Od kilku lat, dzięki wejściu w życie nowych przepisów, biuro rachunkowe może otworzyć właściwie każdy przedsiębiorca.

Zmiana ustawy otworzyła ogromne możliwości dla osób, które marzą o własnej działalności w tej branży, ale nie posiadają kierunkowego wykształcenia, które do tej pory było obowiązkowe.

Jeszcze przed zmianą przepisów, tacy przedsiębiorcy musieli wykazać się certyfikatem księgowego, które jest wydawane przez Ministra Finansów. Teraz nie jest to konieczne.

Obecnie można ukończyć kurs księgowości, aby zdobyć potrzebną wiedzę do wykonywana tej profesji.

Wymogi dotyczące prowadzenia biura rachunkowego i świadczenia usług rachunkowych

Musimy pamiętać, że nie zmieniły się jednak zapisy stanowiące o konieczności spełnienia pewnych warunków przez osoby, które rzeczywiście prowadzą czynności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg wieczystych.

Nawet, jeśli właściciel biura rachunkowego nie musi dokumentować swojego wykształcenia i przebytej praktyki zawodowej, to jego pracownicy, prowadzący księgowość dla klientów, wciąż mają taki obowiązek.

Przypominamy, że w przypadku posiadanego przez księgowego wykształcenia średniego musi on udokumentować dwuletnią praktykę i przedstawić certyfikat zaliczenia egzaminu Ministra Finansów. Natomiast, jeśli specjalista ds. księgowości posiada wyższe wykształcenie na kierunku specjalizacji księgowej, jest obowiązany jedynie do udokumentowania trzyletniej praktyki zawodowej.

Jeśli jesteś lub chcesz zostać założycielem biura rachunkowego, to bez spełnienia powyższych warunków i bez wpisania do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych, twoja rola może ograniczać się tylko do zarządzania firmą.

Bez odpowiednich kwalifikacji, nie będziesz bowiem upoważniony do samodzielnego zajmowania się prowadzeniem ksiąg rachunkowych na rzecz swoich klientów.

Bez względu na to, jaką rolę przyjmiesz, prowadząc biuro rachunkowe musisz dobrze zaplanować swoje działania, tak, aby pozyskiwać klientów i rozwijać swoją działalność. W tym artykule podpowiemy ci od czego warto zacząć.

Planowanie działalności

Jednym z najważniejszych zadań na początku działalności jest stworzenie planu. Dlatego, jeśli prowadzisz biuro rachunkowe albo planujesz taką ścieżkę kariery, warto poświęcić chwilę na dokładną analizę przedsięwzięcia. Dużą pomocą może okazać się tutaj stworzenie biznesplanu.

Dzięki niemu uzyskasz pełen obraz działalności, zarówno w kontekście zdefiniowania przewagi konkurencyjnej, jak i przejrzystego spojrzenia na warunki rynkowe oraz szanse i zagrożenia z nimi związane.

Niestety, przedsiębiorcy nie zawsze poważnie podchodzą do analizy swojej sytuacji biznesowej. Często pomijają ten etap, przez co łatwiej jest im przeoczyć nowe szanse oraz przewidzieć konsekwencje obranych kierunków działania.

Biznesplan wcale nie musi być długim, trudnym do przygotowania dokumentem. Jeśli ma posłużyć twoim własnym celom i analizie obranych dróg działania, wystarczy, że wybierzesz mniej skomplikowaną formę dokumentu, która odpowie na aktualne potrzeby.

Zwróć przy tym uwagę na to, żeby dokument był łatwo dostępny i czytelny dla wszystkich osób pracujących w firmie, szczególnie tych, które odpowiadają za jej wizję i strategię działania na rynku.

O tym, jak krok po kroku stworzyć biznesplan przeczytasz w artykule „Biznesplan biura rachunkowego – Przykład” na naszym blogu.

Już samo stworzenie pomysłów i przetestowanie swojego sposobu myślenia przed rozpoczęciem działalności jest bardzo cenne. Jednak jeszcze większa wartość wiąże się z osadzeniem planów biznesowych w codziennej działalności.

Planowanie jest w biznesie nieprzerwanym procesem, począwszy od założenia działalności, przez rozwój i wzrost firmy, aż po opracowywanie nowych źródeł dochodów.

