Specjalista ds. administracji to najogólniej mówiąc osoba zajmująca się koordynacją codziennego funkcjonowania biura. Zakres jej obowiązków i wysokość pensji może się różnić w zależności od firmy i jej wewnętrznych ustaleń.
Czym się zajmuje specjalista ds. administracji? Zarobki i jego ścieżka kariery – o tym przeczytasz poniżej.
Z naszego artykułu dowiesz się między innymi:
- jakie są różnice między działami szeroko pojętej administracji,
- jak zostać specjalistą ds. administracji,
- co wchodzi w zakres jego obowiązków,
- jak wygląda praca na tym stanowisku w zależności od branży,
- ile przeciętnie zarabia specjalista ds. administracji (zarobki podajemy za najnowszymi danami z kilku wiodących portali z ofertami pracy i raportami płacowymi).
Cykl naszych artykułów poświęconych tematyce administracyjnej to dobry wstęp do rozeznania się w temacie. Jeśli natomiast chcesz pogłębić wiedzę i zdobyć praktyczne umiejętności pod okiem profesjonalnego trenera, zapisz się na certyfikowany Kurs Kadry i Płace. Skorzystaj ze zniżki z kodem ARTY70.
Pracownik kadr, administrator HR czy specjalista ds. administracji?
Zarobki i zakres obowiązków związane są oczywiście z nazwą piastowanego stanowiska. Te jednak różnią się między sobą i nie zawsze oferty pracy dotyczące tej samej posady będą pokrywać się opisem wymaganych kompetencji, standardem codziennych zadań i wysokością pensji. Dlatego zawsze warto dokładnie przestudiować ogłoszenie, aby uniknąć nieporozumień.
Nienowe pojęcie human resources czasami używane jest jako zamiennik terminu „kadry”. Obowiązki działu kadr i płac to jednak tylko niewielki wyimek umiejętności i kompetencji specjalisty HR. Dla ułatwienia rozróżnia się HR na twardy i miękki. Podział ten uwzględnia odmienny zakres codziennych działań.
Czym więc zajmują się pracownicy działu HR? W ramach podtypu twardego zakładają i prowadzą akta pracownicze, rozliczają wynagrodzenia i czas pracy, zwolnień i urlopów oraz uzupełniają miesięczną listę obecności. Wszystkie te dane gromadzą i analizują w specjalnych programach kadrowo-płacowych, które usprawniają ich pracę. Warto postawić na praktyczną wiedzę w tym zakresie realizując szkolenie z prawa pracy.
Miękki HR skupia się z kolei na rozbudowanym procesie rekrutacji nowych pracowników, urządzaniu stanowisk pracy, analizowaniu i dbaniu o pozytywne employee expierence, projektowaniu systemów motywacyjnych dla pracownika, troszczeniu się o integrację zespołu, wystawianiu ocen pracowniczych czy współplanowaniu ścieżek kariery zatrudnionych.
Jakie obowiązki ma specjalista ds. administracji?
Zarobki są oczywiście ściśle powiązane z ilością zadań wykonywanych na tym stanowisku. Porównanie wyżej omówionych zawodów podkreśla istotne różnice między pracą w tych działach.
W niewielkich firmach czy początkujących start-upach granice między tymi zawodami mogą się zacierać ze względu na braki kadrowe. Jednakże w większych przedsiębiorstwach, z uwagi na o złożoność i większą liczbę działań, funkcje te zazwyczaj są wyraźnie rozdzielone.
Czym więc zajmuje się zwykle specjalista ds. administracji? Najprościej mówiąc koordynacją, zarządzaniem i organizacją codziennej pracy biura. Do jego głównych zadań należy segregacja i archiwizacja dokumentów i pism. Kontroluje on także ich płynny obieg w zakładzie.
W zakres jego obowiązków wchodzi przygotowanie dokumentacji, rejestr wydruków związanych z obsługą zatrudnionych oraz pisanie oficjalnych listów i raportów. Niemniej ważna jest obsługa korespondencji tradycyjnej i elektronicznej, zarówno tej przychodzącej, jak i wychodzącej.
Specjalista ds. administracji odpowiada również za organizację spotkań od strony technicznej. Jest on niejako wizytówką firmy (często to pierwsza osoba, którą spotyka się po wejściu do jej siedziby), dlatego dba o utrzymywanie dobrych kontaktów z klientami. Ważne by wypaść podczas tego odpowiednio, autoprezentacja naszego pierwszego reprezentanta lub reprezentantki powinna być nienaganna!
