Według Appelbaum, Kogan i Vasarhelyi, rozwój systemów ERP i analityki biznesowej umożliwia księgowym nie tylko raportowanie danych historycznych, ale także prognozowanie trendów i optymalizację procesów, co znacząco poszerza zakres obowiązków księgowych o elementy analityczne i strategiczne.
W dzisiejszym świecie, w którym każda czynność uregulowana jest prawnie, zadania księgowej odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu finansami firmy.
W artykule przedstawiamy szczegółowy zakres obowiązków księgowej w różnych typach organizacji oraz harmonogram wykonywanych zadań.
10 Najważniejszych obowiązków księgowej – szczegółowy zakres
W zależności od stanowiska, rodzaju branży, struktury organizacyjnej i przyjętych w jednostce procedur zmienia się zakres obowiązków księgowego. Przyjmuje się, że zadania są prowadzone rzetelnie, bezbłędnie i bieżąco.
Jednak 10 najważniejszych zadań księgowej to:
- Prowadzenie ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych, w sposób zgodny z ustawą. Księgi rachunkowe stanowią podstawę sporządzania sprawozdań finansowych i innych raportów, takich jak deklaracje i zeznania podatkowe, deklaracje, ubezpieczeniowe pracowników oraz sprawozdania statyczne.
- Rozliczanie należności wynikających z przepisów wewnętrznych, na przykład delegacje, zaliczki, odprawy, odszkodowaniu.
- Sporządzanie deklaracji podatkowych takich jak CIT (Podatek dochodowy od osób prywatnych), VAT (podatek od towarów i usług) oraz deklaracji ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych).
- Przechowywanie dowodów księgowych oraz dbanie o prawidłowy obieg dokumentów finansowych.
- Współpraca z US (Urząd Skarbowy), ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych), GUS (Główny Urząd Statystyczny), NBP (Narodowy Bank Polski).
- Przygotowywanie przelewów bankowych, w taki sposób, aby gotowe do podpisania trafiły do odpowiednich odbiorców.
- Sporządzanie sprawozdań finansowych, które są najważniejszym raportem jednostki gospodarczej. Sporządza się je na koniec każdego roku obrotowego przedsiębiorstwa.
- Księgowanie i wyliczanie rezerw podatku odroczonego, rozliczeń międzyokresowych, kosztów.
- Prowadzenie ewidencji kredytów, pożyczek i leasingu operacyjnego- sprawdzenia kosztów prowizji i odsetek od przyznanego kredytu w rachunku kredytowym w zależności od tego, czego dotyczy kredyt.
- Wyliczenie i księgowanie wycen walutowych rozliczeń międzyokresowych kosztów i przychodów, które jest ustawowym obowiązkiem wyceny na dzień bilansowy składników aktywów i pasywów, które dotyczy wszystkich podmiotów prowadzących księgi rachunkowe.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat księgowości, pomyśl o kursach księgowości online lub innych kursach online, które w szybki i wygodny sposób podniosą twoje umiejętności bez wychodzenia z domu.
Podział obowiązków księgowej według częstotliwości
Do codziennych zadań księgowej należy przede wszystkim księgowanie bieżących dokumentów i faktur, stała weryfikacja sald oraz płatności, a także monitoring przepływów finansowych. W ramach swoich obowiązków księgowa obsługuje systemy księgowe, kontaktuje się z kontrahentami w sprawach finansowych oraz kontroluje terminy płatności.
W zakresie obowiązków okresowych, wykonywanych co miesiąc lub kwartał, księgowa przygotowuje i składa deklaracje VAT oraz dokonuje rozliczeń z ZUS. Dodatkowo sporządza raporty okresowe, uzgadnia konta księgowe, przeprowadza analizy finansowe dla zarządu i kontroluje zgodność zapisów księgowych.
Raz w roku księgowa ma za zadanie przygotować sprawozdania finansowe i bilans roczny oraz dokonać rozliczeń podatku dochodowego. Do jej obowiązków należy także przeprowadzenie inwentaryzacji, archiwizacja dokumentacji oraz przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów do audytu.
