Przejdź do treści 
Według Appelbaum, Kogan i Vasarhelyi, rozwój systemów ERP i analityki biznesowej umożliwia księgowym nie tylko raportowanie danych historycznych, ale także prognozowanie trendów i optymalizację procesów, co znacząco poszerza zakres obowiązków księgowych o elementy analityczne i strategiczne.
W dzisiejszym świecie, w którym każda czynność uregulowana jest prawnie, zadania księgowej odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu finansami firmy.
W artykule przedstawiamy szczegółowy zakres obowiązków księgowej w różnych typach organizacji oraz harmonogram wykonywanych zadań.
10 Najważniejszych obowiązków księgowej – szczegółowy zakres
W zależności od stanowiska, rodzaju branży, struktury organizacyjnej i przyjętych w jednostce procedur zmienia się zakres obowiązków księgowego. Przyjmuje się, że zadania są prowadzone rzetelnie, bezbłędnie i bieżąco.
Jednak 10 najważniejszych zadań księgowej to:
- Prowadzenie ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych, w sposób zgodny z ustawą. Księgi rachunkowe stanowią podstawę sporządzania sprawozdań finansowych i innych raportów, takich jak deklaracje i zeznania podatkowe, deklaracje, ubezpieczeniowe pracowników oraz sprawozdania statyczne.
- Rozliczanie należności wynikających z przepisów wewnętrznych, na przykład delegacje, zaliczki, odprawy, odszkodowaniu.
- Sporządzanie deklaracji podatkowych takich jak CIT (Podatek dochodowy od osób prywatnych), VAT (podatek od towarów i usług) oraz deklaracji ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych).
- Przechowywanie dowodów księgowych oraz dbanie o prawidłowy obieg dokumentów finansowych.
- Współpraca z US (Urząd Skarbowy), ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych), GUS (Główny Urząd Statystyczny), NBP (Narodowy Bank Polski).
- Przygotowywanie przelewów bankowych, w taki sposób, aby gotowe do podpisania trafiły do odpowiednich odbiorców.
- Sporządzanie sprawozdań finansowych, które są najważniejszym raportem jednostki gospodarczej. Sporządza się je na koniec każdego roku obrotowego przedsiębiorstwa.
- Księgowanie i wyliczanie rezerw podatku odroczonego, rozliczeń międzyokresowych, kosztów.
- Prowadzenie ewidencji kredytów, pożyczek i leasingu operacyjnego- sprawdzenia kosztów prowizji i odsetek od przyznanego kredytu w rachunku kredytowym w zależności od tego, czego dotyczy kredyt.
- Wyliczenie i księgowanie wycen walutowych rozliczeń międzyokresowych kosztów i przychodów, które jest ustawowym obowiązkiem wyceny na dzień bilansowy składników aktywów i pasywów, które dotyczy wszystkich podmiotów prowadzących księgi rachunkowe.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat księgowości, pomyśl o kursach księgowości online lub innych kursach online, które w szybki i wygodny sposób podniosą twoje umiejętności bez wychodzenia z domu.
Podział obowiązków księgowej według częstotliwości
Do codziennych zadań księgowej należy przede wszystkim księgowanie bieżących dokumentów i faktur, stała weryfikacja sald oraz płatności, a także monitoring przepływów finansowych. W ramach swoich obowiązków księgowa obsługuje systemy księgowe, kontaktuje się z kontrahentami w sprawach finansowych oraz kontroluje terminy płatności.
W zakresie obowiązków okresowych, wykonywanych co miesiąc lub kwartał, księgowa przygotowuje i składa deklaracje VAT oraz dokonuje rozliczeń z ZUS. Dodatkowo sporządza raporty okresowe, uzgadnia konta księgowe, przeprowadza analizy finansowe dla zarządu i kontroluje zgodność zapisów księgowych.
Raz w roku księgowa ma za zadanie przygotować sprawozdania finansowe i bilans roczny oraz dokonać rozliczeń podatku dochodowego. Do jej obowiązków należy także przeprowadzenie inwentaryzacji, archiwizacja dokumentacji oraz przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów do audytu.
Specyfika obowiązków w różnych organizacjach
| Obszar | Mała firma | Korporacja | Biuro rachunkowe |
|---|---|---|---|
| Kluczowe zadania | Kompleksowa odpowiedzialność za procesy księgowe | Specjalizacja w konkretnym obszarze księgowości | Obsługa wielu podmiotów jednocześnie |
| Relacje biznesowe | Bezpośredni kontakt z właścicielem | Raportowanie do centrali | Dostosowanie do różnych form prawnych klientów |
| Zakres czynności | Łączenie funkcji księgowej i kadrowej | Praca w międzynarodowych systemach ERP | Doradztwo księgowo-podatkowe |
| Dodatkowe obowiązki | Obsługa płatności i rozliczeń | Współpraca z audytorami | Elastyczność w metodach księgowania |
| Specyficzne wyzwania | Optymalizacja kosztów | Obsługa transakcji międzynarodowych | Bieżące śledzenie zmian w przepisach |
| Cel działania | Wsparcie małego biznesu | Standaryzacja procesów | Kompleksowa obsługa księgowa |
Każda organizacja, niezależnie od swojej wielkości i branży, stawia przed księgową unikalne wyzwania, wymagające elastyczności, specjalistycznej wiedzy i umiejętności dostosowania warsztatu pracy do indywidualnych potrzeb firmy.
