Przejdź do treści 
Księgowi są coraz bardziej poszukiwani na polskim rynku pracy, obsługując zarówno korporacje jak i małe firmy. Według portalu Inforlex, od 1 stycznia 2025 roku wzrosną limity dla przedsiębiorców dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych i badania sprawozdań finansowych.
Dzięki naszym 10 wskazówkom dla początkujących dowiesz się, jak zrozumieć księgowość od podstaw, efektywnie zarządzać finansami i unikać błędów.
To idealny poradnik dla każdego, kto chce opanować podstawy księgowości dla początkujących i zdobyć wiedzę niezbędną do pracy w tej branży.
10 kluczowych wskazówek dla początkujących księgowych – od czego zacząć?
Rozpoczęcie kariery w księgowości wymaga solidnych podstaw i systematycznego podejścia do nauki. Jak zostać księgową? Poniższe wskazówki stanowią kompendium najważniejszych aspektów, na które warto zwrócić uwagę na początku swojej drogi zawodowej.
Każda z nich została opracowana na podstawie doświadczeń praktyków i ekspertów z branży księgowej. Niezależnie od tego, czy planujesz pracę w biurze rachunkowym, czy chcesz prowadzić księgowość własnej firmy, te wskazówki pomogą Ci zbudować solidne fundamenty wiedzy i umiejętności księgowych.
1. Ciągła nauka
Podstawą rozwoju w księgowości jest nieustanne podnoszenie kwalifikacji i aktualizacja wiedzy.
2. Określenie ścieżki kariery
Wybór konkretnej specjalizacji i jasno określony cel zawodowy to fundament sukcesu.
Księgowość od podstaw – jak wybrać ścieżkę kariery?
Zadecyduj czy chcesz być księgowym, specjalizującym się w handlu internetowym lub księgowym, obsługującym duże spółki giełdowe. Może po prostu chcesz lepiej kontrolować finanse własnej firmy? Określenie ścieżki rozwoju na jej początkowym etapie jest bardzo ważne i motywujące. Wiesz do czego dążysz i co chcesz osiągnąć.
Poznaj swoje mocne i słabe strony, a także czynniki, które Cię motywują w pracy księgowego, a następnie obierz ścieżkę odpowiednią dla Ciebie. Podjęcie nowego zatrudnienia lub zmiana stanowiska nie powinna być problemem, jeśli zdecydujesz się podjąć karierę księgowego.
Raport pracowniczy
Według raportu Raport Oddziału Wielkopolskiego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, opublikowanego w czerwcu 2017 roku, prawie połowa uczestników sondażu (43%) deklaruje, że ostatnią pracę znalazła w mniej niż miesiąc. U kolejnych 22,5% proces poszukiwania zatrudnienia nie przekroczył trzech miesięcy.
W 2021 roku prognoza dla samodzielnych księgowych była równie optymistyczna, co statystyki z 2017 roku.
3. Rozwój w otoczeniu biznesowym
Zdobywanie szerokiej wiedzy o funkcjonowaniu przedsiębiorstw i ich otoczeniu prawno-finansowym.
4. Doskonalenie umiejętności miękkich
Rozwijanie zdolności komunikacyjnych i interpersonalnych w kontaktach z klientami i instytucjami.
Księgowość w praktyce – dlaczego liczą się umiejętności miękkie?
Wydawać by się mogło, że praca księgowego polega jedynie na pracy z cyferkami i arkuszami, a czynnik ludzki jest marginalny. Często w przypadku małych firm księgowa jest równocześnie kadrową.
Jednak nawet jeśli nie interesuje Cię praca w kadrach, umiejętności komunikacyjne, bycie uprzejmym i otwartym, są wskazane na tym stanowisku.
Będziesz mieć kontakt z różnymi instytucjami, jak na przykład Urząd Skarbowy, czy kontrolerami, gdy przyjdzie czas lustracji, dlatego warto zadbać o swoje umiejętności interpersonalne, aby móc właściwie skomunikować się ze współpracownikami lub osobami trzecimi.
5. Efektywne planowanie pracy
Umiejętność priorytetyzacji zadań i dostosowywanie się do terminów ustawowych.
Jak zaplanować pracę księgowego, by osiągnąć sukces?
Przemyśl kolejność zadań i zaplanuj je w taki sposób, aby w pełni efektywnie je wykonać. Ustal swoje priorytety w zadaniach księgowej. Wiedzę na temat właściwego kolejkowania zadań uzyskasz dzięki opanowaniu podstaw księgowości.