Specyfika obowiązków w różnych organizacjach
| Obszar | Mała firma | Korporacja | Biuro rachunkowe |
|---|---|---|---|
| Kluczowe zadania | Kompleksowa odpowiedzialność za procesy księgowe | Specjalizacja w konkretnym obszarze księgowości | Obsługa wielu podmiotów jednocześnie |
| Relacje biznesowe | Bezpośredni kontakt z właścicielem | Raportowanie do centrali | Dostosowanie do różnych form prawnych klientów |
| Zakres czynności | Łączenie funkcji księgowej i kadrowej | Praca w międzynarodowych systemach ERP | Doradztwo księgowo-podatkowe |
| Dodatkowe obowiązki | Obsługa płatności i rozliczeń | Współpraca z audytorami | Elastyczność w metodach księgowania |
| Specyficzne wyzwania | Optymalizacja kosztów | Obsługa transakcji międzynarodowych | Bieżące śledzenie zmian w przepisach |
| Cel działania | Wsparcie małego biznesu | Standaryzacja procesów | Kompleksowa obsługa księgowa |
Każda organizacja, niezależnie od swojej wielkości i branży, stawia przed księgową unikalne wyzwania, wymagające elastyczności, specjalistycznej wiedzy i umiejętności dostosowania warsztatu pracy do indywidualnych potrzeb firmy.
Digitalizacja procesów księgowych
Nowoczesna księgowość coraz mocniej opiera się na zaawansowanych rozwiązaniach technologicznych, które usprawniają codzienną pracę i minimalizują ryzyko błędów.
Automatyzacja podstawowych zadań
Postęp technologiczny transformuje tradycyjne metody księgowe, wprowadzając innowacyjne narzędzia zwiększające efektywność i precyzję pracy.
Do najważniejszych rozwiązań należą systemy OCR do automatycznego rozpoznawania faktur, mechanizmy automatycznego księgowania powtarzalnych operacji, elektroniczny obieg dokumentów, integracja z systemami bankowymi, automatyczne generowanie raportów oraz systemy do elektronicznej archiwizacji.
Nowoczesne narzędzia księgowe
Cyfrowe rozwiązania stają się kluczowym elementem nowoczesnego warsztatu pracy księgowej, oferując kompleksowe wsparcie w codziennych zadaniach.
W tym zakresie szczególnie przydatne są programy księgowości do e-sprawozdań, platformy do elektronicznej wymiany dokumentów, systemy do zarządzania procesami księgowymi, narzędzia do analityki biznesowej, aplikacje do zarządzania czasem pracy oraz systemy do elektronicznej komunikacji z urzędami.
Checklista kluczowych obowiązków księgowej
Kompletność, rzetelność i systematyczność to trzy filary codziennej pracy księgowej, które przekładają się bezpośrednio na jakość prowadzonej dokumentacji i ewidencji.
Dokumentacja i ewidencja
- Prowadzenie ksiąg rachunkowych
- Ewidencja środków trwałych
- Rozliczanie delegacji
- Prowadzenie rejestru VAT
- Ewidencja wyciągów bankowych
- Kontrola dokumentacji księgowej
Sprawozdawczość i analizy
- Przygotowanie deklaracji podatkowych
- Sporządzanie sprawozdań finansowych
- Analiza wskaźników finansowych
- Raportowanie do zarządu
- Kontrola budżetu
- Prognozowanie finansowe
Harmonogram współpracy księgowej z urzędami
Terminowa i rzetelna komunikacja z urzędami jest kluczowym elementem pracy księgowej, wymagającym systematyczności, wiedzy podatkowej oraz umiejętności sprawnego poruszania się w gąszczu przepisów i obowiązujących terminów rozliczeń.
