Priorytetyzacja Zadań – 10 Topowych Metod

Czy wiesz, że według analizy Proofhub brak priorytetyzacji zadań to jedna z najczęstszych przyczyn niepowodzeń projektów?

Gdy nie ustalamy kolejności wykonywanych czynności, łatwo wpadamy w tryb stałego “gaszenia pożarów”, tracimy fokus i nie dotrzymujemy deadline’ów.

Przeczytaj ten artykuł i sprawdź, jak skutecznie priorytetyzować zadania, aby odzyskać kontrolę nad swoim czasem.

Czym jest priorytetyzacja?

Priorytetyzacja to proces ustalania kolejności wykonywania zadań. Polega na porządkowaniu celów lub obowiązków według ich ważności, pilności czy wpływu na osiągnięcie konkretnych rezultatów.

Dzięki skupieniu się na priorytetach możesz nie tylko efektywniej zarządzać czasem i zasobami, ale też możesz skupić się na tym, co jest dla Ciebie naprawdę ważne.

Dlaczego warto ustalać priorytety?

Skuteczność priorytetyzacji potwierdzają różne badania. Według statystyk opublikowanych przez Breeze o 38% więcej projektów osiąga swoje pierwotne cele, jeśli realizowane są przez zespoły, które priorytetyzują działania. Natomiast Proofhub wskazuje, że najczęstszą przyczyną niepowodzeń jest niewłaściwa priorytetyzacja zadań lub jej brak.

Co więcej, dzięki priorytetyzacji jesteśmy w stanie zadbać o własny rozwój i samopoczucie.

Jarosław Pudełek — autor książki “Zostań mistrzem sprzedaży telefonicznej” oraz ekspert sprzedaży i budowania efektywności — pisze:

“Najczęściej skupiamy się wyłącznie na rzeczach pilnych. Natomiast ważne sprawy, których osiągnięcie jest naszym celem, które wzbogacają nasze życie i nadają mu sens, nie skłaniają nas do natychmiastowego działania.”

Dzięki metodom priorytetyzacji jesteśmy w stanie znaleźć balans między tym, co musi zostać wykonane, a tym, co nas wzbogaca i pozwala się rozwijać.

Jak priorytetyzować zadania? — 10 topowych technik

Z mojego doświadczenia wynika, że czasami trudno zdecydować, co jest pilniejsze. Szczególnie w dni, kiedy obowiązków jest dużo i wszystkie wydają się tak samo ważne, można mieć poczucie, że przez cały dzień tylko “gasi się pożary”.

Aby pomóc Ci odzyskać kontrolę, przedstawię Ci 10 technik sprzyjających priorytetyzacji działań.

1. Macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera pomaga dzielić obowiązki według kryteriów pilności i ważności.

Metoda ta pozwala świadomie zdecydować, co należy:

• zrobić od razu,
• odłożyć na później,
• zlecić komuś innemu,
• całkowicie odpuścić.

Jak stosować macierz Eisenhowera?

Aby wykonać macierz Eisenhowera, podziel kartkę na 4 części:

• ważne i pilne — to czynności, które należy wykonać niezwłocznie. Tu znajdują się kryzysy, nagłe problemy, zadania do wykonania “na wczoraj”,
• ważne i niepilne — to grupa, w której znajdują się zadania pozwalające osiągać własne cele oraz rozwijać się,
• nieważne i pilne — tu znajdują się czynności, które wymagają uwagi, ale nie wiążą się z dużymi konsekwencjami. Zwykle wykonanie ich można delegować innym pracownikom,
• nieważne i niepilne — do tego zbioru wpisujemy czynności zbędne, które można odrzucić.

Wypełniona macierz może wyglądać w następujący sposób:

2. Metoda ABCDE

Czym jest metoda ABCDE? To bardzo prosta technika, która ułatwi Ci priorytetyzację codziennych zadań.

