Skip to content 
Lista obecności to dokument potwierdzający obecność pracownika w pracy, kluczowy w zarządzaniu kadrami i ewidencji czasu pracy. Według portalu Sykom, nowoczesne systemy elektronicznej rejestracji (RCP) są zwykle zintegrowane z oprogramowaniem kadrowo-płacowym.
Prowadzenie takiej listy jest nie tylko praktycznym narzędziem dla pracodawcy, ale także elementem, który może pomóc w ustaleniu należnych wynagrodzeń oraz świadczeń pracowniczych.
W tym artykule dowiesz się, jak prawidłowo prowadzić listę obecności zgodnie z wymogami prawnymi i RODO, poznasz różne metody jej prowadzenia oraz otrzymasz gotowe wzory w formacie PDF i Excel.
Ewidencja czasu pracy i listy obecności – kto się tym zajmuje?
Za właściwe sporządzanie dokumentów określających liczbę godzin, jaką każdy z pracowników przepracował w firmie odpowiedzialny jest dział kadr. Specjaliści ds. kadr i płac kontrolują grafik pracowników oraz wyjątkowe sytuacje związane ze zwolnieniami lekarskimi, urlopami, nadgodzinami i delegacjami, wraz z ich wszystkimi konsekwencjami np. związanymi z wysokością wynagrodzenia.
Prawne aspekty prowadzenia list obecności
Prawidłowe sporządzenie oraz kontrola listy obecności pracownika pomaga w dokładnym określeniu należnego mu wynagrodzenia, a także wysokości świadczeń pracowniczych. Regulacje te wynikają z prawa pracy – warto zaznajomić się z nimi oraz wieloma innymi poprzez szkolenie z prawa pracy.
Trzeba jednak pamiętać, że lista obecności nie jest obowiązkowym dokumentem i nie wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej. Jeśli jesteś zainteresowany pracą w tym zawodzie, możesz zastanowić się nad ukończeniem kursu kadry i płace. Zdobycie specjalistycznej wiedzy, jest niezbędne do podjęcia pracy w tym obszarze. Sprawdź na jakie zarobki możesz liczyć, jako specjalista ds. kadr i płac.
Według portalu Kadromierz.pl:
“W związku z tym, że zgodnie z przepisami prawa, pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego pracownika, często lista obecności jest jednym z narzędzi, które ma mu pomóc w spełnieniu tego obowiązku.”
Jeśli szukasz narzędzia do ewidencjonowania czasu pracy, pobierz wzór lista obecności pracownika miesięczna PDF, który pomoże w dokładnym monitorowaniu obecności w firmie. Nasz artykuł zawiera także szczegółowe informacje, jak prowadzić lista obecności pracownika miesięczna zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Jaka jest różnica między listą obecności a ewidencją czasu pracy?
Jak można potwierdzić obecność pracownika w pracy? W obowiązujących regulacjach próżno szukać konkretnych przepisów, które określałyby sposób potwierdzania rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracowników.
Obecnie znaczną pomoc dla działu kadrowego stanowią nowoczesne rozwiązania (m.in. czytniki biometryczne i karty zbliżeniowe) które pozwalają na szybką i dokładną weryfikację rzeczywistego czasu pracy każdego z pracowników firmy. Jeżeli firma poinformuje pracownika o sposobie zbierania takich danych, kolejnym etapem jest wybór formy weryfikacji czasu pracy.
Więcej na ten temat dowiesz się z książek, które specjalista ds. kadr i płać powinień przeczytać. Pracodawca może przyjąć dowolny sposób potwierdzania przyjścia do pracy przez pracownika.
Formy potwierdzania obecności w pracy
Według poradnikaprzedsiębiorcy.pl:
“Może być to w formie wydrukowanej listy obecności (jak w przedstawionym wzorze), w formie elektronicznej, np. poprzez system informatyczny lub w mniejszych firmach może być to nawet potwierdzenie ustne”
Mimo to, jeszcze bardzo często kontrola czasu pracy odbywa się za pomocą weryfikacji drukowanej listy obecności. Prowadzenie listy obecności nie zostało sformalizowane w przepisach prawa pracy, obowiązkowe jest dokumentowanie obecności pracownika w pracy i z tego względu taka forma jest często praktykowana w zakładach pracy.