Skup się na dostosowaniu terminów ustawowych do swoich zadań i nadaj priorytet tym, które wymagane są w określonych terminach jak na przykład rozliczenia z ZUSem. Pamiętaj także o terminach, które nie są oznaczone sztywno dniami, a ich bieg powodują pewne zdarzenia.
Pozostałe zadania uszereguj zgodnie z ważnością dla firmy. Dobrym rozwiązaniem będzie przygotowanie listy zadań z oznaczeniem tych priorytetowych oraz potencjalnej kolejności wykonania pozostałych.
6. Utrzymywanie porządku w dokumentacji
Wypracowanie skutecznego systemu organizacji i archiwizacji dokumentów.
Porządek w dokumentacji – kluczowa zasada księgowości od podstaw
Dla każdego księgowego najważniejszy powinien być porządek w dokumentacji. Gdy wypracujesz sobie system, będziesz mógł pracować efektywniej, a w przypadku ewentualnej lustracji, będziesz mieć wszystko pod kontrolą i bez problemu przekażesz dokumenty do urzędów.
Dokumenty, które nie są przydatne na bieżąco, archiwizuj. Przekazuj do zniszczenia te, których termin przechowywania już minął.
Możesz również prowadzić zestawienie i archiwum elektroniczne, co pozwoli Ci dostać się do poszczególnych dokumentów bez przeglądania segregatorów. Im szybciej zadbasz o porządek w dokumentacji, tym łatwiej będzie prowadzić Ci księgowość w przyszłości.
“Zawsze ceniłam sobie porządek i dobrą organizację. Wprowadzanie ładu leży po prostu w mojej naturze. Mogę powiedzieć dokładnie, na której półce, w którym rzędzie i od której strony leży dana rzecz w moim domu czy biurze.”
Tak na pytanie o powód obrania księgowości za kierunek kariery odpowiedziała Karolina Szwancar, doświadczona przedsiębiorczyni.
7. Zachowanie dokładności i skupienia
Przywiązywanie szczególnej uwagi do detali i precyzji w obliczeniach.
Skup się na zadaniu i bądź dokładny
Praca w biurze rachunkowym wymaga dokładności i skupienia się na poszczególnym, wykonywanym obecnie zadaniu. W szczególności dużą uwagę poświęć uzgadnianiu kwot na dokumentach z fakturami lub innymi formami rozliczeń.
Jako księgowy jesteś odpowiedzialny za finanse firmy, a więc każde zaniedbanie z twojej strony, może rodzić w przyszłości problemy z rozliczeniami. Czasami jestem przerażona historiami, które opowiadają nam nasi nowi klienci.
Brak profesjonalizmu, z jakim się spotkali, był niebywały, a przecież my jako księgowi odpowiadamy za finanse, czyli kluczową kwestię w firmie.
Dokładność – pożądana cecha księgowego
Dzieli się przeżyciami wspomniana wyżej księgowa Karolina. Dlatego warto przykładać szczególną uwagę do wykonywanej pracy.
Staraj się być uważny i dokładny, tak aby nie popełnić błędu. Jednak jeśli zdarzy Ci się sytuacja, gdy wystąpi różnica w kwotach. Wtedy powoli oraz spokojnie, przejrzyj swoje źródło wyliczeń, a na pewno uda Ci się odnaleźć swój błąd.
Jeśli nie jesteś czegoś pewny w rozliczeniach z urzędami, nie bój się zadawać pytań. Lepiej poświęcić kilka minut na kontakt z danym urzędem, niż potem naprawiać swój błąd, który wynikał z niewiedzy.
Nikt nie wie wszystkiego, a postawa urzędników zmieniła się i większość osób, które pracuje w Urzędzie Skarbowym, czy ZUS będzie starało Ci się z twoim problemem pomóc.
8. Opanowanie programów księgowych
Zaznajomienie się z podstawowymi narzędziami i oprogramowaniem wspierającym pracę księgowego.
Programy księgowe – podstawy dla początkujących
Prowadzenie księgowości wymaga dobrego oprogramowania. Właściwie dobrane programy znacząco przyspieszą i ułatwią pracę.
Przydatny dla celów rachunkowych lub zestawień będzie Excel, ale w jego przypadku należy uważać na zaokrąglenia, które bywają czasem błędne. Nieoceniony będzie również program do fakturowania, jeśli podstawy program do księgowości nie ma wbudowanej tej funkcji.
Warto sięgnąć także do programów online, jeśli chce się mieć dostęp do księgowości z każdego miejsca na świecie.
