Badania Gallupa z 2026 pokazują, że ponad 50% pracowników pracuje w trybie hybrydowym.
To pokazuje, że praca zdalna staje się codziennością, a znajomość przepisów regulujących jej przebieg to konieczność, zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.
Z tego artykułu dowiesz się, co to jest praca zdalna w świetle Kodeksu pracy, jakie są jej rodzaje oraz jakie obowiązki nakłada na pracodawcę i pracownika.
Praca zdalna – co to?
Praca zdalna to inaczej praca wykonywana poza siedzibą pracodawcy. Może mieć charakter stały, częściowy lub okazjonalny. Czasami zdarzają się także sytuacje, że w wyjątkowych przypadkach pracodawca może zlecić pracownikowi pełnienie obowiązków w takim trybie. Aby praca zdalna przebiegała zgodnie z podstawowymi przepisami prawa pracy, musi spełniać kilka warunków, które określa artykuł 67¹⁸ Kodeksu pracy.
Według nich:
- miejsce pracy może być wskazane przez pracownika,
- zatrudniony musi każdorazowo uzgodnić z pracodawcą miejsce pełnienia obowiązków,
- do komunikacji muszą służyć ustalone środki przekazu informacji na odległość (np. komunikatory, takie jak Microsoft Teams).
Co to oznacza w praktyce?
W praktyce praca zdalna jest niezwykle elastyczną formą zatrudnienia, ponieważ swoje obowiązki można wykonywać z domu, z osobistego biura lub nawet z kawiarni, o ile zgodzi się na to pracodawca.
Dlatego też praca z domu przez wielu traktowana jest jako istotny benefit pracowniczy. Jak zauważa Grzegorz Deszczka — ceniony specjalista od budowania wizerunku marki, szerzej znany jako Rekruter z brodą — praca zdalna wiąże się z elastycznością i realną oszczędnością czasu i pieniędzy. Z kolei Tomasz Socha — SEO copywriter — wskazuje, że czasami taka forma pracy jest jedną, jakiej może się podjąć osoba z niepełnosprawnościami.
Praca zdalna zwykle nie wymaga także specjalistycznego sprzętu. Tak naprawdę warunkiem koniecznym do pełnienia obowiązków zawodowych z domu w wielu branżach jest jedynie możliwość korzystania z narzędzi do komunikacji na odległość. A więc w miejscu, w którym pełnisz swoje obowiązki, musisz mieć np. dostęp do internetu, komputera, komunikatora.
Jakie są rodzaje pracy zdalnej? Przepisy, definicje, charakterystyki
Artykuły 67¹⁸–67³³ Kodeksu pracy określają cztery formy pracy zdalnej:
- stała,
- hybrydowa,
- okazjonalna,
- na polecenie pracodawcy w szczególnych sytuacjach.
Czym jest praca zdalna stała?
Jest to praca wykonywana całkowicie poza zakładem pracy. Miejsce wykonywania obowiązków wspólnie ustalają obie strony. Ustalenie tej formy zatrudnienia wymaga zgody obu stron i może odbyć się przy okazji podpisywania umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Ważne, by informacja o wykonywaniu obowiązków w trybie zdalnym była zawarta na piśmie.
Należy tutaj także nadmienić, że zgodnie z Kodeksem pracy to pracodawca musi zapewnić pracownikowi niezbędne narzędzia, szkolenie BHP oraz koszty ponoszone w związku z pracą zdalną (ekwiwalenty lub ryczałt).
Poza tym zatrudniony wykonujący swoje obowiązki w trybie zdalnym powinien mieć takie same możliwości kontaktu z zespołem, udziału w spotkaniach biznesowych czy szkoleniach i kursach, które są organizowane przez właściciela firmy we współpracy np. z Krajowym Centrum Edukacyjnym, jak pracownicy pracujący stacjonarnie. Takie powtarzające się pomijanie może być uznane za dyskryminację i przejaw mobbingu.
Dlatego podobnie jak Agnieszka Konieczna — WolfMind Leadership — uważam, że ten tryb pracy może być wyzwaniem dla wielu firm. Niemniej jednak dobrze przeszkolona kadra, liderzy z krwi i kości oraz mocna kultura organizacyjna firmy, pozwolą efektywnie pracować w każdej formie.
Czym jest praca hybrydowa?
Praca hybrydowa polega na wykonywaniu tylko części obowiązków poza zakładem pracy, pozostałą część zadań pracownik musi wykonać w siedzibie firmy. Według raportu Gallup: Global Indicator Hybrid Work (2025/2026) aż 52% osób pracuje hybrydowo.
W tym modelu zakres obowiązków i miejsce ich realizacji są wspólnie ustalane przez obie strony. Oczywiście, wszelkie ustalenia tego typu powinny mieć formę pisemną. Praca hybrydowa podobnie jak praca zdalna stała, wymaga od pracodawcy zapewnienia zatrudnionemu narzędzi, szkolenia BHP, pokrycia kosztów pracy zdalnej.
