Zarobki Specjalisty ds. Administracji W 2025 Roku

Specjalista ds. administracji koordynuje codzienne funkcjonowanie biura, a jego zarobki i obowiązki różnią się w zależności od firmy. Według portalu money.pl, najwyższe wynagrodzenie na tym stanowisku oferują województwa mazowieckie i małopolskie.

Specjalista ds. administracji odpowiada za sprawne funkcjonowanie biura, a jego pensja zależy od firmy i zakresu obowiązków. W 2025 roku zarobki na tym stanowisku są atrakcyjne i zróżnicowane, szczególnie w dużych miastach i międzynarodowych korporacjach.

Sprawdź, jakie wynagrodzenie możesz otrzymać jako młodszy lub starszy specjalista oraz poznaj perspektywy rozwoju zawodowego!

Specjalista ds. administracji – zarobki i możliwości pracy w 2025 roku

Ogromnym plusem bycia specjalistą ds. administracji jest możliwość znalezienia zatrudnienia w różnych branżach. Choć obowiązki zapewne będą się nieco między sobą różnić ze względu na specyfikę rynku, na którym działa dana firma, trzon zadań pozostaje ten sam.

Gdzie szukać pracy?

Pracownicy biurowi mogą szukać zatrudnienia zarówno w małych, rodzinnych firmach, jak i wielkich, międzynarodowych korporacjach. Tego typu specjaliści potrzebni są w zakładach prywatnych i instytucjach państwowych, m.in. szkołach, urzędach czy szpitalach.

Wiesz już, jakie cechy i kompetencje wymagane są na stanowisku specjalisty ds. administracji oraz w jakich branżach możesz poszukiwać pracy. Kolejnym dobrym krokiem w rozpoznaniu rynku i własnych predyspozycji będzie zapoznanie się z literaturą branżową.

Wiedza i rozwój w branży

Przejrzenie kilku książek z zakresu kadr i płac pozwoli Ci na zdobycie potrzebnej do wykonywania pracy wiedzy, ale też na zorientowanie się, czy jest to coś dla Ciebie. Zanim po nie sięgniesz, przyswój podstawowe pojęcia i zagadnienia, których znajomość ułatwi Ci przyswojenie nowego materiału.

Specjalista ds. administracji – zarobki według danych Pracuj.pl (2025)

Każdy portal udostępniający dane dotyczące średnich zarobków na konkretnym stanowisku (dowiedz się też, na jakie zarobki możesz liczyć jako specjalista ds. kadr i płac) zastrzega, że ich wysokość zależy od wielu czynników, m.in. stażu pracy, wykształcenia, wielkości firmy i województwa, w którym znajduje się siedziba.

Warto wspomnieć, że często pensja jest wynikiem negocjacji czy kwoty, którą zaproponuje na rozmowie rekrutacyjnej sam kandydat. Warto więc zorientować się, jakie są “widełki” płacowe dla danego zawodu.

Według Pracuj.pl, przeciętne wynagrodzenie osoby pracującej na stanowisku specjalista ds. administracji wynosi 5000 – 6900 zł brutto. Na dzień 5 lutego 2025 roku jest aż 2133 ofert na stanowisko “specjalista ds. administracji”, to świadczy o ogromnym zapotrzebowaniu na wyszkolonych specjalistów.

Ile zarabia specjalista ds. administracji w 2025 roku? Dane Wynagrodzenia.pl

Według portalu Wynagrodzenia.pl:

“Miesięczne wynagrodzenie całkowite (mediana*) na tym stanowisku wynosi 6 060 PLN brutto. Co drugi specjalista ds. administracyjnych otrzymuje pensję od 5 240 PLN do 7 160 PLN. 25% najgorzej wynagradzanych specjalistów ds. administracyjnych zarabia poniżej 5 240 PLN brutto”

Portal dodaje:

“Na zarobki powyżej 7 160 PLN brutto może liczyć grupa 25% najlepiej opłacanych specjalistów ds. administracyjnych.”

Prywatną opiekę medyczną zapewniono 34% zatrudnionych, karnety na siłownie i do klubów fitness zaproponowano 33%, a możliwość pracy zdalnej 38% pracowników. Nieco inaczej wyglądają liczby, jeśli chodzi o niższym i wyższy szczebel kariery.

Kobiety stanowią 86% badanych młodszych specjalistów, 47% z nich zapewniona została prywatna opieka medyczna, 43% wyjeżdża na imprezy integracyjne, a 56% otrzymało karnety na siłownię i do klubów fitness.

Wśród starszych specjalistów 84% stanowią kobiety, a jedynie 48% ma zapewnioną prywatną opiekę medyczną, 41% karnety na siłownię i do klubów fitness oraz 46% możliwość pracy zdalnej.