Większość kursów podstawowej księgowości zawiera w sobie zapoznanie się z programami księgowymi, co pozwoli dobrać taki program, który jest odpowiedni dla konkretnej działalności i jest dla księgowego najwygodniejszy.
9. Znajomość przepisów prawnych
Regularne aktualizowanie wiedzy o zmianach w ustawach i przepisach podatkowych.
Podstawy księgowości a znajomość ustaw – co warto wiedzieć
Ciągle zmieniające się ustawy stanowią problem nie tylko dla prawników, ale również dla księgowych. Dzisiaj zmiany legislacyjne w zakresie podatków są bardzo powszechne, co wymusza ciągłe aktualizowanie wiedzy.
Nie bój się sięgnąć do źródła, którymi są same ustawy i ich omówienia.
Znajomość ustaw
Są one rozległe i pisane specyficznym językiem, lecz zawierają mnóstwo przydatnych informacji. Postaraj się przeczytać część ustaw wraz z zapoznawaniem się z podstawami księgowości, co znacząco ułatwi przyswojenie ich treści.
Możesz też zakupić dodatkowe programy, które dają Ci dostęp do bazy orzeczeń lub komentarzy do ustaw. Omówienia oraz orzeczenia są dostępne również powszechnie w internecie, więc zapoznanie się z nimi nie powinno stanowić dla ciebie przeszkody.
Dodatkowo możesz poszerzać swoją wiedzę, czytając książki z zakresu księgowości.
10. Przestrzeganie terminów
Skrupulatne prowadzenie kalendarza i dotrzymywanie wszystkich terminów ustawowych.
Pamiętaj o ważnych terminach
Ustawodawca narzucił obowiązek spełniania określonych świadczeń w wyznaczonym przez niego terminie. Często te terminy są wskazane w niejednolitych dniach oraz okresach miesiąca. Przykładowo dla samej wpłaty składek ZUS ustalono kilka terminów w zależności od rodzaju płatnika.
Część programów księgowych oferuje takie kalendarze, jednak możemy również znaleźć je na portalach związanych z księgowością. Jeśli nie chcesz samodzielnie opracowywać terminarza wszystkich rozliczeń, możesz skorzystać z gotowego.
Ważne jest, aby termin został zachowany i nie powstały żadne roszczenia odsetkowe za opóźnienie.
Podstawy księgowości dla przedsiębiorców – co musisz wiedzieć?
Księgowy jest w dzisiejszych czasach jedną z najważniejszych osób w firmie. Staraj się więc zdobyć jak największą wiedzę na temat funkcjonowania biznesu w otoczeniu prawno-finansowym.
Z pewnością przyda Ci się do tego podstawowa wiedza z zakresu księgowości, jak również doświadczenie zdobyte w innych pracach. Bądź uważnym obserwatorem i reaguj, gdy widzisz szansę na optymalizację procesów lub finansów w firmie. Nie bądź bierny.
Jako księgowy masz większy obraz tego co dzieje się w firmie. Znasz perspektywę z pozycji finansów, jak również innych pracowników. Z pewnością twoje celne uwagi zostaną wprowadzone w życie i docenione przez inne osoby.
Podstawy księgowości – podsumowanie
Zadania dla księgowych są rozległe i interdyscyplinarne. Księgowy musi posiadać dużą wiedzę na temat rozliczeń oraz obecnej legislacji. Musi cechować się dokładnością, umiejętnością skupienia się na powierzonym mu zadaniu, a także obyciem z rachunkowością.
Oprócz stosowania się do powyższych porad, dodatkowym i nieocenionym wsparciem są wszelkiego rodzaju kursy podstaw księgowości, a w szczególności te online, do których możesz przystąpić w dowolnym dla siebie momencie.
Jeśli myślisz o podjęciu pracy księgowego, jest to idealny czas na rozwój swojej kariery.
Na koniec mamy dla Was złotą radę, którą w jednym z wywiadów podzieliła się doświadczona księgowa, Magdalena Pietraszko z biura rachunkowego BM:
“Jako doświadczona księgowa mogę powiedzieć jedno. Firma to całość – od pomysłu do realizacji. Na każdym etapie nie zapominajmy o szacunku do pracy drugiego człowieka.”
dodaje również:
“Każda osoba, która uczestniczy w rozwoju firmy jest jego częścią – współpraca i szacunek do pracy drugiego człowieka jest jednym z kluczy prowadzącym do sukcesu. I złota rada – przynoś dokumenty na czas to zobaczysz uśmiech księgowej i dobrze wyliczone podatki.”
Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach rozwoju w księgowości? Sprawdź nasz artykuł: dotyczący pracy w biurze rachunkowym.
