Lista obecności to dokument potwierdzający obecność pracownika w pracy, kluczowy w zarządzaniu kadrami i ewidencji czasu pracy. Według portalu Sykom, nowoczesne systemy elektronicznej rejestracji (RCP) są zwykle zintegrowane z oprogramowaniem kadrowo-płacowym.
Prowadzenie takiej listy jest nie tylko praktycznym narzędziem dla pracodawcy, ale także elementem, który może pomóc w ustaleniu należnych wynagrodzeń oraz świadczeń pracowniczych.
W tym artykule dowiesz się, jak prawidłowo prowadzić listę obecności zgodnie z wymogami prawnymi i RODO, poznasz różne metody jej prowadzenia oraz otrzymasz gotowe wzory w formacie PDF i Excel.
Ewidencja czasu pracy i listy obecności – kto się tym zajmuje?
Za właściwe sporządzanie dokumentów określających liczbę godzin, jaką każdy z pracowników przepracował w firmie odpowiedzialny jest dział kadr. Specjaliści ds. kadr i płac kontrolują grafik pracowników oraz wyjątkowe sytuacje związane ze zwolnieniami lekarskimi, urlopami, nadgodzinami i delegacjami, wraz z ich wszystkimi konsekwencjami np. związanymi z wysokością wynagrodzenia.
Prawne aspekty prowadzenia list obecności
Prawidłowe sporządzenie oraz kontrola listy obecności pracownika pomaga w dokładnym określeniu należnego mu wynagrodzenia, a także wysokości świadczeń pracowniczych. Regulacje te wynikają z prawa pracy – warto zaznajomić się z nimi oraz wieloma innymi poprzez szkolenie z prawa pracy.
Trzeba jednak pamiętać, że lista obecności nie jest obowiązkowym dokumentem i nie wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej. Jeśli jesteś zainteresowany pracą w tym zawodzie, możesz zastanowić się nad ukończeniem kursu kadry i płace. Zdobycie specjalistycznej wiedzy, jest niezbędne do podjęcia pracy w tym obszarze. Sprawdź na jakie zarobki możesz liczyć, jako specjalista ds. kadr i płac.
Według portalu Kadromierz.pl:
“W związku z tym, że zgodnie z przepisami prawa, pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego pracownika, często lista obecności jest jednym z narzędzi, które ma mu pomóc w spełnieniu tego obowiązku.”
Jeśli szukasz narzędzia do ewidencjonowania czasu pracy, pobierz wzór lista obecności pracownika miesięczna PDF, który pomoże w dokładnym monitorowaniu obecności w firmie. Nasz artykuł zawiera także szczegółowe informacje, jak prowadzić lista obecności pracownika miesięczna zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Jaka jest różnica między listą obecności a ewidencją czasu pracy?
Jak można potwierdzić obecność pracownika w pracy? W obowiązujących regulacjach próżno szukać konkretnych przepisów, które określałyby sposób potwierdzania rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracowników.
Obecnie znaczną pomoc dla działu kadrowego stanowią nowoczesne rozwiązania (m.in. czytniki biometryczne i karty zbliżeniowe) które pozwalają na szybką i dokładną weryfikację rzeczywistego czasu pracy każdego z pracowników firmy. Jeżeli firma poinformuje pracownika o sposobie zbierania takich danych, kolejnym etapem jest wybór formy weryfikacji czasu pracy.
Więcej na ten temat dowiesz się z książek, które specjalista ds. kadr i płać powinień przeczytać. Pracodawca może przyjąć dowolny sposób potwierdzania przyjścia do pracy przez pracownika.
Formy potwierdzania obecności w pracy
Według poradnikaprzedsiębiorcy.pl:
“Może być to w formie wydrukowanej listy obecności (jak w przedstawionym wzorze), w formie elektronicznej, np. poprzez system informatyczny lub w mniejszych firmach może być to nawet potwierdzenie ustne”
Mimo to, jeszcze bardzo często kontrola czasu pracy odbywa się za pomocą weryfikacji drukowanej listy obecności. Prowadzenie listy obecności nie zostało sformalizowane w przepisach prawa pracy, obowiązkowe jest dokumentowanie obecności pracownika w pracy i z tego względu taka forma jest często praktykowana w zakładach pracy.