Natomiast według Martyny Pietrus:

“Według 11.edycji Raportu Płacowego Antal średnie miesięczne wynagrodzenie specjalistów i menedżerów z branży HR wyniosło 12 524 zł brutto, co oznacza wzrost w stosunku do ubiegłej edycji raportu o 22%”.

Natomiast w służbie cywilnej wynagrodzenia kształtują się inaczej.

Badania portalu OLX.pl

Zgodnie z badaniami zleconymi przez portal OLX.pl:

młodszy specjalista zarabia:

“Osoba na stanowisku Specjalista ds. administracyjnych zarabia średnio 5 770 brutto. Połowa osób na tym stanowisku zarabia między 5 000 zł brutto a 6 888 zł brutto. Według danych dostarczanych przez Sedlak & Sedlak 25% najgorzej zarabiających osób na tym stanowisku otrzymuje mniej niż 5 000 zł brutto, a 25% najlepiej wynagradzanych zarabia więcej niż 6 888 zł brutto.”

doświadczony specjalista zarabia:

“Osoba na stanowisku Specjalista ds. administracyjnych zarabia średnio 6 070 brutto. Połowa osób na tym stanowisku zarabia między 5 279 zł brutto a 7 241 zł brutto. Według danych dostarczanych przez Sedlak & Sedlak 25% najgorzej zarabiających osób na tym stanowisku otrzymuje mniej niż 5 279 zł brutto, a 25% najlepiej wynagradzanych zarabia więcej niż 7 241 zł brutto.”

a starszy specjalista:

“Osoba na stanowisku Specjalista ds. administracyjnych zarabia średnio 6 802 brutto. Połowa osób na tym stanowisku zarabia między 5 800 zł brutto a 8 594 zł brutto. Według danych dostarczanych przez Sedlak & Sedlak 25% najgorzej zarabiających osób na tym stanowisku otrzymuje mniej niż 5 800 zł brutto, a 25% najlepiej wynagradzanych zarabia więcej niż 8 594 zł brutto. Przedstawiciele zawodu Specjalista ds. administracyjnych najwięcej mogą zarobić w województwie Mazowieckim. Najniższe wynagrodzenie na tym stanowisku oferowane jest w województwie Śląskim.”

Obowiązki specjalisty ds. administracji a pracownika HR – co musisz wiedzieć?

Zarobki i zakres obowiązków związane są oczywiście z nazwą piastowanego stanowiska. Te jednak różnią się między sobą i nie zawsze oferty pracy dotyczące tej samej posady będą pokrywać się opisem wymaganych kompetencji, standardem codziennych zadań i wysokością pensji.

Dlatego zawsze warto dokładnie przestudiować ogłoszenie, aby uniknąć nieporozumień. Nienowe pojęcie human resources czasami używane jest jako zamiennik terminu “kadry”.

Obowiązki działu HR

Obowiązki działu kadr i płac to jednak tylko niewielki wyimek umiejętności i kompetencji specjalisty HR. Dla ułatwienia rozróżnia się HR na twardy i miękki. Podział ten uwzględnia odmienny zakres codziennych działań.

Czym więc zajmują się pracownicy działu HR? W ramach podtypu twardego zakładają i prowadzą akta pracownicze, rozliczają wynagrodzenia i czas pracy, zwolnień i urlopów oraz uzupełniają miesięczną listę obecności.

Wszystkie te dane gromadzą i analizują w specjalnych programach kadrowo-płacowych, które usprawniają ich pracę. Warto postawić na praktyczną wiedzę w tym zakresie realizując szkolenie z prawa pracy.

Miękki HR skupia się z kolei na:

• rozbudowanym procesie rekrutacji nowych pracowników,
• urządzaniu stanowisk pracy,
• analizowaniu i dbaniu o pozytywne employee expierence,
• projektowaniu systemów motywacyjnych dla pracownika,
• troszczeniu się o integrację zespołu,
• wystawianiu ocen pracowniczych,
• współpanowaniu ścieżek kariery zatrudnionych.

Według serwisu biura-mokotow.pl:

“Specjalista ds. administracji jest kluczowym członkiem każdej organizacji, odpowiedzialnym za płynność i efektywność procesów biurowych”.

Jak zostać specjalistą ds. administracji – wymagania i ścieżka kariery

Nie istnieje tylko jedna ścieżka edukacji, umożliwiająca zostanie specjalistą ds. administracji. Podobnie jednak jak w przypadku wymagań dotyczących specjalisty ds. kadr i płac, można wyróżnić kilka elementów, które ułatwią zdobycie zatrudnienia w tym zawodzie.

