Przejdź do treści 
Obecnie pracownicy działu kadr muszą mieć nie tylko wiedzę i doświadczenie z zakresu HR, ale również umiejętność obsługi programów kadrowo-płacowych. Według portalu raportpłacowy.pl, aż 22% klientów wskazało, że używa SAPa.
W artykule przedstawię Ci najlepsze programy kadrowo-płacowe dla małych i dużych firm w 2025 roku (z mojego doświadczenia), które automatyzują procesy HR i ułatwiają rozliczenia z ZUS.
Programy te są idealnym rozwiązaniem zarówno dla dużych firm, jak i mniejszych przedsiębiorstw, zapewniając automatyzację kluczowych procesów kadrowo-płacowych.
Czym się kierować przy wyborze programu kadrowo-płacowego?
Wybór odpowiedniego programu kadrowo-płacowego może okazać się kluczem do sprawnej, kompleksowej i nieomylnej obsługi spraw pracowniczych. Zgodnie z badaniami, 49% CFO uważa, że przygotowanie raportów zarządczych wymaga zbyt wielu manualnych czynności, a aż 86% CFO wskazuje, że optymalizacja procesów przyniesie znaczące oszczędności.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się jakie programy kadrowo-płacowe polecam.
1. Funkcjonalność
Dobry system kadrowo płacowy powinien zarządzać procesami pracowniczymi od samego początku do końca. Oprogramowanie powinno wspierać przedsiębiorstwo w pełnym wymiarze zadań kadrowo-płacowych, dlatego dobrze jest, jeśli wybrana aplikacja posiada funkcje przydatne już na etapie rekrutacji nowej osoby.
2. Sprawna komunikacja z ZUS i Urzędem Skarbowym
Niemal wszystkie firmy korzystają z programów kadrowo-płacowych, które wspomagają komunikację z ZUS i US (np. przy wysyłce deklaracji zgłoszeniowych, rozliczeniowych ZUS i deklaracjach rozliczeniowych PIT). Dobry program kadrowo-płacowe powinien umożliwiać import i eksport danych z innych systemów np. programu Płatnik ZUS. Przyda się też możliwość wysyłania e-deklaracji z wykorzystaniem podpisu elektronicznego.
3. Generowanie raportów
Programy kadrowo-płacowe mogą ułatwić możliwość szybkiego generowania różnego rodzaju raportów. Ułatwi to pracę przy projektach związanych z oceną pracowniczą, oceną systemu zarządzania zasobami ludzkimi oraz ewaluacją kondycji przedsiębiorstwa.
4. Prostota użytkowania
Warto wybierać narzędzia proste w obsłudze, z intuicyjnym oprogramowaniem, zapewniającym możliwość używania skrótów klawiszowych, czy możliwość pomocy kontekstowej. Program powinien być dostępny w kilku wersjach językowych, aby mogli z niego korzystać zagraniczni kontrahenci i obcojęzyczni pracownicy.
Weronika Leszczyńska – ekspertka ds. nowoczesnych systemów kadrowo-płacowych dodaje:
“Warto pamiętać, że prostsze systemy będą dobrą opcją dla firm, w których nie ma dużej rotacji pracowników, zatrudnionych jest do kilkudziesięciu osób, a na rozliczeniach raczej nie pojawiają się nietuzinkowe elementy. Większe systemy będą najczęściej oferować rozbudowane zaplecze kadrowe, dzięki któremu w prosty sposób można wygenerować niezbędne dokumenty pracownicze.”
5. Bezpieczeństwo danych
Informacje wprowadzane do bazy programu kadrowo-płacowego mają wysoki priorytet poufności, więc program musi zapewniać ich pełną ochronę zarówno w przechowywaniu jak i ich przetwarzaniu. Ważną cechą programu kadrowo-płacowego jest opcja samodzielnego wykonywania operacji wspomagających proces ochrony danych przedsiębiorstwa.