Wymogi prawne dotyczące ewidencji czasu pracy
Bądź na bieżąco z obowiązującymi przepisami. Możesz pozyskać tę wiedzę zapisując się na kurs omawiający kwestie kadr jak i płac! W tym artykule znajdziesz na końcu bezpłatny wzór miesięcznej listy obecności pracownika w pracy do pobrania w formacie Excel i PDF.
Co powinna zawierać lista obecności w pracy?
Lista obecności to prosty dokument, zawierający podstawowe informacje.
Powinna zawierać kilka danych:
- imię i nazwisko pracownika, którego będą dotyczyć dalsze informacje
- podpis pracownika i kierownika jednostki, w której pracuje
- dane kierownika jednostki, który może potwierdzić faktyczny czas pracy w razie konieczności
- czas jakiego dotyczy prowadzona lista np. nazwa miesiąca i rok
W przypadku nieobecności pracownika konieczne jest zapisanie tego faktu na liście. W zestawieniu można również stosować sumaryczny zapis godzin, który pomoże działowi kadr przy sprawnym rozliczaniu nieobecności i nadgodzin pracowników.
Czy lista obecności jest elementem dokumentacji pracowniczej?
W rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej nie ma mowy o konieczności prowadzenia listy obecności. Jak już wspominaliśmy w rozumieniu przepisów nie jest to dokument obowiązkowy. Tak więc lista obecności nie jest dokumentem, który zgodnie z prawem powinien wchodzić w skład dokumentacji pracowniczej.
Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?
Dokumentacja pracownicza składa się z :
- akt osobowych pracownika,
- dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy:
- dokumentów dotyczące ewidencjonowania czasu pracy
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
- kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
- kartę ewidencji przydziału odzieży oraz obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej
- dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia, a dodatkowo ich pranie i konserwację.
Czy lista obecności to to samo, co ewidencja czasu pracy?
Utożsamianie listy obecności z ewidencją czasu pracy to często popełniany błąd. Art. 149 k.p. mówi tylko o obowiązku ewidencjonowania czasu pracy pracowników. Natomiast szczegóły w tej kwestii określa § 8.1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
W żadnym z tych dokumentów lista obecności nie została sformalizowana. Należy pamiętać, że przepisy ustaw określają, że pracodawca ma obowiązek dokumentowania obecności pracownika w pracy.
Forma listy obecności a prawo
Natomiast art. 149 § 1. k.p. nie określa dokładnego sposobu potwierdzania przybycia i obecności pracowników oraz usprawiedliwiania ich nieobecności. Pracodawca może więc przyjąć dowolny sposób potwierdzania godzin spędzonych przez pracownika w pracy.
Dopuszczalna jest forma wydrukowanej listy obecności, forma elektroniczna, a w mniejszych firmach nawet potwierdzenie ustne. Listy obecności są stosowane najczęściej z tego względu, że ułatwiają dokonywanie ewidencji czasu pracy. Ewidencja czasu pracy pracownika tworzona jest najczęściej na podstawie listy obecności.
Służy ona do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, zawartych w prawie pracy. Jeżeli pracownik korzysta ze szkolenia dla firm zostaje to wpisane jako normalna praca w ewidencję godzinową.
Według portalu Kadromierz.pl:
“Ewidencja czasu pracy to zapis wszystkich szczegółowych informacji dotyczących przepracowanych godzin przez poszczególnych pracowników, takich jak liczba przepracowanych godzin, praca w niedziele i święta, nadgodziny czy wykorzystany urlop”
Pracownik nie musi szkolić się poza godzinami pracy.
Zgodnie z przepisami powinna ona zawierać:
- informację o liczbie przepracowanych godzin, godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej
- informację o godzinach nadliczbowych
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia;
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;
- ustawowych zwolnień od pracy, ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia i oznaczeniem wymiaru;
- innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, ze wskazaniem ich rodzaju i wymiaru;
- nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy, z oznaczeniem ich wymiaru;
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (§ 6 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia).
Ewidencja czasu pracy na żądanie pracownika musi być mu udostępniona przez pracodawcę.
Jak prowadzić listę obecności zgodnie z RODO?
Pracodawca jest obowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy, ale i pracownik ma obowiązek potwierdzenia swojej obecności w pracy. Robi to w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej, w zależności od przyjętej formy w organizacji.