Warto również pamiętać, że żadna ze stron nie może narzucić takiego trybu wykonywania obowiązków. Przepisy nie ustalają także limitu dni zdalnych. Proporcje w jakich będzie dzielić się praca hybrydowa, zależą od pracodawcy i pracownika.
Czym jest okazjonalna praca zdalna?
Kodeks pracy dopuszcza także okazjonalną pracę zdalną. Według artykułu 67³³ Kodeksu pracy okazjonalna praca zdalna to świadczenie obowiązków zawodowych w trybie zdalnym na wniosek pracownika nie dłużej niż 24 dni w roku kalendarzowym.
Wniosek ten warto poprzeć konkretnym uzasadnieniem, np.:
- pilną potrzebą opieki nad dzieckiem,
- poważną awarią, do której doszło w domu pracownika,
- sprawami rodzinnymi.
To czy taki wniosek zostanie zatwierdzony, zależy od pracodawcy, ponieważ nie musi wyrażać zgody na pracę w takim trybie. W odróżnieniu także od dwóch poprzednich form pracy zdalnej zatrudniający nie ponosi tutaj wielu kosztów związanych z okazjonalną pracą zdalną.
Czym jest praca zdalna na polecenie pracodawcy?
Zasady pracy zdalnej na polecenie pracodawcy nieco różnią się od stałej, częściowej (hybrydowej) lub okazjonalnej pracy zdalnej. Kodeks pracy wskazuje konkretne sytuacje, w których zatrudniający może jednostronnie zlecić pracownikom taką formę pracy.
Według artykułu 67¹⁹ są to sytuacje związane z:
- stanem nadzwyczajnym,
- stanem zagrożenia epidemiologicznego,
- pożarem, zalaniem, awarią lub innymi wydarzeniami sprawiającymi, że zatrudniający nie jest w stanie zapewnić pracownikom bezpiecznych warunków.
Warto zaznaczyć, że pracownik musi potwierdzić, że spełnia warunki techniczne do świadczenia pracy w trybie zdalnym. Co więcej, takie polecenie może zostać cofnięte w każdej chwili, dlatego zatrudniony powinien być gotowy do powrotu do biura z dnia na dzień.
Rodzaje pracy zdalnej? Tabela podsumowująca
Przedstawię Ci teraz najważniejsze informacje na temat rodzajów pracy zdalnej w formie tabeli.
| Rodzaj pracy zdalnej | Kto inicjuje? | Limit dni | Obowiązki pracodawcy | Podstawa prawna |
| Stała | pracownik/pracodawca – za zgodą obu stron | brak | pełne (narzędzia, koszty, BHP) | art. 67¹⁸–67³³ KP |
| Częściowa (hybrydowa) | jak wyżej | brak | pełne, proporcjonalnie | art. 67¹⁸–67³³ KP |
| Okazjonalna | pracownik | 24 dni/rok | minimalne | art. 67³³ KP |
| Na polecenie pracodawcy | pracodawca | brak | pełne | art. 67¹⁹ KP |
Jakie obowiązki wiążą się z pracą zdalną? Perspektywa pracownika i pracodawcy
Niezależnie czy mamy do czynienia z formą stałej czy też okazjonalnej pracy zdalnej, Kodeks pracy jasno określa obowiązki pracodawcy i pracownika.
Obowiązki pracodawcy
Pracodawca ma obowiązek:
- zapewnić pracownikowi narzędzia do pracy – np. komputer, telefon, oprogramowanie, materiały, dostęp do systemów. Z doświadczenia wiem, że zdarzają się sytuacje, kiedy pracownik korzysta ze swojego sprzętu. Należy jednak pamiętać, że wówczas pracodawca musi wypłacić mu stosowny ekwiwalent,
- pokryć koszty związane z pracą – mogą być one związane z zużyciem energii elektrycznej czy też internetu,
- zapewnić bezpieczeństwo – na pracodawcy spoczywa obowiązek m.in. przygotowania oceny ryzyka, opracowania instrukcji BHP dla pracy zdalnej,
- przeprowadzić szkolenie BHP – niezależnie od miejsca, w którym zatrudniony pełni swoje obowiązki, musi on przejść szkolenie BHP,
- zadbać o bezpieczeństwo danych – właściciel firmy powinien wdrożyć zasady ochrony danych, aby nie dopuścić się naruszenia przepisów związanych np. z RODO,
- ustalić jasne zasady pracy zdalnej – np. w formie regulaminu,
- zapewnić każdemu pracownikowi równość traktowania – niezależnie czy osoba z zespołu pracuje zdalnie, czy nie, musi mieć ona taki sam dostęp do informacji, szkoleń, spotkań oraz mieć takie same szanse na awans jak inni.
