Przejdź do treści 
Prowadzenie księgowości samodzielnie to wyzwanie, ale także doskonała okazja do zaoszczędzenia środków finansowych i zdobycia pełnej kontroli nad budżetem firmy. Jak wskazują Hisham Noori, Hussain Al-Hashimy i Jinfang Yao w badaniu (2024), dokładność danych w systemach księgowych jest kluczowa dla efektywności biznesowej.
Jeśli zastanawiasz się, jak samodzielnie prowadzić księgowość w małej firmie, ten kompleksowy poradnik przeprowadzi Cię przez wszystkie niezbędne kroki.
Dowiesz się, jakie narzędzia do samodzielnej księgowości wybrać i jak uniknąć typowych błędów początkujących.
Czy opłaca się prowadzić księgowość samodzielnie w 2025 roku?
Samodzielne prowadzenie księgowości w małej firmie ma wiele zalet dla początkujących przedsiębiorców. Wadą zlecenia księgowości jest jej cena.
Sama obsługa księgowa w przypadku dziesięciu dokumentów to koszt średnio 100-150 złotych miesięcznie, natomiast w przypadku 100 dokumentów może wzrosnąć do nawet 400 złotych. W przypadku pełnej księgowości kwota ta jest jeszcze większa i waha się od 300 złotych do nawet 1300 złotych, w zależności od liczby dokumentów.
W przypadku samodzielnego prowadzenia księgowości główne koszty to:
- Program do księgowości online: 50-100 zł miesięcznie
- Szkolenia i kursy (jednorazowo): od 500 zł
- Ewentualne konsultacje z księgowym: około 100-200 zł za godzinę
Pani Ewelina Skwarek, właścicielka Biura Rachunkowego w Ulanie-Majoracie napawa optymizmem:
“Bardzo polubiłam pracę w księgowości i poczułam się dobra w tym, co robię. W 2011 r. uzyskałam Certyfikat Księgowy nr 52756/2011 wydawany przez ministra finansów i wtedy, mając już odpowiednie uprawnienia, wiedziałam, że będę kiedyś prowadziła własne biuro rachunkowe. Dlatego jeśli czujecie, że w tej dziedzinie może być wasze powołanie, nie wahajcie się.”.
Jest to sposób prowadzenia księgowości dedykowany dla małych przedsiębiorców lub takich, którzy dopiero rozpoczynają pracę na własnej działalności. Z pewnością samodzielne prowadzenie księgowości jest rozwiązaniem dla osób, które prowadzą działalność na niewielką skalę i jednocześnie posiadają czas i zasoby, dostosowane do potrzeb rozliczeniowych przedsiębiorstwa.
Schemat zarządzania czasem w samodzielnej księgowości
Sprawdzi się dla osób sumiennych, które potrafią wygospodarować odpowiednią ilość czasu. Najlepszym rozwiązaniem jest wyznaczenie jednego lub kilku dni w miesiącu, które zostaną całkowicie przeznaczone na prowadzenie księgowości.
W tych dniach należy dopiąć wszystkie formalności i opłacić wszelkie podatki.
“Przyjęcie takiego schematu pozwoli na efektywniejsze zarządzenie swoim czasem w zakresie księgowości. Zanim zdecydujesz się na samodzielne prowadzenie księgowości, zapoznaj się z zakresem potencjalnych obowiązku i dowiedz się, co robi księgowa. Różnorodność zagadnień, począwszy od podstaw budowania biznesu, po stosowania przepisów prawa, pozwala na wszechstronny rozwój.”.
A jeśli słowa Ewy Rucińskiej, Głównej Księgowej w dziale Outsourcingu w Mazars trafiają w Twoje przekonania, czytaj dalej.
Jak zacząć prowadzenie księgowości samodzielnie – krok po kroku?
Rozpoczęcie samodzielnego prowadzenia księgowości wymaga wykonania kilku kluczowych kroków w odpowiedniej kolejności.
Poniżej przedstawiamy, jak krok po kroku przygotować się do tej roli:
Krok 1: rejestracja w CEIDG
Jeśli jeszcze nie otworzyłeś własnej działalności gospodarczej, pierwszym krokiem powinno być jej zgłoszenie do CEIDG. Istotne jest, aby w polu dotyczącym księgowości zaznaczyć odpowiednią pozycję tj. samodzielne prowadzenie księgowości.