Polega ona na dopisaniu do zadań oznaczenia w postaci liter:

• A — są to czynności najważniejsze, o krytycznym znaczeniu. Jeśli ich nie wykonasz, poniesiesz duże konsekwencje. Te zadania musisz wykonać jako pierwsze. Przykładem może być wykonanie prezentacji na spotkanie z istotnym partnerem biznesowym.
• B — to działania istotne, ale niewiążące się z tak dużymi konsekwencjami, jak te z grupy A. Ich wykonanie przyniesie Ci korzyści, ale odłożenie ich na później nie grozi katastrofą. Do takich zadań można zaliczyć wykonanie telefonu do klienta.
• C — tą literą oznaczamy rzeczy miłe i pożyteczne, które jednak nie mają większego wpływu na nasze cele. Do takich czynności możemy zaliczyć, np. czytanie artykułów branżowych,
• D — jak delegowanie. W ten sposób zaznaczamy zadania, które możemy komuś oddelegować, np. napisanie e-maila z zaproszeniem na spotkanie,
• E — są to czynności, które należy wyeliminować, ponieważ przeszkadzają w realizacji pozostałych działań i nie przynoszą żadnych korzyści. Wśród takich czynności można wyróżnić ciągłe przerywanie pracy, by przeprowadzić small talk.

3. Metoda MoSCoW

To kolejna metoda, która pomoże Ci ustalić priorytet zadań. Mimo że nazwa może Ci się kojarzyć ze stolicą Rosji, to tak naprawdę akronim.

Co oznacza MoSCoW?

Akronim MoSCoW pochodzi od angielskich słów:

• must (musieć),
• should (powinno być),
• could (może być),
• won’t (nie będzie).

Jak działa metoda MoSCoW?

Podobnie jak w poprzednich technikach, musisz podzielić zadania na grupy według wyżej wskazanych kategorii.

W kategorii must wpisujemy “pożary”, czyli zadania, które trzeba zrobić szybko, a nie dotrzymanie terminu będzie miało dotkliwe konsekwencje. Do should wpisujemy działania, które są ważne, ale nie wymagają natychmiastowej uwagi. Jako could oznaczamy pożyteczne przyjemności, które można zrealizować, jeśli będzie na nie czas. Natomiast do ostatniej kategorii wpisuje się czynności, których należy zaniechać.

4. Zasada Pareto (80/20)

Zasada Pareto mówi o tym, że 20% wysiłku generuje 80% rezultatów. Zgodnie z tym stwierdzeniem powinieneś na szczycie listy priorytetów wskazać te czynności, które przyniosą największe efekty. Dzięki temu nauczysz się odróżniać działania strategiczne od zadań błahych, nieprzynoszących zbyt spektakularnych rezultatów.

Ta technika będzie bardzo pomocna, jeśli uważasz zbyt wiele zadań za ważne i konieczne do wykonania. Dzięki niej wyłuskasz te czynności, które będą miały największy wpływ, np. na powodzenie projektu.

5. CLEAR

Aby móc ustalać priorytety, należy jasno zdefiniować cel. W innym przypadku trudno będzie określić, które zadania są najważniejsze i najbardziej przybliżają nas do sukcesu.

Czym jest CLEAR?

CLEAR to jedna z technik pozwalających skutecznie określić cele. Jest to metoda alternatywna dla metody SMART. Przydatna szczególnie w przypadku pracy w zespole.

Akronim CLEAR został utworzony ze słów:

• collaborative — cel powinien być tworzony wspólnie przez osoby, które mają go zrealizować. W ten sposób wzmocnisz zaangażowanie zespołu,
• limited — to słowo odnosi się do jasno określonego zakresu działań i deadlinu, w którym należy zrealizować założenie,
• emotional — dobrze skonstruowany cel budzi emocje, które wzmacniają motywację pracowników,
• appreciable — to, co chce się osiągnąć, warto podzielić na mniejsze kroki, które pozwolą osiągnąć sukces,
• refinable — cel powinien być także możliwy do modyfikacji, gdy sytuacja będzie tego wymagała.

6. Ranking punktowy

Metoda ta polega na stworzeniu rankingu zadań poprzez przypisywanie czynnościom punktów wedle określonych kryteriów. Działanie, które zyska najwięcej punktów, jest najważniejsze, natomiast te, które ma ich najmniej, znajdzie się na samym dole rankingu.

Kryteria decydujące o pilności i ważności ustalasz według własnych potrzeb. Mogą dotyczyć one wpływu na realizację celów, zbliżającego się deadline’u czy też ponoszonych kosztów.