Wymogi prawne dotyczące ewidencji czasu pracy
Bądź na bieżąco z obowiązującymi przepisami. Możesz pozyskać tę wiedzę zapisując się na kurs omawiający kwestie kadr jak i płac! W tym artykule znajdziesz na końcu bezpłatny wzór miesięcznej listy obecności pracownika w pracy do pobrania w formacie Excel i PDF.
Co powinna zawierać lista obecności w pracy?
Lista obecności to prosty dokument, zawierający podstawowe informacje.
Powinna zawierać kilka danych:
- imię i nazwisko pracownika, którego będą dotyczyć dalsze informacje
- podpis pracownika i kierownika jednostki, w której pracuje
- dane kierownika jednostki, który może potwierdzić faktyczny czas pracy w razie konieczności
- czas jakiego dotyczy prowadzona lista np. nazwa miesiąca i rok
W przypadku nieobecności pracownika konieczne jest zapisanie tego faktu na liście. W zestawieniu można również stosować sumaryczny zapis godzin, który pomoże działowi kadr przy sprawnym rozliczaniu nieobecności i nadgodzin pracowników.
Czy lista obecności jest elementem dokumentacji pracowniczej?
W rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej nie ma mowy o konieczności prowadzenia listy obecności. Jak już wspominaliśmy w rozumieniu przepisów nie jest to dokument obowiązkowy. Tak więc lista obecności nie jest dokumentem, który zgodnie z prawem powinien wchodzić w skład dokumentacji pracowniczej.
Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?
Dokumentacja pracownicza składa się z :
- akt osobowych pracownika,
- dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy:
- dokumentów dotyczące ewidencjonowania czasu pracy
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
- kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
- kartę ewidencji przydziału odzieży oraz obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej
- dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia, a dodatkowo ich pranie i konserwację.
Czy lista obecności to to samo, co ewidencja czasu pracy?
Utożsamianie listy obecności z ewidencją czasu pracy to często popełniany błąd. Art. 149 k.p. mówi tylko o obowiązku ewidencjonowania czasu pracy pracowników. Natomiast szczegóły w tej kwestii określa § 8.1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
W żadnym z tych dokumentów lista obecności nie została sformalizowana. Należy pamiętać, że przepisy ustaw określają, że pracodawca ma obowiązek dokumentowania obecności pracownika w pracy.
Forma listy obecności a prawo
Natomiast art. 149 § 1. k.p. nie określa dokładnego sposobu potwierdzania przybycia i obecności pracowników oraz usprawiedliwiania ich nieobecności. Pracodawca może więc przyjąć dowolny sposób potwierdzania godzin spędzonych przez pracownika w pracy.
Dopuszczalna jest forma wydrukowanej listy obecności, forma elektroniczna, a w mniejszych firmach nawet potwierdzenie ustne. Listy obecności są stosowane najczęściej z tego względu, że ułatwiają dokonywanie ewidencji czasu pracy. Ewidencja czasu pracy pracownika tworzona jest najczęściej na podstawie listy obecności.
Służy ona do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, zawartych w prawie pracy. Jeżeli pracownik korzysta ze szkolenia dla firm zostaje to wpisane jako normalna praca w ewidencję godzinową.
Według portalu Kadromierz.pl:
“Ewidencja czasu pracy to zapis wszystkich szczegółowych informacji dotyczących przepracowanych godzin przez poszczególnych pracowników, takich jak liczba przepracowanych godzin, praca w niedziele i święta, nadgodziny czy wykorzystany urlop”
Pracownik nie musi szkolić się poza godzinami pracy.
Zgodnie z przepisami powinna ona zawierać:
- informację o liczbie przepracowanych godzin, godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej
- informację o godzinach nadliczbowych
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia;
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;
- ustawowych zwolnień od pracy, ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia i oznaczeniem wymiaru;
- innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, ze wskazaniem ich rodzaju i wymiaru;
- nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy, z oznaczeniem ich wymiaru;
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (§ 6 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia).
Ewidencja czasu pracy na żądanie pracownika musi być mu udostępniona przez pracodawcę.
Jak prowadzić listę obecności zgodnie z RODO?
Pracodawca jest obowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy, ale i pracownik ma obowiązek potwierdzenia swojej obecności w pracy. Robi to w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej, w zależności od przyjętej formy w organizacji.