Obowiązki informacyjne pracodawcy
Zgodnie z obowiązującym prawem, pracodawca powinien poinformować pracownika na piśmie o tym, w jaki sposób osoba zatrudniona musi potwierdzić czas przybycia oraz obecności w danym przedsiębiorstwie.
Dodatkowo, pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi informacji o sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, dane wrażliwe, takie, jak informacje o stanie zdrowia pracownika, dniu urlopu wypoczynkowego podlegają ścisłej ochronie. W związku z tym, na liście obecności pracownicy nie powinni wskazywać przyczyny swojej nieobecności.
Ochrona danych wrażliwych na listach obecności
Zamiast zapisać na liście informacje typu: choroba, zasiłek macierzyński, zasiłek opiekuńczy, urlop wypoczynkowy itp., powinni wpisać w odpowiednim miejscu “nieobecny” bez podawania przyczyny. Powinny się one natomiast znajdować w ewidencji czasu pracy, gdyż zbieranie przez dział kadr danych związanych z przyczyną nieobecności jest konieczne w celu prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia.
Według portalu Poradyodo.pl:
“Pracodawca jako administrator danych osobowych musi pamiętać o regule minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia RODO. Zgodnie z tą zasadą dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane”
Czy lista obecności dotyczy każdego?
Wiesz już, że pracodawca ma obowiązek ewidencjonowania czasu pracy każdego pracownika. Zwracaliśmy też uwagę na to, że niekoniecznie musi się to odbywać w formie listy obecności czy określonego grafiku pracownika.
Wyjątki od obowiązku ewidencjonowania czasu pracy
Warto wspomnieć o tym, że zgodnie z art. 149 par. 2 pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy w przypadku:
-
- pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
- pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy
- pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej
Nie zwalnia to jednak pracodawcy z obowiązku prowadzenia karty ewidencji czasu pracy. Jednak w przypadku wyżej wymienionych pracowników, pracodawca nie musi umieszczać w niej informacji o godzinach pracy.
Lista obecności pracownika w pracy może stanowić dużą pomoc przy rozliczaniu czasu pracy przez specjalistów działu kadr i płac. To, czy zastosujesz ją w swojej firmie, zależy od specyfikacji przedsiębiorstwa i potrzeb pracodawcy.
Poznaj różne style zarządzania podczas szkolenia menadżerskiego. Niekiedy, szczególnie w małych firmach, zapisywanie godzin pracy nie jest konieczne.
Natomiast w dużych przedsiębiorstwach lista obecności stanowi świetne rozwiązanie ułatwiające zarządzanie i weryfikowanie pracy zespołów. Zarządzaj odpowiedzialnie, posiądź odpowiednie kompetencje podczas szkolenia z zarządzania projektami.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Oto odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące prowadzenia list obecności w miejscu pracy:
1. Czy lista obecności jest dokumentem obowiązkowym?
Lista obecności nie jest obowiązkowa, ale pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy.
2. Jak długo należy przechowywać listy obecności?
Listy obecności należy przechowywać przez okres 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały sporządzone.
3. Czy na liście obecności można wpisywać przyczyny nieobecności?
Zgodnie z RODO, na liście obecności nie powinno się umieszczać przyczyn nieobecności – należy je dokumentować w osobnej ewidencji.
4. Czy pracownik może odmówić podpisywania listy obecności?
Pracownik ma obowiązek potwierdzać swoją obecność w pracy w sposób przyjęty przez pracodawcę.
5. Czy elektroniczna lista obecności jest lepsza od papierowej?
Wybór formy zależy od wielkości firmy i potrzeb – elektroniczna oferuje więcej funkcji analitycznych, ale wymaga większych nakładów początkowych.
Podsumowanie – miesięczna lista obecności pracownika
Lista obecności skutecznie wspiera pracodawców w ewidencjonowaniu czasu pracy i naliczaniu wynagrodzeń. Pamiętaj o wymogach RODO – na liście nie umieszczaj przyczyn nieobecności pracowników.
Chcesz zgłębić temat dokumentacji pracowniczej? Sprawdź nasz profesjonalny kurs kadry i płace. Więcej informacji znajdziesz też w artykule o obowiązkach działu kadr i płac.
