Specjalista ds. Kadr i Płac – Zarobki 2025

Wysokość pensji pracownika jest często uzależniona od wielu różnych czynników. Według raportu płacowego Wynagrodzenia.pl zarobki w dziedzinie kadr i płac w 2025 roku wzrosły średnio aż do 6 930 zł brutto.

W tym przewodniku dowiesz się dokładnie, jakie zarobki możesz osiągnąć na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac w zależności od swojego doświadczenia i lokalizacji.

Poznasz najnowsze dane z raportów płacowych, które dla Ciebie przeanalizowałam. Odkryjesz, jak wykształcenie i dodatkowe kwalifikacje wpływają na wysokość wynagrodzenia, oraz sprawdzisz szczegółowe porównanie pensji na różnych szczeblach kariery – od młodszego specjalisty po kierownika działu kadr i płac.

Jak zostać specjalistą ds. kadr i płac?

Praca w kadrach dla początkujących to doskonała okazja do zdobycia cennego doświadczenia w zarządzaniu zasobami ludzkimi i administracji personalnej. Nawet bez wieloletniego stażu, osoby na tym stanowisku mogą szybko rozwijać swoje umiejętności, ucząc się m.in. prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz rozliczania wynagrodzeń.

Warto rozważyć udział w kursach kadrowo-płacowych, które ułatwią start i pozwolą na zdobycie niezbędnych kwalifikacji. Na początku kariery kluczowe są także umiejętności analityczne, znajomość przepisów prawa pracy oraz gotowość do nauki specjalistycznych programów. Sprawdź podstawy pojęć kadr i płac, które warto znać.

Specjalista ds. kadr i płac – czym się zajmuje?

Specjalista ds. kadr i płac (inaczej nazywany także kadrowo-płacowym) zajmuje się szeroko pojętą administracją kadrową oraz rozliczaniem wynagrodzeń w firmie.

Jego główne zadania obejmują zarządzanie dokumentacją pracowników oraz obliczanie wynagrodzeń, składek i podatków.

Specjalista ds. kadr i płac to rola kluczowa w każdej firmie. Zarządzanie kadrami i płacami obejmuje szeroki zakres obowiązków, takich jak prowadzenie dokumentacji pracowników, rozliczanie wynagrodzeń i obsługa czasu pracy. Jeśli zastanawiasz się, jak zostać specjalistą ds. kadr i płac, ważne jest, aby zdobyć odpowiednie kwalifikacje, na przykład poprzez kurs kadrowy dostępny na stronie z kursami i szkoleniami.

Zarobki specjalisty ds. kadr i płac – aktualne dane z rynku

Pensja wynika z pozycji zajmowanej w hierarchii firmy. Wraz ze wzrostem stażu pracy rośnie wysokość wynagrodzenia.

W 2025 roku zarobki specjalistów ds. kadr i płac kształtują się następująco:

Dane z portalu Wynagrodzenia.pl (analiza 581 tys. ankiet)

“Jeśli spojrzymy na statystyki wynagrodzeń na stanowisku Specjalista ds. kadr i płac w Polsce w okresie od 29 stycznia 2025, przeciętny pracownik zarabia rocznie 79 800 zł”.

Według portalu Jooble.pl jest to 6650 zł na miesiąc.

Według danych od dnia 1 styczeń 2025 roku, wysokość wynagrodzenia na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac to 41,56 zł na godzinę brutto. Stawki wynagrodzeń mogą się różnić w zależności od miejsca zatrudnienia. Przy wyliczaniu średniej płacy, najniższe roczne wynagrodzenie to 74 544 zł, a najwyższe to 82 764 zł.

Jak mówi ekspert Przemysław Jeżek, koszty pracodawcy od 1 stycznia 2025 r. w związku z podwyższeniem minimalnego wynagrodzenia od 466 zł wyniosą:

“Aktualny koszt pracodawcy: 5 194,83 zł, Po zmianach: 5 637 zł, Wzrost: 442,17 zł”.

Natomiast ekspertki, Katarzyna Gapińska-Prokopczyk i Barbara Stolorz dodają nt. nierówn0ści i niejawności płacowych:

“Brak działań w zakresie eliminacji nierówności płacowych może prowadzić do utraty wartościowych pracowników, obniżenia zaangażowania zespołu, jak również problemów prawnych i wizerunkowych”

Dane z portalu Wynagrodzenia.pl

Na portalu Wynagrodzenia.pl znajdziemy podział danych z uwzględnieniem trzech różnych rodzajów stanowisk: młodszego specjalisty, specjalisty, oraz starszego specjalisty ds. kadr i płac. Dane pochodzą z analizy aż 581 tysięcy ankiet.

W badaniu wzięli udział respondenci z wielu miast, znaleźli się tam mieszkańcy: Warszawy, Krakowa, Łodzi, Wrocławia, Poznania, Gdańska, Szczecina, Bydgoszczy, Lublina, Białegostoku, Katowic, Gdyni, Częstochowy, Radomia, Sosnowca, Torunia, Kielc, Rzeszowa, Gliwic, Olsztyna, Zielonej Góry i Opola.

