Prowadząc własną działalność gospodarczą należy zadbać o finanse swojej firmy. Warto rozważyć czy przy skali prowadzonej działalności istnieje konieczność posiadania zewnętrznej księgowej, czy może kwotę zaplanowaną na jej wynagrodzenie, możemy przeznaczyć na rozwój firmy, a księgowość prowadzić samodzielnie, kończąc kurs księgowości?

Przy prowadzeniu własnej działalności bardzo ważna jest skrupulatność oraz odpowiednie planowanie finansów. Jeśli zdecydowałeś się na samodzielne prowadzenie księgowości, pokażemy Ci kilka przydatnych metod, aby księgowość stała się dla Ciebie łatwiejsza.

Dla kogo samodzielna księgowość?

Samodzielne prowadzenie księgowości ma wiele zalet i pozwala nam na pełną kontrolę nad finansami naszej firmy. Wadą zlecenia księgowości jest jej cena-sama obsługa księgowa w przypadku dziesięciu dokumentów to koszt średnio 100-150 złotych miesięcznie, natomiast w przypadku 100 dokumentów może wzrosnąć do nawet 400 złotych.

W przypadku pełnej księgowości kwota ta jest jeszcze większa i waha się od 300 złotych do nawet 1300 złotych, w zależności od liczby dokumentów. Samodzielne prowadzenie księgowości daje nam oszczędności, które możemy zainwestować w rozwój naszego przedsiębiorstwa.

Jest to sposób prowadzenia księgowości dedykowany dla małych przedsiębiorców lub takich, którzy dopiero rozpoczynają pracę na własnej działalności. Z pewnością samodzielne prowadzenie księgowości jest rozwiązaniem dla osób, które prowadzą działalność na niewielką skalę i jednocześnie posiadają czas i zasoby, dostosowane do potrzeb rozliczeniowych przedsiębiorstwa.

Z pewnością samodzielna księgowość jest dla osób sumiennych, które potrafią wygospodarować odpowiednią ilość czasu. Najlepszym rozwiązaniem jest wyznaczenie jednego lub kilku dni w miesiącu, które zostaną całkowicie przeznaczone na prowadzenie księgowości.

W tych dniach należy dopiąć wszystkie formalności i opłacić wszelkie podatki. Przyjęcie takiego schematu pozwoli na efektywniejsze zarządzenie swoim czasem w zakresie księgowości.

Zanim zdecydujesz się na samodzielne prowadzenie księgowości, zapoznaj się z zakresem potencjalnych obowiązku i dowiedz się, co robi księgowa.

Od czego zacząć?

Jeśli jeszcze nie otworzyłeś własnej działalności gospodarczej, pierwszym krokiem powinno być jej zgłoszenie do CEIDG. Formularz zgłoszeniowy jest intuicyjny, a w razie wątpliwości co do jego uzupełnienia, na stronach rządowych odnajdziemy dokładną instrukcję.

Ważnym jest, aby w polu dotyczącym księgowości zaznaczyć odpowiednią pozycję tj. samodzielne prowadzenie księgowości. W przypadku zaznaczenia innego pola, gdy chcemy prowadzić samodzielnie księgowość, konieczne będzie złożenie korekty. Ważnym jest też, aby prawidłowo określić miejsce przechowywania ksiąg rachunkowych.

W przypadku samodzielnego prowadzenia księgowości będzie to zazwyczaj miejsce prowadzenia działalności gospodarczej lub adres domowy. Podczas ewentualnej kontroli ksiąg, trzeba będzie je okazać, więc wybierz miejsce, które jest dla ciebie bardziej dogodne.

Rozważ przechowywanie dokumentacji w miejscu, gdzie głównie będziesz chciał tę księgowość prowadzić. Oszczędzi to niepotrzebnego przewożenia dokumentów i zminimalizuje ryzyko ich utracenia.\

Jeśli już otworzyłeś własną działalność, a w formularzu zaznaczyłeś inną pozycję niż samodzielne prowadzenie księgowości, należy zmodyfikować ten wybór w CEIDG poprzez złożenie odpowiedniego formularza w formie elektronicznej lub fizycznej.

Samodzielne prowadzenie księgowości jest korzystne dla małych przedsiębiorców, gdyż jest ono o wiele tańsze, a ponadto w przypadku mniejszych firm, których dochody nie przekraczają 1,2 miliona euro, można stosować uproszczone procedury księgowości, czyli tak zwaną małą księgowość.

Obliguje ona do prowadzenia księgi przychodu i rozchodów lub ewidencji przychodów (w zależności od wybranego sposobu opodatkowania). Zależnie od prowadzonej działalności, w ramach małej księgowości, będziesz musiał prowadzić ewidencję środków trwałych, wyposażenia lub przebiegu pojazdu.

Z danych CEIDG wynika, że w okresie od 1 stycznia 2019 r. do 11 marca 2020 r., czyli do dnia ogłoszenia w Polsce stanu epidemicznego, liczba aktywnych działalności gospodarczych w naszym kraju wzrosła z 2,40 mln do 2,47 mln.

Większość z tych działalności w swoich dochodach nie przekroczy 1,2 miliona euro, przez co mogą samodzielnie prowadzić swoją księgowość w formie uproszczonej i często się na to decydują.

Księga przychodów i rozchodów (KPiR)

Księga przychodów i rozchodów to podstawowe narzędzie dla twojej działalności. Możesz prowadzić ją zarówno papierowo lub elektronicznie w programie komputerowym. Jeśli wybierzesz tradycyjną formę KPiR, należy pamiętać o spięciu i ponumerowaniu stron.

