych;
- Po czwarte – wykonywana jest osobiście tj. brak jest możliwości zlecenia naszej pracy innej osobie;
- Po piąte – podejmowana jest na rzecz i ryzyko pracodawcy; ponosi on ryzyko o charakterze gospodarczym tzn. obowiązek wypłaty wynagrodzenia bez względu czy pracownik przyczynił się do zysku czy nie.
4. Pracownik
Zgodnie z art. 2 k.p. pracownik to „osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę”. Status pracownika determinuje nawiązanie stosunku pracy.
Oznacza to, że zgodnie z prawem – pracownikiem jest osoba fizyczna wykonująca określone czynności na rzecz innej osoby fizycznej lub prawnej.
O statusie pracownika decyduje nawiązanie stosunku pracy, dlatego też pracownikiem nie będzie osoba działająca na rzecz pracodawcy na podstawie zawartej umowy zlecenia lub umowy o dzieło
5. Pracodawca
Najprościej mówiąc, pracodawca to osoba lub instytucja, która zatrudnia pracowników w ramach stosunku pracy. Pracodawcą może być jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna. Warunkiem jest zatrudnianie przez nią pracowników.
Za pracodawcę uznaje się również podmiot, który zatrudnia pracowników w oparciu o mianowanie, powołanie, wybór lub spółdzielczą umowę o pracę.
6. Prawo do pracy
Zgodnie z art. 10 K.P. każdy ma prawo do swobodnie wybranej pracy, żadnej osobie nie można zabronić wykonywania zawodu, poza wyjątkami określonymi w ustawie.
Każdemu człowiekowi przysługuje wolność wyboru I wykonywania zawodu. Zasada ta nie dotyczy osób skazanych wobec których zastosowano środek karny w postaci zakazu wykonywania określonego zawodu.
Z prawem do pracy wiąże się obowiązek wynagradzania za wykonaną prace. Zgodnie z K.P. państwo określa minimalne wynagrodzenie za pracę, które szczegółowo wskazane jest w ustawie z dnia 10 października 2002 roku, która podlega okresowym, corocznym zmianom. Jej wartość jest określana poprzez negocjacje w ramach Komisji Trójstronnej.
Poznałeś już kilka podstawowych definicji, które pomogą Ci zrozumieć najważniejsze przepisy Kodeksu pracy.
W dalszej części artykułu znajdziesz zagadnienia przydatne w rozwijaniu wiedzy z zakresu kadrowo-płacowego.
Dowiesz się czym są akta osobowe, czym różni się umowa o pracę od umów cywilnoprawnych oraz jakie badania obowiązują pracownika w różnych momentach jego pracy.
7. Akta osobowe
Wiesz już, że ze stosunkiem pracy wiąże się wiele różnych aspektów. Dział kadrowo-płacowy odpowiada za przygotowanie oraz przechowywanie wielu ważnych dokumentów dotyczących pracowników i ich pracy.
Zbiór dokumentów pracowniczych, które dotyczą nawiązania, przebiegu i zakończenia stosunku pracy to właśnie akta osobowe.
Zgodnie z prawem pracy pracodawca odpowiada za prowadzenie akt osobowych dla każdego pracownika.
Składają się one z czterech części:
- Część A stanowią dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie (np. świadectwa ukończenia szkoły, świadectwa pracy, skierowania na badania lekarskie I orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych lub kontrolnych badań lekarskich przedkładanych pracodawcy przed nawiązaniem stosunku pracy (dokładnie dotyczy to badań wstępnych na które pracownik został skierowany w związku z podjęciem pracy, lub badań okresowych I kontrolnych przenoszonych od poprzedniego pracodawcy)
- W części B znajdują się dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia (np. umowa o pracę, zaświadczenia o ukończeniu obowiązkowych szkoleń, zakres obowiązków, dokumenty potwierdzające powierzenie mienia pracownikowi, orzeczenia lekarskie kontrolne I okresowe, umowy o zakazie konkurencji, wszelkie dokumenty potwierdzające zapoznanie się pracownika z obowiązującymi w zakładzie pracy zasadami bezpieczeństwa dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia – W tej części znajdują się wszystkie dokumenty dotyczące przebiegu stosunku pracy
- Część C zawiera dokumenty –związane z –rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (np. oświadczenie o wypowiedzeniu umowy lub kopia świadectwa pracy)
- Część D zawiera dokumenty dotyczące zawiadomienia o ukaraniu pracownika oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych zawierają dane osobowe, dlatego bardzo istotne jest ich właściwe przechowywanie, uniemożliwiające dostęp osób nieupoważnionych. Akta osobowe powinny być ponumerowane i ułożone w sposób chronologiczny.