Według portalu – Wynagrodzenia.pl, tak jak wspomniałam we wstępie:

“Miesięczne wynagrodzenie całkowite (mediana*) na tym stanowisku wynosi 6 930 PLN brutto. Co drugi specjalista ds. kadr i płac otrzymuje pensję od 5 910 PLN do 8 220 PLN. 25% najgorzej wynagradzanych specjalistów ds. kadr i płac zarabia poniżej 5 910 PLN brutto. Na zarobki powyżej 8 220 PLN brutto może liczyć grupa 25% najlepiej opłacanych specjalistów ds. kadr i płac.”

Dane z portalu Students.pl

Według portalu Students.pl:

“Średnie wynagrodzenie specjalisty ds. kadr i płac wynosi od 5 000 zł do 8 000 zł brutto miesięcznie”

Specjaliści z większym doświadczeniem, zatrudnieni w dużych firmach lub o dużym stopniu odpowiedzialności, otrzymają nawet 10 000 zł brutto. W praktyce zdarzają się także dużo wyższe pensje, jeśli ile pracownik posiada dodatkowe umiejętności. Przykładowo doświadczenie międzynarodowe, znajomość rzadkich języków obcych itd.

Raport płacowy Antal 2024

Natomiast według raportu płacowego Antal 2024 zarobki specjalisty ds. kadr i płac wahają się pomiędzy 9 000 a 11 000 tysięcy złotych brutto. Według raportu, ogólne zarobki w dziedzinie Human Resources wzrosły w ciągu roku z 13 455 złotych brutto do 13 720 złotych brutto.

Kluczowe obowiązki specjalisty ds. kadr i płac

Specjalista ds. kadr i płac odpowiada za szeroki zakres zadań związanych z administracją personalną, przy czym jednym z najważniejszych obszarów jego pracy jest właściwe zarządzanie dokumentacją pracowniczą.

Do podstawowych zadań w tym zakresie należą: 

Prowadzenie dokumentacji kadrowej

• Przygotowywanie i archiwizowanie dokumentów związanych z zatrudnieniem, takich jak umowy o pracę, aneksy, wypowiedzenia.
• Prowadzenie akt osobowych pracowników zgodnie z przepisami prawa pracy.
• Aktualizowanie danych pracowników oraz nadzorowanie terminów ważności umów.

Rozliczanie wynagrodzeń

• Obliczanie wynagrodzeń, uwzględniając różne składniki, jak podstawowe wynagrodzenie, premie, dodatki czy nadgodziny.
• Wyliczanie składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS), zdrowotne i inne, oraz odprowadzanie ich do odpowiednich instytucji.
• Sporządzanie deklaracji podatkowych (np. PIT) i rozliczeń z urzędami.

Obsługa czasu pracy

• Ewidencjonowanie czasu pracy, w tym urlopów, zwolnień lekarskich, delegacji i nadgodzin.
• Kontrola poprawności rozliczeń urlopowych oraz monitorowanie absencji pracowników.

Wsparcie w zakresie prawa pracy

• Doradztwo pracownikom oraz menedżerom w kwestiach związanych z przepisami prawa pracy, np. w zakresie wynagrodzeń, urlopów, zwolnień i procedur związanych z zatrudnianiem oraz zwalnianiem pracowników.
• Zapewnienie zgodności polityk kadrowych z przepisami prawa.

Sporządzanie raportów i analiz

• Przygotowywanie raportów dotyczących zatrudnienia, struktury wynagrodzeń, kosztów pracy i innych aspektów kadrowo-płacowych na potrzeby zarządu lub innych działów firmy.
• Analiza danych kadrowo-płacowych w celu optymalizacji kosztów pracy oraz poprawy efektywności.

Wymagania i umiejętności

Specjalista ds. kadr i płac powinien posiadać dobrą znajomość przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatków dochodowych. Zwykle wymaga się od niego także umiejętności obsługi specjalistycznych programów kadrowo-płacowych (np. SAP, Płatnik) oraz znajomości narzędzi MS Office, zwłaszcza Excel.

Dodatkowo pożądane są umiejętności analityczne, dokładność oraz skrupulatność. Praca specjalisty ds. kadr i płac jest kluczowa dla funkcjonowania działu personalnego i ma bezpośredni wpływ na zadowolenie i motywację pracowników w firmie. Sprawdź 10 książek, które warto znać jako specjalista kadr i płac.
Średnie i duże korporacje oferują nawet o 30% wyższe wynagrodzenia niż małe firmy dla specjalistów kadrowo-płacowych na tych samych stanowiskach (Źródło: grafika własna Canva)

Od czego zależą zarobki specjalistów ds. kadr i płac?

Na wysokość pensji wpływa też zakres posiadanej wiedzy, kwalifikacje oraz doświadczenie w zawodzie. Jeśli chcesz zdobyć niezbędną wiedzę potrzebną do wykonywania tego zawodu, zastanów się nad kursem kadr i płac, który można znaleźć na naszej stronie. Dzięki niemu będziesz posiadać wszystkie niezbędne kwalifikacje, potrzebne do wykonywania tego zawodu.