Obowiązki informacyjne pracodawcy
Zgodnie z obowiązującym prawem, pracodawca powinien poinformować pracownika na piśmie o tym, w jaki sposób osoba zatrudniona musi potwierdzić czas przybycia oraz obecności w danym przedsiębiorstwie.
Dodatkowo, pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi informacji o sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, dane wrażliwe, takie, jak informacje o stanie zdrowia pracownika, dniu urlopu wypoczynkowego podlegają ścisłej ochronie. W związku z tym, na liście obecności pracownicy nie powinni wskazywać przyczyny swojej nieobecności.
Ochrona danych wrażliwych na listach obecności
Zamiast zapisać na liście informacje typu: choroba, zasiłek macierzyński, zasiłek opiekuńczy, urlop wypoczynkowy itp., powinni wpisać w odpowiednim miejscu “nieobecny” bez podawania przyczyny. Powinny się one natomiast znajdować w ewidencji czasu pracy, gdyż zbieranie przez dział kadr danych związanych z przyczyną nieobecności jest konieczne w celu prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia.
Według portalu Poradyodo.pl:
“Pracodawca jako administrator danych osobowych musi pamiętać o regule minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia RODO. Zgodnie z tą zasadą dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane”
Czy lista obecności dotyczy każdego?
Wiesz już, że pracodawca ma obowiązek ewidencjonowania czasu pracy każdego pracownika. Zwracaliśmy też uwagę na to, że niekoniecznie musi się to odbywać w formie listy obecności czy określonego grafiku pracownika.
Wyjątki od obowiązku ewidencjonowania czasu pracy
Warto wspomnieć o tym, że zgodnie z art. 149 par. 2 pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy w przypadku:
-
- pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
- pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy
- pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej
Nie zwalnia to jednak pracodawcy z obowiązku prowadzenia karty ewidencji czasu pracy. Jednak w przypadku wyżej wymienionych pracowników, pracodawca nie musi umieszczać w niej informacji o godzinach pracy.
Lista obecności pracownika w pracy może stanowić dużą pomoc przy rozliczaniu czasu pracy przez specjalistów działu kadr i płac. To, czy zastosujesz ją w swojej firmie, zależy od specyfikacji przedsiębiorstwa i potrzeb pracodawcy.
Poznaj różne style zarządzania podczas szkolenia menadżerskiego. Niekiedy, szczególnie w małych firmach, zapisywanie godzin pracy nie jest konieczne.
Natomiast w dużych przedsiębiorstwach lista obecności stanowi świetne rozwiązanie ułatwiające zarządzanie i weryfikowanie pracy zespołów. Zarządzaj odpowiedzialnie, posiądź odpowiednie kompetencje podczas szkolenia z zarządzania projektami.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Oto odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące prowadzenia list obecności w miejscu pracy:
Czy lista obecności jest dokumentem obowiązkowym?
Lista obecności nie jest obowiązkowa, ale pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy.
Jak długo należy przechowywać listy obecności?
Listy obecności należy przechowywać przez okres 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały sporządzone.
Czy na liście obecności można wpisywać przyczyny nieobecności?
Zgodnie z RODO, na liście obecności nie powinno się umieszczać przyczyn nieobecności – należy je dokumentować w osobnej ewidencji.
Czy pracownik może odmówić podpisywania listy obecności?
Pracownik ma obowiązek potwierdzać swoją obecność w pracy w sposób przyjęty przez pracodawcę.
Czy elektroniczna lista obecności jest lepsza od papierowej?
Wybór formy zależy od wielkości firmy i potrzeb – elektroniczna oferuje więcej funkcji analitycznych, ale wymaga większych nakładów początkowych.
Podsumowanie – miesięczna lista obecności pracownika
Lista obecności skutecznie wspiera pracodawców w ewidencjonowaniu czasu pracy i naliczaniu wynagrodzeń. Pamiętaj o wymogach RODO – na liście nie umieszczaj przyczyn nieobecności pracowników.
Chcesz zgłębić temat dokumentacji pracowniczej? Sprawdź nasz profesjonalny kurs kadry i płace. Więcej informacji znajdziesz też w artykule o obowiązkach działu kadr i płac.
