Dział kadr i płac występuje w praktycznie każdej firmie. Jest to ważna komórka dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Osoby zatrudnione na stanowisku specjalisty do spraw kadr i płac, zajmują się ludzkim potencjałem firmy.

Na zarządzanie zasobami ludzkimi składa się wiele elementów, zarówno formalnych, jak i tych bardziej miękkich. Jeśli szukasz zatrudnienia w dziale kadr i płac, lub chcesz rozszerzyć swoje umiejętności w tym zakresie, poniżej przedstawiamy dziesięć wskazówek dla początkujących.

1. Poznaj podstawy rozliczeń kadrowych

Podstawowym zadaniem w dziale kadr i płac jest rozliczanie pracowników, zatrudnionych w firmie. Są to rozliczenia różnego rodzaju- od wypłaty wynagrodzeń, po rozliczenia chorobowego, czy należnego urlopu.

Jest to jedno z najważniejszych zadań w firmie, gdyż od prawidłowości tych rozliczeń, zależy kwota wypłaty dla pracownika albo należny mu urlop. Podstawową wiedzę na ten temat ugruntujesz m. in. poprzez zapisanie się na kurs kadry i płace, a także poprzez śledzenie bieżących zmian prawnych w zakresie prawa pracy, czy ubezpieczeń społecznych.

Jest to kolejne, obok księgowego, stanowisko które cechuje się ciągłą potrzebą aktualizacji zdobytej już wiedzy, dlatego warto zadbać o to, aby podstawy kadr i płac stały się fundamentem do dalszego pogłębiania kwalifikacji.

2. Utrzymuj porządek w dokumentacji pracowniczej

Podobnie jak w przypadku księgowości, w dziale kadr i płac musi występować porządek. Nie ma tu miejsca na niedbalstwo, gdyż od prawidłowego przechowywania dokumentów zależy rozliczenie obecnego lub byłego pracownika, co może wpłynąć na jego uprawnienia co do emerytury lub innych świadczeń społecznych.

Dla każdego pracownika warto założyć osobną teczkę, w której przechowywane będą wszelkie dokumenty związane z jego przebiegiem kariery w firmie.

Można rozważyć podział takiej teczki na dokumenty związane z zatrudnieniem, rozliczeniami godzinowymi i paskami wypłat, a także na dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.

Z pewnością właściwie prowadzona dokumentacja, pozwoli na lepsze zarządzanie kadrami.

3. Zapoznaj się z obowiązującymi przepisami

Bazowy kurs kadr i płac powinien wprowadzić Cię w najbardziej podstawowe przepisy, związane z przedmiotem twojej działalności. W szczególności ważnymi przepisami dla kadr i płac są przepisy Prawa Pracy oraz innych ustaw związanych z zatrudnieniem pracowników, jak na przykład ustawa o ubezpieczeniach społecznych, czy rehabilitacji zawodowej i społecznej.

Jako specjalista ds. kadr i płac, powinieneś zapoznać się z podstawowymi ustawami, aby móc je wykorzystywać w swojej pracy.

Ważnym jest również aktualizowanie wiedzy na temat obecnych przepisów, co nakłada na pracowników działu kadr i płac, obowiązek ciągłego śledzenia zmian legislacyjnych i dokonywania zmian w posiadanej przez siebie dokumentacji. Same przepisy jednak to nie wszystko.

Warto również zapoznać się z książkami z dziedziny kadr i płac, uzupełniając w ten sposób swoją wiedzę.

4. Przygotuj wzory dokumentów kadrowych

Dla ułatwienia prowadzenia kadr i płac, zaleca się przygotowanie wzorów często używanych dokumentów.

Z łatwością możesz przygotować wzory umowy o pracę wraz z załącznikami do niej, czy inne dokumenty wymagane przy zatrudnieniu.

Zadbaj również o przygotowanie wzoru skierowania na badania lekarskie, zarówno te wstępne jak i okresowe. Posiadanie sporej bazy wzorów dokumentów przyspiesza pracę, a także jeśli sporządzisz ich listę, łatwiej będzie kontrolować dokumenty złożone przez pracowników.

5. Dbaj o tajemnicę zatrudnienia

Wraz z powstaniem stosunku pracy, powstają określone prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracownika, które wiążą się z przetwarzaniem danych pracownika. Wszelkie dane pracownicze są w posiadaniu działu kadr i płac.

Są to dane, które należy chronić przed ujawnieniem z najwyższą dbałością, bo oprócz danych osobowych pracownika, mogą pojawiać się tam także dane osób z nim spokrewnionych (jeśli korzysta ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy), a także dane takie jak wysokość wynagrodzenia, zwolnienia chorobowe, premie, czy pochwały lub nagany.

Dane pracownika są poufne i nie mogą być ujawniane bez jego zgody lub innej podstawy prawnej, a o ich poufność powinien dbać przede wszystkim dział kadr i płac.

6. Kontroluj terminy

Kadry i płace cechują się koniecznością dbania o terminowe regulowanie opłat z tytułu zatrudnienia pracowników. Nie powinny być one przekraczalne, zarówno jeśli chodzi o stosunki między pracownikami, a pracodawcą, jak również o stosunki między firmą, a urzędami.

Terminowe wypłaty i odprowadzenia składek, są podstawą dla sprawnie działającego przedsiębiorstwa. Dodatkowo, należy mieć na uwadze terminy ważności badań wstępnych, okresowych i kontrolnych pracowników, a także daty przekroczenia przez pracowników 26 roku życia, które to likwiduje uprawnienie z tytułu podatku zerowego.

