Dział HR: 10 Najważniejszych Zadań

Jak pokazuje raport Deloitte “2024 Human Capital Trends”, przedsiębiorstwa skutecznie zarządzające zespołem mają o 85% większą szansę na realizację swoich celów biznesowych. Badania Deloitte wskazują również, że firmy z efektywnym działem HR osiągają o 24% wyższą produktywność pracowników.

Dział Human Resources (HR) stanowi strategiczną jednostkę w każdej organizacji, odpowiadając za kompleksowe zarządzanie kapitałem ludzkim. Od rekrutacji, przez rozwój zawodowy, po administrację kadrowo-płacową.

Z tego artykułu dowiesz się, jak funkcjonuje nowoczesny dział HR, poznasz różnice między twardym a miękkim HR oraz zrozumiesz, jakie kompetencje są niezbędne do rozpoczęcia kariery w tej branży.

Jakie są rodzaje HR i jakie są jego zadania

HR ze względu na swoją charakterystykę można podzielić na tzw. twardy i miękki.

Twardy HR

Wiąże się z wszystkimi zadaniami administracyjnymi, kadrowymi i płacowymi.

Zadaniem specjalistów na stanowiskach związanych z twardym HR jest m.in.:

• podpisywanie umów i weryfikowanie zgodności działań przedsiębiorstwa z obowiązującym prawem,
• naliczane i wypłacane wynagrodzeń,
• prowadzenie ewidencji czasu pracy, urlopów itp.

Warto pamiętać! Do twardego HR będziemy więc zaliczać głównie dział administracyjny, dział wynagrodzeń i benefitów oraz kadry.

Miękki HR

To dziedzina skupiająca się na sprawach pracowniczych związanych z jakością pracy. Często opiera się na bezpośrednim kontakcie z pracownikami firmy i rozwojem kompetencji miękkich (komunikatywność, kreatywność, przywództwo, elastyczność).

Miękki HR to rekrutacja, rozwój, szkolenia i oceny pracownicze. Zadaniem specjalistów z miękkiego HR jest dopilnowanie, żeby na odpowiednich stanowiskach znalazły się osoby posiadające odpowiednie kompetencje. Głównym elementem tego działania jest planowanie zatrudnienia i prowadzenie procesów rekrutacyjnych od początku do końca.

Czym dokładnie zajmuje się dział HR?

• dbają o motywację zatrudnionych,
• ustalają system pracy,
• weryfikują efektywność działań pracowników.
• odpowiadają za definiowanie potrzeb szkoleniowych i zapewnianie rozwoju pracownikom firmy.

Osoby specjalizujące się w miękkim HR czasem pełnią rolę pośrednika i mediatora w różnego rodzaju konfliktach pomiędzy: pracownikami, lub między pracownikami a pracodawcą. Czym dokładnie zajmuje się osoba na stanowisku specjalisty ds. HR?

Jeśli zastanawiasz się, jakie zarobki może osiągnąć specjalista ds. kadr i płac, koniecznie sprawdź nasz artykuł na ten temat: zarobki specjalisty ds. kadr i płac.

Zbigniew Ciekanowski specjalista z zakresu zarządzania mocno podkreśla znaczenie kapitału ludzkiego w kontekście sukcesu organizacji:

“Kapitał ludzki jest najistotniejszym elementem w organizacji”.

Zadania działów zajmujących się twardym HR

Do kluczowych obowiązków w zakresie dokumentacji należą:

1. Przygotowywanie i archiwizowanie dokumentów

Dział HR zajmuje się sporządzaniem różnych umów dla pracowników, przygotowaniem kart ewidencji czasu pracy i tworzeniem listy wynagrodzeń.

Jak zostać specjalistą pracującym w kadrach? Specjaliści pracujący w tym dziale muszą doskonale znać przepisy prawa i zasady przetwarzania danych osobowych. Odpowiadają za właściwe przechowywanie i gromadzenie dokumentacji pracowniczej.