W przypadku zaznaczenia innego pola, gdy chcemy prowadzić samodzielnie księgowość, konieczne będzie złożenie korekty.
Krok 2: określenie miejsca prowadzenia księgowości
Ważnym jest też, aby prawidłowo określić miejsce przechowywania ksiąg rachunkowych. W przypadku samodzielnego prowadzenia księgowości będzie to zazwyczaj miejsce prowadzenia działalności gospodarczej lub adres domowy. Podczas ewentualnej kontroli ksiąg, trzeba będzie je okazać, więc wybierz miejsce, które jest dla ciebie bardziej dogodne.
Krok 3: organizacja dokumentacji
Rozważ przechowywanie dokumentacji w miejscu, gdzie głównie będziesz chciał tę księgowość prowadzić. Oszczędzi to niepotrzebnego przewożenia dokumentów i zminimalizuje ryzyko ich utracenia.
Krok 4: aktualizacja formy księgowości
Jeśli już otworzyłeś własną działalność, a w formularzu zaznaczyłeś inną pozycję niż samodzielna księgowość, należy zmodyfikować ten wybór w CEIDG poprzez złożenie odpowiedniego formularza w formie elektronicznej lub fizycznej.
Krok 5: wybór formy księgowości
W przypadku mniejszych firm, których dochody nie przekraczają 1,2 miliona euro, można stosować uproszczone procedury księgowości, czyli tak zwaną małą księgowość. Obliguje ona do prowadzenia księgi przychodu i rozchodów lub ewidencji przychodów (w zależności od wybranego sposobu opodatkowania).
Krok 6: przygotowanie wymaganych ewidencji
Zależnie od prowadzonej działalności, w ramach małej księgowości, będziesz musiał prowadzić ewidencję środków trwałych, wyposażenia lub przebiegu pojazdu.
Z danych CEIDG wynika, że w okresie od 1 stycznia 2019 r. do 11 marca 2020 r., czyli do dnia ogłoszenia w Polsce stanu epidemicznego, liczba aktywnych działalności gospodarczych w naszym kraju wzrosła z 2,40 mln do 2,47 mln. Większość z tych działalności w swoich dochodach nie przekroczy 1,2 miliona euro, przez co mogą samodzielnie prowadzić swoją księgowość w formie uproszczonej i często się na to decydują.
Księga przychodów i rozchodów (KPiR) – podstawa księgowości dla przedsiębiorców
Księga przychodów i rozchodów to podstawowe narzędzie dla twojej działalności. Możesz prowadzić ją zarówno papierowo lub elektronicznie w programie komputerowym. Jeśli wybierzesz tradycyjną formę KPiR, należy pamiętać o spięciu i ponumerowaniu stron.
Do czego jest księga przychodów i rozchodów?
Służy ona rozliczeniom podatkowym i zakłada się ją na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego, gdy działalność jest już prowadzona, lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.
Wpisuje się w nią poszczególne zdarzenia gospodarcze w firmie.
Ujmuje się w niej między innymi przychody ze sprzedaży oraz pozostałe przychody, które nie są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością, zakup towarów handlowych i podstawowych, a także wszelkie inne koszty poniesione w związku z prowadzeniem działalności.
Ważne jest, aby KPiR prowadzić w sposób rzetelny i niewadliwy, a przede wszystkim w sposób niedających podstaw do potraktowania nierzetelności jako przestępstwa skarbowego lub wadliwości jako wykroczenia skarbowego.
Ewidencja nierzetelna to taka która:
- Zawiera wpisy dot. zdarzeń, które nie zaistniały;
- Nie zawiera wpisu o zdarzeniach, które zaistniały;
- Zawiera inne niż zaistniałe w rzeczywistości kwoty.
Ewidencja wadliwa to taka, w której są błędy formalne. Nie ma w niej numeracji poszczególnych kart. Nie jest zbroszurowana i nie występuje w niej chronologia.
Księga przychodów i rozchodów jest podstawą dla prawidłowego prowadzenia księgowości twojej firmy. Powinieneś przechowywać ją w siedzibie firmy lub miejscu wykonywania działalności.
Jakie dokumenty musisz przechowywać przy samodzielnej księgowości?