Przydatnym będzie poznanie na podstawach kadr i płac terminów, które związane są z zatrudnieniem lub jego ustaniem i wpisanie ich w procedurę przyjmowania lub rozwiązywania stosunku pracy z pracownikami.

7. Dbaj o kwestie związane z zatrudnieniem

Kwestie zatrudnienia są podstawą dla kadr i płac, gdyż wiążą się one dużą ilością obowiązków po ich stronie. Należy przygotować dla nowego pracownika umowę o pracę wraz ze wszystkimi właściwymi dla niej załącznikami, włączając to informacje na formularzach związanych z dodatkowymi uprawnieniami pracownika.

Należy mieć także na uwadze wykonanie wszystkich potrzebnych badań, wymaganych na danym stanowisku, a także posiadać potwierdzenie kwalifikacji pracownika. Poprawne skompletowanie dokumentacji przy zatrudnianiu nowej osoby wskaże na przykład jak rozliczać poszczególne składki pracownika, czy jaki wymiar urlopu jest mu należny.

Jest to informacja cenna z punktu widzenia kadr i płac, gdyż wpływa na funkcjonowanie pracownika w firmie.

8. Zapoznaj się z programami kadrowo-płacowymi

Osoby prowadzące kadry i płace w firmach z pewnością wskażą na to, jak bardzo potrzebne jest oprogramowanie w tym zakresie. Do tworzenia zestawień pracowników wraz z ich danymi na temat urlopów, zwolnień lekarskich lub list obecności wystarczy prosty Excel.

Podczas zdobywania wiedzy na temat podstaw kadr i płac, należy zainteresować się także programem Płatnik, służącym do komunikacji z ZUS. Jest to nieoceniona pomoc dla płatników składek, która pozwala na tworzenie, weryfikację i wysłanie do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych.

Poza tym programem, warto zapoznać się z innymi, wartościowymi programami, które mogą znacznie usprawnić pracę działu kadr i płac.

9. Zadbaj o umiejętności miękkie

Specjalista ds. kadr i płac, poza umiejętnościami twardymi, powinien cechować się posiadaniem umiejętności miękkich. Wiele obowiązków kadrowej wymaga właśnie ich posiadania. To osoby na stanowiskach w dziale kadr i płac bowiem, są odpowiedzialne często za odpowiednią komunikację z zespołem.

Wskazanym jest aby monitorowali oni potrzeby pracowników, a także w razie konfliktu pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą, byli mediatorem w sporze. Ze względu na ciągły kontakt z pracownikami, w dziale kadr i płac, liczą się umiejętności komunikacyjne, a także cechy takie jak cierpliwość czy umiejętność łagodzenia konfliktów.

Mając na uwadze podstawy kadr i płac, skup się także na rozwoju kompetencji miękkich, aby móc sprawniej wykonywać powierzone zadania. Możesz też podjąć kursy językowe, które w perspektywie rosnącej współpracy z licznymi pracownikami, pochodzącymi z Ukrainy, Białorusi, pozwolą Ci na lepszą komunikację z imigrantami.

Badanie przeprowadzone przez EWL, dotyczące sytuacji uchodźców z Ukrainy, wskazało, że 30% z ankietowanych planuje zostać na dłużej w Polsce, co będzie się wiązało z potrzebą zatrudnienia. Zintegrowanie imigrantów oraz polskich pracowników będzie wymagało wysiłku i przede wszystkim kompetencji miękkich, o których rozwój również powinieneś zadbać.

10. Wykorzystuj potencjał ludzki

Mając bieżący kontakt z pracownikami, możesz zbadać ich potrzeby oraz umiejętności. Gdy widzisz, że pracownicy w prawidłowy sposób wypełniają swoje obowiązki i chcą się rozwijać, spróbuj wykorzystać ich potencjał poprzez skierowanie na kursy lub szkolenia.

Ważne jest też dobranie odpowiedniego systemu motywacyjnego dla zespołu, aby był on zdopingowany do pracy. Jak wskazują badania przeprowadzone przez ManpowerGroup, pracownicy chcą się rozwijać. Niemal 98% badanych stwierdziło, że zależy im na rozwoju zawodowym przynajmniej w małym stopniu, przy czym w dużym lub bardzo dużym zależy już 57% badanych.

Wskazuje to jednoznacznie na to, że dział kadr i płac powinien interesować się oferowanymi szkoleniami i proponować je pracownikom, aby utrzymać ich wysoki poziom motywacji do pracy. Z tego samego raportu wynika, że jedynie 44% pracowników uważa, że pracodawcy dbają o ich rozwój zawodowy.

Rolą działu kadr i płac jest zmiana tej statystyki poprzez aktywne uczestniczenie w relacjach ze współpracownikami oraz badania ich zapotrzebowania-zarówno w zakresie wysłania na dodatkowe szkolenia, jak i zwiększaniu współpracy między działami w firmie, aby zintegrować wszystkich pracowników.

Podstawy kadry i płace stanowią dobrą bazę dla dalszego rozwoju naszych umiejętności w tej dziedzinie.

Wskazany jest rozwój umiejętności twardych, związanych z prowadzeniem spraw formalnych, jak również kompetencje miękkie, które wpłyną na jakość współpracy w przedsiębiorstwie między pracownikami, a pracodawcą.

Podstawowe umiejętności kadr i płac możecie zdobyć na różnych szkoleniach lub kursach online, a nad kompetencjami miękkimi możecie pracować niezależnie od podstawowych szkoleń.