Z dokumentu możesz skorzystać przy wielu okazjach. W jaki sposób możesz wykorzystać go do rozwoju swojej firmy?

• Sprawdź jak wyglądały prognozy sprzedaży, przepływów pieniężnych i wydatków, podczas gdy tworzyłeś biznesplan na początku działalności. Porównaj je z rzeczywistymi danymi. Pomoże ci to określić, czy jesteś na dobrej drodze. Być może czas na wprowadzenie zmian w zdefiniowanej wcześniej strategii działania.
• Każdego miesiąca wracaj do postawionych sobie celów i zobacz, czy rzeczywiście dążysz do ich osiągnięcia. Może, gdzieś po dodrze, zboczyłeś z pożądanej ścieżki? A może czas zmienić lub uzupełnić listę celów w dokumencie?
• Aktualizuj plan na bieżąco, tak, żeby zawierał właściwe dane na temat klientów i twojej oferty.

Oczekiwania klientów

W obecnych czasach rynek księgowy stale się rozwija. Zarówno specjaliści ds. księgowości, jak i właściciele biur rachunkowych często osiągają sukcesy.

Rozwój wiąże się jednak ze wzrostem oczekiwań, jakie klienci stawiają swoim partnerom biznesowym. Nowoczesne biuro rachunkowe musi sprostać tym wymaganiom, dodatkowo sprawnie reagując na szybkie tempo pracy i stale zmieniające się przepisy prawa.

Dzisiaj przedsiębiorcy oczekują od swoich księgowych czegoś więcej, niż tylko prawidłowego księgowania dokumentów i terminowego wysyłania zeznań podatkowych. Dodatkowo, od specjalistów wymagany jest stały kontakt z klientem, szybkie odpowiedzi i sprawne rozwiązywanie problemów zleceniodawców oraz udzielanie praktycznych porad w zakresie prawa.

Księgowi stają się doradcami swoich klientów, a czasem nawet adwokatami zleceniodawców. Zazwyczaj są obdarzani sporym zaufaniem, którego nie mogą zaniedbać.

Po czym poznać dobre biuro rachunkowe

Jeśli uda ci się prowadzić naprawdę dobre i godne zaufania biuro rachunkowe, nie powinieneś narzekać na brak klientów.

Najważniejszym aspektem zarządzania taką firmą jest położenie nacisku na wysoką jakość usług. Jeśli będziesz przykładać się do wartościowej obsługi księgowej każdego klienta, z czasem ich liczba może znacznie wzrosnąć.

Zadowolony klient nie tylko zmieni się w klienta stałego ale również najprawdopodobniej będzie polecać cię innym przedsiębiorcom.

Pamiętaj o tym, że najlepsi księgowi nie odpowiadają wyłącznie za wprowadzanie faktur czy rozliczanie podatków. Do ich najciekawszych zadań należą zlecenia związane z wykonaniem analiz finansowych oraz udzielaniem porad finansowych i uczestnictwem w rozwoju firm swoich klientów.

Jeśli zainwestujesz w wykwalifikowanych pracowników i odpowiednie działania marketingowe oraz położysz duży nacisk na odpowiednią obsługę klienta, wszystkie wydatki związane z promocją i rozwojem kadry będą prowadzić do konkretnych zysków.

Poza wysoką jakością usług istnieje kilka aspektów, które charakteryzują dobre i godne zaufania biuro rachunkowe.

Przede wszystkim, biuro powinno być ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej.

Wyznacznikiem marki może być też przynależność biura do polskich organizacji branżowych, takich jak np. Stowarzyszenie Księgowych. Istotnym plusem będzie posiadanie Licencji Ministerstwa Finansów.

Ale to nie wszystko – jeśli chcesz zadbać o markę swojego biura, powinieneś zwrócić szczególną uwagę na opinie swoich klientów. Nowi, potencjalni klienci najczęściej sprawdzają opinie na temat pracy biura, zanim się do niego zgłoszą.

Pomocne, a zarazem ważne z punktu widzenia zleceniodawców, mogą się również okazać nowoczesne narzędzia do fakturowania, z którego korzysta biuro rachunkowe.

Jak unowocześnić biuro i zoptymalizować pracę

Jako właściciel nowoczesnego biura rachunkowego, będziesz napotykał wiele wyzwań. Aby im sprostać, warto zwrócić uwagę na sposoby lepszej organizacji pracy i optymalizacji, np. za pomocą narzędzi IT.

