Jak Założyć Własne Biuro Rachunkowe?

W ostatnich latach prowadzenie biura rachunkowego stało się dostępne dla szerszego grona osób, niezależnie od posiadanego wykształcenia. Zgodnie z art. 76a ustawy o rachunkowości, usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców.

Jeśli rozważasz założenie własnego biura rachunkowego, musisz poznać nie tylko wymogi formalne, ale także praktyczne aspekty prowadzenia takiej działalności.

W tym poradniku krok po kroku przeprowadzimy Cię przez proces zakładania biura rachunkowego, przedstawimy niezbędne wymagania oraz przeanalizujemy koszty i potencjalne zyski.

Jak otworzyć biuro rachunkowe? Kompletny przewodnik krok po kroku

Otwarcie biura rachunkowego to proces, który wymaga dokładnego przygotowania i spełnienia szeregu wymogów formalnych. Poniżej przedstawiamy szczegółową instrukcję, jak przejść przez cały proces sprawnie i zgodnie z prawem.

Krok 1: Spełnienie wymogów wstępnych

• Upewnij się, że posiadasz pełną zdolność do czynności prawnych
• Sprawdź swoją niekaralność (wymagane zaświadczenie z KRK)
• Przygotuj dokumenty potwierdzające wykształcenie (minimum średnie)
• Zbierz dokumenty potwierdzające doświadczenie zawodowe (jeśli posiadasz)

Krok 2: Przygotowanie formalne

• Wybierz formę prawną działalności (jednoosobowa, spółka)
• Przygotuj nazwę firmy
• Określ adres siedziby biura
• Wybierz odpowiednie kody PKD (główny: 69.20.Z)

Krok 3: Rejestracja działalności

• Złóż wniosek CEIDG-1 (dla jednoosobowej działalności) lub dokumenty do KRS
• Uzyskaj numer NIP
• Otrzymaj numer REGON
• Załóż firmowe konto bankowe

Krok 4: Ubezpieczenia i zabezpieczenia

• Wykup obowiązkowe ubezpieczenie OC
• Zarejestruj się w ZUS jako płatnik składek
• Wybierz formę opodatkowania

Krok 5: Organizacja miejsca pracy

• Znajdź i przygotuj lokal spełniający wymogi RODO
• Zakup niezbędny sprzęt komputerowy i biurowy
• Wdróż systemy zabezpieczeń danych
• Zainstaluj odpowiednie oprogramowanie księgowe

Krok 6: Procedury i dokumentacja

• Opracuj politykę bezpieczeństwa danych
• Przygotuj wzory umów dla klientów
• Stwórz procedury przyjmowania i przechowywania dokumentów
• Opracuj regulamin świadczenia usług

Według portalu 360księgowość:

“Trzeba mieć na uwadze, że prowadzenie biura rachunkowego obarczone jest dużą odpowiedzialnością, niezbędna jest wiedza z zakresu prawa podatkowego oraz znajomość regulacji dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej.”.

Przed rozpoczęciem działalności warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub prawnikiem, aby upewnić się, że wszystkie wymogi formalne zostały spełnione prawidłowo.

Kto może założyć biuro rachunkowe – szczegółowe wymagania 2025

Według portalu Poradnik Przedsiębiorcy:

“Od 2014 roku zawód księgowego jest ustawowo uwolniony, co oznacza, że założenie i prowadzenie biura rachunkowego nie wymaga posiadania konkretnego kierunkowego wykształcenia, doświadczenia zawodowego czy certyfikatu państwowego”.

Jest to duże ułatwienie w porównaniu do przepisów obowiązujących jeszcze kilka lat temu. Przed zmianą przedsiębiorcy prowadzący biuro księgowe musieli wykazać się certyfikatem księgowego, wydawanym przez Ministra Finansów.

Jakie kwalifikacje są potrzebne?

Obecnie osoby, które dysponują stosownym certyfikatem (wydanym przed dniem 9 maja 2014 r.) mogą się nim nadal posługiwać w celu dokumentowania kwalifikacji zawodowych.

Co więcej, wykaz osób, którym na podstawie obowiązujących ówcześnie przepisów wydano certyfikat księgowego, jest dostępny na stronie Ministerstwa Finansów. Natomiast, jak wskazuje art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości istnieją warunki dotyczące osób prowadzących czynności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg wieczystych.

Tak więc, mimo, że sam przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe nie musi dokumentować swojego wykształcenia i przebytej praktyki zawodowej, pracownicy tego biura, występujący jako księgowi, nie są zwolnieni z tego obowiązku.

Wciąż zgodnie z rozporządzeniem z 18 lipca 2002 roku w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, każdy księgowy musi spełniać określone warunki (więcej na ten temat przeczytasz w artykule “Jak zostać księgową):

• W przypadku wykształcenia średniego – udokumentowanie dwuletniej praktyki oraz zdanie egzaminu Ministra Finansów
• W przypadku wykształcenia wyższego o kierunku specjalizacji księgowej – udokumentowanie trzyletniej praktyki

Założyciele biur będą musieli spełnić te same warunki co księgowi, jeśli będą samodzielnie zajmować się prowadzeniem ksiąg rachunkowych na rzecz swoich klientów.