Może to być szczególnie przydatne w małych firmach, eliminując konieczność angażowania informatyka. Kluczowa jest też dostępność aktualizacji, aby zapewnić zgodność z aktualnymi przepisami prawa. Obowiązki pracowników działu kadr i płac oraz znajomość przepisów to podstawa, zadbaj o odpowiedni poziom swojej wiedzy ze szkoleniem z prawa pracy.
Agnieszka Walczyńska – ekspertka w poradnikprzedsiębiorcy.pl dodaje:
“Przed wyborem oprogramowania należy więc ustalić, co jaki czas wykonywane są aktualizacje systemowe, czy należy je realizować ręcznie, czy też następuje to automatycznie oraz przede wszystkim – czy są one płatne. Najbardziej optymalną opcją będzie taka, kiedy aktualizacje są przeprowadzane automatycznie i nie stanowią dodatkowego kosztu.”
Ranking najlepszych programów kadrowo-płacowych w 2025 roku
Poza wprowadzeniem programów kadrowo-płacowych do firmy, należy również zainwestować w szkolenie pracowników, aby korzystanie z takich programów nie było dla nich uciążliwe. Na stronie kursyszkolenia.online znajdziesz kompleksowe szkolenia, które pomogą Ci w efektywnym wykorzystaniu tych narzędzi.
Oto ranking programów kadrowo-płacowych, które zostały docenione przez użytkowników w 2025 roku:
1.HRappka
HRappka.pl to nowoczesny, kompleksowy system kadrowo-płacowy, który automatyzuje procesy HR.
Dzięki niemu w jednym miejscu z łatwością zatrudnisz pracownika, przygotujesz umowę, naliczysz wynagrodzenie (wraz z niestandardowymi składnikami) oraz szybko wygenerujesz i wyślesz deklaracje do ZUS i Urzędu Skarbowego. Dodatkowo zaplanujesz czas pracy, stworzysz harmonogram urlopowy oraz rozliczysz delegacje krajowe i zagraniczne.
HRappka wspiera pełny cykl życia pracownika – od rekrutacji i zatrudnienia (również cudzoziemców!), przez onboarding i szkolenia, po ewidencję czasu pracy, portal pracowniczy oraz rozliczenia. Wszystkie niezbędne dokumenty i dane przechowujesz w jednym miejscu, eliminując konieczność korzystania z segregatorów i arkuszy Excel. Co więcej – ułatwisz sobie pracę, korzystając z przypomnień, np. o kończących się terminach ważności umów, badań, czy braku szkoleń BHP.
System gwarantuje pełne bezpieczeństwo danych i zgodność z obowiązującymi przepisami prawa pracy, a moduły są ciągle rozwijane w odpowiedzi na potrzeby Klientów.
Dodatkowo, użytkownicy otrzymują szkolenia wdrożeniowe oraz opiekuna i wsparcie przez cały okres korzystania z systemu. Istnieje także możliwość skorzystania z 14-dniowego, bezpłatnego okresu próbnego.
2. TETA HR
TETA HR to system, który od lat jest liderem na polskim rynku w zakresie zaawansowanego oprogramowania HR. Oferuje kompleksowe rozwiązania wspierające politykę personalną w średnich i dużych przedsiębiorstwach, które posiadają zaawansowane potrzeby związane zarówno z działaniami twardego jak i miękkiego HR. Wiedzę na ten temat pozyskasz z książek na stanowisku kadrowej.
W TETA HR można zarządzać procesami HR w jednym miejscu, od obsługi kadrowej, przez naliczanie wynagrodzenia, po rozwój pracowników. Zarząd ma wtedy stały dostęp do danych pracowników od momentu ich zatrudnienia do zakończenia współpracy.
System TETA HR oferowany jest w 3 modelach dostępu:
- TETA HR On-premise – instalowany i uruchamiany na serwerze Klienta
- TETA HR SaaS
- Usługa outsourcingu kadr i płac
Klient decyduje, które rozwiązanie w aktualnej sytuacji najbardziej odpowiada jego potrzebom, a jeżeli jego sytuacja ulegnie zmianie, może on zmienić model dostępu. Na przestrzeni lat skorzystało z niego już ponad 2000 dużych i średnich firm, działających w zróżnicowanych sektorach handlu, usług, produkcji czy logistyki.