2. Prowadzenie akt osobowych

Akta osobowe to zbiór dokumentów pracowniczych, które dotyczą nawiązania, przebiegu i zakończenia stosunku pracy. Pracodawca odpowiada za prowadzenie akt osobowych dla każdego pracownika.

Ale to właśnie na pracownikach działów HR ciąży największa odpowiedzialność związana z właściwym przechowywaniem zamieszczonych w aktach danych osobowych oraz uniemożliwienie wglądu do tych akt osobom nieupoważnionym.

Akta osobowe składają się z czterech części zawierających różne dokumenty:

• dotyczące ubiegania się o pracę
• związane z nawiązaniem stosunku pracy, a także przebiegu zatrudnienia
• wynikające z zakończenia stosunku pracy
• dotyczące nagan dla pracownika lub ponoszenia przez niego odpowiedzialności

3. Prowadzenie ewidencji czasu pracy

Najczęściej na pracownikach działu kadr spoczywa odpowiedzialność za prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy pracowników (tego, ile godzin każdy z pracowników pracuje w firmie każdego dnia).

Specjaliści tych działów są również odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji zwolnień lekarskich, urlopów, nadgodzin i delegacji. Kontrola czasu pracy pracownika pozwala na właściwe określenie wynagrodzenia, co jest kolejnym obowiązkiem działów HR.

Co to jest dział HR i jakie są jego zadania?

Współpraca z Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz innymi instytucjami, działy HR odpowiedzialne za współpracę z instytucjami spędzają dużo czasu na dostarczaniu istotnych informacji do:

• urzędu skarbowego,
• Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
• Głównego Urzędu Statystycznego,
• Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych
• innych instytucji.

Specjaliści tych działów muszą więc cały czas pilnować, żeby wszystkie potrzebne dokumenty zostały wysłane do odpowiednich instytucji w terminach wskazanych w przepisach.

4. Rozliczanie wynagrodzeń

Osoby zajmujące się twardym HR dokonują wszystkich rozliczeń związanych z pracownikami m.in. obliczeniem wynagrodzeń za pracę (w tym za czas choroby lub urlopu).

Do obowiązków tego działu należy dopilnowanie, aby każdy pracownik dostał wynagrodzenie na czas.

5. Nadzorowanie procesu onboardingu i offboardingu pracowników

Specjaliści ds. kadr i płac odpowiadają za kompleksową obsługę dokumentacyjną przy zatrudnianiu i zwalnianiu pracowników. Do ich zadań należy przygotowanie umów o pracę, zbieranie wymaganych dokumentów i oświadczeń od nowych pracowników, a także wystawianie świadectw pracy i innych dokumentów przy rozwiązaniu stosunku pracy. Dodatkowo dbają o prawidłowe zakończenie współpracy, w tym rozliczenie pracownika z powierzonego mienia i uprawnień dostępowych.

Kluczowe elementy tego procesu to:

• kompletowanie dokumentów przy zatrudnieniu (świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje)
• przygotowanie dokumentacji pracowniczej (umowy, zakresy obowiązków, karty szkolenia BHP)
• wystawianie i archiwizacja świadectw pracy
• obsługa dokumentacji związanej z zakończeniem współpracy .

Zadania działów zajmujących się miękkim HR

Podstawowe obowiązki specjalistów miękkiego HR obejmują:

1. Prowadzenie procesów rekrutacyjnych i opracowywanie polityki kadrowej

Poza zatrudnianiem nowych pracowników, dział HR powinien również badać zapotrzebowanie na talenty w poszczególnych departamentach. Oprócz bieżącego reagowania na wyznaczone zadania, HR-owcy powinni badać sytuację kadrową firmy poprzez analizę danych i prognozowanie sytuacji w przyszłości.

Aby lepiej zrozumieć kluczowe zagadnienia związane z działem kadr i płac, zapoznaj się z naszym przewodnikiem, który wyjaśnia 15 podstawowych pojęć i zagadnień w kadrach i płacach: sprawdź tutaj.

