Na podstawie artykułu 106 ni. ustawy o podatku od towarów i usług, kara za naruszenia związane z KSEF może wynosić do 100% podatku VAT.
To efekt zmian, które całkowicie reorganizują sposób wystawiania i przesyłania dokumentów sprzedażowych. Dla przedsiębiorcy oznacza to nie tylko nowe obowiązki, ale też ryzyko sankcji za błędy lub brak dostosowania się do przepisów.
Co to jest KSEF? Kogo obowiązuje i jak działa? Sprawdź poniżej.
Co to jest KSEF?
KSEF, czyli krajowy system e-faktur to państwowa platforma teleinformatyczna, prowadzona przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w plikach o formacie XML. Celem tej platformy jest wprowadzenie jednolitego standardu fakturowania dla wszystkich przedsiębiorców oraz pełna cyfryzacja tego typu dokumentów.
System e-faktur automatycznie weryfikuje także poprawność faktury, a prawidłowo wypełniony dokument jest od razu dostępny. Co więcej, KSEF archiwizuje faktury przez 10 lat. To bardzo pozytywna zmiana zmniejszająca często długą listę zadań księgowych. Jak zauważa Tomasz Palak (prawnik z wieloletnim doświadczeniem), zmiana likwiduje obowiązek archiwizowania faktur przez przedsiębiorcę.
Dlaczego powstał krajowy system e-faktur?
System e-faktur ma za zadanie rozwiązać problemy związane z:
- długim oczekiwaniem na dokument,
- błędami i niezgodnościami,
- z oszustwami VAT,
- procedurami kontroli podatkowych,
- archiwizacją danych w przedsiębiorstwie.
Warto również wspomnieć, że niektórzy specjaliści tacy, jak Łukasz Kempa, wykładowca akademicki i Tax Director, wskazują, że KSEF może przyczynić się do rozwiązania także innych problemów, np. weryfikacji umów B2B pod kątem fikcyjnego samozatrudnienia.
Kto zarządza i obsługuje systemem e-faktur?
KSEF zostało stworzone przez Ministerstwo Finansów i to właśnie ten organ zajmuje się zarządzaniem systemem, odpowiada za jego stworzenie oraz dalszy rozwój. Publikuje także dane i dba o ich bezpieczeństwo zgodnie z RODO.
Jednak bieżącą obsługą, kontrolą przesłanych danych oraz bieżącym rozwiązywaniem problemów zajmuje się KAS.
Czym jest KAS?
KAS (Krajowa Administracja Skarbowa) to organ administracji rządowej, który odpowiada za:
- pobór podatków, należności celnych, opłat i innych danin publicznych,
- ochronę interesów Skarbu Państwa,
- walkę z przestępczością skarbową,
- wsparcie podatników i przedsiębiorców w wykonywaniu obowiązków podatkowych oraz celnych.
Kogo dotyczy obowiązek KSEF?
Docelowo obowiązek korzystania z KSEF ma dotyczyć wszystkich przedsiębiorców. Jednak terminy, w których należy wdrożyć zmiany, są różne. Wskazuje je ustawa z dnia 9 maja 2024 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.
Jako pierwsze obowiązek fakturowania za pomocą systemu e-faktur musiały wdrożyć duże firmy, które w zeszłym roku miały wartość sprzedaży większą niż 200 mln złotych brutto. Te firmy już od 1 lutego 2026 zaczęły korzystać z platformy. Z kolei inne, mniejsze przedsiębiorstwa musiały dostosować się do nowych przepisów do 1 kwietnia 2026.
Odrębny przypadek stanowią mikro firmy o bardzo niewielkich przychodach (do 10 tys. brutto miesięcznie). One mają jeszcze czas na wdrożenie przepisów. Obowiązek korzystania z KSEF obejmie ich dopiero 1 stycznia 2027.
Co grozi za nieprzestrzeganie przepisów?
Mimo że dla zdecydowanej większości przedsiębiorców przepisy obowiązują od 1 kwietnia tego roku, to kary pieniężne za ich naruszenie będą przyznawane dopiero do 1 sierpnia 2026. Wynika to z faktu, że rządzący przewidzieli czas na naukę obsługi systemu.
Przedsiębiorcę czeka kara finansowa, jeśli po 31 lipca 2026:
- wystawia faktury poza systemem e-faktur,
- wystawia faktury po terminie,
- nie wysyła faktury w stosownym czasie do systemu.
Kary mogą mieć różną wysokość. Według artykułu 106 ni. ustawy o podatku od towarów i usług może wynosić do 100% podatku VAT. Natomiast jeśli faktura jest bez VAT, KAS może nałożyć grzywnę do 18,7% jej wartości brutto.
