Przejdź do treści 
Obowiązki działu kadr i płac obejmują dbałość o relacje firmy z pracownikami i obowiązki formalne z tym związane. Według portalu Indeed, wyróżniamy 3 rodzaje odpowiedzialności kadrowej: służbowa, materialna i porządkowa.
Sposób w jaki zadania są rozkładane w samym dziale zależy w dużej mierze od struktury firmy. Szczegółowy zakres obowiązków kadrowej może stanowić pomocne narzędzie w zarządzaniu działem HR.
W tym artykule poznasz najważniejsze obowiązki działu kadr i płac oraz dowiesz się jaka odpowiedzialność spoczywa na barkach działu kadrowego. Czekają na ciebie opinie ekspertów oraz odpowiedzi na najbardziej nurtujące pytania.
Czym zajmuje się dział kadr i płac?
Specjaliści ds. kadrowych, tak zwani kadrowi, zajmują się dokonywaniem rozliczeń podatkowych i składkowych pracowników oraz przestrzeganiem przepisów BHP w przedsiębiorstwie.
W niektórych organizacjach działy kadrowe są też odpowiedzialne za procesy rekrutacyjne. Praca w dziale kadr i płac to szalenie odpowiedzialne i wymagające zadanie. Na każdych 100 pracowników przypada zazwyczaj 1,4 pracownika działu HR.
Tu często stosowane są szkolenia z prawa pracy uzupełniające tę wiedzę. Ale to nie wszystko. Praca w kadrach wymaga wiedzy z wielu różnych dziedzin.
Na jego barkach ciąży m.in. terminowe i właściwe wynagradzanie pracowników oraz zgodność działań przedsiębiorstwa z obowiązującym prawem. A jeśli interesujesz się tym tematem w większym stopniu, możesz rozważyć naukę w tym zakresie np. wybrać kurs kadry i płace.
Kierownik działu kadr i płac – kluczowa rola w zarządzaniu zasobami ludzkimi
Kierownik działu kadr i płac pełni niezwykle istotną funkcję w organizacji, łącząc zarządzanie zasobami ludzkimi z obowiązkami związanymi z płacami i administracją kadrową.
Do głównych obowiązków kierownika działu kadr i płac należy:
- zarządzanie zespołem kadrowo-płacowym,
- kontrola nad zgodnością z przepisami prawa,
- optymalizacja procesów,
- koordynacja budżetów płacowych,
- reprezentacja firmy w kontaktach z instytucjami zewnętrznymi.
10 Obowiązków działu kadr i płac
Do głównych obowiązków działu kadr i płac należy prowadzenie całej dokumentacji pracowniczej zgodnie z wymogami prawnymi oraz standardami ustalonymi u pracodawcy. Dotyczy to zarówno przygotowywania dokumentów i zbierania danych personalnych jak i ich bezpieczne przechowywanie i archiwizowanie.
1. Przygotowywanie dokumentów
Specjalista ds. kadr i płac przede wszystkim zajmuje się sporządzaniem umów dla nowych pracowników (umów o pracę lub umów cywilnoprawnych), przygotowuje karty ewidencji czasu pracy i tworzy listy wynagrodzeń.
Kadrowi muszą prowadzić wszelką dokumentację, często przy użyciu programów statystycznych.
2. Archiwizowanie dokumentów
Kadry dbają o gromadzenie oraz przechowywanie akt zgodnie z obowiązującym prawem, w tym z ustawą o ochronie danych osobowych.
Należy jednak wiedzieć, że w odniesieniu do osób zatrudnionych aż do końca 2018 r., pracodawca musi przedstawić do ZUSu specjalny raport informacyjny, by skrócić okres przechowywania dokumentów.
Co zrobić z dokumentami kadrowymi, kiedy zakończy się okres ich przechowywania?
Niektóre firmy decydują się w takim przypadku na zniszczenie akt. Inne asekuracyjnie przechowują je nadal.
Jeszcze inne archiwizują fotograficznie treść akt, a same dokumenty utylizują. Jednak problem ten dotyczy małego odsetku przedsiębiorstw. Dotychczas obowiązkowy okres przechowywania akt był tak długi, że niewiele firm wyszło poza ten okres. Za niewłaściwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej przedsiębiorstwu grozi niemała kara.
3. Dokonywanie rozliczeń
Osoba zatrudniona w dziale kadr zajmuje się:
- obliczaniem wynagrodzeń za pracę, również za czas choroby lub urlopu
- oraz przygotowaniem pasków wynagrodzeń.
Specjalista ds. kadr i płac odpowiada za to, żeby każdy pracownik otrzymał swoje wynagrodzenie na czas, bez opóźnień i niezgodności.
4. Ewidencja czasu pracy
Specjalista ds. kadr i płac ma obowiązek dokonywania ewidencji czasu pracy, czyli tego, ile godzin każdy z pracowników pracuje w firmie każdego dnia.