Wpływ lokalizacji na zarobki

Dodatkowo wciąż spotykamy się z różnicami w zarobkach specjalistów w zależności od miasta, w którym pracują. Inaczej kształtują się zarobki w niewielkich miastach, a inaczej w stolicach województw.

Wpły wielkości firmy na zarobki

Istotnym czynnikiem jest również wielkość organizacji – duże korporacje międzynarodowe zazwyczaj oferują wyższe wynagrodzenia niż małe i średnie przedsiębiorstwa. Znaczenie ma też sektor, w którym działa firma – branże takie jak IT, farmacja czy finanse znane są z atrakcyjniejszych pakietów wynagrodzeń.

Wpływ znajomości języków i dostępność certyfikatów na zarobki

Nie bez znaczenia pozostaje również znajomość specjalistycznych systemów kadrowo-płacowych oraz języków obcych. Pracodawcy szczególnie cenią biegłą znajomość programów takich jak SAP HR czy Płatnik, a w przypadku firm międzynarodowych – komunikatywny angielski. Dodatkowym atutem jest znajomość przepisów prawa pracy nie tylko polskiego, ale również międzynarodowego.

Warto też wspomnieć o znaczeniu certyfikatów branżowych – posiadanie uznanych w branży certyfikacji może znacząco wpłynąć na wysokość oferowanego wynagrodzenia. Pracodawcy często postrzegają je jako dowód zaangażowania w rozwój zawodowy i potwierdzenie praktycznych umiejętności.

Specjalista ds. kadr i płac – gdzie szukać pracy?

Pracy jako specjalista ds. kadr i płac można szukać na wiele sposobów.

Oto najskuteczniejsze miejsca i metody:

1. Portale internetowe z ofertami pracy

Najbardziej popularne serwisy z ofertami pracy to:

• Pracuj.pl – jeden z największych polskich portali pracy, gdzie znajdziesz oferty w różnych lokalizacjach.
• OLX Praca – umożliwia wyszukiwanie lokalnych ofert pracy, w tym również na stanowiska kadrowo-płacowe.
• Indeed – portal agregujący oferty z różnych źródeł, z dużym wyborem ofert z obszaru kadr i płac.
• LinkedIn – oprócz ofert pracy, jest to również platforma do budowania sieci kontaktów i bezpośredniego kontaktu z pracodawcami.
• InfoPraca – oferuje duży wybór ogłoszeń z zakresu administracji i HR.

2. Strony internetowe firm

Większość firm posiada zakładki “Kariera” lub “Praca” na swoich stronach internetowych. Warto odwiedzić strony przedsiębiorstw, które Cię interesują i sprawdzić aktualne oferty zatrudnienia. Możesz też wysłać spontaniczną aplikację, nawet jeśli aktualnie nie mają otwartych rekrutacji.

3. Agencje pracy i doradztwa personalnego

W Polsce działa wiele agencji, które specjalizują się w rekrutacji i doradztwie personalnym.

Przykłady:

• Randstad
• Adecco
• Hays
• Manpower

Warto przesłać CV do kilku takich agencji, które mogą pomóc w znalezieniu odpowiedniej oferty i dopasować Twoje kwalifikacje do potrzeb pracodawców.

4. Portale społecznościowe i grupy tematyczne

• LinkedIn – aktywne uczestnictwo w dyskusjach oraz dołączenie do grup związanych z HR i kadrami może być pomocne w znalezieniu pracy.
• Facebook – istnieją grupy tematyczne dotyczące HR oraz kadr i płac, gdzie regularnie pojawiają się oferty pracy oraz porady dotyczące rozwoju zawodowego.

5. Targi pracy i branżowe wydarzenia

Udział w targach pracy lub konferencjach związanych z HR to doskonała okazja do bezpośredniego kontaktu z potencjalnymi pracodawcami. Często można tam również znaleźć oferty zatrudnienia.

6. Urząd Pracy

Choć mniej popularny, Urząd Pracy może mieć oferty na stanowiska kadrowo-płacowe. To opcja warta rozważenia, szczególnie w mniejszych miejscowościach.

7. Bezpośrednie kontakty i networking

Warto korzystać z sieci kontaktów – znajomi, byli współpracownicy lub osoby z branży mogą znać otwarte stanowiska lub przekazać rekomendację. Dobrze jest informować ludzi z otoczenia o swoim poszukiwaniu pracy, gdyż wiele ofert nie jest publicznie ogłaszanych.

Te metody pozwolą zwiększyć szanse na znalezienie atrakcyjnej oferty pracy w dziale kadr i płac.

Podsumowanie dot. zarobków w branży kadry i płace

Z raportu wynika, że specjaliści ds. kadr i płac, którzy ukończyli dodatkowe kursy, mogą liczyć na wyższe wynagrodzenie. Dlatego warto rozważyć szkolenia, które zwiększą Twoją wartość na rynku pracy.

Jeśli interesuje Cię, jak zostać specjalistą ds. kadr i płac, sprawdź nasz kurs kadry i płace lub nasze inne kursy dostępne online, który przygotuje Cię do tej roli.