Jak działa krajowy system e-faktur?
KSEF działa na bardzo prostej zasadzie. Mogę go porównać do poczty e-mail przeznaczonej tylko dla faktur. Twoim zadaniem jest wystawić fakturę w programie księgowym, w ERP, w aplikacji mobilnej lub w darmowym narzędziu Ministerstwa Finansów. Ważne jest, by wygenerowana faktura miała format XML.
Po kliknięciu “wystaw” podpisuje fakturę twoim tokenem lub autoryzacją. Następnie wysyła ją do krajowego systemu e faktur przez API.
Co to jest API?
API (Application Programming Interface) to interfejs programistyczny, czyli zestaw zasad, reguł i narzędzi, które pozwalają jednemu programowi komunikować się z drugim.
W tym przypadku API pozwala programom komunikować się z systemem e-faktur, wysyłać do niego dokumenty i odbierać potwierdzenie ich przyjęcia.
Po kliknięciu wystaw oraz wysłaniu faktury przez wyżej opisany interfejs, kończy się Twoja rola.
Co dalej dzieje się z fakturą?
Dokument trafia do systemu e-faktur. Tam automatycznie sprawdzana jest jego poprawność. KSEF nadaje fakturze unikalny numer, czyli KSEF-ID. Dopiero teraz dokument może trafić do odbiorcy, który może ją pobrać za pomocą programu księgowego, API lub aplikacji Ministerstwa Finansów.
Jak wdrożyć KSEF w firmie w 5 krokach?
Z doświadczenia wiem, że zmiany w przepisach i dostosowanie firmy do nowych wymagań może wiązać się z olbrzymim stresem. Dodatkowo Richard Ndah, założyciel LinguaOS.app i RAEOLAS AI, wskazuje, że wiele firm ma lub miało problemy z wdrożeniem KSEF wynikające z braku wiedzy lub pomysłu. Dlatego też zdecydowałam się podpowiedzieć, jak wdrożyć je w 5 krokach.
Pamiętaj, że wszystkie opublikowane tutaj treści nie stanowią porady prawnej. Jeśli zależy Ci na konsultacji indywidualnej, skonsultuj się z biurem rachunkowym lub księgową.
Krok 1: wybierz program
Na początek powinieneś wybrać narzędzie do wystawiania faktur. Większość firm, których dotyczy zmiana przepisów, zapewne korzysta już z komercyjnego programu do wystawiania tego typu dokumentów. Jeśli tak jest w Twoim przypadku, sprawdź, czy narzędzie, z jakiego korzystasz, ma wbudowaną integrację z systemem KSEF.
W przypadku, kiedy program nie oferuje tej integracji, powinieneś rozważyć jego zmianę lub skorzystać z darmowych narzędzi oferowanych przez Ministerstwo Finansów. Musisz jednak pamiętać, że te drugie są mało wygodne i nadają się do wystawiania pojedynczych faktur. Jeśli Twoje przedsiębiorstwo musi wystawiać wiele dokumentów dziennie, niestety darmowe programy mogą nie podołać zadaniu.
Krok 2: uzyskaj dostęp do KSEF
Aby firma mogła korzystać z systemu e faktur, należy uzyskać do niego dostęp i potwierdzić swoją tożsamość.
Osoba prowadząca jednoosobową działalność powinna zalogować się do KSEF osobiście. Może to zrobić za pomocą profilu zaufanego, aplikacji mObywatel lub podpisu kwalifikowanego.
Spółka natomiast może się zalogować za pomocą pieczęci kwalifikowanej, potwierdzającej tożsamość podmiotu. Następnie należy wypełnić formularz ZAW-FA, by nadać uprawnienia dostępu do systemu konkretnym osobom.
Po zalogowaniu się wygeneruj token.
Krok 3: zweryfikuj dane
Przed rozpoczęciem korzystania z KSEF warto zweryfikować dane. Jak już wspomniałam, system ten działa trochę jak poczta e-mail, a więc przekręcony numer czy literówka w nazwisku mogą sprawić, że dokument zostanie odrzucony i nie zostanie wysłany.
Dlatego dobrym pomysłem będzie przejrzenie bazy kontrahentów i sprawdzenie, czy:
- dany kontrahent nie występuje w bazie 2 razy,
- wszystkie dane są aktualne,
- nie ma literówek i błędów,
- dany kontrahent dalej istnieje i jest aktywny w VAT.
Co więcej, warto przewidzieć specjalne procedury na wypadek awarii krajowego systemu e-faktur.