Odpowiada też za kontrolowanie wszystkich wyjątkowych sytuacji, takich jak:
- zwolnienia lekarskie,
- urlopy,
- nadgodziny
- i delegacje.
Na szczęście z pomocą przychodzą nowoczesne rozwiązania.
Są nimi m.in:
- oprogramowanie komputerowe
- systemy rejestracji czasu pracy poprzez i karty zbliżeniowe
- lub nawet czytniki biometryczne, które wspomagają szybką i dokładną weryfikację łącznej liczby godzin przepracowanych przez pracownika.
“Era cyfryzacji to jest już rzeczywistość […] zachęcamy aby wybrać narzędzia informatyczne, które będą wspierały wasze systemy kadrowe w codziennej pracy, tak, żeby tej pracy nie miały coraz więcej, a te systemy zmniejszą liczbę papierów, zmniejszą liczbę pracy”.
5. Wydawanie skierowań na badania pracownicze
Kadrowiec jest odpowiedzialny za wydanie skierowania na badania pracownicze, szczególnie w przypadku badań wstępnych dla osób nowo zatrudnionych.
6. Organizacja szkoleń z zakresu BHP
Przeprowadzenie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapewnienie pracownikom dogodnych warunków pracy, jest jednym z głównych obowiązków pracodawcy.
7. Współpraca z innymi instytucjami
Obowiązkiem działu kadr i płac jest wysyłanie istotnych informacji do różnych instytucji. Pozostaje on w kontakcie nie tylko z Urzędem Skarbowym czy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.
Odpowiada również za dostarczenie danych do innych instytucji m.in. do Głównego Urzędu Statystycznego czy Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
8. Zgłaszanie pracowników i zleceniobiorców do ubezpieczeń
Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Natomiast w odniesieniu do osób współpracujących na podstawie umów cywilno-prawnych obowiązki te są inne i co ważne – często zmieniane.
Dział kadr musi być w tym zakresie zawsze na bieżąco.
9. Nabór nowych pracowników
Czasami dział kadr i płac zajmuje się też rekrutacją i szkoleniami pracowników. Dzieje się tak, kiedy w firmie nie ma oddzielnego działu odpowiadającego za tzw. „miękki HR”.
Mówiąc skrótowo, są to wszystkie sprawy związane z rekrutacją, kompetencjami, rozwojem i zadowoleniem pracowników, jak i dbaniem o odpowiednią komunikację.
“Kultura organizacyjna ma ogromny wpływ na przyciąganie i selekcję kandydatów. Firmy, które skutecznie komunikują swoją kulturę organizacji, przyciągają kandydatów, którzy identyfikują się z ich wartościami i celami.”.
Opowiada Martyna Wasilewska
Kadrowiec planuje potrzeby kadrowe, a następnie poszukuje kandydatów do pracy, redaguje i zamieszcza ogłoszenia o pracy w mediach, Internecie i urzędach pracy.
Statystyki pokazują, że udany onboarding zmniejsza rotację pracowników nawet o 25%. Nic dziwnego, że firmy coraz bardziej przykładają się do tego etapu i szukają wspierających go rozwiązań IT.
10. Organizowanie szkoleń i realizowanie działań rozwojowych
Pracownicy działu kadr i płac badają potrzeby rozwojowe w organizacji i na ich podstawie przygotowują ofertę szkoleniową. Następnie nawiązują współpracę z zewnętrznymi trenerami lub firmami szkoleniowymi.
Zdarza się, że specjaliści działu kadr osobiście przygotowują i przeprowadzają warsztaty dla pracowników zatrudnionych w organizacji lub inicjują szkolenia wewnętrzne. Dlatego jako kadrowa możesz spotkać się z różnym zakresem obowiązków. Warto znać je wszystkie, żeby wiedzieć, czego możesz spodziewać się w organizacjach.
Sprawdź najlepsze szkolenia i kursy dla pracowników.
Obowiązki działu kadr i płac w firmie – prowadzenie akt osobowych
Akta osobowe to zbiór dokumentów pracowniczych, które dotyczą nawiązania, przebiegu i zakończenia stosunku pracy. Zgodnie z prawem pracy pracodawca odpowiada za prowadzenie akt osobowych dla każdego pracownika.
Składają się one z pięciu części:
- Część A – to dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie. Mogą to być np. świadectwa ukończenia szkoły, świadectwa pracy lub kwestionariusz osobowy.
- Część B – to dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia.
Są to m.in. umowa o pracę, zaświadczenia o ukończeniu obowiązkowych szkoleń (BHP) lub dokumenty związane z wymierzeniem pracownikowi kary porządkowej.
- Element C – zawiera dokumenty wynikające z zakończenia stosunku pracy, np. oświadczenie o wypowiedzeniu umowy lub kopia świadectwa pracy.
- Element D – to odpisy zawiadomienia o ukaraniu i inne dokumenty związane z poniesieniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej bądź określonej w odrębnych przepisach.
- Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub na obecność w jego organizmów środków działających podobnie do alkoholu.
Istotne jest ich właściwe przechowywanie, uniemożliwiające dostęp osób nieupoważnionych. Akta osobowe powinny być ponumerowane i ułożone w sposób chronologiczny. Pracodawca przechowuje w nich odpisy lub kopie składanych przez pracownika dokumentów.
W niektórych przypadkach do zadań działu kadr i płac włącza się również:
- współpracę ze związkami zawodowymi
- administrowanie systemami motywacyjnymi firmy
- zarządzanie systemem oceny okresowej pracowników
Odpowiedzialność specjalisty ds. kadr i płac
Jeżeli zdecydujesz się na pracę w dziale kadr musisz wiedzieć, jaką odpowiedzialność ponosisz przed pracodawcą. Dział kadrowy odpowiada za niedopełnienie obowiązków pracowniczych i szkodę powstałą wskutek swojego działania przed pracodawcą.
Na przykład, jeśli jako kadrowy popełnisz błąd przy naliczeniu wynagrodzenia dla pracownika firmy, twój pracodawca popełni wykroczenie przeciw prawom pracownika. Ty natomiast będziesz ponosić odpowiedzialność względem pracodawcy.
Osoba odpowiedzialna za kadry w firmie ponosi trzy rodzaje odpowiedzialności:
- Odpowiedzialność służbowa – można ją ponieść w przypadku niedopilnowania terminu wypłaty wynagrodzenia lub nieprowadzenia akt osobowych. Może się wiązać np. ze wstrzymaniem premii uznaniowej.
- Odpowiedzialność porządkowa – dotyczy nieprzestrzegania organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych lub nieprzestrzegania czasu pracy.
- Odpowiedzialność materialna – specjalista ds. kadr może otrzymać upomnienie, naganę, a nawet karę pieniężną. Odszkodowanie za takie działanie obejmuje rzeczywistą stratę i może wynieść maksymalnie wysokość trzymiesięcznego wynagrodzenia. W przypadku działania umyślnego, szkoda może być pokryta w pełnej wysokości.
Jak nie popełniać błędów i ustrzec się przed odpowiedzialnością?
Obecnie działy kadr mogą korzystać z wielu rozwiązań ułatwiających pracę. Poniżej znajdziesz wiele różnych programów kadrowo-płacowych, które w dużym stopniu poprawią komfort i tempo pracy. Dzięki nim zminimalizujesz ryzyko popełniania błędów.
O rozwiązaniach tego typu przeczytasz więcej w artykule najlepsze programy kadrowo-płacowe..
Najczęściej powtarzające się pytania dot. obowiązków kadr i płac
Skuteczny dział kadrowo-płacowy to kluczowy element każdej organizacji, który odpowiada za prawidłowe zarządzanie personelem i rozliczenia finansowe pracowników.
1. Czym się różni dział kadr od HR?
Dział kadr i płac skupia się głównie na administracyjnych aspektach zarządzania zasobami ludzkimi jak np. prowadzenie dokumentacji pracowniczej. HR (Human Resources) obejmuje szerszy zakres działań w tym rekrutację czy budowanie kultury organizacyjnej.
2. Jakie umiejętności są wymagane do pracy w dziale kadr?
Przede wszystkim znajomość prawa pracy i przepisów zatrudnienia, dobra organizacja pracy, umiejętność pracy z ludźmi czy rozliczania podatkowego. Dowiedz się więcej tutaj.
Według Irminy German, która odpowiada na ogłoszenie o prace “Ekspert / Ekspertka ds. Analiz HR”, wymaga się znajomości:
“Znasz zagadnienia dotyczące budżetowania kosztów pracy, systemów wynagradzania i premiowania, optymalizacji kosztów zatrudnienia”.
3. Jakie są najczęstsze wyzwania w pracy w dziale kadr?
Duża ilość dokumentacji może czasem przytłoczyć kadrowego. Poza tym, zarządzanie procesami rekrutacyjnymi w sposób efektywny może być wyzwaniem dla pracownika.
4. Ile zarabia specjalista ds. kadr i płac?
Wysokość pensji jest często uzależniona od wielu czynników, mimo to, pracownicy działu kadr i płac mogą liczyć na atrakcyjne wynagrodzenia. Sprawdź kursy edukacyjne dostępne w Krajowym Centrum Edukacyjnym i rozwijaj swoje kompetencje zawodowe.
Podsumowanie – obowiązki działu kadr i płac
Prawidłowe wypełnianie obowiązków działu kadr i płac to fundament sprawnego funkcjonowania każdej organizacji, gwarantujący zgodność z przepisami i zadowolenie pracowników. Jeśli chcesz zgłębić temat zarządzania kadrami i płacami, zobacz nasz kompleksowy kurs kadry i płace od podstaw, a więcej praktycznych informacji znajdziesz również w artykule “Szkolenia dla kadry kierowniczej“.