Digitalizacja procesów księgowych
Nowoczesna księgowość coraz mocniej opiera się na zaawansowanych rozwiązaniach technologicznych, które usprawniają codzienną pracę i minimalizują ryzyko błędów.
Automatyzacja podstawowych zadań
Postęp technologiczny transformuje tradycyjne metody księgowe, wprowadzając innowacyjne narzędzia zwiększające efektywność i precyzję pracy.
Do najważniejszych rozwiązań należą systemy OCR do automatycznego rozpoznawania faktur, mechanizmy automatycznego księgowania powtarzalnych operacji, elektroniczny obieg dokumentów, integracja z systemami bankowymi, automatyczne generowanie raportów oraz systemy do elektronicznej archiwizacji.
Nowoczesne narzędzia księgowe
Cyfrowe rozwiązania stają się kluczowym elementem nowoczesnego warsztatu pracy księgowej, oferując kompleksowe wsparcie w codziennych zadaniach.
W tym zakresie szczególnie przydatne są programy księgowości do e-sprawozdań, platformy do elektronicznej wymiany dokumentów, systemy do zarządzania procesami księgowymi, narzędzia do analityki biznesowej, aplikacje do zarządzania czasem pracy oraz systemy do elektronicznej komunikacji z urzędami.
Checklista kluczowych obowiązków księgowej
Kompletność, rzetelność i systematyczność to trzy filary codziennej pracy księgowej, które przekładają się bezpośrednio na jakość prowadzonej dokumentacji i ewidencji.
Dokumentacja i ewidencja
- Prowadzenie ksiąg rachunkowych
- Ewidencja środków trwałych
- Rozliczanie delegacji
- Prowadzenie rejestru VAT
- Ewidencja wyciągów bankowych
- Kontrola dokumentacji księgowej
Sprawozdawczość i analizy
- Przygotowanie deklaracji podatkowych
- Sporządzanie sprawozdań finansowych
- Analiza wskaźników finansowych
- Raportowanie do zarządu
- Kontrola budżetu
- Prognozowanie finansowe
Harmonogram współpracy księgowej z urzędami
Terminowa i rzetelna komunikacja z urzędami jest kluczowym elementem pracy księgowej, wymagającym systematyczności, wiedzy podatkowej oraz umiejętności sprawnego poruszania się w gąszczu przepisów i obowiązujących terminów rozliczeń.
Urząd Skarbowy
- do 25. każdego miesiąca – deklaracja VAT
- do 20. następnego miesiąca – zaliczka na podatek dochodowy
- do końca marca – roczne rozliczenie CIT
- na bieżąco – wyjaśnienia i korekty
ZUS
- do 15. każdego miesiąca – składki za poprzedni miesiąc
- do 15. każdego miesiąca – dokumenty rozliczeniowe
- na bieżąco – korekty i wyjaśnienia
- raz na kwartał – weryfikacja rozliczeń
Zapotrzebowanie księgowych na rynku pracy
Według badań przeprowadzonych przez portal Barometr Zawodów zapotrzebowanie na samodzielnych księgowych, jak i na specjalistów do spraw rachunkowości i administracji jest równie wysokie na terenie całego kraju.
Najbardziej na deficyt wpływa: brak osób o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu, starzejąca się kadra, czy wzrost popytu na usługi. Deficyt jest na tyle duży, że wybierając ten zawód dzisiaj, mamy pewność zatrudnienia za kilka lat.
W przypadku prowadzenia biura rachunkowego konieczne jest posiadanie odpowiednich kwalifikacji, certyfikatów i przygotowania merytorycznego. Doświadczenie zawodowe w księgowości to podstawa, ale równie ważna jest znajomość aktualnych przepisów i umiejętność zarządzania zespołem.
Założenie własnego biura rachunkowego to doskonała opcja dla doświadczonych księgowych, którzy chcą rozwinąć swoją karierę i pracować na własny rachunek. Wymaga to jednak nie tylko wiedzy księgowej, ale także umiejętności prowadzenia biznesu i budowania relacji z klientami.
Podsumowanie dotyczące zakresu obowiązków księgowej
Szczegółowy zakres obowiązków księgowej jest złożony i wymaga nie tylko wiedzy merytorycznej, ale także umiejętności korzystania z nowoczesnych narzędzi. Kluczem do sukcesu jest systematyczność, dokładność oraz ciągłe podnoszenie kwalifikacji, szczególnie w obszarze nowych technologii i zmieniających się przepisów.
Jeśli chcesz zdobyć kompleksową wiedzę z zakresu księgowości i poznać praktyczne aspekty tego zawodu, sprawdź nasz profesjonalny kurs księgowości online.
Sprawdź też nasz artykuł na temat tego, co robi księgowa.