8. Umowa o pracę
Umowa o pracę to umowa zawierana pomiędzy pracodawcą a pracownikiem (patrz pkt.2).
Kodeks pracy przewiduje trzy rodzaje umów o pracę:
- umową na okres próbny,
- na czas określony,
- na czas nieokreślony.
Umowa o pracę określa:
- strony i rodzaj umowy,
- datę jej zawarcia
- warunki pracy i płacy (m.in. rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie ze wskazaniem jego składników, wymiar czasu pracy oraz termin rozpoczęcia)
Umowa o pracę bez określonych stron i rodzaju pracy jest nieważna. Brak pozostałych elementów nie powoduje takich skutków.
W ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę, pracodawca zobowiązany jest do poinformowania pracownika na piśmie o obowiazującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości i miejscu wypłaty wynagrodzenia, wymiarze przysługującego urlopu wypoczynkowego, długości okresu wypowiedzenia, oraz o sposobie potwierdzenia przez pracownika przybycia do pracy.
9. Umowy cywilnoprawne
Umowy cywilnoprawne to umowy regulowane przez kodeks cywilny. Są to m.in. umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjne.
Osobom wykonującym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych nie przysługują prawa pracownicze wynikające z kodeksu pracy.
Nawet jeśli te osoby podlegają ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym, nie mają uprawnień do takich świadczeń jak prawo do urlopów, odprawa emerytalna, nagrody itp.
Co więcej, umowy cywilnoprawne nie określają czasu pracy.
Zgodnie z kodeksem cywilnym, każda umowa powinna zawierać informację o rodzaju umowy, czasie na jaki została zawarta, dacie rozpoczęcia i zakończenia, rodzaju i miejsca wykonywania czynności (z wyłączeniem umowy o dzieło) oraz zasad i sposobu wynagrodzenia, zgodnie z nowelizacją przepisów z 1 stycznia 2017 r. odgórnie ustalona wysokość minimalnego wynagrodzenia obowiązuje także w odniesieniu do umów zleceń, w formie minimalnej stawki godzinowej.
Rysunek 1. Główne różnice między umową o pracę a umową zlecenie.
Źródło: https://kadromierz.pl/blog/umowa-o-prace-vs-umowa-zlecenie-porownanie/
10. Badania profilaktyczne
Badania profilaktyczne mają na celu kontrolę stanu zdrowia pracownika lub kandydata do pracy. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez, potwierdzonego badaniami braku przeciwwskazań do wykonywania czynności na danym stanowisku.
Badania profilaktyczne obejmują trzy rodzaje badań:
- Badania wstępne muszą zostać wykonane przez osoby przyjmowane do pracy, pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska pracy oraz pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, na których występują uciążliwe warunki lub czynniki szkodliwe dla zdrowia.
Z tych badań zwolnione są osoby ponownie przyjmowane do pracy pod warunkiem, że są przyjmowane na to samo stanowisko pracy lub stanowisko o takich samych warunkach pracy oraz kolejna umowa o pracę została zawarta w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę.
- Badania okresowe to badania, których minimalną częstotliwość określają przepisy prawa. W czasie zatrudnienia lekarz przeprowadzający badania decyduje o dacie wykonania kolejnego badania
- Badania kontrolne są przeprowadzane każdorazowo po niezdolności pracownika do pracy spowodowanej chorobą, trwającej dłużej niż 30 dni. Mają na celu ustalenie zdolności do wykonywania pracy przez pracownika na dotychczasowym stanowisku.
Badania wstępne, okresowe i profilaktyczne przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę.