Obowiązki pracownika
Z kolei pracownik musi:
- potwierdzić możliwość podjęcia pracy zdalnej, a więc zadeklarować, że ma odpowiednie miejsce i warunki techniczne, które pozwalają mu wykonywać obowiązki zgodnie z zasadami BHP,
- przestrzegać zasad ochrony danych – w tym celu musi on chronić swój sprzęt, dokumenty oraz stosować się do ustalonych procedur bezpieczeństwa,
- wykonywać swoje obowiązki i przynosić takie same wyniki, jak pracownik stacjonarny,
- umożliwić pracodawcy kontrolę jakości wykonywanej pracy, kontrolę BHP oraz kontrolę ochrony danych,
- zgłaszać awarie, zagrożenia, wycieki danych, problemy techniczne, brak możliwości wykonywania pracy itd.
Co warto wiedzieć o pracy zdalnej w 2026 roku? FAQ
Uważam, że jeśli chcesz pracować z domu, powinieneś orientować się, co mówi na ten temat Kodeks pracy — nie tylko w formie suchych przepisów, ale też ich realnego zastosowania. Dlatego odpowiem teraz na 4 najczęściej zadawane pytania w tym temacie.
Pamiętaj, że wszystkie opublikowane w tym artykule treści nie stanowią porady prawnej.
1. Czy pracodawca może żądać ode mnie powrotu do biura?
To zależy. Jeśli w umowie o pracę zamieszczono zapis, że pracujesz w formie zdalnej lub hybrydowej, zmiana wymaga porozumienia między stronami lub wypowiedzenia zmieniającego.
Natomiast jeśli takiego zapisu nie ma pracodawca może zlecić Ci powrót do biura. W takiej sytuacji możesz zawsze porozmawiać z przełożonym o powodach, dla których praca zdalna jest dla Ciebie ważna. Możliwe, że uda wam się znaleźć kompromis.
2. Ile wynosi ryczałt za pracę zdalną w 2026 roku?
Kodeks pracy nie podaje konkretnej kwoty ryczałtu.
Pracodawca ustala jego wysokość samodzielnie, na podstawie:
- kosztów energii,
- kosztów Internetu,
- innych wydatków związanych z pracą.
Ryczałt musi być realny i odzwierciedlać faktyczne koszty związane z pracą w domu. Trudno jednoznacznie określić wysokości ryczałtu, ponieważ ceny zmieniają się co roku. W tym roku może on wynosić od kilku dziesięciu do ponad 100 złotych miesięcznie.
3. Czy można pracować zdalnie z zagranicy?
Tak, o ile pracodawca wyrazi na to zgodę. Wiążą się z tym także dodatkowe kwestie związane z m.in. ubezpieczeniem społecznym, bezpieczeństwem danych, podatkami itd. Dlatego, jeśli zależy Ci, by pracować zdalnie poza granicami, Polski zgłoś to pracodawcy wcześniej i poczekaj na akceptację.
4. Co grozi pracodawcy za nieprzestrzeganie przepisów o pracy zdalnej?
Pracodawca może ponieść odpowiedzialność o charakterze:
- wykroczeniowym – za naruszenie zasad prawa pracy grozi kara do 1 000 do 30 000 zł,
- cywilnym – np. jeśli dojdzie do wypadku przy pracy, a pracodawca nie wdrożył wcześniej odpowiednich procedur związanych z BHP,
- administracyjną – w związku z naruszeniem przepisów RODO.
Praca zdalna w świetle Kodeksu pracy, co zapamiętać?
Praca zdalna to inaczej praca wykonywana poza siedzibą firmy.
Może ona przyjmować różne formy:
- stałą,
- hybrydową,
- okazjonalną,
- na polecenie pracodawcy.
Wykonywanie obowiązków z domu wymaga:
- wskazania miejsca pracy przez pracownika,
- uzyskania zgody pracodawcy na pełnienie obowiązków we wskazanej lokalizacji,
- ustalenia środków komunikacji na odległość.
Nie można zapominać, że taki tryb pracy wiąże się z dodatkowymi obowiązkami zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy w kwestiach związanych z:
- narzędziami i możliwością podjęcia pracy zdalnej,
- BHP,
- ochroną danych,
- zasadami pracy.
Niezależnie czy pracujesz zdalnie, czy stacjonarnie musisz znać przepisy prawa pracy. Nie chodzi tutaj o znajomość dokładnych reguł, ale o ich realne zastosowanie. W tym może pomóc Ci kompleksowe szkolenie z prawa pracy, dzięki któremu dowiesz się, jak przepisy działają w praktyce.
Na zakończenie polecam Ci sięgnięcie do jednego z poprzednich artykułów, w którym opisano, jak prawidłowo napisać wypowiedzenie umowy o pracę.