Krok 4: przeszkól pracowników
Zadbaj o to, by uprawnieni pracownicy do korzystania z KSEF przeszli stosowne szkolenie.
Warto wyjaśnić im:
- jak wygląda proces wystawiania faktur,
- co robić, kiedy w fakturze pojawią się błędy,
- jak sprawdzić status dokumentu,
- co zrobić, kiedy krajowy system e-faktur zawiedzie.
Możesz zorganizować szkolenie wewnętrzne lub możesz zapisać swoich pracowników na kursy i szkolenia organizowane przez firmy zewnętrzne, tak jak Krajowe Centrum Edukacyjne.
Krok 5: poinformuj kontrahentów
Piąty i ostatni krok nie jest obowiązkowy. Uważam jednak, że w dobrym guście i zgodnie z zasadami savoir-vivre będzie poinformować kontrahentów o zmianach w fakturowaniu. Wystarczy wysłać im krótką wiadomość o tym, że dotychczasowy system fakturowania uległ zmianie oraz wskazać, gdzie teraz mogą znaleźć te dokumenty.
Jakie są najczęściej zadawane pytania dotyczące e-faktur?
Aby rozwiać wszystkie Twoje wątpliwości, w tej sekcji odpowiem na 4 najczęściej zadawane pytania na ten temat.
1. Czy osoby prowadzące działalność nierejestrowaną muszą wystawiać faktury w KSEF?
Nie. Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną nie muszą korzystać z krajowego systemu e-faktur. Działalność nierejestrowana nie jest w świetle prawa przedsiębiorców podatnikiem VAT, a więc nie wystawia faktur VAT.
Oczywiście, jeśli chcą, mogą korzystać z systemu e-faktur, jednak w ich przypadku jest to zupełnie dobrowolne.
2. Co zrobić, kiedy faktura została odrzucona przez system e-faktur?
Jeśli faktura została odrzucona, to znaczy, że zawiera jakiś błąd techniczny lub formalny.
W takiej sytuacji sprawdź komunikat błędu. Powinien on zawierać wskazówkę, co należy poprawić. Następnie musisz skorygować błąd i wysłać dokument ponownie. Błędna faktura nie jest uznana za wystawioną, więc nie ponosisz z powodu pomyłki żadnych konsekwencji.
3. Czy KSEF całkowicie zastępuje faktury papierowe?
Tak. Wszystkie faktury sprzedażowe muszą być wystawiane w systemie KSEF. Oczywiście, możesz wysyłać klientowi wersję papierową lub w pliku PDF, ale taki dokument będzie miał charakter tylko informacyjny.
4. Czy muszę kupić nowy system do fakturowania, żeby korzystać z KSEF?
To zależy, czy Twój obecny program ma integrację z krajowym systemem e-faktur. Jeśli ma, śmiało możesz korzystać dalej.
Nowy system będzie Ci potrzebny, gdy Twój obecny program:
- nie obsługuje KSEF,
- nie generuje faktur w formacie XML,
- nie wysyła dokumentów przez API.
Co trzeba zapamiętać o KSEF?
KSEF to system, który służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w plikach o formacie XML.
Jego celem jest:
- ujednolicenie systemu fakturowania,
- całkowita cyfryzacja dokumentów sprzedażowych,
- przyspieszenie procesu wystawiania faktur,
- zwiększenie efektywności zwalczania przestępstw podatkowych.
Dotyczy on wszystkich przedsiębiorców, jednak obowiązek korzystania z systemu e-faktur wchodzi w życie w różnych terminach w zależności od wielkości przedsiębiorstwa.
System e-faktur działa na zasadzie przesyłania danych:
- w swoim programie do fakturowania wystawiasz dokument,
- za pomocą API faktura jest wysyłana do KSEF,
- system weryfikuje dane,
- nadaje unikalny kod fakturze,
- udostępnia ją odbiorcy.
Aby dostosować przedsiębiorstwo do nowych przepisów, powinieneś:
- wybrać program zintegrowany z systemem e-faktur,
- uzyskać dostęp do KSEF,
- zweryfikować dane do faktur,
- przeszkolić pracowników,
- poinformować kontrahentów o zmianach.
Pamiętaj, że błędy w fakturowaniu mogą wiązać się z karami finansowymi. Jeśli chcesz mieć pewność, że wdrażanie nowych przepisów w Twojej firmie przebiega, jak należy, rozważ zapisanie się na specjalistyczny kurs księgowości i uniknij nieprzyjemności związanych z naruszaniem nowych przepisów.
W międzyczasie zachęcam Cię do przeczytania tekstu, w którym wyjaśniono podstawy księgowości.
