sprawdzanie czasu

Miesięczna Lista Obecności Pracownika – Wzór (PDF, Excel)

Ewidencjonowanie czasu pracy i tworzenie listy obecności to jeden z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy.

 

Za właściwe sporządzanie dokumentów określających liczbę godzin, jaką każdy z pracowników przepracował w firmie odpowiedzialny jest dział kadr.

Specjaliści ds. kadr i płac kontrolują grafik pracowników oraz wyjątkowe sytuacje związane ze zwolnieniami lekarskimi, urlopami, nadgodzinami i delegacjami, wraz z ich wszystkimi konsekwencjami np. związanymi z wysokością wynagrodzenia.

Prawidłowe sporządzenie oraz kontrola listy obecności pracownika pomaga w dokładnym określeniu należnego mu wynagrodzenia, a także wysokości świadczeń pracowniczych.

Trzeba jednak pamiętać, że lista obecności nie jest obowiązkowym dokumentem i nie wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej.

Jeśli jesteś zainteresowany pracą w tym zawodzie, możesz zastanowić się nad ukończeniem kursu kadry i płace. Zdobycie specjalistycznej wiedzy, jest niezbędne do podjęcia pracy w tym obszarze.

 

 

Czym lista obecności różni się od ewidencji czasu pracy, jakie ma miejsce w dokumentacji pracowniczej i jak należy ją sporządzić?

 

Tego dowiesz się z poniższego tekstu.

W jaki sposób można potwierdzić obecność pracownika w pracy?

W obowiązujących regulacjach próżno szukać konkretnych przepisów, które określałyby sposób potwierdzania rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracowników.

W dzisiejszych czasach znaczną pomoc dla działu kadrowego stanowią nowoczesne rozwiązania (m.in. czytniki biometryczne i karty zbliżeniowe) które pozwalają na szybką i dokładną weryfikację rzeczywistego czasu pracy każdego z pracowników firmy.

Jeżeli firma poinformuje pracownika o sposobie zbierania takich danych, kolejnym etapem jest wybór formy weryfikacji czasu pracy.

Pracodawca może np. przyjąć, że potwierdzenie przybycia pracownika do pracy odbywa się poprzez zalogowanie w systemie elektronicznym albo przez odbicie karty w czytniku. Mimo to, jeszcze bardzo często kontrola czasu pracy odbywa się za pomocą weryfikacji drukowanej listy obecności.

Prowadzenie listy obecności nie zostało sformalizowane w przepisach prawa pracy, obowiązkowe jest dokumentowanie obecności pracownika w pracy i z tego względu taka forma jest często praktykowana w zakładach pracy.

W tym artykule znajdziesz bezpłatny wzór miesięcznej listy obecności pracownika w pracy do pobrania w formacie Excel i PDF.

 

 

dokument i długopis

 

Co powinna zawierać lista obecności w pracy?

 

Lista obecności to prosty dokument, zawierający podstawowe informacje.

 

Powinna zawierać kilka danych:

  • imię i nazwisko pracownika, którego będą dotyczyć dalsze informacje
  • podpis pracownika i kierownika jednostki, w której pracuje
  • dane kierownika jednostki, który może potwierdzić faktyczny czas pracy w razie konieczności
  • czas jakiego dotyczy prowadzona lista np. nazwa miesiąca i rok

W przypadku nieobecności pracownika konieczne jest zapisanie tego faktu na liście.

W zestawieniu można również stosować sumaryczny zapis godzin, który pomoże działowi kadr przy sprawnym rozliczaniu nieobecności i nadgodzin pracowników.

 

Czy lista obecności jest elementem dokumentacji pracowniczej?

 

W rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej nie ma mowy o konieczności prowadzenia listy obecności.

Jak już wspominaliśmy w rozumieniu przepisów nie jest to dokument obowiązkowy. Tak więc lista obecności nie jest dokumentem, który zgodnie z prawem powinien wchodzić w skład dokumentacji pracowniczej.

 

Czym jest więc dokumentacja pracownicza i jakie elementy wchodzą w jej skład?

 

Dokumentacja pracownicza składa się z :

  • akt osobowych pracownika,
  • dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy:
  • dokumentów dotyczące ewidencjonowania czasu pracy
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
  • kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
  • kartę ewidencji przydziału odzieży oraz obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej
  • dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia, a dodatkowo ich pranie i konserwację

Czy lista obecności to to samo, co ewidencja czasu pracy?

 

Utożsamianie listy obecności z ewidencją czasu pracy to często popełniany błąd. Art. 149 k.p. mówi tylko o obowiązku ewidencjonowania czasu pracy pracowników.

Natomiast szczegóły w tej kwestii określa § 8.1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

 

zegarek

 

W żadnym z tych dokumentów lista obecności nie została sformalizowana.

Należy pamiętać, że przepisy ustaw określają, że pracodawca ma obowiązek dokumentowania obecności pracownika w pracy.

Natomiast art. 149 § 1. k.p. nie określa dokładnego sposobu potwierdzania przybycia i obecności pracowników oraz usprawiedliwiania ich nieobecności.