To także nieoceniony pośrednik wewnątrz firmy, który zajmuje się skutecznym przekazywaniem informacji między różnymi działami. Zadania pracownika biurowego są więc liczne i złożone oraz obarczone sporą odpowiedzialnością.
Specjalista ds. administracji – zarobki i praca w różnych branżach
Ogromnym plusem bycia specjalistą ds. administracji jest możliwość znalezienia zatrudnienia w różnych branżach. Choć obowiązki zapewne będą się nieco między sobą różnić ze względu na specyfikę rynku, na którym działa dana firma, trzon zadań pozostaje ten sam.
Pracownicy biurowi mogą szukać zatrudnienia zarówno w małych, rodzinnych firmach, jak i wielkich, międzynarodowych korporacjach. Tego typu specjaliści potrzebni są w zakładach prywatnych i instytucjach państwowych, m.in. szkołach, urzędach czy szpitalach.
Wiesz już, jakie cechy i kompetencje wymagane są na stanowisku specjalisty ds. administracji oraz w jakich branżach możesz poszukiwać pracy. Kolejnym dobrym krokiem w rozpoznaniu rynku i własnych predyspozycji będzie zapoznanie się z literaturą branżową.
Przejrzenie kilku książek z zakresu kadr i płac pozwoli Ci na zdobycie potrzebnej do wykonywania pracy wiedzy, ale też na zorientowanie się, czy jest to coś dla Ciebie. Zanim po nie sięgniesz, przyswój podstawowe pojęcia i zagadnienia, których znajomość ułatwi Ci przyswojenie nowego materiału.
Jak zostać specjalistą ds. administracji?
Nie istnieje tylko jedna ścieżka edukacji umożliwiająca zostanie specjalistą ds. administracji. Podobnie jednak jak w przypadku wymagań dotyczących specjalisty ds. kadr i płac, można wyróżnić kilka elementów, które ułatwią zdobycie zatrudnienia w tym zawodzie.
Wśród nich wymieniane są:
- wyższe wykształcenie – w cenie są tu zwłaszcza ukończone studia na takich kierunkach jak księgowość, rachunkowość lub zarządzanie, ale i inne znacząco zwiększają Twoje szanse na rynku. Dobrym pomysłem jest również przejrzenie oferty studiów podyplomowych, które umożliwią Ci przebranżowienie się;
- znajomość języka angielskiego – wymagany minimalny poziom to zwykle B2, choć w firmach międzynarodowych będzie to zapewne oczko wyżej, a więc zaawansowane C1;
- biegła umiejętność pracy w programach z pakietu Microsoft Office – jak sama nazwa wskazuje, wchodzące w jego skład Word, Excel czy PowerPoint to podstawa sprawnej pracy biurowej;
- doświadczenie na podobnym stanowisku – oczywiście wcześniejsza styczność z podobnym zakresem obowiązków zawsze będzie traktowana jako atut, ale znalezienie pracy bez doświadczenia także jest możliwe.
- dodatkowe kursy – w tym wypadku najlepiej postawić na szkolenia dla firm, po których uzyskuje się niezbędne potwierdzenia uzyskanej wiedzy
Nie bez znaczenia są umiejętności miękkie, takie jak znakomita organizacja własnej pracy (osiągniesz to poprzez szkolenie z zarządzania czasem), analityczne myślenie, chęć do współpracy z innymi (tu dużą rolę odgrywają umiejętności komunikacyjne), skrupulatność i terminowość, otwartość, pozytywne nastawienie i wysoka kultura osobista.
Specjalista ds. administracji – zarobki w 2023 roku według danych Pracuj.pl
Każdy portal udostępniający dane dotyczące średnich zarobków na konkretnym stanowisku (dowiedz się też, na jakie zarobki możesz liczyć jako specjalista ds. kadr i płac) zastrzega, że ich wysokość zależy od wielu czynników, m.in. stażu pracy, wykształcenia, wielkości firmy i województwa, w którym znajduje się siedziba.
Rzadko wspomina się natomiast o tym, że często pensja jest także wynikiem negocjacji czy kwoty, którą zaproponuje na rozmowie rekrutacyjnej sam kandydat. Warto więc zorientować się, jakie są „widełki” płacowe dla danego zawodu.