- Faktury sprzedażowe i zakupowe
- Dokumenty związane z ZUS i podatkami
- Wyciągi bankowe
- Umowy z kontrahentami
- Dokumentację kadrową (jeśli zatrudniasz pracowników)
- Ewidencję środków trwałych
- Ewidencję wyposażenia
- Ewidencję przebiegu pojazdu (jeśli używasz samochodu w działalności)
Jak prowadzić dodatkowe ewidencje w samodzielnej księgowości?
Jeśli prowadzisz samodzielnie księgowość, musisz również pamiętać o prowadzeniu dodatkowych ewidencji, które są powiązane z księgą przychodów i rozchodów.
Obowiązkowe jest prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, do której jednak nie wpisuje się wyposażenia o wartości początkowej ponad 1500 zł i przewidywanym okresie używania krótszym niż jeden rok.
Powinieneś posiadać również ewidencję przebiegu pojazdów. Jeśli środkiem trwałym w twojej firmie jest samochód i jest on wykorzystywany wyłącznie na cele działalności gospodarczej. A do tego chcesz odliczyć 100% wydatków na jego użytkowanie.
Czy Twoja działalność wymaga rejestracji jako czynny podatnik VAT?
Większość z nich jednak podlega podatkowi VAT, przez co muszą być zarejestrowane jako czynny podatnik VAT. Dlatego przy zakładaniu działalności gospodarczej określ, czy prowadzona przez Ciebie działalność będzie podlegała VAT, czy będzie z niego zwolniona i w razie potrzeby zarejestruj się jako czynny płatnik VAT.
Obowiązki księgowe – co musisz wiedzieć przy prowadzeniu księgowości samodzielnie?
Prowadzenie samodzielnie księgowości nie oznacza, że nie obowiązują nas zasady tożsame z przedsiębiorcami, którzy korzystają z księgowości zewnętrznej.
Prowadząc samodzielnie księgowość, bierzesz na siebie obowiązki księgowej w tym w szczególności przestrzeganie terminów, które stanowią jedną z podstaw księgowości.
Newralgiczne terminy dla prowadzenia działalności to takie, w których należy dokonać:
- odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy,
- składanie deklaracji VAT,
- odprowadzenie kwoty podatku do właściwego urzędu skarbowego
- opłacenie składek ZUS.
Najlepiej takie terminy ująć w kalendarzu, aby mieć pewność, że się ich nie pominie.
Jak często trzeba składać deklaracje przy samodzielnej księgowości?
Kluczowe terminy przy samodzielnej księgowości:
- Do 20. dnia każdego miesiąca – zaliczka na podatek dochodowy
- Do 25. dnia każdego miesiąca – deklaracja VAT i JPK
- Do 15. dnia każdego miesiąca – składki ZUS za poprzedni miesiąc
- Do 31 stycznia – PIT-28 (ryczałt)
- Do 30 kwietnia – PIT-36/PIT-36L (zasady ogólne)
Najlepsze narzędzia do samodzielnego prowadzenia księgowości
W prowadzeniu działalności gospodarczej i równoczesnym dbaniu o księgowość firmy pomoże nam wiele narzędzi.
Warto zainteresować się programami przeznaczonymi do księgowości. Z pewnością ułatwią nam pracę oraz ewidencję przychodów. Dodatkowo w przypadku niektórych programów, przypomną o uregulowaniu należności podatkowych, czy ZUS. Dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczość, samodzielne prowadzenie KPiR online jest obecnie najprostszym rozwiązaniem. Darmowe programy do księgowości znacząco ułatwiają ten proces.
Wybierając program do samodzielnego prowadzenia księgowości w małej firmie, zwróć uwagę na następujące funkcje:
- Automatyczne przypomnienia o terminach
- Integracja z bankiem
- Możliwość wystawiania faktur
- Automatyczne obliczanie składek ZUS i podatków.
Kurs księgowości w formie online
Przy zdecydowaniu się na samodzielne prowadzenie księgowości warto zadbać o zdobycie doświadczenia w tym zakresie poprzez ukończenie kursów podstawowej księgowości. W szczególności polecamy formę online. Pozwoli przedsiębiorcy na edukację w dogodnym dla niego momencie, czego nie zagwarantuje zwykły kurs.
Rozważasz kurs księgowości? Przejdź do naszego przewodnika po najlepszych szkoleniach online!