Dodatkowo, założenie biura rachunkowego oraz świadczenie usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, umożliwia przedsiębiorcy również wpisanie do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.

Wymogi formalne dla prowadzenia biura

• Obowiązkowe ubezpieczenie OC
•  Zarejestrowana działalność gospodarcza
• Odpowiedni kod PKD (69.20.Z)
• Zgłoszenie do ZUS

Dodatkowe rekomendowane kwalifikacje

• Znajomość przepisów podatkowych
• Umiejętność obsługi programów księgowych
• Znajomość przepisów RODO
•  Podstawowa znajomość prawa gospodarczego

Ważne zmiany prawne na 2025 rok

• Nowe wymogi dotyczące cyberbezpieczeństwa
• Aktualizacja przepisów o ochronie danych osobowych
• Zmiany w zakresie dokumentacji elektronicznej

Jeśli chcesz poznać szczegółowe strategie rozwoju biura rachunkowego, zarobki i aspekty biznesowe, przeczytaj nasz obszerny poradnik: Jak prowadzić biuro rachunkowe w 2025?.

Jak założyć biuro rachunkowe?

Jeśli chcesz wykonywać usługi związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, poza spełnieniem powyższych warunków, musisz również:

• posiadać zdolność do wykonywania czynności prawnych
• posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej
• być niekaranym, nie mieć prawomocnych wyroków sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za inne przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
• posiadać minimum średnie wykształcenie lub studia z zakresu księgowości

Kroki zakładania biura rachunkowego

Samo założenie biura rachunkowego wymaga przejścia kilku ważnych kroków. Pierwszym z nich jest założenie działalności gospodarczej. Do wyboru masz tutaj kilka opcji. Możesz np. założyć spółkę lub działać w oparciu o samozatrudnienie. Drugim krokiem jest wyrobienie certyfikatu kwalifikowanego oraz zarejestrowanie biura.

Nie możesz też zapomnieć o zgłoszeniu swojego biura rachunkowego do ubezpieczenia.

Jaką formę rejestracji firmy wybrać?

Osoba, spełniająca wyżej wymienione warunki, może założyć firmę związaną ze świadczeniem usług księgowych w każdej formie działalności (z wyłączeniem spółek partnerskich).

W Polsce możesz zdecydować się na rejestrację biura w jednej z poniższych form:

• jednoosobowa działalność gospodarcza
• spółka cywilna
• spółka prawa handlowego (m.in. spółka jawna, spółka komandytowa lub komandytowo-akcyjna, spółka partnerska, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna)
• spółdzielnia

Sposób rejestracji działalności jest uwarunkowany wyborem formy działalności. Najczęściej wybieraną, a jednocześnie najmniej skomplikowaną formą, jest jednoosobowa działalność gospodarcza, inaczej nazywana samozatrudnieniem. Taką działalność może prowadzić tylko osoba fizyczna.

Praktyczne wskazówki wyboru formy prawnej

Zanim zdecydujesz się na konkretną formę prawną dla swojego biura rachunkowego, przeanalizuj najważniejsze czynniki, które pomogą Ci podjąć optymalną decyzję.

1. Oceń skalę działalności

• Liczba planowanych klientów
• Przewidywana liczba pracowników
• Planowany obrót

2. Przeanalizuj ryzyko:

• Wartość zobowiązań
• Potencjalne zagrożenia
• Wymagania klientów

3. Weź pod uwagę koszty:

• Koszty założenia
• Koszty prowadzenia
• Obciążenia podatkowe

4. Uwzględnij plany rozwoju:

• Możliwości rozszerzenia działalności
• Plany pozyskania inwestorów
• Potencjalna sprzedaż firmy

Jak zarejestrować działalność?

Firmę należy zarejestrować w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, za pomocą formularza CEIDG. Wnioski do CEIDG składa się w urzędzie gminy. Od jakiegoś czasu można alternatywnie skorzystać z możliwości składania wniosków online, bez wychodzenia z domu.

Wniosek, który złożysz, jest równoznaczny ze zgłoszeniem do innych organów, które muszą zostać poinformowane o rejestracji działalności gospodarczej. Mowa tutaj o takich organach jak ZUS (lub KRUS), GUS, a także o właściwym, pod kątem miejsca rejestracji działalności, naczelniku urzędu skarbowego.

Chcesz zdobyć więcej kwalifikacji i pewności w prowadzeniu biura rachunkowego? Sprawdź nasze kursy excel, szkolenia z zarządzania czasem – wszystkie dostępne online na KursySzkolenia.online, aby wspierać Twój rozwój zawodowy krok po kroku!