11. Wypowiedzenie
Wypowiedzenie to nic innego, jak zawiadomienie o rozwiązaniu umowy o pracę.
W prawie pracy jest to jednostronna czynność prawna, która powoduje zakończenie istniejącego stosunku pracy po upływie okresu wypowiedzenia. Wypowiedzieć umowę o pracę może zarówno pracownik jak i pracodawca.
W przypadku gdy to pracodawca wypowiada umowę, w dokumencie musi znaleźć się informacja o przysługującym pracownikowi prawie odwołania się do sądu pracy. A jeśli umowa była podpisana na czas nieokreślony, pracodawca musi wskazać przyczynę wypowiedzenia.
Okres wypowiedzenia umowy o pracę zależy od rodzaju umowy oraz stażu pracy.
Rysunek 2. Okres wypowiedzenia umowy o pracę.
Źródło: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-okres-wypowiedzenia-umowy-o-prace
Jeśli planujesz pracę w dziale kadrowo-płacowym musisz znać prawa zatrudnionych w firmie pracowników. Należą do nich m.in. zasada wolności związkowej, zasada równego traktowania, poszanowanie godności i dóbr pracownika oraz prawo do wypoczynku.
12. Zasada wolności związkowej
Pracownik ma prawo do tworzenia i przystępowania do organizacji związkowych w celu reprezentowania i obrony swoich praw i interesów. Poza związkami zawodowymi pracownicy mogą również tworzyć inne organizacje np. rady pracownicze wyłaniane z zespołu. Jeżeli stresuje Cię taka forma działalności, być może warto rozważyć podniesienie swojego komfortu podczas nich wraz ze szkoleniem z wystąpień publicznych.
13. Równe traktowanie w zatrudnieniu
Zgodnie z zasadą równego traktowania, każdy pracownik powinien być traktowany tak samo przede wszystkim w zakresie:
- nawiązania stosunku pracy
- warunków zatrudnienia
- awansowania
- możliwości podnoszenia kwalifikacji zawodowych
Równe traktowanie jest rozumiane jako brak dyskryminacji pośredniej lub bezpośredniej w szczególności ze względu na wiek, płeć, niepełnosprawność, narodowość, rasę, religię, przynależność związkową, orientację seksualną, przekonania polityczne oraz czas i wymiar zatrudnienia.
14. Zasada poszanowania godności i dóbr osobistych pracownika
Pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika określone w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 roku k.c.
Zgodnie z przepisami, dobra osobiste człowieka to w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska.
W jaki sposób może dojść do naruszenia tej zasady? Niezgodne z prawem jest np. zainstalowanie monitoringu w miejscu pracy bez wiedzy pracownika, lub wykorzystanie jego nazwiska lub wizerunku w akcjach reklamowych bez uzyskania wcześniejszej zgody.
15. Prawo do wypoczynku
Prawo do wypoczynku zapewniają pracownikowi przepisy o czasie pracy, dniach wolnych od pracy oraz o urlopach wypoczynkowych.
Prawo nie ogranicza się tutaj do udzielenia pracownikowi urlopu. Zapewnia również przerwy w pracy oraz przestrzeganie wymiaru odpoczynku dobowego i tygodniowego, które zostały określone w kodeksie.
Pracownik nie może zrzec się prawa do wypoczynku.
Przedstawione zagadnienia są pierwszym krokiem do lepszego zrozumienia roli kadrowca.
Jako specjalista ds. kadr i płac, na co dzień będziesz zajmować się konstruowaniem i przechowywaniem dokumentów kadrowych. Jest to bardzo odpowiedzialna rola. Musisz wiedzieć, jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w związku z zatrudnianiem pracowników oraz nawiązywaniem umów cywilnoprawnych. Nie ominie cię też zarządzanie dokumentacją po upływie okresu zatrudnienia.
Pamiętaj jednak, że praca kadrowa, to przede wszystkim praca z ludźmi którzy mają swoje prawa i powinni być traktowani równo i z szacunkiem bez względu na posiadane cechy, przekonania czy narodowość. Poznaj sposoby jak odpowiednio współpracować oraz komunikować się między osobami, z którymi dzielisz miejsce pracy.