Pracodawca może więc przyjąć dowolny sposób potwierdzania godzin spędzonych przez pracownika w pracy.

Dopuszczalna jest forma wydrukowanej listy obecności, forma elektroniczna, a w mniejszych firmach nawet potwierdzenie ustne. Listy obecności są stosowane najczęściej z tego względu, że ułatwiają dokonywanie ewidencji czasu pracy.

Ewidencja czasu pracy pracownika tworzona jest najczęściej na podstawie listy obecności. Służy ona do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

 

Zgodnie z przepisami powinna ona zawierać:

  • informację o liczbie przepracowanych godzin, godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy
  • liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej
  • informację o godzinach nadliczbowych
  • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia;
  • dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;
  • ustawowych zwolnień od pracy, ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia i oznaczeniem wymiaru;
  • innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, ze wskazaniem ich rodzaju i wymiaru;
  • nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy, z oznaczeniem ich wymiaru;
  • czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (§ 6 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia).

Ewidencja czasu pracy na żądanie pracownika musi być mu udostępniona przez pracodawcę.

 

Jak przepisy RODO wpływają na sposób prowadzenia listy obecności?

 

Pracodawca jest obowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy, ale i pracownik ma obowiązek potwierdzenia swojej obecności w pracy.

Robi to w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej, w zależności od przyjętej formy w organizacji.

Zgodnie z obowiązującym prawem, pracodawca powinien poinformować pracownika na piśmie o tym, w jaki sposób osoba zatrudniona musi potwierdzić czas przybycia oraz obecności w danym przedsiębiorstwie.

Dodatkowo, pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi informacji o sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, dane wrażliwe, takie, jak informacje o stanie zdrowia pracownika, dniu urlopu wypoczynkowego podlegają ścisłej ochronie.

W związku z tym, na liście obecności pracownicy nie powinni wskazywać przyczyny swojej nieobecności.

Zamiast zapisać na liście informacje typu: choroba, zasiłek macierzyński, zasiłek opiekuńczy, urlop wypoczynkowy itp., powinni wpisać w odpowiednim miejscu „nieobecny” bez podawania przyczyny.

Tak więc lista obecności służy do potwierdzenia obecności pracownika w pracy w konkretnym dniu. Nie ma potrzeby podawania w niej szczegółowych informacji.

Powinny się one natomiast znajdować w ewidencji czasu pracy, gdyż zbieranie przez dział kadr danych związanych z przyczyną nieobecności jest konieczne w celu prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia.

 


ręka z zegarkiem

 

Czy lista obecności dotyczy każdego?

 

Wiesz już, że pracodawca ma obowiązek ewidencjonowania czasu pracy każdego pracownika.

Zwracaliśmy też uwagę na to, że niekoniecznie musi się to odbywać w formie listy obecności czy określonego grafiku pracownika.

 

Warto wspomnieć o tym, że zgodnie z art. 149 par. 2 pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy w przypadku:

  • pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
  • pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy
  • pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej

Nie zwalnia to jednak pracodawcy z obowiązku prowadzenia karty ewidencji czasu pracy.

Jednak w przypadku wyżej wymienionych pracowników, pracodawca nie musi umieszczać w niej informacji o godzinach pracy.

Lista obecności pracownika w pracy może stanowić dużą pomoc przy rozliczaniu czasu pracy przez specjalistów działu kadr i płac.

To, czy zastosujesz ją w swojej firmie, zależy od specyfikacji przedsiębiorstwa i potrzeb pracodawcy.

Niekiedy, szczególnie w małych firmach, zapisywanie godzin pracy nie jest konieczne. Natomiast w dużych przedsiębiorstwach lista obecności stanowi świetne rozwiązanie ułatwiające zarządzanie i weryfikowanie pracy zespołów.

 

Zachęcamy do darmowego pobrania druku listy obecności w formacie Excel i PDF:

 

Lista obecności .pdf

Lista obecności wzór .xlsx

Dominika Sobieraj

Dominika Sobieraj

Dominika Sobieraj jest absolwentką Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu oraz Wyższej Szkoły Bankowej. Ukończyła prawo oraz filologię włoską w ramach Międzyobszarowych Indywidualnych Studiów Humanistycznych i Społecznych, podczas których realizowała półroczny program na uniwersytecie w Genui. Następnie kontynuowała swoją edukację na kierunku Zarządzanie ze specjalnością marketingową, a także ukończyła studia podyplomowe z zakresu psychologii biznesu. Pracowała w cenionych kancelariach prawniczych w Poznaniu oraz w polsko-włoskich przedsiębiorstwach. Ma doświadczenie w pisaniu tekstów branżowych i publicystycznych z wielu dziedzin, tłumaczeniach pisemnych oraz symultanicznych. Prywatnie interesuje się między innymi dietetyką, biznesem, psychologią, fitnessem oraz trendami w branży beauty.
Share on facebook
Udostępnij na Facebooku
Share on twitter
Udostępnij na Twitterze
Share on linkedin
Udostępnij na Linkedin

Podobne artykuły