3. Gratyfikant GT
Gratyfikant GT jest częścią systemu InsERT GT, i jest zintegrowany z innymi programami takimi jak: księgą przychodów i rozchodów – Rachmistrzem GT oraz systemem finansowo-księgowym – Rewizorem GT). Integracja systemów umożliwia przenoszenie danych z Gratyfikanta lub mikroGratyfikanta GT do innych programów InsERT.
Gratyfikant umożliwia także eksport danych do programu Płatnik oraz wysyłkę deklaracji PIT do US. Oprogramowanie jest polecane przede wszystkim małym i średnim przedsiębiorstwom.
Gratyfikant GT oferuje m.in. możliwość wystawiania różnego rodzaju umów, ewidencjonowania czasu pracy, generowania listy płac, prowadzenia kartotek pracowników od początku zatrudnienia aż do rozwiązania umowy o pracę. Program pozwala również na zarządzanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych oraz wystawianie deklaracji do US i ZUS.
4. R2płatnik
Program R2platnik składa się z kilku modułów pozwalających na prowadzenie ewidencji czasu pracy, zarządzanie umowami z pracownikami oraz naliczanie wynagrodzenia. Dodatkowo, program sam przypomina o mijających terminach badań lekarskich i szkoleń BHP.
Istnieje możliwość dodania w programie niestandardowych składników płacowych, zgodnych z regulaminem wynagrodzenia w konkretnej firmie. System jest dostępny w kilku wersjach, które możesz wybrać w zależności od ilości pracowników.
Warianty można rozbudowywać o dodatkowe moduły:
- koszty- pozwalające na szczegółowe rozliczenie poniesionych kosztów z podziałem na zlecenia i działy
- akord- umożliwiający rozliczanie zatrudnionych pracowników na akord, naliczenia są generowane z uwzględnieniem wykazu wyrobów i czynności
5. LeftHand Kadry i Płace
“LeftHand Kadry i Płace” to program kierowany dla różnych organizacji, wykorzystywany nawet w przypadku specyficznych zagadnień kadrowo-płacowych. Program oferuje możliwość prowadzenia kartoteki osobowej oraz indywidualnych i grupowych kalendarzy.
Zapewnia też opcję wydruku poszczególnych dokumentów kadrowych, możliwość prowadzenia ewidencji czasu pracy poszczególnych pracowników oraz kontrolowanie liczby dni urlopowych.
Pozwala na obsługę Zakładowego Funduszu Świadczeń oraz generowanie e-deklaracji skarbowych i deklaracji ZUS, a także sporządzić różnego rodzaju naliczenia, m.in. listy płac i absencji. Pozwala on na dokonywanie rozliczeń osób pracujących lub współpracujących z firmą na podstawie różnych rodzajów umów. Firma może wykupić szkolenie np. z prawa pracy, które pomoże zaznajomić się z obsługą oprogramowania.
6. Pakiet Przedsiębiorcy Kadry i Płace
‘Kadry i płace’ to aplikacja przeznaczona do pracy na komputerach z systemem operacyjnym Windows. Program jest prosty i przejrzysty, umożliwiający dokonywanie rozliczeń pracowników oraz osób współpracujących z przedsiębiorstwem na podstawie umów cywilnoprawnych oraz generowanie różnorodnych zestawień.
Można znaleźć w nim opcję eksportowania wydruków do formatu PDF oraz funkcję automatycznego księgowania listy płac. Oprogramowanie umożliwia korzystanie z własnych szablonów umów oraz dostosowanie wyglądu interfejsu według upodobania.
W pierwszym roku użytkowania firma gwarantuje wsparcie techniczne i serwisowe wsparcie online, a także automatyczne i bezpłatne aktualizacje oprogramowania. Przy zakupie produktu oferowana jest dożywotnia licencja. Aktualizacje w następnych latach wiążą się z dodatkowym kosztem.