PKD dla biura rachunkowego – wszystko, co warto wiedzieć

Ostatnim krokiem będzie samodzielne zgłoszenie się do ZUS jako osoby ubezpieczonej. Jeśli będziesz zatrudniał w swoim biurze rachunkowym pracowników, musisz zająć się także ich zgłoszeniem, jak również wszystkich osób współpracujących.

Przy zakładaniu biura rachunkowego jedną z kluczowych kwestii jest wybór odpowiedniego kodu PKD (Polska Klasyfikacja Działalności). Kod PKD określa główny obszar działalności firmy i jest niezbędny do rejestracji działalności gospodarczej.

Dla biura rachunkowego najwłaściwszym kodem PKD jest 69.20.Z – Działalność rachunkowo-księgowa; doradztwo podatkowe.

Ten kod obejmuje m.in.:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych na zlecenie klientów,
• usługi księgowe związane z rozliczeniami podatkowymi,
• doradztwo podatkowe,
• przygotowywanie sprawozdań finansowych.

Wskazuje portal – 360księgowość:

“Rejestracja działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością dobrania odpowiedniego kodu PKD, określającego główny obszar działań firmy. Kodem PKD właściwym dla biura rachunkowego jest kod 69.20.Z.”.

Dodatkowe kody PKD dla biur rachunkowych

• 70.22.Z – Pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania:
  – Doradztwo biznesowe
  – Planowanie strategiczne
  – Doradztwo w zakresie fuzji i przejęć
• 82.11.Z – Działalność usługowa związana z administracyjną obsługą biura:
  – Obsługa korespondencji
  – Prowadzenie dokumentacji
  – Usługi sekretarskie
• 85.59.B – Pozostałe pozaszkolne formy edukacji:
  – Szkolenia z zakresu księgowości
  – Kursy podatkowe
  – Warsztaty dla klientów

Koszty związane z założeniem biura rachunkowego

Jak każda działalność, założenie biura rachunkowego wiąże się z pewnymi kosztami, które musisz uwzględnić w swoim biznesplanie.

Mogą to być np.:

• wydatki związane z założeniem własnej działalności gospodarczej
• koszty specjalistycznego oprogramowania
• koszt ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej
• wydatki na szkolenia dla pracowników
• wynajem biura
• wydatki marketingowe i reklamowe
• koszty szkolenia dla firm w celu podniesienia jakości usług

Najczęściej zadawane pytania o zakładanie biura rachunkowego

Poniżej znajdziesz odpowiedzi na kluczowe pytania związane z procesem zakładania biura rachunkowego. Te informacje pomogą Ci dobrze przygotować się do rozpoczęcia własnej działalności księgowej.

 1. Jakie są minimalne wymogi formalne do założenia biura?

• Pełna zdolność do czynności prawnych
• Niekaralność (zaświadczenie z KRK)
• Ubezpieczenie OC
• Zarejestrowana działalność z kodem PKD 69.20.Z
• Minimum średnie wykształcenie

2. Ile wynoszą minimalne koszty początkowe?

• Ubezpieczenie OC: od 1000 zł rocznie
• Podstawowe oprogramowanie: 2000-5000 zł
• Sprzęt biurowy: od 5000 zł
• Adaptacja lokalu: od 3000 zł

3. Czy potrzebuję certyfikatu księgowego?

Nie, od 2014 roku certyfikat nie jest wymagany, choć jego posiadanie zwiększa wiarygodność biura.

4. Jaka forma prawna jest najlepsza na początek?

Dla początkującego biura najkorzystniejsza jest jednoosobowa działalność gospodarcza ze względu na prostotę założenia i niskie koszty.

5. Jakie dokumenty są niezbędne przy rejestracji?

• Dowód osobisty
• Zaświadczenie o niekaralności
• Polisa OC
• Dokumenty potwierdzające wykształcenie
• Umowa najmu lokalu (jeśli dotyczy)

6. Czy mogę prowadzić biuro w domu?

Tak, pod warunkiem zapewnienia oddzielnego pomieszczenia, bezpiecznego przechowywania dokumentów i zachowania poufności danych klientów.

Podsumowując, jak założyć własne biuro rachunkowe?

Założenie własnego biura rachunkowego to proces wymagający dokładnego przygotowania, ale dzięki zmianom w przepisach z 2014 roku stał się bardziej dostępny dla przedsiębiorców.

Najważniejsze kroki to spełnienie wymogów formalnych (niekaralność, ubezpieczenie OC), wybór odpowiedniej formy prawnej, rejestracja działalności z kodem PKD 69.20.Z, przygotowanie lokalu i infrastruktury IT i zadbanie o niezbędne zabezpieczenia danych.

Jeśli planujesz założenie własnego biura, koniecznie przeczytaj też nasz szczegółowy poradnik “Biznesplan biura rachunkowego – przykłady i porady“, gdzie znajdziesz praktyczne wskazówki dotyczące planowania finansowego i strategii rozwoju.

Chcesz zdobyć kompetencje niezbędne do prowadzenia biura rachunkowego? Zapisz się już dziś na nasz profesjonalny kurs księgowości!