Następnie można poszerzyć swoją wiedzę o dodatkowe szkolenia dotyczące kadr i płac. Polecamy także te specjalistyczne. Na przykład związane ze zmianami podatkowymi. Warto także uzupełnić kompetencje poprzez lekturę książek o księgowości.
Wspomniana wyżej Ewelina Skwarek przestrzega jednak o ślepym zawierzaniu certyfikatom:
“Sam certyfikat nie zawsze oznacza posiadanie odpowiednich kwalifikacji. Najważniejsza jest wiedza, ciągłe jej poszerzanie i aktualizowanie.”
Także warto pamiętać, że liczą się również chęci, a nie sam papier potwierdzający umiejętności.
Większość pracujących tam osób postara Ci się wyjaśnić twoje wątpliwości. Możesz również skorzystać doraźnie z usług doradcy podatkowego lub księgowego online. Rozpatrzą oni jedynie konkretny problem, a nie zajmą się kompleksowo usługami księgowymi. To ostatnie rozwiązanie czasem wchodzi w skład pakietów oprogramowania księgowego.
Najczęściej zadawane pytania o samodzielne prowadzenie księgowości
Zebraliśmy dla Ciebie najważniejsze pytania i odpowiedzi, które pomogą Ci podjąć decyzję o samodzielnym prowadzeniu księgowości:
Czy każdy przedsiębiorca może samodzielnie prowadzić księgowość?
Tak, każdy przedsiębiorca może prowadzić księgowość samodzielnie, jeśli jego przychody nie przekraczają 2 milionów euro rocznie. Powyżej tego progu wymagana jest pełna księgowość prowadzona przez księgowego.
Ile czasu zajmuje samodzielne prowadzenie księgowości?
Przy małej liczbie dokumentów (do 10 miesięcznie) wystarczy poświęcić około 2-3 godziny miesięcznie. Najlepiej wyznaczyć jeden dzień w miesiącu na uporządkowanie dokumentów i rozliczenia.
Jakie są najważniejsze terminy przy samodzielnej księgowości?
- Do 15. dnia każdego miesiąca – składki ZUS
- Do 20. dnia każdego miesiąca – zaliczka na podatek dochodowy
- Do 25. dnia każdego miesiąca – deklaracja VAT i JPK (dla płatników VAT)
Co grozi za błędy w samodzielnym prowadzeniu księgowości?
Drobne pomyłki można skorygować poprzez złożenie korekty deklaracji. Poważniejsze błędy mogą skutkować karami finansowymi. W przypadku wątpliwości warto skonsultować się z księgowym.
Czy warto korzystać z programu księgowego?
Tak, program księgowy znacząco ułatwia pracę poprzez automatyzację obliczeń, przypomnienia o terminach i pomoc w tworzeniu deklaracji. Koszt podstawowego programu to około 50-100 zł miesięcznie.
Podsumowując, jak samodzielne prowadzić księgowość
Samodzielne prowadzenie księgowości wymaga systematyczności, dobrej organizacji i ciągłego aktualizowania wiedzy, ale jest to umiejętność, którą każdy przedsiębiorca może opanować przy odpowiednim zaangażowaniu. Kluczem do sukcesu jest stopniowe budowanie rutyny księgowej – od prawidłowego segregowania dokumentów, przez regularne wprowadzanie danych, aż po terminowe składanie deklaracji.
Pamiętaj, że samodzielna księgowość to nie tylko oszczędność finansowa, ale również większa kontrola nad finansami firmy i lepsze zrozumienie jej kondycji ekonomicznej. Dzięki nowoczesnym narzędziom i programom księgowym, proces ten staje się coraz bardziej dostępny nawet dla osób bez specjalistycznego wykształcenia.
Jeśli czujesz, że potrzebujesz solidnych podstaw, rozważ kurs kadry i płace – przejdź do naszego przewodnika po najlepszych szkoleniach online! Kwotę zaoszczędzoną na obsłudze księgowej możesz zainwestować w rozwój firmy i własnych kompetencji, na przykład decydując się na kurs księgowości.
Rozpocznij swoją przygodę z samodzielną księgowością już dziś – z odpowiednią wiedzą i narzędziami, stanie się ona naturalną częścią prowadzenia Twojego biznesu!