7. Kadry, Płace i ZUS PRO
Program komputerowy “Kadry, Płace i ZUS PRO” umożliwia kontrolowanie i zbieranie informacji kadrowych, prowadzenie ewidencji kadrowej, a także wyliczanie płac oraz rozliczanie pracowników i zleceniobiorców z ZUS i US. Aplikacja występuje w różnych wersjach skierowanych do organizacji różnych wielkości.
Ta najbardziej rozbudowana pozwala na zarządzanie zespołem ponad 500 osób. Istnieje możliwość obsługiwania wielu firm na raz, dzięki czemu program spełnia także potrzeby biur rachunkowych. Posiada przejrzyste menu pozwalające na przełączanie się między różnymi oknami.
8. Comarch ERP Optima Płace i Kadry
“Comarch ERP Optima Płace i Kadry” zapewnia regularne aktualizacje, czyli szybką reakcję na zmieniające się wymogi prawne. Program posiada starannie zaprojektowane funkcjonalności, zapewniające automatyzację pracy i minimalizację niebezpieczeństwa pojawienia się błędu.
Jest on w pełni zintegrowany z programem Płatnik i systemem e-Deklaracje, dzięki czemu umożliwia sprawne prowadzenie rozliczeń z ZUS oraz automatyczne wysyłanie deklaracji podatkowych do Urzędu Skarbowego.
Comarch oferuje dwa warianty oprogramowania, które można wybrać w zależności od potrzeb. Są to “Płace i Kadry” oraz “Płace i Kadry Plus”. W przypadku problemów z użytkowaniem programu pomocne okażą się filmy instruktażowe dostępne za darmo na platformie YouTube.
9. Sage Symfonia 2.0 Kadry i Płace
‘Sage Symfonia’ umożliwia ewidencję danych pracowników od momentu zatrudnienia. Dane przechowywane w programie są zgodne z przepisami oraz wymogami instytucji m.in. ZUS i US. Program umożliwia również tworzenie własnych pól do ewidencji danych.
Program zapewnia wydruki na każdym etapie stosunku pracy, które można dostosować do wymogów przedsiębiorstwa (dodać logo, znak wodny itp.). Można tam anonimizować dane pracowników – jeśli złożą stosowną prośbę. Program jest dedykowany małym i średnim przedsiębiorstwom.
10. Promax Płatnik
“Płatnik” umożliwia przechowywanie danych osobowych oraz prowadzenie archiwum kadrowego. Poprowadzisz w nim ewidencję czasu pracy i obsłużysz harmonogramy. W programie można automatycznie przygotowywać listy płac, a także je przeliczać, w przypadku wprowadzenia nowego parametru.
Program można zainstalować na kilku różnych komputerach bez dodatkowych opłat. Istnieje również opcja dostępu do rozbudowanej pomocy ułatwiającej wdrożenie i obsługę oprogramowania. System umożliwia wprowadzanie własnych zmiennych, reguł i parametrów.
DODATKOWO: 11 Moduł Enova365 Kadry Płace
Moduł “Kadry i Płace” systemu Enova oferuje pomoc w zakresie zapisu różnych informacji (m.in. dane personalne pracowników lub zleceniobiorców, dane o członkach rodzin pracowników, zasady wynagradzania, dane podatkowe). Program gwarantuje rozliczanie etatów i różnego rodzaju umów. Pozwala też na udzielanie długoterminowych pożyczek lub zaliczek akonto.
Można w nim dowolnie definiować składniki wynagrodzenia. Moduł “Kadry i Płace” pozwala na definiowanie indywidualnych rozkładów czasu pracy (m.in. wielozmianowej), odnotowuje odstępstwa od założonego grafiku (obecność/nieobecność), a także prowadzi bezpośrednią współpracę z automatycznymi rejestratorami czasu pracy.