Krajowe Centrum Edukacji prowadzi kursy, które pomogą Ci zdobyć nowe umiejętności i certyfikaty uznawane na rynku pracy.

Zadania HR w procesie rekrutacyjnym

Kiedy w firmie pojawi się potrzeba zatrudnienia nowego pracownika, specjalista ds. HR przeprowadza proces rekrutacyjny, na który może składać się kilka etapów:

• Publikacja ogłoszenia o pracy
• Selekcja nadesłanych aplikacji (CV, wypełnionego formularza rekrutacyjnego, czasem też listu motywacyjnego)
• Kontakt telefoniczny z wybranymi kandydatami
• Przeprowadzenie rozmowy rekrutacyjnej (samodzielnie lub wraz z menadżerem potencjalnego nowego pracownika)
• Przeprowadzenie dodatkowych etapów rekrutacji (np. testy wiedzy, weryfikacja znajomości języka obcego, zadania rekrutacyjne)
• Sporządzenie raportu i wydanie rekomendacji

Warto pamiętać! Wybór odpowiedniej osoby w procesie rekrutacyjnym może mieć duży wpływ na efektywność zespołu, a co za tym idzie, wynik finansowy firmy.

2. Zarządzanie ocenami pracowniczymi

Jednym z elementów zarządzania talentami jest okresowa ocena pracowników. W tym zakresie do pracowników działu HR należy przedstawienie pracownikom jasnych elementów i zasad oceny. HR-owcy powinni też zadbać o to, żeby proces oceny nie był odbierany negatywnie przez pracowników.

Niechęć osób ocenianych można złagodzić, komunikując cel takiego badania oraz możliwe konsekwencje, zarówno te pozytywne (nagrody, dalszy rozwój) jak i negatywne (konieczność poprawy wyników).

Po przeanalizowaniu efektów oceny przedstawiciele działu HR najczęściej omawiają wyniki z kadrą kierowniczą i na ich podstawie planują indywidualne lub zespołowe ścieżki rozwoju dla pracowników. Pracownik HR jest odpowiedzialny również za dobranie szkolenia dla organizacji, w celu poprawienia jakości pracy. To on zna najlepiej efektywność pracowników w danej firmie.

3. Planowanie oraz prowadzenie szkoleń i kursów

• Kompetentni pracownicy działów HR angażują się w zarządzanie talentami i wypracowywanie indywidualnych ścieżek rozwoju np. na określaniu kalendarza szkoleń. Zadaniem HR jest taki dobór kursów dla pracowników, aby wprowadzały one realne i pozytywne zmiany w zespołach.
• Szkolenia pracowników obejmują również tzw. onboarding, czyli wdrażanie nowego pracownika do firmy, zapoznanie go ze specyfiką pracy i nowym stanowiskiem oraz integrację z zespołem.
• Czasami organizacja szkoleń może zastąpić potrzebę rekrutacji nowej osoby.

Dzięki rozwojowi umiejętności obecnych pracowników rozwiniemy ich kompetencje, co pozwoli im na wykonywanie trudniejszych i bardziej skomplikowanych zadań.

• Dzięki szkoleniom mogą też zastąpić innego pracownika lub zapewnić pomoc innym działom w przedsiębiorstwie. Odpowiednio dobrana oferta szkoleniowa może pozytywnie wpłynąć na motywację pracowników i ich zadowolenie z pracy u obecnego pracodawcy.

4. Zarządzanie systemami motywacyjnymi

Motywacja pracowników przekłada się na ich zadowolenie i integrację z firmą, co znacząco wpływa na efektywność pracy. Dział HR odpowiada za badanie motywacji pracowników oraz proponowanie odpowiednich rozwiązań mających na celu poprawę zadowolenia.

Im wyższa motywacja, tym wyższa wytrwałość w realizacji kolejnych etapów czynności ukierunkowanej na określony cel.