Wśród nich wymieniane są:

• wyższe wykształcenie – w cenie są tu zwłaszcza ukończone studia na takich kierunkach jak księgowość, rachunkowość lub zarządzanie. Dobrym pomysłem jest również przejrzenie oferty studiów podyplomowych, które umożliwią Ci przebranżowienie się;
• znajomość języka angielskiego – wymagany minimalny poziom to zwykle B2. Natomiast w firmach międzynarodowych będzie to zapewne oczko wyżej, a więc zaawansowane C1;
• biegła umiejętność pracy w programach z pakietu Microsoft Office. Jak sama nazwa wskazuje, wchodzące w jego skład Word, Excel czy PowerPoint to podstawa sprawnej pracy biurowej;
• doświadczenie na podobnym stanowisku – oczywiście wcześniejsza styczność z podobnym zakresem obowiązków zawsze będzie traktowana jako atut. Jednak znalezienie pracy bez doświadczenia także jest możliwe.
• dodatkowe kursy – w tym wypadku najlepiej postawić na szkolenia dla firm, po których uzyskuje się niezbędne potwierdzenia uzyskanej wiedzy

Nie bez znaczenia są umiejętności miękkie, takie jak:

• znakomita organizacja własnej pracy (osiągniesz to poprzez szkolenie z zarządzania czasem),
• analityczne myślenie,
• chęć do współpracy z innymi (tu dużą rolę odgrywają umiejętności komunikacyjne),
• skrupulatność i terminowość,
• otwartość,
• pozytywne nastawienie,
• wysoka kultura osobista.

Specjalista ds. administracji –  zadania

Zarobki są oczywiście ściśle powiązane z ilością zadań wykonywanych na tym stanowisku. Porównanie wyżej omówionych zawodów podkreśla istotne różnice między pracą w tych działach. W niewielkich firmach czy początkujących start-upach granice między tymi zawodami mogą się zacierać ze względu na braki kadrowe. Jednakże w większych przedsiębiorstwach, funkcje te zazwyczaj są wyraźnie rozdzielone.

Czym więc zajmuje się zwykle specjalista ds. administracji?

Z mojego wieloletniego doświadczenia na stanowisku specjalisty ds. administracji mogę potwierdzić, że kluczem do sukcesu jest umiejętność sprawnej organizacji pracy biura. Na co dzień zajmowałam się koordynacją, zarządzaniem i organizacją codziennych zadań. Do głównych obowiązków należała segregacja i archiwizacja dokumentów i pism. Kontrolowałam także ich płynny obieg w zakładzie.

W zakres moich obowiązków wchodziło przygotowanie dokumentacji, rejestr wydruków związanych z obsługą zatrudnionych oraz pisanie oficjalnych listów i raportów.

Niemniej ważna jest obsługa korespondencji tradycyjnej i elektronicznej, zarówno tej przychodzącej, jak i wychodzącej. Specjalista ds. administracji odpowiada również za organizację spotkań od strony technicznej. W praktyce oznacza to, że jestem odpowiedzialna za każdy aspekt sprawnego funkcjonowania biura – od zarządzania kalendarzem spotkań po koordynację dostaw materiałów biurowych.

Według portalu Students.pl:

“Zakres obowiązków specjalisty ds. administracji jest szeroki i obejmuje sporządzanie, przesyłanie i archiwizowanie dokumentów, przygotowywanie raportów lub zestawień, koordynowanie ważnych wydarzeń i terminów, a także zarządzanie danymi w firmowym systemie informatycznym. Jest on niejako wizytówką firmy (często to pierwsza osoba, którą spotyka się po wejściu do jej siedziby), dlatego dba o utrzymywanie dobrych kontaktów z klientami.”

Ważne, by wypaść podczas tego odpowiednio, autoprezentacja naszego pierwszego reprezentanta lub reprezentantki powinna być nienaganna! To także nieoceniony pośrednik wewnątrz firmy, który zajmuje się skutecznym przekazywaniem informacji między różnymi działami. Zadania pracownika biurowego są więc liczne i złożone oraz obarczone sporą odpowiedzialnością.

Zarobki specjalisty ds. administracji – czy ta praca jest dla Ciebie?

Mamy nadzieję, że nasz artykuł pozwolił Ci poukładać sobie informacje na temat obowiązków i wymaganych kompetencji specjalisty ds. administracji. Wiesz już, w jaki sposób możesz nim zostać oraz na jakiej wysokości zarobki możesz liczyć. Na pytanie, czy warto podążać tą ścieżką edukacji np. studia podyplomowe z kadr i kariery, musisz odpowiedzieć sobie sam.

Zapoznaj się z naszymi innymi artykułami na ten temat i rozwiń swoje umiejętności na kursie kadr i płac!