Do czego jest księga przychodów i rozchodów? Służy ona rozliczeniom podatkowym i zakłada się ją na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego, gdy działalność jest już prowadzona, lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.

Wpisuje się w nią poszczególne zdarzenia gospodarcze w firmie. Ujmuje się w niej między innymi przychody ze sprzedaży oraz pozostałe przychody, które nie są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością, zakup towarów handlowych i podstawowych, a także wszelkie inne koszty poniesione w związku z prowadzeniem działalności.

Ważne jest, aby KPiR prowadzić w sposób rzetelny i niewadliwy, a przede wszystkim w sposób niedających podstaw do potraktowania nierzetelności jako przestępstwa skarbowego lub wadliwości jako wykroczenia skarbowego. Ewidencja nierzetelna to taka która:

• Zawiera wpisy dot. zdarzeń, które nie zaistniały;
• Nie zawiera wpisu o zdarzeniach, które zaistniały;
• Zawiera inne niż zaistniałe w rzeczywistości kwoty.

Ewidencja wadliwa to taka, w której są błędy formalne- nie ma w niej numeracji poszczególnych kart, nie jest zbroszurowana i nie występuje w niej chronologia.

Księga przychodów i rozchodów jest podstawą dla prawidłowego prowadzenia księgowości twojej firmy. Powinieneś przechowywać ją w siedzibie firmy lub miejscu wykonywania działalności.

Podatek VAT

Niektóre rodzaje prowadzonej działalności podlegają zwolnieniu z podatku VAT. Większość z nich jednak podlega podatkowi VAT, przez co muszą być zarejestrowane jako czynny podatnik VAT.

Dlatego przy zakładaniu działalności gospodarczej określ, czy prowadzona przez Ciebie działalność będzie podlegała VAT, czy będzie z niego zwolniona i w razie potrzeby zarejestruj się jako czynny płatnik VAT.

Pozostałe ewidencje

Jeśli prowadzisz samodzielnie księgowość, musisz również pamiętać o prowadzeniu dodatkowych ewidencji, które są powiązane z księgą przychodów i rozchodów.

Obowiązkowe jest prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, do której jednak nie wpisuje się wyposażenia o wartości początkowej ponad 1500 zł i przewidywanym okresie używania krótszym niż jeden rok.

Powinieneś posiadać również ewidencję przebiegu pojazdów, jeśli środkiem trwałym w twojej firmie jest samochód i jest on wykorzystywany wyłącznie na cele działalności gospodarczej
i chcesz odliczyć 100% wydatków na jego użytkowanie.

Obowiązki przy samodzielnym prowadzeniu księgowości

Prowadzenie samodzielnie księgowości nie oznacza, że nie obowiązują nas zasady tożsame z przedsiębiorcami, którzy korzystają z księgowości zewnętrznej. Prowadząc samodzielnie księgowość, bierzemy na siebie obowiązki księgowej w tym w szczególności przestrzeganie terminów, które stanowią jedną z podstaw księgowości.

Newralgiczne terminy dla prowadzenia działalności są to terminy, w których należy dokonać odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy, składanie deklaracji VAT oraz odprowadzenie kwoty podatku do właściwego urzędu skarbowego, czy opłacenie składek ZUS. Najlepiej takie terminy ująć w kalendarzu, aby mieć pewność, że się ich nie pominie.

Co pomoże nam w samodzielnym prowadzeniu księgowości?

W prowadzeniu działalności gospodarczej i równoczesnym dbaniu o księgowość firmy, pomoże nam wiele narzędzi. Warto zainteresować się programami przeznaczonymi do księgowości, które
z pewnością ułatwią nam pracę oraz ewidencję przychodów, a także w przypadku niektórych programów, przypomną o uregulowaniu należności podatkowych, czy ZUS.

Przy zdecydowaniu się na samodzielne prowadzenie księgowości warto zadbać o zdobycie doświadczenia w tym zakresie poprzez ukończenie kursów podstawowej księgowości, szczególności
w formie online, która pozwoli przedsiębiorcy na edukację w dogodnym dla niego momencie, czego nie zagwarantuje zwykły kurs.

Następnie można swoją wiedzę poszerzyć o dodatkowe szkolenia dotyczące kadr i płac, a także specjalistyczne, jak te związane ze zmianami podatkowymi oraz uzupełnić kompetencje poprzez lekturę książek o księgowości.

W przypadku wątpliwości co do rozliczeń, nie bój się korzystać z informacji innych osób i skierować się z zapytaniami do urzędów. Większość pracujących tam osób postara Ci się wyjaśnić twoje wątpliwości.

Możesz również skorzystać doraźnie z usług doradcy podatkowego lub księgowego online, który rozpatrzy jedynie konkretny problem, a nie zajmie się kompleksowo usługami księgowymi. To ostatnie rozwiązanie czasem wchodzi w skład pakietów oprogramowania księgowego.

Na samym początku samodzielne prowadzenie księgowości może wydać się trudne. Jednak przy odpowiednim przeszkoleniu za pomocą kursów podstawowej księgowości, a także po wypracowaniu odpowiednich schematu pracy, samodzielne prowadzenie księgowości będzie dla Ciebie bardzo łatwe, a co więcej, przyczyni się do wzrostu świadomości o własnej firmie.