Polska autorka i badaczka Justyna Osuch, której prace skupiają się na zarządzaniu, zwłaszcza w kontekście motywacji pracowników w swojej publikacji pt. “Motywacja jako czynnik zarządzania” opisała, jak kluczową rolę w osiąganiu sukcesu firmy odgrywa motywowanie pracowników:

“Najważniejszą rolę we wdrażaniu systemów motywacyjnych pełnią bezpośredni menedżerowie. Żeby ułatwić im zadanie, HR-owcy powinni wyposażyć kadrę kierowniczą w odpowiednią wiedzę, umiejętności i narzędzia”.

Warto pamiętać! Do zadań działów HR należy również dbanie o przyjemną atmosferę w pracy, rozwiązywanie konfliktów oraz integracja pracowników, a także udzielanie wsparcia zatrudnionym w innych sytuacjach problemowych.

5. Dbanie o wizerunek pracodawcy

Wizerunek jest bardzo ważnym aspektem zarządzania przedsiębiorstwem. Budowanie marki pracodawcy (eng. employer branding) ma ogromny wpływ na powodzenie firmy na rynku, jednak w dalszym ciągu nie jest dobrze rozwinięty wśród polskich przedsiębiorców.

Dzięki działaniom employer brandingowym, pracodawca może stworzyć miejsce pracy pierwszego wyboru, a w konsekwencji m.in. przyciągnąć najlepszych kandydatów.

Rola działu HR w budowaniu spójnego wizerunku firmy

Co prawda, za działania wizerunkowe odpowiada dział HR, dział marketingu lub specjalnie powołany do tego celu dział employer branding, niemniej jednak, o wizerunek firmy powinni dbać wszyscy pracownicy, także kadra kierownicza.

Pracownicy zajmujący się budowaniem wizerunku pracodawcy mają za zadanie współpracę ze wszystkimi działami w firmie oraz dbać o spójność przekazywanych komunikatów zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy.

Dział HR jest jednym z najistotniejszych elementów struktury organizacyjnej firmy

Aneta Oberbek to polska artystka i dziennikarka, która pisze o sztuce, kulturze i społeczeństwie. Poruszyła kwestie związane z zarządzaniem w korporacjach i rolą ludzi w tych strukturach, podkreślając że to właśnie pracownicy stanowią kluczowy element sukcesu każdej firmy, a ich potencjał i zaangażowanie są najważniejszymi zasobami, które wpływają na efektywność i rozwój organizacji.

“Największym kapitałem, a zarazem kluczową siłą napędową, jaką posiada każda korporacja, jest człowiek”.

Niestety, szczególnie w mniejszych firmach, zdarza się, że dział HR jest pomijany, a działania pracownicze zlecane są członkom innych zespołów. Jest to mało korzystne rozwiązanie. Działy personalne są odpowiedzialne za najważniejszy aspekt organizacji – pracowników. Warto też wiedzieć, jak AI wpłynie na rozwój HR.

W związku z tym, wymagają ogromnego zaangażowania i dużego nakładu czasu pracy.

Podsumowanie – dział HR

HR nie tylko dba o odpowiednie prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej, ale też koordynuje wypłacanie odpowiednich kwot wynagrodzeń w odpowiednim czasie. Ponadto, działy HR dbają o morale pracowników, politykę kadrową i szkolenia. To dzięki HR-owcom firma może się rozwijać dzięki ciągłemu wzmacnianiu kompetencji i motywacji swojej kadry.

Chcesz wiedzieć więcej o karierze w HR? Sprawdź nasze kompleksowe porady dla początkujących w dziale kadry i płac.

Jeśli chcesz rozpocząć karierę w tej dynamicznie rozwijającej się branży, rozpocznij od profesjonalnego kursu kadrowo-płacowego, który wyposaży Cię w niezbędną wiedzę i praktyczne umiejętności.