Urząd Skarbowy
- do 25. każdego miesiąca – deklaracja VAT
- do 20. następnego miesiąca – zaliczka na podatek dochodowy
- do końca marca – roczne rozliczenie CIT
- na bieżąco – wyjaśnienia i korekty
ZUS
- do 15. każdego miesiąca – składki za poprzedni miesiąc
- do 15. każdego miesiąca – dokumenty rozliczeniowe
- na bieżąco – korekty i wyjaśnienia
- raz na kwartał – weryfikacja rozliczeń
Zapotrzebowanie księgowych na rynku pracy
Według badań przeprowadzonych przez portal Barometr Zawodów zapotrzebowanie na samodzielnych księgowych, jak i na specjalistów do spraw rachunkowości i administracji jest równie wysokie na terenie całego kraju.
Najbardziej na deficyt wpływa: brak osób o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu, starzejąca się kadra, czy wzrost popytu na usługi. Deficyt jest na tyle duży, że wybierając ten zawód dzisiaj, mamy pewność zatrudnienia za kilka lat.
W przypadku prowadzenia biura rachunkowego konieczne jest posiadanie odpowiednich kwalifikacji, certyfikatów i przygotowania merytorycznego. Doświadczenie zawodowe w księgowości to podstawa, ale równie ważna jest znajomość aktualnych przepisów i umiejętność zarządzania zespołem.
Założenie własnego biura rachunkowego to doskonała opcja dla doświadczonych księgowych, którzy chcą rozwinąć swoją karierę i pracować na własny rachunek. Wymaga to jednak nie tylko wiedzy księgowej, ale także umiejętności prowadzenia biznesu i budowania relacji z klientami.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące obowiązków księgowej
Poznaj najczęściej powtarzające się pytania.
Jakie są podstawowe obowiązki księgowej?
Do podstawowych obowiązków należy prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie deklaracji podatkowych (CIT, VAT, ZUS), przygotowywanie sprawozdań finansowych, rozliczanie należności wewnętrznych oraz współpraca z urzędami takimi jak US, ZUS, GUS i NBP.
Jak często księgowa składa deklaracje podatkowe?
Deklarację VAT składa się do 25. każdego miesiąca, zaliczkę na podatek dochodowy do 20. następnego miesiąca, składki ZUS do 15. każdego miesiąca, a roczne rozliczenie CIT do końca marca.
Czym różnią się obowiązki księgowej w małej firmie od korporacji?
W małej firmie księgowa ma kompleksową odpowiedzialność za wszystkie procesy księgowe i często łączy funkcje księgowej i kadrowej. W korporacji specjalizuje się w konkretnym obszarze księgowości i pracuje w międzynarodowych systemach ERP.
Jakie narzędzia wykorzystuje współczesna księgowa?
Współczesna księgowa wykorzystuje systemy OCR do automatycznego rozpoznawania faktur, programy do e-sprawozdań, platformy do elektronicznej wymiany dokumentów, systemy ERP oraz narzędzia do analityki biznesowej i elektronicznej komunikacji z urzędami.
Czy zawód księgowej ma przyszłość na rynku pracy?
Tak, według Barometru Zawodów zapotrzebowanie na księgowych jest wysokie na terenie całego kraju. Deficyt wynika z braku osób o odpowiednich kwalifikacjach, starzejącej się kadry oraz wzrostu popytu na usługi księgowe.
Podsumowanie dotyczące zakresu obowiązków księgowej
Szczegółowy zakres obowiązków księgowej jest złożony i wymaga nie tylko wiedzy merytorycznej, ale także umiejętności korzystania z nowoczesnych narzędzi. Kluczem do sukcesu jest systematyczność, dokładność oraz ciągłe podnoszenie kwalifikacji, szczególnie w obszarze nowych technologii i zmieniających się przepisów.
Jeśli chcesz zdobyć kompleksową wiedzę z zakresu księgowości i poznać praktyczne aspekty tego zawodu, sprawdź nasz profesjonalny kurs księgowości online.
Sprawdź też nasz artykuł na temat tego, co robi księgowa.