Dzięki tej metodzie będziesz mógł spojrzeć na swoje zadania z boku. Obiektywne i chłodne spojrzenie na listę obowiązków pozwoli Ci jasno określić, które z nich są najważniejsze na dany moment.

7. Metoda Kano

Jest to strategiczna metoda priorytetyzacji opracowana przez profesora Noriaki Kano, specjalizującego się m.in. zarządzaniem jakością. Jego technika opiera się na założeniu, że nie wszystkie czynności przynoszą taką samą satysfakcję.

Dlatego podzielił on obowiązki na 5 kategorii, ze względu na ich wpływ na nasze zadowolenie:

• obowiązkowe — są czynności, których niewykonanie będzie dotkliwe dla człowieka, ponieważ uderza w jego podstawowe potrzeby, np. poczucie bezpieczeństwa,
• wydajnościowe — to działania dające satysfakcję, zbliżające człowieka do sukcesu i mają wpływ na jakość wykonywanej pracy,
• atrakcyjne — takie zadania budzą zachwyt i są angażujące, ale nie mają większego znaczenia,
• obojętne — w tej kategorii znajdują się czynności, które są dla człowieka obojętne i nie mają wpływu na odczuwaną satysfakcję. Zwykle można je pominąć,
• odrzucane — to czynności, które mogą irytować. Nie są ani potrzebne, ani wartościowe. W skrajnych przypadkach mogą one nawet obniżać jakość wykonywanej pracy.

Jak działa metoda Kano? — przykład

Przy tworzeniu projektu IT obowiązkowym i nadrzędnym zadaniem musi być zapewnienie bezpieczeństwa danych. Do kategorii wydajnościowej można wpisać szybkość projektowanej aplikacji. Natomiast działaniem dającym satysfakcję będzie zadbanie o jej estetykę.

8. Zjedz tę żabę

To metoda pomagająca nie tylko ustalić kolejność zadań do wykonania, ale też pokonać prokrastynację. Rozpropagował ją Brian Tracy — znany na całym świecie specjalista z dziedziny rozwoju osobistego i psychologii sukcesu oraz autor bestsellerów.

Technika ta polega na wykonaniu trudnego, stresującego lub mało satysfakcjonującego, ale ważnego zadania na samym początku dnia. Dzięki temu zyskasz poczucie ulgi i unikniesz odkładania nieprzyjemnych priorytetów na później.

9. Metoda ICE

To bardzo prosta metoda priorytetyzacji zadań. Pozwala szybko ocenić istotność zadań.

Słowo ICE to akronim od słów:

• impact (wpływ) — to kryterium wymaga odpowiedzi na pytanie, jak dana czynność wpłynie na cele, wyniki lub satysfakcję klienta. Dzięki temu zastanowisz się nad efektami konkretnego zadania,
• confidence (pewność) — tu należy upewnić się, że zadanie przyniesie oczekiwany efekt. Zastanów się nad danymi, dowodami czy własnymi doświadczeniami, które potwierdzą Twoją wcześniejszą tezę,
• ease (łatwość) — kategoria łatwości pozwoli Ci określić, jakich zasobów potrzebujesz (np. czasu) do wykonania danego zadania.

Dzięki tym trzem elementom określisz, które zadania będą miały największy wpływ na realizację projektu, ich efekty są osiągalne, a wykonanie wiąże się z najmniejszymi kosztami.

10. Metoda WSJF

Jest to metoda często stosowana w środowiskach Agile i SAFe. WSJF to skrót od słów Weighted Shortest Job First, które oznaczają, że najkrótsze zadanie o możliwie największej ważności powinno być wykonane pierwsze. Celem tej metody jest zmaksymalizowanie wartości biznesowej przy jak najmniejszych kosztach czasowych.

WSJF można wyliczyć za pomocą matematycznego wzoru. Aby to zrobić, należy podzielić koszty opóźnienia (np. straty finansowe) przez rozmiar zadania (np. czas potrzebny do wykonania pracy). Im wyższy wynik WSJF, tym wyższy priorytet obowiązku.

Co jeszcze warto wiedzieć o priorytetyzowaniu zadań? FAQ

Aby ułatwić Ci stosowanie technik priorytetyzowania zadań, odpowiem na 4 najczęściej zadawane pytania.