Według Pracuj.pl przeciętne wynagrodzenie osoby pracującej na stanowisku specjalista ds. administracji wynosi 4 100 zł brutto i jest o 600 zł niższe od przeciętnego wynagrodzenia w Polsce. Co ciekawe, 50% badanych zarabia zarówno mniej, jak i więcej od podanej kwoty.
W raporcie uwzględnione zostały także najpopularniejsze benefity. Spośród ankietowanych 33% zadeklarowało dostęp do prywatnej opieki medycznej, 32 dofinansowanie do zajęć sportowych, 21 ubezpieczenie na życie, a 19 otrzymanie służbowego telefonu, wykorzystywanego również do celów prywatnych.
Z dodatkowych statystyk dowiadujemy się, że aż 86% specjalistów ds. administracji stanowią kobiety, 13% zatrudnionych co miesiąc otrzymuje premię i aż 95% z nich pracuje na podstawie umowy o pracę.
Co się zmieniło w 2024 roku?
Specjalista ds. administracji – zarobki w 2024 roku według danych Wynagrodzenia.pl
Na podstawie danych pochodzących z Ogólnopolskiego Badania Wynagrodzeń, przeprowadzonych na ponad dwóch milionach osób i aktualizowanych w styczniu 2024 roku, obliczono, że mediana zarobków specjalisty ds. administracji wynosi 4950 zł brutto.
Spośród ankietowanych 25% zarabia mniej niż 4230 zł brutto, a 25% z nich co miesiąc otrzymuje więcej niż 5840 zł brutto.
W przypadku młodszego specjalisty dane prezentują się następująco: mediana wynosi 4440 zł brutto, przy czym 25% badanych zarabia mniej niż 3880, a kolejne 25% więcej niż 5450 zł brutto.
Ile w takim razie zarabia starszy specjalista ds. administracji? Zarobki na tym stanowisku wynoszą 5600 zł (mediana), ale 25% respondentów zarabia mniej niż 4700, a inne 25% więcej niż 7070 zł brutto.
Dodatkowe statystyki pokazują, że aż 85% specjalistów ds. administracji stanowią kobiety. Prywatną opiekę medyczną zapewniono 25% zatrudnionych, karnety na siłownie i do klubów fitness zaproponowano 24%, a ubezpieczenie na życie/NWW ma jedynie 18% pracowników.
Nieco inaczej wyglądają liczby, jeśli chodzi o niższym i wyższy szczebel kariery. Kobiety stanowią 81% badanych młodszych specjalistów, 40% z nich zapewniona została prywatna opieka medyczna, 27% wyjeżdża na imprezy integracyjne, a 42% otrzymało karnety na siłownię i do klubów fitness.
Wśród starszych specjalistów 78% stanowią kobiety, a jedynie 26% ma zapewnioną prywatną opiekę medyczną, karnety na siłownię i do klubów fitness oraz ubezpieczenie na życie/NWW.
Badania portalu OLX.pl
Zgodnie z badaniami zleconymi przez portal OLX.pl na stanowisku Specjalista ds. administracyjnych średnie zarobki to 5 850 brutto. Natomiast połowa osób na tym stanowisku zarabia między 5 000 zł brutto a 6 900 zł brutto.
Według danych dostarczanych przez Sedlak & Sedlak 25% najgorzej zarabiających osób na tym stanowisku otrzymuje mniej niż 5 000 zł brutto, a 25% najlepiej wynagradzanych zarabia więcej niż 6 900 zł brutto.
Specjalista ds. administracji – czy ta praca jest dla Ciebie?
Mamy nadzieję, że nasz artykuł pozwolił Ci poukładać sobie informacje na temat obowiązków i wymaganych kompetencji, z jakimi związana jest praca na stanowisku specjalisty ds. administracji. Wiesz już, w jaki sposób możesz nim zostać oraz na jakiej wysokości zarobki możesz liczyć.
Na pytanie, czy warto podążać tą ścieżką edukacji i kariery, musisz odpowiedzieć sobie sam. Jeśli Twoja odpowiedź jest pozytywna, zapoznaj się z naszymi innymi artykułami na ten temat i rozwiń swoje umiejętności na Kursie Kadr i Płac!