Program ułatwia składanie deklaracji (np. podatkowych, zgłoszeniowych oraz rozliczeniowych ZUS). Istnieje możliwość wyeksportowania w systemie deklaracji ZUS do programu Płatnik. Program oferuje też pomoc w zakresie miękkiego HR poprzez usprawnianie procesu ocen pracowniczych, ewidencjonowanie szkoleń oraz pomoc w zaplanowaniu procesu rekrutacyjnego aż po zatrudnienie kandydata. Pozwala też przeprowadzić analizę zapotrzebowania na pracowników w firmie.
Jakie programy kadrowo-płacowe wybrać w 2025 roku?
W 2025 roku większość firm wciąż korzysta z programów Gratyfikant lub Optima, jednak na popularne zaczynają być programy start-upowe. Dużą zaletą wybrania mniej popularnego rozwiązania jest z pewnością cena. Nowe programy na rynku właśnie tym czynnikiem chcą skusić nowych użytkowników. Dlaczego warto też inwestować w kursy online z certyfikatem? Przeczytaj nasz artykuł!
Przed wyborem programu najlepiej skonsultować dostępne opcje z zespołem, który najlepiej zna potrzeby przedsiębiorstwa i doskonale wie, które funkcje są najważniejsze w codziennej pracy.
Piotr Kowalski ekspert ds. oprogramowań podsumowuje:
“Już w pierwszych dniach po wdrożeniu nowego rozwiązania można zauważyć poprawę wydajności i efektywności pracy, a także znaczące przyspieszenie wielu procesów”.
Najczęściej zadawane pytania o programy kadrowo-płacowe
Sprawdź najczęściej zadawane pytania o programy kadrowo-płacowe.
Ile kosztuje program kadrowo-płacowy?
Ceny programów kadrowo-płacowych wahają się od 100 zł miesięcznie za podstawowe wersje do nawet kilku tysięcy złotych za rozbudowane systemy dla dużych firm. Większość dostawców oferuje różne pakiety cenowe dostosowane do wielkości firmy i potrzeb.
Czy programy kadrowo-płacowe działają w chmurze?
Tak, większość nowoczesnych programów kadrowo-płacowych oferuje dostęp przez przeglądarkę internetową. Systemy takie jak TETA HR, Comarch ERP Optima czy Sage Symfonia 2.0 posiadają wersje chmurowe, które umożliwiają pracę zdalną.
Jak długo trwa wdrożenie programu kadrowo-płacowego?
Czas wdrożenia zależy od wielkości firmy i złożoności procesów. Dla małych firm może to być kilka dni, dla średnich 2-4 tygodnie, a dla dużych organizacji nawet 2-3 miesiące. Proces obejmuje instalację, konfigurację i szkolenie pracowników.
Czy mogę przenieść dane z mojego obecnego programu kadrowo-płacowego?
Większość programów oferuje możliwość importu danych z innych systemów. Proces migracji jest zazwyczaj wspierany przez dostawcę oprogramowania, który pomoże w bezpiecznym przeniesieniu danych pracowników, historii wynagrodzeń i dokumentacji.
Jak często programy kadrowo-płacowe są aktualizowane?
Dobre programy kadrowo-płacowe są aktualizowane na bieżąco, szczególnie w zakresie zmian prawnych i podatkowych. Większość dostawców zapewnia minimum kilka aktualizacji rocznie, a w przypadku istotnych zmian w przepisach – natychmiastowe aktualizacje.
Podsumowanie dot. programów kadrowo-płacowych
Praca w działach kadrowo-płacowych jest niezwykle odpowiedzialna. Najnowsze programy są bardzo intuicyjne i znacznie ułatwiają pracę. Z mojego doświadczenia wiem, że najlepsze gwarantują bezpieczeństwo danych dzięki systemom bezpieczeństwa i częstym aktualizacjom.
Jeśli chcesz rozpocząć karierę w tej perspektywicznej branży, sprawdź nasz kurs kadrowo-płacowy, który pomoże Ci zdobyć niezbędne kwalifikacje i pewnie wejść na ścieżkę zawodową specjalisty ds. kadr i płac. W ramach szkolenia otrzymasz praktyczną wiedzę, dostęp do aktualnych przepisów oraz wsparcie doświadczonych ekspertów.