1. Co zrobić, kiedy wszystkie zadania są równie ważne?

Jak słusznie zauważa Dorota Mazur — trenerka, specjalistka ds. zarządzania wiedzą i HR oraz andragog — niezmiernie rzadko zdarzają się sytuacje, w których wszystkie zadania mają taką samą wagę.

Z moich doświadczeń wynika, że w sytuacji, kiedy wszystkie zadania są pilne i ważne, należy bliżej przyjrzeć się wartości każdego zadania, używając np. metody ABCDE albo techniki WSJF. Może któreś z zadań może zostać opóźnione albo oddelegowane komuś innemu?

Jeśli jednak faktycznie znajdziesz się w takiej sytuacji, warto wprowadzić dodatkowe kryteria oceny związane np. z dostępnością zasobów. Polecam także, w takich sytuacjach zastosowanie metody małych kroków, ponieważ wtedy łatwiej jest wyszczególnić te, które mają największy wpływ na realizację celu.

2. Czy mogę używać różnych technik priorytetyzacji?

Tak. Różne metody sprawdzą się w różnych sytuacjach, dlatego dobrze jest korzystać z kilku. Na przykład dzięki technice CLEAR jasno zdefiniujesz cel, macierz Eisenhowera pomoże Ci określić ważność i pilność zadań prowadzących do jego realizacji, natomiast metoda Kano zestawi działania pod względem płynącego z nich uczucia satysfakcji.

Pamiętaj jednak, by dostosować metody do swoich potrzeb. Jak zauważa Kari Goldyn — mówczyni, trenerka i socjobiolożka — osoby nieneurotypowe powinny mieć nieco inny system zarządzania priorytetami, np. mogą starać się oddelegowywać zadania, które uważają za nudne.

3. Jak zacząć priorytetyzować zadania?

Na początku zrób tygodniową lub dzienną listę swoich obowiązków i ustal cel, który chcesz osiągnąć. Następnie za pomocą wybranej metody ustal ich ważność. Następnie wykonuj zadania według ustalonego priorytetu.

Pamiętaj jednak, że najlepiej zacząć od prostego systemu. Dopiero kiedy zacznie on przynosić rezultaty, postaraj się go udoskonalić. Jeśli zaczniesz od korzystania ze zbyt wielu metod naraz, możesz poczuć się przytłoczony.

4. Jak priorytetyzować zadania w zespole?

Moim zdaniem w ten proces najlepiej zaangażować cały zespół. Wspólnie ustalcie priorytety i metody, których będziecie używać. Kiedy wszyscy zaczną stosować się do nowego systemu, zapytaj współpracowników o ich opinie. Na ich podstawie udoskonalajcie proces priorytetyzacji.

Ważne, aby wszystkie decyzje były jasno komunikowane. Każda osoba w zespole musi rozumieć, dlaczego dane zadanie ma największy priorytet. Dzięki temu team działa spójnie i nie dochodzi do konfliktów wynikających z subiektywnej oceny.

Podsumowując, jak priorytetyzować zadania?

Priorytetyzacja zadań to proces ustalania kolejności wykonywanych czynności. Dzięki temu jesteśmy w stanie tak podzielić obowiązki, by uniknąć ciągłego “gaszenia pożarów”.

Aby skutecznie priorytetyzować obowiązki, warto:

• określić własne cele za pomocą m.in. metody CLEAR,
• podzielić obowiązki według stopnia ich pilności i ważności, korzystając np. z metody ABCDE, macierzy Eisenhowera, techniki MoSCoW, rankingu punktowego czy też techniki ICE,
• ustalić wartość i efektywność danej czynności, używając zasady Pareto, metody Kano czy techniki WSJF,
• przeciwdziałać prokrastynacji za pomocą np. techniki zjedz tę żabę.

Pamiętaj, że wyznaczanie priorytetów to nie wszystko. Skuteczna organizacja i zarządzanie czasem wymagają jeszcze innych kompetencji, które możesz zdobyć, biorąc udział w certyfikowanym szkoleniu z zarządzania czasem.

Na zakończenie zachęcam Cię również do przeczytania innego tekstu zamieszczonego na naszym blogu, w którym przedstawiono 10 najważniejszych nawyków produktywnych ludzi.