Dzięki nowościom technologicznym możesz zapewnić swoim klientom intuicyjny, szybki i bezpieczny kanał do przesyłania dokumentów.

Umożliwiają to nowoczesne systemy księgowe posiadające wiele komfortowych rozwiązań. Dzięki nim, twój klient będzie mógł przesyłać dokumenty, np. związane z kosztami, za pomocą różnych kanałów oraz przechowywać je w chmurze.

Na rynku dostępne są również aplikacje mobilne, do zainstalowania na smartfon. Za ich pośrednictwem, klient może np. zrobić zdjęcie faktury kosztowej i automatycznie wysłać dokument do biura księgowego. Może też w każdej chwili podejrzeć istotne informacje np. dotyczące zmian wysokości podatku do zapłacenia.

Dzięki takim narzędziom zyskuje również księgowy. Nowoczesne rozwiązania pozwalają mu na bieżąco śledzić zmiany w dokumentach, mieć do nich stały dostęp, a często nawet automatycznie je księgować, co wymaga od niego minimalnej aktywności.

Dzięki takim rozwiązaniom twoi klienci zyskają bardziej komfortową obsługę, a pracownicy biura zaoszczędzą dużo czasu, który będą mogli poświęcić na zadania strategiczne np. wysokiej jakości doradztwo lub poszerzanie własnej wiedzy i kompetencji.

Jak lepiej zorganizować pracę – poradnik

W celu zwiększenia efektywności pracy możesz zastosować kilka sprawdzonych zasad.

Jedną z popularnych i skutecznych metod organizacji pracy własnej i pracy zespołu jest macierz Eisenhowera. Podczas planowania zadań dzielimy je na 4 grupy, z których każda stanowi ćwiartkę macierzy.

W pierwszej ćwiartce zapisujemy zadania najważniejsze i najpilniejsze.

W drugiej, znajdują się zadania ważne, ale już nie tak pilne.

Trzecia ćwiartka macierzy jest przeznaczona na zadania mniej istotne z punktu widzenia ważności ale bardzo pilne. Stanowią one najlepsze podstawy do delegowania ich innym pracownikom.

Ostatnią grupę zadań stanowią działania najmniej pilne i najmniej istotne, którymi możemy zająć się na końcu.

Inną metodą na optymalizację pracy jest „zasada 2 minut” (stworzona przez Davida Allena). Polega ona na takim planowaniu zadań, żeby te najkrótsze, które zajmą najmniej naszej uwagi, wykonać w pierwszej kolejności. Jeśli więc przewidujemy, że wykonanie jakiegoś działania zajmie nam mniej niż 2 minuty, powinniśmy wykonać je od razu.

Źródło: http://projektantczasu.pl/macierz-eisenhowera/

Wycena usług biura rachunkowego

Ceny oferowane przez biura rachunkowe różnią się w zależności od indywidualnej wyceny, lokalizacji biura, rodzaju księgowości, liczby dokumentów w miesiącu i innych aspektów.

Cenniki mogą kształtować się w taki sposób (ceny podane w wartościach netto):

• prowadzenie księgi przychodów i rozchodów – od 150 do 950 zł
• prowadzenie księgi rachunkowej – od 400 do 2 100 zł
• świadczenie usług dotyczących obliczania wynagrodzeń dla pracowników przedsiębiorstwa i zajmowanie się składkami ZUS – od 150 zł do 500 zł
• powadzenie ewidencji ryczałtowej – powyżej 100 zł

Jeśli chcesz, żeby twoje biuro rachunkowe odnosiło sukcesy, w pierwszej kolejności dokładnie zaplanuj jego działanie.

Zacznij od biznesplanu. Uwzględnij w nim nowoczesne narzędzia, które zwiększą komfort korzystania z twoich usług. Zadbaj też o usprawnienie pracy swoich pracowników oraz ich kompetencje.

Jednocześnie pamiętaj, że mimo, że biura rachunkowe spełniają bardzo ważną rolę, poprzez odciążanie swoich klientów od wielu biurokratycznych obowiązków, wciąż nie mogą zająć się ich wszystkimi problemami. Dobrze zarządzaj oczekiwaniami klientów, jednocześnie zapewniając im wysoką jakość usług, za które jesteś rzeczywiście odpowiedzialny.